Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 322-06-74 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 407-24-18 (бесплатно)

Справки, выдаваемые работодателем увольняющемуся работнику

Выписки и справки выдавать сотрудникам

Законы требуют выдавать сотрудникам различные справки и выписки из отчетов. Некоторые ежемесячно, не дожидаясь заявлений, другие – лишь по случаю или по просьбе сотрудника. По таблицам вы быстро определите, какие документы и когда выдавать.

Если будете выдавать сотрудникам документы вовремя – избежите штрафов, которые для юридических лиц достаточно высоки. Документы, которые нужно выдавать, раделены на три группы:

  • без заявления от сотрудника;
  • по заявлению сотрудника;
  • при увольнении сотрудника.

Выдавать всю форму (СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и другие) нельзя – это разглашение персональных данных других сотрудников. Поэтому укажите сведения только о том человеке, которому выдаете документ.

Общие требования

Ст.62 Трудового кодекса дает право работникам получать сведения о своей деятельности, не давая объяснений о том, для каких целей потребовалась справка.

Работодатель обязан в трехдневный срок предоставить всю имеющуюся у него информацию.

Заявка от сотрудников оформляется в виде заявления, где указывается состав необходимых ему сведений.

Справка выдается лично в руки только самому заявителю. Давать сведения о трудовой деятельности чужого человека работодатель не имеет право в связи с законом о защите персональных данных (ФЗ-152).

Образец заявления на выдачу справки с места работы.

Вне зависимости от типа справки к его оформлению предъявляют ряд требований:

  1. Справка печатается на бланке учреждения.
  2. Адресат указывается в правом верхнем углу либо в конце текста.
  3. Сведения об учреждении, выдавшем справку должно быть максимально подробным. Указывается полное наименование организации с юридическим адресом. Не допускаются сокращения в написании структурного подразделения, где трудиться работник, его должности.
  4. Указывается контактный телефон специалиста, ответственного за составление документа, его Ф.И.О.
  5. Если справка содержит сведения о заработной плате сотрудника, указываются банковские реквизиты, ИНН, обязательно наличие подписи главного бухгалтера.
  6. Справки, выдаваемые работодателем увольняющемуся работникуЛюбые сведения в справке обязаны иметь документальное подтверждение. Например, период работы, переводы, отпуска пишут на основании приказов по личному составу.
  7. Плата за составление документа не взимается. Трудовой кодекс обязывает работодателя предоставлять справку безвозмездно.
  8. Документ заверяется печатью и подписью руководителя, если права подписи не делегировано другому должностному лицу.

Все справки имеют исходящий номер. Целесообразно для данного вида документа завести отдельный журнал регистрации. Но если в организации маленький объем документооборота, возможно регистрация справок в общем журнале исходящих документов.

Необходимо иметь в виду, что некоторые виды справок имеют установленную форму, которая едина для всех учреждений, не зависимо от их форм собственности. Например, справка о доходах – это 2 НДФЛ. Если она составлена неправильно или не на том бланке – считается недействительной.

Как передать «трудовые» документы иногороднему работнику

Если сотрудник обратился к работодателю с просьбой представить ему копию сведений персонифицированного учета (формы СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ). В каком виде можно выдать эти сведения? Только в виде выписки из документов, в которой будет содержаться информация по конкретному работнику!

Примечание: Письмо Отделения ПФР по г. Москве и Московской области от 03.04.18 № В-4510-08/7361.

В дальнейшем такие выписки застрахованное лицо может использовать для подтверждения трудового стажа (в случае, если указанные сведения не отражены на его индивидуальном лицевом счете).

к меню ↑

Сотрудник, проживающий в другом городе, подал заявление о предоставлении документов, связанных с работой, но не указал способ их направления и лично за ними не явился. Как поступить работодателю?

Примечание: Обзор актуальных вопросов от работников и работодателей за март 2018 года

Согласно ТК, по письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему документы, связанные с работой (копию трудовой книжки, справку с места работы и т.д.). Сделать это нужно в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления. В заявлении сотрудник может указать способ передачи документов (из рук в руки или по почте).

Когда работник и работодатель не договорились о способе передачи запрашиваемых документов и в трехдневный срок работник за документами не явился (например, из-за того, что находится в другом городе), документы можно отправить по почте. Но, конечно, желательно все-таки уведомить об этом работника заранее, например, по телефону.

Предлагаем ознакомиться:   Норма для работников в каком локальном акте организации указывается

Какие виды существуют?

В делопроизводстве различают несколько видов справок:

  • служебные;
  • личные;
  • архивные.

Работникам выдаются

, так как именно они содержат в себе сведения об их рабочей деятельности.

могут понадобиться при выходе на пенсию со старых мест работы. Их затребывают пенсионный фонд, судебные органы.

Без заявления от сотрудника

Документ Форма и пример заполнения

В течение трех рабочих дней

Трудовая книжка c записями о работе в организации, ее копия или выписка из нее Форма утверждена постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225

Пример заполнения

Копия приказа о приеме на работу Унифицированная № Т-1 или № Т-1а или своя с обязательными реквизитами (п. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ)

Пример заполнения

Копия приказа о переводе Унифицированная № Т-5 или № Т-5а или своя с обязательными реквизитами (п. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ)

Пример заполнения

Копия приказа об увольнении Унифицированная № Т-8 или № Т-8а или своя с обязательными реквизитами (п. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ)
Примеры заполнения приказов об увольнении:
  • по собственному желанию;
  • внутренний совместитель;
  • несколько сотрудников;
  • при сокращении штата;
  • отпуск с последующим увольнением;
  • несоответствие квалификации;
  • после испытательного срока

Справка о доходах по форме 2-НДФЛ Форма 2-НДФЛ утверждена приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485
Пример заполнения
Другие документы, связанные с работой Форма произвольная, Примеры оформления справок:

  • о доходах для получения жилищных субсидий;
  • сотруднику, выходящему на пенсию, о среднемесячном заработке;
  • об особом характере работы или условиях труда для досрочной пенсии;
  • о среднем заработке для оплаты чернобыльцу допотпуска за счет бюджета;
  • о заработке за последние три месяца для органов соцзащиты населения;
  • для начисления «путинского» пособия на первенца;
  • с места работы для получения визы

В течение пяти календарных дней

Выписка из СЗВ-М Форма утверждена постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п
Пример заполнения
Копия раздела 3 Расчета по страховым взносам Форма утверждена приказом ФНС от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551
Пример заполнения
Копия СЗВ-СТАЖ Форма утверждена постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п

к меню ↑

Куда могут предоставляться?

В соцзащиту

Семьям, признанным малоимущими, государство выплачивает ежемесячное пособие. Они также имеют право на получение субсидий.

Для его назначения в соцзащиту приносят справку с работы о своих доходах за последние 3 месяца, в котором указывается следующая информация:

  • наименование организации, его реквизиты;
  • Ф.И.О. работника, должность и структурное подразделение;
  • с какого времени трудиться на предприятии;
  • помесячный доход.

При этом обязательно определяют вид дохода: заработная плата или пособие. Размер алиментов от общей суммы вычитывается (если работник их платит). Основанием для справки являются лицевые счета и расчетные ведомости.

В институт

Работнику-студенту справка может понадобиться в следующих случаях:

  • нет возможности прийти на экзамен в связи с командировкой или производственной необходимостью;
  • заочникам для подтверждения факта работы.

Составляется на обычном бланке для письма с указанием времени начала работы и должности. Вместо конкретного адресата пишется фраза «для предоставления по месту требования».

Пример оформления справки с места работы для ВУЗа.

Данный вид справки необходим бывшим работникам при постановке на учет в центр занятости для определения размера пособия. Указывается:

  • период работы в организации;
  • режим работы;
  • средний заработок за последние 3 месяца;
  • были ли неоплачиваемые периоды за 12 месяцев до увольнения (больничные, административные, время простоя, отпуск по уходу за ребенком до 3-х лет).

Для каких нужд?

Для чего нужна справка с места работы?

Для больничного

Для расчета больничных существует специальная справка, которую сотрудник приносит с предыдущего места работы. Форма для всех организаций единая, утвержденная Минсоцразвития РФ.

Содержит в себе сведения обо всех выплатах и вознаграждениях, в том числе заработной плате, на которые начислялись страховые взносы. Раньше справка выдалась лишь по требованию работника, но с 2011 года работодатель обязан предоставлять его каждому уволившемуся сотруднику вместе с остальными документами.

Бывший работник получает подобную справку на основании письменного заявления в течение трех рабочих дней. В справке содержаться следующие сведения:

  1. О сумме заработка за два предшествующих увольнению года и за текущий.
  2. Количество дней приходящихся на:
    Справки, выдаваемые работодателем увольняющемуся работнику
  • отпуск по беременности и родам;
  • отпуск по уходу за ребенком;
  • временную нетрудоспособность;
  • период освобождения с работы с сохранением зарплаты, если на нее не начислялись страховые взносы (ФЗ 112).

Новая форма справки о заработке и о количестве календарных дней.

Совместителю

По желанию сотрудника в трудовую книжку вносится запись о его работе по совместительству. Для этого работнику понадобиться справка, доказывающая факт его трудовой деятельности в другой организации.

В ней содержаться данные о приеме работника-совместителя (дата, должность, место работы). Вносятся запись о том, что он трудится по сей день.

справки в особом реквизите адресата. В данной графе пишут не «по месту требования», а «для предоставления по основному месту работы».

Итоги

Какой бы вид справки работник не затребовал, существует главное правило при ее составлении – это достоверность предоставленных сведений. Очень часто сотрудники просят войти в положение, и указать повыше зарплату, получше должность или хотят изменить период работы, так как для льготной пенсии не хватает буквально нескольких рабочих дней.

Порой работодатели идут у них на поводу и вносят липовые данные.

Но ведь справку подписывает не работник, а специалист, отвечающий за его выдачу, главный бухгалтер, руководитель организации.

Ставя свою роспись под недостоверными данными, они должны помнить, что нарушают закон.

Такая справка теряет свою юридическую силу, а должностное лицо, его выдавшее, может быть подвержена административной ответственности.

При увольнении

Документ Форма Срок выдачи
Трудовая книжка c записью об увольнении Форма утверждена постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225
Пример записи об увольнении
Последний день работы
Справка о сумме заработка за 2 года Форма утверждена приказом Минтруда от 30.04.2013 № 182н
Пример заполнения
Выписка из СЗВ-М Форма утверждена постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п
Пример оформления выписки
Копия раздела 3 Расчета по страховым взносам Форма утверждена приказом ФНС от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551
Пример заполнения
Форма СЗВ-СТАЖ Форма утверждена постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п
Уведомление – если в день увольнения выдать трудовую книжку и другие документы невозможно Форма произвольная. Уведомление отправьте по почте с описью вложения

Пример оформления

Уведомление при сокращении штата Форма произвольная

Пример оформления

Минимум за два месяца до сокращения штата
Предложение другой работы при сокращении штата Форма произвольная

Пример оформления

Справка для пособия по безработице Форма регионального центра занятости или рекомендованная Минтрудом либо произвольная форма
Пример оформления справки
В течение трех рабочих дней (ст. 62 ТК)

к меню ↑

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ по теме

Отметим, что перечень обязательных к выдаче документов одинаков для всех сотрудников. Он ничем не различается, если сотрудник увольняется по собственному желанию или если он попал под сокращение.

Трудовая книжка. В день прекращения трудовых отношений с работодателем работник обязательно должен получить на руки свою трудовую. В ней должна содержаться запись о приеме сотрудника в компанию на определенную должность, если были – записи о перемещениях в компании на разных должностях. И в конце – запись об увольнении с обязательным обоснованием причины увольнения (указывается статья Трудового кодекса РФ).

Все записи в трудовой книжке заверяются подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также печатью компании. Сам сотрудник также ставит свою подпись в трудовой книжке (п. 35 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 255 «О трудовых книжках»). О получении трудовой книжки работник расписывается в личной карточке (форма № Т-2) и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

В случае если сотрудник не может забрать трудовую книжку в день увольнения, то работодатель должен направить бывшему сотруднику уведомление о необходимости забрать трудовую книжку или же отправить ее по почте (предварительно получив на это согласие работника).

Справка по форме 2-НДФЛ. Справка по форме 2-НДФЛ подтверждает суммы полученных у работодателя доходов, а также удержанного подоходного налога (п. 3 ст. 230 НК РФ). В этой справке также зафиксированы страховые и пенсионные отчисления. Форма справки утверждена приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@.

Для получения справки сотруднику нужно написать заявление. При этом число обращений за такой справкой к работодателю не ограничено. То есть в случае ее утраты бывший сотрудник может повторно обратиться к бывшему работодателю. Отказ работодателя в выдаче справки неправомерен (письмо УФНС России по г. Москве от 24.02.

Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих увольнению (по форме 182н). Эту справку увольняющийся сотрудник предъявит своему будущему работодателю. Она нужна для того, чтобы новый работодатель мог рассчитать работнику пособие по временной нетрудоспособности и другие виды социальных пособий, выплачиваемых за счет средств соцстраха.

Форма справки утверждена приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н. Если по каким-то причинам сотруднику не выдали такой документ в день увольнения, то он может написать заявление на адрес работодателя с просьбой о выдаче справки. Работодателю отводится три дня для оформления такого документа (ст. 4.1 и 4.

Обратите внимание: Минтруд России приказом от 09.01.2017 № 1н внес в форму справки о сумме заработной платы, утвержденную приказом от 30.04.2013 № 182н, определенные изменения. Это связано с тем, что с 1 января 2017 года страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (на ВНиМ) устанавливает Налоговый кодекс РФ, а не Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ.

Теперь нужно по-новому указывать в справке данные:

  • о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, на которые были начислены страховые взносы ВНиМ или которые включались в базу для начисления страховых взносов в ФСС РФ;
  • о количестве календарных дней, приходящихся на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, освобождения от работы с полным или частичным сохранением зарплаты, если на сохраняемую зарплату за этот период начислялись страховые взносы в ФСС РФ.

В подлинности начисленных сумм можно убедиться, сверив их с данными справки о доходах по форме 2-НДФЛ.

Сведения о страховом стаже по форме СЗВ-М. Каждому персонально делается отдельный лист только со сведениями о нем. То есть в таблице формы за отчетный месяц под порядковым номером 1 будет заполнена только одна строка.

С 2017 года организация или ИП (страхователь) обязаны выдавать застрахованным лицам по их требованию копии сданных за них СЗВ-М в срок не позднее пяти календарных дней со дня его обращения.

В каком виде должно поступить обращение от сотрудника или подрядчика, в законодательстве не оговорено. По всей видимости, достаточно устной просьбы. Но чтобы обезопасить себя от претензий в несоблюдении сроков, логично попросить работника написать письменное заявление в произвольной форме.

Если вы ведете учет в бухгалтерской программе, то распечатайте из нее форму СЗВ-М только на одного работника – уволенного.

Число отчетов по форме СЗВ-М должно равняться количеству месяцев, которые работник трудился у вас на фирме или у индивидуального предпринимателя. Например, если гражданин работал шесть месяцев, ему нужно выдать шесть форм СЗВ-М только на него одного.

Если программы у вас нет, то придется самостоятельно сформировать форму СЗВ-М на уволенного исходя из числа месяцев его работы. То есть заново составить отчеты на конкретного человека. Штрафа за невыдачу законодательством не установлено. Максимум уволенный работник может подать иск в суд о компенсации морального вреда из-за того, что не получил документы на руки (ст. 151 ГК РФ). На практике это, конечно, редкость. Но лучше данной обязанностью не пренебрегать.

Справка о среднем заработке за последние три месяца. Нужна работнику для регистрации на бирже труда. Выдается в течение трех рабочих дней с момента получения письменного заявления.

Медицинская книжка. Отдельные категории сотрудников обязаны иметь медицинские книжки, в которых отмечаются сведения о прохождении обязательных медицинских осмотров (ст. 213 ТК РФ). Пока человек трудится в компании, его медкнижка хранится в отделе кадров. При увольнении работодатель должен выдать ее сотруднику, так как она является собственностью гражданина.

Раздел 3 единого расчета по взносам. Когда будете заполнять, укажите код периода, в котором увольняется сотрудник.

Выписка из СЗВ-СТАЖ. Включайте в отчет только сотрудника, который увольняется. Датируйте СЗВ-СТАЖ последним днем работы. Об этом документе стоит поговорить подробнее.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юрист поможет
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector