Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 110-93-26 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 317-74-92 (бесплатно)
Регионы:
8 (800) 550-95-86 (бесплатно)

Внутренняя опись карточек т 2 образец

Опись дел по личному составу: образец заполнения

Бланк формы Т-2 утвержден постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Поскольку законодательные акты не обязывают работодателей вести такой документ, как опись в личное дело, бланк может быть разработан ими самостоятельно. Либо можно использовать бланк, который находится в Приложении 10 к Правилам работы архивов.

В нее записывается следующая информация:

  • Номер по порядку;
  • Индекс документа, его можно взять в номенклатуре дел. Данный реквизит не обязателен для бумаг обычных организаций, поэтому в самостоятельно разработанном образце данная колонка может отсутствовать;
  • Дата документа, указывают ту дату, когда он попал в личное дело;
  • Название документа;
  • Номера листов. Здесь указывается, какой лист занимает та или иная бумага в деле. Например, копия диплома – лист 1, копия паспорта – листы 2-4, копия приказа о расторжении договора – лист 5 и т.д.
  • Примечание. В этой колонке ставятся пометки об особенностях документа (срок медкомиссии истекает в 2018 году) или о его передвижениях (личная карточка Т-2 изъята для проверки).
  • В конце указывается общее количество бумаг (по их наименованиям) и сколько листов находится в деле.

Законченная опись заверяется подписью составившего его сотрудника, в отдельных случаях, также проставляется гриф утверждения руководства.

Личные карты сотрудников – это необходимая база для создания картотеки всех сотрудников учреждения. Они хранятся в картотеке по алфавиту. Если работников в учреждении много, то документы могут быть структурированы по подразделениям. Четких законных требований к оформлению картотеки нет. Нужно лишь одно – чтобы у каждого работника была личная карточка по форме Т-2.

Форма Т-2 состоит из 4 страниц. Информация в ней разделена на 11 тематических блоков. Заполнять карточку необходимо человеку из кадровой службы, а если это по каким-то причинам невозможно – руководителю учреждения

Форма Т-2 имеет несколько важных особенностей:

  • 1 и 2 страницы заполняются в момент взятия человека на должность, а 3 и 4 – в процессе его работы; (изображения ниже и сам образец заточен именно под документ, который вы формируете при поступлении сотрудника к вам на работу;
  • карточка создается, исходя из ряда документов, предъявленных самим работником;
  • для более простого и удобного заполнения разрешено использование компьютерных программ;
  • оформление карты Т-2 самим работником не допускается.

Важно! От обязательств по созданию личных карт освобождены лишь предприниматели. Но даже они зачастую ведут карты собственному желанию, чтобы использовать их в управленческой работе.

Шапка содержит коды ОКУД и ОКПО. При этом ОКУД – код самой карточки, а ОКПО – код учреждения, основанный на статистических данных. Помимо этого, нужно вписать полное название учреждения (сокращения недопустимы). После названия нужно поставить запятую и написать адрес (лучше фактический, а не юридический). Это на ваше усмотрение, в примере мы указывать не стали.

Дата ставится в формате ДД.ММ.ГГГГ (к примеру, 01.08.2016).Табельный номер – это порядковый номер присвоенный работнику в учреждении.ИНН вписывать не обязательно. Человек не обязан его предоставлять при трудоустройстве, поэтому поле можно оставить пустым.СНИЛС (номер страховки) является необходимым.

Человек должен предоставить его в связи с ч. 1 статьи 65 ТК РФ. Если это его дебютное трудоустройство, то в связи с ч. 4 той же статьи СНИЛС должен быть выдан работодателем.«Алфавит» – это поле для ввода начальной буквы из фамилии работника.Характер работы вписывают, основываясь на приказе работодателя. Он бывает постоянным или временным.Пол можно указать буквой М/Ж, а можно написать слово целиком.

Важно! Вид работы, который указывается в Т-2, может быть только один – основной. Если человек будет трудиться по совместительству, то карту для него не создают, ведь она есть на основной работе.

Дата рождения вписывается целиком (к примеру, 23 мая 1982 г.), а в поле «Код» – дублируется в формате ДД.ММ.ГГ (23.05.82).Запись о месте рождения не может быть длиннее 100 символов. Использовать географические сокращения (гор., обл., пос. и т.д.) можно, но такие слова, как село, станица, кишлак, аул нужно писать целиком.

При двойном гражданстве нужно указывать название страны, гражданином которой является работник.Название образовательного учреждения, которое закончил работник, можно сокращать без ущерба для смысла.Стаж нужно рассчитывать на основании пункта 61 Инструкции, которая утверждена постановлением №192п Правления ПФР.ФИО членов семьи вписываются полностью, без сокращений.

Если прописка и место фактического проживания идентичны, то адрес не нужно дублировать. Вторая графа просто не заполняется.

ОКАТО – код населенного пункта, утвержденный постановлением №413 Госстандарта РФ;ОКИН – код гражданства работника (гражданство РФ – 1, двойное – 2, иностранец – 3, отсутствие гражданства – 4);ОКСО – код профессии или специальности, полученной работником в процессе образования;ОКПДТР – еще одна форма кода специальности.

Важно! У работника службы кадров быть доступ ко всем кодировкам. Он не может требовать эти коды с человека, на которого создается карточка.

Пункт 1 не нужно заполнять, если человек, устраивающийся на работу – офицер запаса.Пункт 3 заполняется без каких-либо сокращений.Пункт 7 может измениться, поэтому его заполняют карандашом.Раздел 2 должен быть проверен и подписан инспектором по кадрам.Кроме подписи, должна быть указана ее расшифровка и должность проверяющего.Подписать этот раздел необходимо и работнику.

От этого раздела полностью зависит трудовой стаж работника, поэтому ошибки недопустимы. Основной документ для заполнения – приказ руководителя. Вся информация, обозначенная в разделе 3, должна быть продублирована в трудкнижке. Работник должен заверить подписью все записи раздела.

Раздел 4. Аттестация

Главный пункт этого раздела – «Решение комиссии». В этой графе должна стоять официальная формулировка, такая как «соответствует занимаемой должности». В случае несоответствия пишется «не соответствует», а при необходимости переаттестации это указывается в решении специальной комиссии.

Даты проведения аттестации и создания протокола записываются в формате ДД.ММ.ГГГГ. Основанием для заполнения раздела служит документ, выданный человеку в момент аттестации.

Эти разделы заполняются по документам человека, устраивающегося на работу, или по информации отдела подготовки кадров. Особых трудностей в их заполнении нет. Даты нужно указывать в формате ДД.ММ.ГГГГ. Заполнение всех разделов обязательно (кроме случаев, когда написать нечего – например, при отсутствии квалификации или переподготовки).

Раздел 7. Награды

В этот раздел вписываются любые разновидности поощрений, которые сотрудник получил в процессе трудовой деятельности. Основаниями служат статья 191 ТК РФ и локальные акты. Помимо отметок о наградах т почетных званиях, их нужно перечислить. Сокращения допустимы, если они не влекут за собой потерю смысла.

Предлагаем ознакомиться:   Какие документы нужны для приватизации квартиры

Раздел 8. Отпуск

В этом разделе указываются данные о каждом отпуске, который был получен работником:

  • очередной ежегодный отпуск;
  • отпуск без содержания;
  • отпуск для ухода за ребенком.

Нужно обязательно указывать тип отпуска, его временные рамки, продолжительность и основания для предоставления. Если отпуск был использован по частям, рабочий год всё равно рассчитывают полностью.

Важно! Если работник трудится в учреждении долгое время, то раздел отпусков переполнится. После этого создается «Дополнение к личной карточке работника». Это дополнение должно иметь шапку, аналогичную шапке основного документа, а также табличную часть недостающего раздела.

Этот раздел включает всю информацию о льготах, предоставленных работнику в соответствии с законодательством РФ.

В этом разделе можно вообще ничего не писать. Единственное основание для его заполнения – желание работодателя. Здесь может содержаться информация об учебе работника, о посещении каких-то курсов, о группе инвалидности и т.п.

Особенности заполнения этого раздела – такие же, как и у раздела 3. Разница лишь одна – подпись должен поставить не только работник, но и инспектор по кадрам. Датой увольнения считается день, когда сотрудник в последний раз фактически выполнял свою работу.

Случается так, что сотрудники кадровой службы допускают ошибки в личной карточке работника. Особых последствий это не имеет, а самому работнику – тем более не вредит. Но если ошибок много, то при внешней проверке кадровая служба может быть оштрафована за некачественную работу.

Косая черта (/), двоеточие (:), знак равенства (=) и другие спецсимволы нельзя использовать в форме Т-2. Особенно строго они запрещены в зоне кодирования.Неаккуратное заполнение. Текст может выходить за пределы предназначенных полей, если это необходимо. Но в зону кодирования он выходить не должен. Если в этой зоне окажется хотя бы одна буква, формально карточка будет считаться испорченной, и ее потребуется переписать заново.

Прочерки

Эта распространенная ошибка вызвана тем, что в многих других документах прочерки допустимы или даже необходимы. В форме Т-2 их не должно быть. Если в графе нечего написать, то ее следует оставить полностью пустой.

Первичное заполнение Т-2 (при приеме на работу) можно проводить на компьютере или вручную. Но записи, сделанные в процессе работы сотрудника, нужно делать строго от руки! С этими записями сотрудника нужно ознакомить под расписку.

Важно! Испорченную карточку (см. ошибку 2) можно переписывать лишь при первичном заполнении. Если документ был испорчен при последующем внесении записей, то переписывать или перепечатывать его нельзя.

Надеемся, данный материал помог вам оформить личную карточку работника. Не забудьте сохранить страницу в социальных сетях — пригодится!

При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений – при обнаружении таковых фактов это может привести к дисциплинарному наказанию ответственного сотрудника. Документ можно хранить разными способами, например, приклеить к обратной стороне титульного листа папки личного дела, либо просто вложить в папку (если опись имеет много листов). Образец составления описи документов личного дела В заголовке указывается наименование описи и данные сотрудника, документы личного дела которого описываются. Здесь же содержится название компании-работодателя.

Сдача в архив личных карточек т 2

Личные карточки относятся к унифицированным формам документов первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Установлены две формы личных карточек: форма N Т-2 и форма N Т-2 ГС(МС). Форма N Т-2 ГС(МС) заводится на государственных служащих, форма N Т-2 — на всех остальных сотрудников. Личная карточка содержит персональные данные сотрудника (дата и место рождения, образование, место жительства и т.п.) и заполняется при поступлении его на работу.

Для этого помещения должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, надежно запирающимися и опечатывающимися. Дела следует размещать на полках в соответствии с номенклатурой дел. Для удобства поиска на корешках дел проставляются индексы дел по номенклатуре.Трудовые книжки работников хранятся в сейфе.

Бланк формы Т-2

Там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов (сейфов) для хранения документов.Места хранения документов в помещении кадровой службы должны быть отделены от той части помещения, где осуществляется прием посетителей. Кадровикам при выходе из помещения не рекомендуется оставлять на рабочих столах какие-либо документы или работающий компьютер.В конце рабочего дня все документы и дела должны быть разложены по местам хранения, шкафы следует запереть.

В этом случае возможно как принятие меры к восстановлению недостающих листов и/или записей, так и передача документов по их фактическому состоянию и наличию. Но в последнем случае данный факт должен быть учтен составителем предисловия к сводной описи дел по личному составу при составлении сводной описи, которая составляется архивом организации (организацией) на основании сдаточной описи и документов к ней.

При передаче личных карточек на архивное хранение составляется сдаточная опись, которой согласно Основным правилам присваивается номер, состоящий из порядкового номера подразделения, на которого возложены обязанности их ведения (кадровая служба, в данном случае — 06), аббревиатура «л/с», обозначающая категорию дел — дела по личному составу и год, по которому данные документы учитываются в описи (в данном случае — 2007): для личных карточек это — год увольнения сотрудников.

В.А.Еремченко (руководитель), Б.В.Альбрехт, В.Д.Банасюкевич, М.Л.Гавлин, И.Н.Киселев, А.С.Красавин, М.В.Ларин, Т.А.Мещерина, В.Ф.Привалов, И.А.Смогло, А.Н.Сокова, Н.М.Солобай, Л.А.Степанова

Основные правила работы архивов организаций Росархив, ВНИИДАД. М., 2002. — 152 с.

Чтобы обеспечить сохранность документов, организация может создать собственный архив ( п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ ). В этом случае все структурные подразделения организации будут передавать документы, образующиеся в процессе их деятельности, на хранение в архив. В частности, кадровая служба сможет передать в архив организации документы по личному составу , в отношении которых законодательством установлены предельные сроки хранения .

Рассмотрев Ваш вопрос, можно сказать, что законодательство не содержит определенных требований к заполнению личной карточки формы Т-2. Следовательно, ее можно заполнять как в рукописном варианте, так и в печатном. Что касается скрепления личной карточки степлером. В процессе ведения данной карточки законодательство не запрещает для удобства скреплять ее металлическими скрепками.

Однако, личные карточки уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив. При этом, в соответствии с пунктом 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. сказано, что при подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Документы по личному составу ликвидированной организации при отсутствии правопреемника и вышестоящей организации передаются на временное хранение в специализированный архив (центр) документов по личному составу, а при его отсутствии — в государственный архив.9.7.3. Уничтожение документов с неистекшими сроками временного хранения организаций, ликвидируемых без правопреемника, проводится только по решению соответствующего органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации или муниципального образования и оформляется актом с приложением описи уничтожаемых документов.9.7.4.

По требованию принимающей стороны предприятие должно передать ряд дополнительных документов, например, учредительные (подлинники или копии свидетельств о регистрации, перерегистрации, ликвидации, уставов, учредительных договоров и т.п.). Как подготовить документы Согласно подразделу 9.3 Основных правил все имеющиеся на предприятии документы «передаются… в государственный архив в упорядоченном состоянии…». В пп. 3.7.23 Основных правил описан порядок систематизации дел по личному составу.

Предлагаем ознакомиться:   Конкурсный кредитор при банкротстве

Если компания практикует ведение личных дел, то после закрытия личной карточки закрывается личное дело: в него помещается копия приказа о расторжении (прекращении) трудового договора и оригинальный экземпляр заявления на увольнение либо иного документа (или его копия), послужившего основанием для прекращения трудовых отношений. Затем документы личного дела тоже отправятся в особую группу «Личные дела уволенных работников», где будут ждать передачи в архив.

Личные дела и личные карточки учитываются по годам увольнения работников.

При увольнении работника в Журнале регистрации (и Алфавитной книжке, если она ведется) указываются дата и номер приказа об увольнении. Объясним, зачем это делается. Когда личное дело запрашивается из архива, то, как правило, кадровик сообщает архивисту год увольнения сотрудника. По этим данным личное дело в архиве искать легче, особенно если штат у организации большой.

Итак, архивист смотрит опись дел по личному составу за названный кадровиком год увольнения и находит дело. Архивист ищет личное дело уже по своим номерам: по описи дел по личному составу и архивному номеру (это порядковый номер внутри описи).

Увольняться пришедшие одновременно сотрудники будут в разное время. В опись личные дела уволенных работников будут включать по году увольнения. На обложке личного дела (если оно сформировано отдельно, не в наряде) обязательно нужно будет указать начало и окончание работы в организации – дату приказа о приеме и дату приказа об увольнении. На архивном штампе указывают номер дела в соответствии с порядковым номером дела по описи.

Внутренняя опись карточек т 2 образец

Следует отметить, что работники отдела кадров, когда передают дела в архив организации, должны проставлять на обложке порядковый номер по описи только карандашом! В дальнейшем, когда будут составлять годовые разделы описи по личному составу всей организации, в нее еще внесут бухгалтерские документы по личному составу: лицевые счета, расчетно-платежные ведомости и т.п. Поэтому при переработке описей (из структурных в годовые разделы организации) архивные номера изменятся.

Согласно п. 4.1 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526) структурные подразделения должны передавать документы по личному составу «в архив организации не ранее, чем через 1 год и не позднее, чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве».

Конечно, желательно, чтобы все структурные подразделения передавали законченные делопроизводством документы своевременно – ежегодно и по согласованному графику. Особенно это касается документов постоянного хранения и по личному составу, т.к. в дальнейшем в архиве будут на основании описей дел структурных подразделений составлять годовые разделы описей дел организации.

Обычно годовые разделы описей по личному составу включают в себя документы не только отдела кадров, но и бухгалтерии. Если какое-то структурное подразделение не сдаст в определенный срок документы (например, бухгалтерия не подготовит к передаче лицевые счета), то и годовой раздел описи составить будет невозможно. Эта работа отложится до тех пор, пока все документы по личному составу за соответствующий год не будут сданы в архив.

Если работа по передаче документов из кадровой службы в архив в организации не налажена, то в рабочих кабинетах дела могут копиться несколько лет, пока они влезают в имеющиеся шкафы и пока руки до них не доходят. А когда пространства для жизни уже не остается, начинают расчищать завалы, передавая дела в архив сразу за несколько лет.

  • целесообразно нумеровать описи дел по личному составу так:
    • сначала указывать код подразделения (в Примере 6 это 04, см. «!»),
    • а потом через дробь порядковый номер данной описи среди всех описей дел по личному составу этого подразделения за все время его существования (в Примере 6 это 7);
    • в заголовке описи указываем годы, за которые документы по ней передаются в архив (в Примере 6 «за 2014–2016 годы»);
  • а табличная часть описи будет построена по следующей логике:
    • сначала вставляют заголовок отдельной строкой «2014 год» и включают в опись документы за 2014 год (приказы по личному составу, личные дела, личные карточки и т.п.),
    • затем аналогично за 2015 год с такой же систематизацией внутри
    • и далее за 2016 год.

Сдача в архив личных карточек т 2

Личная карточка работника Т-2 имеет следующие особенности:

  • Заполняется исключительно по сведениям, подтвержденным документально.
  • Шифры кодов для данных, подлежащих кодированию, берутся из соответствующих общероссийских классификаторов.
  • Содержит сведения персонального характера, не подлежащие разглашению работниками кадровой службы.
  • Удостоверяется несколькими подписями работника, которому она посвящена.

Заполнение карточки происходит в течение всего периода работы сотрудника, с которым она связана, у работодателя, оформившего этот документ. Часть сведений вносят при приеме на работу, а затем пополняют их данными, возникшими во время работы, и завершают реквизитами документа об увольнении.

Об оформлении приказа на увольнение подробнее читайте в статье «Составляем приказ об увольнении (форма, бланк, образец)».

Внутренняя опись карточек т 2 образец

Законодательство не устанавливает четких сроков для создания карточки Т-2. Оптимальный вариант – создать ее в момент взятия человека на должность, но можно и повременить. Главное – чтобы отметка в трудкнижке о взятии на должность была продублирована в карточке.

Для успешного создания карточки Т-2 необходим ряд бумаг:

  • договор о принятии на работу;
  • приказ, выписанный работодателем;
  • паспорт;
  • трудовая книжка (или другой способ подтверждения стажа работы);
  • свидетельство о пенсионной страховке;
  • диплом или другие подтверждения образования, квалификации, спецзнаний;
  • для лиц, которых могут призвать в армию – документы военного учета;
  • автобиография (необязательно – работник может подать сведения и устно).

Важно! Специфика работы, на которую принимается человек, иногда вызывает необходимость предоставления дополнительных бумаг. Работодатель обязан запросить их, чтобы информация в карточке Т-2 была полной.

Чтобы заполнить раздел 2, который содержит информацию о военном учете, понадобятся такие документы:

  • для людей, находящихся в запасе – временное удостоверение или полноценный военный билет;
  • для людей, которые могут быть призваны – подтверждение того, что человек подлежит призыву.
Предлагаем ознакомиться:   Гарантийное письмо о вызове курьера образец

Записив данных разделахдолжны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. Эти сведения надо вносить с особой аккуратностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника. В конце каждой записи раздела «Назначения и перемещения» должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка.

Личная карточка — документ, содержащий персональные данные работника. Согласно существующим требованиям личная карточка сотрудников организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных муниципальных архивов, в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

Эта рекомендация может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими хранение документов по кадрам. В статье рассмотрены особенности оформления сдаточной описи на весь комплект дел по личному составу за конкретный год вместе с приказами по личному составу, личными делами и другими документами по личному составу, срок хранения которых превышает 10 лет, а также частный случай этой практики — оформление описи личных карточек для сдачи в архив в случае, если за год уволился только один человек.

Заполнение формы Т-2

Личные карточки относятся к унифицированным формам документов первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Установлены две формы личных карточек: форма N Т-2 и форма N Т-2 ГС(МС). Форма N Т-2 ГС(МС) заводится на государственных служащих, форма N Т-2 — на всех остальных сотрудников. Личная карточка содержит персональные данные сотрудника (дата и место рождения, образование, место жительства и т.п.

) и заполняется при поступлении его на работу. В течение трудовой деятельности работника в личную карточку вносятся сведения о назначении его на должность, перемещениях по должности, отпусках, увольнении. Личная карточка еще и потому важна, о чем опытные кадровики хорошо знают, что связана она с ведением воинского учета. И это в значительной степени обуславливает необходимость формирования личных карточек в виде картотеки.

Ведение такой картотеки установлено Инструкцией Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации по ведению воинского учета в организациях, официально не опубликованной и поэтому имеющей скорее рекомендательный характер, а также Положением о воинском учете, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. N 719 (в ред. Постановления Правительства РФ от 16.04.2008 N 277) (рис.

1). Пример. Раздел III Положения о воинском учете (извлечение): 30. В целях обеспечения постановки граждан на воинский учет по месту работы работники, осуществляющие воинский учет в организациях: … б) заполняют личные карточки в соответствии с записями в документах воинского учета.

  • Темы:

  • Кадровое делопроизводство

Вопрос Как правильно хранить личные карточки работников после их увольнения? Хранятся ли карточки Т-2 вместе с документами личного дела? Ответ Личные карточки относятся к унифицированным формам документов первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Личная карточка содержит персональные данные сотрудника (дата и место рождения, образование, место жительства и т.п.) и заполняется при поступлении его на работу.

В течение трудовой деятельности работника в личную карточку вносятся сведения о назначении его на должность, перемещениях по должности, отпусках, увольнении. Срок хранения личных карточек уволенных сотрудников составляет 75 лет. В связи с тем, что в личных карточках содержатся персональные данные сотрудников, то свободный доступ персонала к этим документам должен быть исключен.

Хранить личные карточки можно как объединяя в 1 дело, так и по отдельности (но как правило, их объединяют в наряды). Эти документы систематизируются по годам увольнения сотрудников, а внутри каждого тома располагаются строго по алфавиту фамилий.

Компании, которые решили хранить личные карточки томами, должны понимать следующее. По общему правилу максимальная толщина тома должна быть в пределах 4 см и 250 листов. Но личные карточки выполнены, как правило, типографским способом на плотном картоне. И соответственно, в дело может войти не более 150–200 листов. В противном случае в архиве при подготовке и выдаче архивных справок будет трудно работать с таким тяжелым и неповоротливым делом.

а) сразу после увольнения работника из его личного дела изымаются копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании и других предоставленных работником документов, содержащих его персональные данные. Этого требует п. 7 ст. 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», согласно которому «хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных.

Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом». Поэтому в личном деле нужно оставить только оригиналы и копии документов работника, которые касаются его работы в компании;

б) из документов личного дела извлекаются все скрепки и скобы степлера (это стандартная практика при подготовке к длительному хранению любого дела);

в) документы каждого личного дела располагаются в хронологическом порядке: от заявления о приеме на работу (с 2002 г. это необязательный документ) и / или оригинала трудового договора с копией соответствующего приказа до копии приказа об увольнении;

г) в целях обеспечения защиты персональных данных при передаче личных дел уволенных в архив их уже стараются не сшивать в наряды, а передавать отдельными делами (тогда они должны фигурировать отдельными строками в описи дел по личному составу, см. Пример 8).

Заполнение личной карточки работника. 3 часть

Если же организация продолжает действовать по старинке, то при формировании тома с личными делами уволенных в конкретном году (см. Пример 9) перед каждым комплектом документов из отдельного личного дела подкладывается:

  • лист, на котором напечатаны фамилия, имя, отчество сотрудника (порой для этого используют бумагу ярких цветов, чтобы было легче ориентироваться в томе);
  • а потом можно вложить лист внутренней описи личного дела данного человека (но это необязательно).

Как правило, личные дела, включенные в наряды, бывают достаточно тонкие: состоят из 4–20 документов. Поэтому не обязательно составлять в нарядах стандартные внутренние описи к каждому личному делу.Но в начале наряда необходимо будет сделать общую внутреннюю опись вошедших в него личных дел и поместить ее после обложки (Пример 10).

Она выглядит достаточно просто: Ф.И.О., крайние даты (это дата приказа о приеме и дата приказа об увольнении) и номера листов в наряде. Номера личных дел, присвоенные в момент их заведения отделом кадров, в архиве не понадобятся (архивисты личные дела идентифицируют, ищут по году увольнения и Ф.И.О.), поэтому в данную опись эти регистрационные номера личных дел обычно не включают;

д) какой бы способ систематизации документов в дела вы ни выбрали, в процессе их подшивки в тома нужно пронумеровать все листы карандашом в верхнем правом углу (нумерация листов каждого тома дела начинается с единицы). Эти сведения о каждом томе потом заносятся в лист-заверитель и во внутреннюю опись документов тома (Пример 10), а также в опись передаваемых в архив дел в графу «Количество листов» (см. Примеры 6–9).

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юрист поможет
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector