Возмещение по авансовому отчету сроки

Что делать при перерасходе по авансовому отчету?

Перерасход по авансовому отчету — как поступить в этой ситуации и можно ли выплатить сумму перерасхода сотруднику? Рассмотрим алгоритм действий по данному вопросу и нормы его законодательного регулирования.

Требования бухгалтерии к АО таковы: Расход, в отношении которого не соблюдено хотя бы одно из 2 последних перечисленных условий, принят быть не может. Общий итог АО будет уменьшен на его сумму. Это может привести либо к исчезновению перерасхода, либо к уменьшению его суммы.

Нужно ли работнику, сдавшему АО с перерасходом, писать заявление на возмещение такового?

Обоснованно ли такое требование бухгалтерии?

Выплата перерасхода осуществляется на основании утвержденного АО. Никаких заявлений дополнительно писать не требуется — данная обязанность нигде законодательно не закреплена.

Обоснованием того, что перерасход по авансовому отчету нужно выплачивать, являются следующие факторы:

  • обоснованность расходов;
  • документальное подтверждение каждого расхода;
  • соответствие АО принятой у работодателя форме;
  • утверждение АО руководителем.

О вопросах, возникающих при возмещении перерасхода по командировочным расходам, читайте в материале «Каков порядок возмещения по авансовому отчету?». Удобство использования в расчетах банковских карт неоспоримо, но можно ли использовать такой способ расчета для выплаты перерасхода по АО?

Позиция государственных органов в этом вопросе неоднозначна.

Перерасход по авансовому отчету – вещь нередкая, поскольку сложно точно угадать ту сумму, которую нужно будет уплатить за приобретаемые товары (услуги) или израсходовать в служебной поездке. При выдаче средств объем предстоящих расходов определяется приблизительно. Окончательная их сумма становится известна из авансового отчета (АО), на составление которого отводится 3 рабочих дня, отсчитываемых от завершения срока, на который выданы деньги, или от даты возвращении сотрудника из командировки.

Сроки возврата перерасхода по авансовому отчету

Авансовый отчет – это первичный документ, который предназначен для подтверждения расходов, произведенных подотчетным лицом.

Работники и прочие лица могут получать денежные средства на командировочные, хозяйственные, представительские расходы.

Авансовый отчет имеет типовую форму АО-1, которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. Чтобы получить аванс, работник (или иное лицо) пишет заявление, которое подписывает руководитель с указанием суммы, срока выдачи, ставит подпись и дату. Выдача аванса из кассы производится по расходному кассовому ордеру.

Составление авансового отчета начинается самим работником – подотчетным лицом, которое получало денежные средства.

Предоставление оправдательных документов важно не только для работника, но и для работодателя.

Так как они является основанием для включения понесенных сотрудником расходов в состав издержек, которые будут учтены при налогообложении прибыли предприятия (ст.252 НК РФ). Если организация использует кассовый метод начисления расходов, то произведенные расходы учитываются по факту оплаты товаров и услуг (ст.273 НК РФ). Как следствие расходы учитываются в том отчетном периоде, когда будет утвержден авансовый отчет.

Предлагаем ознакомиться:   В тецении какого срока делается возврат денег по карте

При наличии перерасхода, сумма превышения учитывается в расходах предприятия только после того, как она будет выплачена работнику предприятия.

При этом работодатель должен помнить, что за несвоевременное выполнение обязательств работник может претендовать на возмещение убытков (ст.395 ГК РФ). Как именно осуществляется выдача? Возмещение денег подотчетному лицу осуществляется в том же порядке, что и выдача средств. Получить деньги можно через кассу предприятия. При выдаче средств кассир выписывает расчетно-кассовый ордер на сумму перерасхода.

При составлении РКО, кроме основных реквизитов предприятия необходимо дополнительно внести следующие записи: Строка «Основание» Возмещение перерасхода согласно с авансовым отчетом Строка «Приложение» Название и реквизиты прилагаемых к ордеру документов, одним из которых может быть авансовый отчет Альтернативным вариантом является зачисление денег на заработную карту сотрудника.

Решение об изменении способа выдачи денег принимает работодатель.

При оформлении отчета работнику и кассиру необходимо заполнить следующие поля:

  • название организации;
  • номер, дату составления отчета;
  • реквизиты структурного подразделения;
  • ФИО ответственного лица;
  • табельный номер, должность работника;
  • назначение аванса;
  • данные по предыдущему авансу;
  • бухгалтерскую запись;
  • приложение;
  • отчет проверен;
  • данные о главном бухгалтере и бухгалтере;
  • расписка о принятии отчета на проверку;
  • подпись подотчетного лица.

В графе «Бухгалтерская запись» отображаются бухгалтерские проводки, номера счетов, на которых фиксируются потраченные подотчетные суммы. К авансовому отчету должны прилаживаться документы, подтверждающие понесенные издержки.Документы нужно пронумеровать в порядке их записи.

Раньше возмещение расходов по авансовому отчету начиналось с составления приказа руководства о выполнении работником служебного задания, которое могло быть оформлено в виде приказа с перечислением подотчетных лиц и списком товаров или услуг, на оплату которых выдаются деньги, принадлежащие организации.

На сегодняшний день составлять приказ необязательно – достаточно просто добавить соответствующий пункт в документ по учетной политике. Во внутренней документации могут быть прописаны правила и сроки возмещения расходов по авансовому отчету. Покупая товары или оплачивая услуги своими денежными средствами, работник организации выступает от ее лица. Это означает, что согласно Гражданскому кодексу требуется предоставить документы, свидетельствующие о совершении сделки.

Положение № 637 — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением НБУ от 15.12.2004 г. № 637. Порядок № 1276 — Порядок составления Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, утвержденный приказом Минфина от 05.12.2012 г.

170.9.2 и п.п. 170.9.3 НКУ и зависят от цели (на командировку или под отчет) и также формы предоставления денежных средств (наличные или в безналичной форме).

Для наглядности представим эти сроки в таблице.

Все остальные важные моменты лучше поместить в отдельную памятку для подотчетников.

Указания по заполнению авансового отчета, утвержденные постановлением Госкомстата от 1 августа 2001 г. Эта норма распространяется на сроки обращения именно в суд, а не к работодателю.

Предлагаем ознакомиться:   Образец приказа о вводе оборудования в эксплуатацию

Сроки обращения к работодателю с требованием о выплате перерасхода не ограничены.

До момента отказа работодателя в выплате работнику суммы перерасхода, работник не может знать о нарушении своих прав (он может только предполагать таковые).

Можно составлять авансовые отчеты на компьютере и отдавать расписаться подотчетнику.

Суды принимают иски работников к работодателям вне зависимости от сроков подачи заявлений, т.

Унифицированной формы приказа нет, поэтому содержание свободное. В некоторых случаях необходимо нотариально заверить документ. Иногда к заявлению необходимо приложить Организации на упрощенке не платят НДС (п.

2 ст. 346.11 НК РФ ). Поэтому входной налог по приобретенным через сотрудника основным средствам и нематериальным активам включите в стоимость этого имущества.

Окончательная их сумма становится известна из авансового отчета (АО), на составление которого отводится 3 рабочих дня, отсчитываемых от завершения срока, на который выданы деньги, или от даты возвращении сотрудника из командировки. В АО должны отразиться все произведенные расходы. Обязательным приложением к нему станут оправдательные документы, подтверждающие величину этих расходов (чеки, счета, квитанции и т.

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации лица, получившие наличные деньги под, обязаны не позднее 3 -х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним .

Когда ООО (ИП) возмещает сотруднику, потраченные им суммы, то расход уже несёт организация (ИП) и его можно учесть в расчёте налога. Когда сотрудник не может подтвердить, совершённые затраты или не может приложить к авансовому отчёту полный комплект подтверждающих документов (документы на получение и на оплату ), тогда возмещение — на усмотрение организации (ИП). Затраты сотруднику вполне можно возместить, если они на ваш взгляд обоснованы.

Выплата денег по таким договорам производится непосредственно гражданам-продавцам только через бухгалтерию с разрешения главного бухгалтера после проверки документального оформления таких хозяйственных операций. Документы, подтверждающие расходы на проезд.

Если сотрудник покупает товары для компании за свой счет, а она потом компенсирует ему расходы, инспекторы не против признания таких затрат в налоговом учете и освобождения их от НДФЛ. Но для этого они требуют представить заявление работника и приказ о возмещении расходов. В некоторых инспекциях считают эти два документа достаточными.

Но в других запрашивают еще и общий приказ по компании о порядке возмещения таких расходов (см. образец). Поэтому, чтобы проверяющие не посчитали компенсацию доходом, облагаемым НДФЛ, а также не сняли расходы по налогу на прибыль и вычеты НДС со стоимости приобретенных товаров, такой приказ безопаснее иметь в компании. Он к тому же позволит избежать ситуации, когда излишне инициативные сотрудники приобретают товары, в которых компания на самом деле не нуждается.

  1. дата составления;
  2. личные данные командируемого лица;
  3. занимаемая должность;
  4. табельный номер;
  5. слева в табличке указываются сведения о полученных ранее деньгах и отчетах по их использованию (перерасход или остаток).
  6. полное наименование учреждения;
  7. основания поездки и выдачи аванса;
Предлагаем ознакомиться:   Благодарственное письмо учителю от родителей на имя директора

привязанная к расчетному счету, то момент оплаты покупки такой картой – это также выдача средств под отчёт тому лицу, на чье имя эта карта оформлена. Как правило, это директор. Оформление выдачи средств под отчёт во всех перечисленных случаях одинаково, разница только в источнике выдачи, которым может быть или касса, или расчетный счет.

Если сумма превышения компенсирована после предъявления авансового отчета, то все издержки учитываются в момент выплаты денег сотруднику в конкретном налоговом периоде. Ограничений по суммам выплат в рамках одного приказа нет: Однако, здесь стоит учесть, что при расчетах с другими предприятиями и предпринимателями сотрудник не должен превышать лимит в тысяч рублей в рамках одного договора.

Прежде возмещение расходов сотруднику по авансовому отчету происходило только после составления приказа. В настоящее время приказ составлять необязательно, просто будет достаточным указать данное условие в учетной политике компании. Во внутренних документах компании могут прописываться как правила, так и сроки возмещения перерасхода по АО.

В качестве обоснования того, что перерасход имел место и его необходимо компенсировать является следующее: расходы являются обоснованными и документально подтверждены. Кроме того, работник должен предоставить авансовый отчет по форме АО, которая утверждена в организации руководителем. Представленный отчет должен быть проверен и заверен руководителем. Только в этом случае перерасход должен быть возмещен работнику.

После проверки и утверждения АО ставится отметка о принятии в соответствующей графе. Выдавая перерасход бухгалтер проставляет дату и номер РКО. Также в отчет должна стоять подпись и расшифровка подписи кассира компании и главного бухгалтера.

В течение какого времени нужно выдать перерасход по авансовому отчету

В организации должно иметься общее распоряжение о возможности совершения таких покупок сотрудниками. Это может быть приказ, в котором указаны лица или должности, которые могут совершать покупки от лица организации. Или можно включить такой пункт в учетную политику, кадровую политику или политику обращения денежных средств.

Поскольку при покупке товара за собственные средства для рабочих целей сотрудник, можно сказать, выступает от имени организации, то в соответствии с п. 1 ст. 183 ГК РФ необходимо составить документы, которыми будет закреплено, что организация одобрила такую сделку. Такими документами могут быть:

  1. Заявление работника о возмещении расходов, одобренное руководителем.
  2. Отчет об израсходованных средствах с прикрепленными к нему документами на покупку и оплату (товарный чек, накладная, счет-фактура и т. д.).
  3. Приказ от имени руководителя о возмещении расходов сотрудника.

Шаблоны этих документов организация должна разработать собственными силами (п. 4 ст. 9 закона №402-ФЗ).

https://www.youtube.com/watch?v=uzFjlz1j5_Q

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юрист поможет
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector