Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 322-06-74 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 407-24-18 (бесплатно)

Виды рабочего времени в табеле

Составление табеля учёта рабочего времени по формам т-12 и т-13

Организации могут использовать одну из двух унифицированных форм, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1: N Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» и N Т-13 «Табель учета рабочего времени».

Этим же Постановлением утверждены Указания по их заполнению (далее — Указания по заполнению форм).

Форма N Т-12 может быть использована не только для учета рабочего времени сотрудников. Раздел 2 формы N Т-12 предназначен для отражения расчетов с сотрудниками по оплате труда по видам начислений. Компании, которые временной учет и расчеты с персоналом по оплате труда ведут раздельно, могут заполнять только разд. 1 «Учет рабочего времени».

Если разд. 2 «Расчет с персоналом по оплате труда» все же заполняется, то сумму оплаты труда, начисленную по одному основанию на один корреспондирующий счет, показывают в графах 18 — 22. При расчете по каждому работнику разных видов начислений в корреспонденции с различными счетами заполняют графы 18 — 34.

Виды рабочего времени в табеле

Форма N Т-13 используется для учета рабочего времени, если в организации установлена автоматическая система контроля присутствия работников.

Это предусмотрено Указаниями по заполнению форм.

Бухгалтерия Может верно производить начисления выплат по больничным, отпускным, премиальным, командировочным. При отклонении от графика, бухгалтеру придется воспользоваться 1С для расчета зарплаты с учетов прогулов или опозданий.

Инфо

Кадровая служба Основывается на установленной в табеле информации о работе сотрудников, принимая решения о поощрении или наказании. Руководитель На основании полученных сведений, могут приниматься взвешенные решения относительно оптимального управления фирмой. В учет принимается число больничных листов, пропусков, прогулов, или, наоборот, переработок.

Рабочее время и его учет — это важные составляющие любой организации, позволяющие контролировать деятельность компании и дисциплинировать сотрудников. Для того чтобы упростить эту процедуру, была разработана специальная форма — табель учета рабочего времени. Он существует как в бумажном, так и в электронном варианте.

Инфо

И у каждого из видов есть свои нюансы в заполнении. Кто заполняет табель Каждая организация назначает ответственного за ведение табеля учета рабочего времени, ориентируясь на специфику деятельности и количество персонала. Если организация небольшая и вся работа проводится в офисе, то табелирует сотрудников инспектор по кадрам, бухгалтер или другое уполномоченное лицо. В том случае, когда у предприятия есть несколько объектов, намного проще табелировать сотрудников непосредственно на местах их работы.

Внимание

Кроме того, потребуется ввести в трудовой договор отдельный пункт о наделении такими полномочиями сотрудника. Если этого не сделать, руководство не вправе требовать исполнения обязанностей по учету от сотрудника.

Важно

Назначенное должностное лицо заносит данные в течение месяца, а затем передает на подписание документ начальнику отдела и служащего кадрового отдела. Кадровик сверяет данные, берет нужные для выполнения кадровой работы сведения из предоставленного отчета, затем подписывает форму и передает для дальнейшей работы в бухгалтерию.

Если организация не является крупной, учет времени вводят в обязанности кадрового служащего, который далее отдает документ бухгалтеру для начисления оплаты за труд.

Буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени

Виды рабочего времени в табеле

Обозначения в табеле учета рабочего времени относятся к информации о фактически отработанном времени в текущем месяце каждым работником. При этом применяют две формы:

  • типовая форма бланка №Т-12 предназначена для учета рабочего времени и расчета оплаты при ручной обработке данных;
  • при автоматизированном способе обработки рекомендуется применять табель формы № Т-13.  

Оба бланка утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года №1. Организации коммерческого типа могут использовать формы табеля, разработанные в индивидуальном порядке на основании статей 7 и 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, письма Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012.

Подсказка для кадровика. Условные обозначения отклонений для заполнения табеля по форме № 0504421

Условное цифровое и буквенное обозначение в табеле учета рабочего времени позволяет зафиксировать характер работы каждого сотрудника в течение календарного месяца:

  • работа, осуществляемая в дневное время: буквенный код «Я», цифровой (01);
  • работа в ночь: буквенный код «Н», цифровой (02);
  • работа нерабочие праздничные дни или в выходные: буквенный код «РП», цифровой (03);
  • работа, выполняемая сверхурочно: буквенный код «С», цифровой (04);
  • вахта: буквенный код «ВМ», цифровой (05);
  • служебная командировка: буквенный код «К», цифровой (06);
  • отпуск основной, предоставляемый ежегодно: буквенный код «ОТ», цифровой (09);
  • отпуск дополнительный, предоставляемый ежегодно: буквенный код «ОД», цифровой (10);
  • отпуск по беременности и родам: буквенный код «Р», цифровой (14);
  • отпуск по уходу за ребенком: буквенный код «ОЖ», цифровой (15);
  • отпуск без содержания, предоставляемый работнику по разрешению работодателя: буквенный код «ДО», цифровой (16);
  • временная нетрудоспособность с назначением пособия: буквенный код «Б», цифровой (19);
  • временная нетрудоспособность без назначения пособия: буквенный код «Т», цифровой (20);
  • прогул: буквенный код «ПР», цифровой (24);
  • выходные и нерабочие праздничные дни: буквенный код, цифровой «В» (26);
  • неявки по невыясненным причинам (до момента выяснения обстоятельств): буквенный код «НН», цифровой (30);
  • прогул: ПР (24);
  • выходной или нерабочий праздничный день: В (26);
  • время простоя по вине работника: ВП (33);
  • невыход на работу в связи с исполнением государственных или общественных обязанностей: Г (23);
  • дополнительный оплачиваемый отпуск в связи с обучением: У (11);
  • повышение квалификации с отрывом от работы: ПК (07).

Пометки в табель вносит лицо, ответственное за ведение первичного документа учета рабочего времени. Табель учета рабочего времени разрешено заполнять с обозначением только букв или цифр. При допущении ошибки одной чертой зачеркивают неверную информацию, сверху пишут верную и указывают дату исправления (основание: статья № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 6.12 2011).

Каждое структурное подразделение заполняет отдельный табель учета рабочего времени. Не позднее 1 и 15 числа ежемесячно первичный отчетный документ передают в бухгалтерию для проведения расчета по начислению заработной платы.

Условные обозначения в табеле позволяют быстро заполнить форму первичной учетной документации на бумажном или электронном носителе. Важность точной фиксации рабочего времени используется не только для начисления зарплаты. Документ предназначен для формирования отчетности по статистическим данным.

С помощью табеля легко проследить соблюдение трудового режима, установленного работодателем. После заполнения документ подписывает ответственное лицо и руководитель структурного подразделения.   

Обозначения в табеле учета рабочего времени не изменились. В соответствии с действующим законодательством, ведение табеля доверяется табельщикам или уполномоченным лицам. Небольшие компании делегируют выполнение этой обязанности специалисту кадровой службы или руководителю подразделения. Полномочия отражают в трудовом договоре и вносят в должностную инструкцию сотрудника.

Обозначение прогулов в табеле учета рабочего времени фиксируется буквенным кодом ПР или цифровым 24. О произошедшем инциденте необходимо сообщить руководству организации. Если в дальнейшем выяснится, что неявка сотрудника была согласована с администрацией, код исправляют на «А», по причине болезни на «Б».

Табель учета рабочего времени. Прогул

Чтобы была внесена ясность в заполнение документа, для этого должны быть специально установлены обозначения. Они отражают многие критерии, в том числе режимы труда и отдыха. Всего 36 обозначений, хотя бывает и такое, что и этого недостаточно, так как информации бывает гораздо больше.

Обозначения в табеле

Наименование действия

Обозначение цифрами

Обозначение буквами

Работа в день или в ночь

01

Я

Работы в праздничные дни

03

РП

Нахождение в командировке

10

К

Академический отпуск

16

У

Сокращенное рабочее время

17

УВ

Прогулы

31

ПР

Выходные дни

33

В

Неявки на работу

35

НН

Простои

28

ПР

Декретный отпуск

19

Р

Больничный

25

Б

Работы сверхурочные

05

С

В таблице, представленной выше, прописаны наиболее часто встречающиеся обозначения. Обычно на первом листе табеля находятся все возможные обозначения. Это специально создано для ориентации и правильного определения, какую букву поставить в конкретном случае.

Основные правила ведения табеля

Основные правила ведения табеля учета рабочего времени

Заполнение табеля учета рабочего времени — задача непростая, хотя, казалось бы, что здесь ничего сложного нет. Она требует особого внимания и кропотливости. Даже малейшая ошибка может отразиться на начислении заработной платы сотрудника, и начнутся спорные вопросы. Можно ставить по датам явки либо неявки на работу, это самый простой подход.

При этом в каждую клетку вносятся данные о присутствии сотрудников на рабочем месте, либо отсутствии, но с обязательным указанием причины. Указывается и количество рабочего времени, реально отработанного в этот день.

В табеле выходной день обозначается буквой «В», а под ней проставляется» 0″. Если день рабочий, то следует обозначить «Я» это явка на работу. Если работник находится в командировке, то нужно поставить букву К.

Основные правила ведения табеля:

  1. Документ заполняется каждый день, а по результатам месяца производится начисление заработной платы.
  2. Если имеются изменения в списочном составе, то эти данные вносятся в табель.
  3. В верхней половине строчки прописываются отклонения от нормального режима времени работы, а в нижней — условные обозначения.
  4. Если необходимо в одной клетке выставить одновременно два отклонения, то делается это через дробь.
  5. В случае если в табель занесена ошибка, то необходимо подготовить дополнительный документ со всеми возможными корректировками.
  6. Если табель заполняется первый раз, то ставится «0», а если требуется внести корректировки, то 1 или 2 и далее.

Не менее важно учитывать методику регистрации отклонений. Обычно это используется при одинаковой продолжительности рабочего времени в течение всего периода.

Для особых случаев применяются такие отклонения, как командировка, сверхурочная работа либо неявки по неизвестным причинам. Этот метод позволяет значительно сэкономить время на расчет, а результат получается точно таким же.

На бумажном варианте это выглядит так:

  1. В верхней строке пишутся условные обозначения, свидетельствующие об отсутствии работника.
  2. Строчка снизу остается незаполненной.

Если производить окончательный подсчет по отработанному времени, то нули в этом случае никакой значимости не имеют. Если продолжительность рабочей смены одинаковая, то остается выполнить расчет по количеству пустых клеток в строке сверху и перемножить их на отработанные часы.

Важно учесть, что табель должен заполняться каждый день. Если имеются сомнения, какое условное обозначение поставить, то изначально можно внести запись карандашом.

Чем отличаются формы N Т-12 и N Т-13 Табеля учёта рабочего времени Отличаются две утверждённые формы тем, одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников. А форма Т-12 считается универсальной и содержит, кроме того, дополнительный Раздел 2.

В нем можно отражать расчёты с работниками по оплате труда. Но если фирма ведёт расчёты с персоналом как отдельный вид учёта, раздел 2 просто остаётся пустым. Материалы по теме Заполнение табеля рабочего времени Применяются два способа заполнения табеля:

  • сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
  • заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.

Приведём для примера инструкцию по заполнению формы Т-13 методом сплошного заполнения.

Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства “несуществующее” 31-е число выделено красным): Т-13 для ноября По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.

В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:

  • 2000 — обычный рабочий день,
  • 2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
  • 2012 — отпуск.
Предлагаем ознакомиться:   Через какое время приставы списывают долги

Альтернативное решение Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:

  • Я — рабочий день,
  • Н — неотработанный день.

Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.

Стоит отметить, что если сотрудник заболеет в процессе сдачи очередной сессии, то такой отпуск не продлевается на период больничного и код «Б» может быть проставлен только в дни после окончания учебного отпуска, в том случае, если сотрудник не успел выздороветь до окончания отпуска и предоставил больничный лист, подтверждающий его неявку после окончания сессии.

По беременности и родам Такой благостный период для сотрудниц женского пола, конечно, не должен омрачаться волокитой с документами, поэтом отпуск по беременности и родам предоставляется на основании больничного листа, код в табеле — «Р».

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Закрытое акционерное общество "Амурский хмель" ¦
¦ ¦
¦ Приказ N 3 ¦
¦ ¦
¦г. Благовещенск 14 января 2010 г.¦
¦ ¦
¦ В связи с необходимостью учета времени, отработанного каждым¦
¦сотрудником организации, а также с целью контроля за соблюдением¦
¦работниками установленного режима рабочего времени и получения данных об¦
¦отработанном времени для расчета оплаты труда ¦
¦ Приказываю: ¦
¦ ¦
¦ 1. Назначить ответственным за ведение табеля учета рабочего времени¦
¦Светлану Леонидовну Райчихину, заместителя начальника отдела¦
¦делопроизводства. ¦
¦ 2. За выполнение обязанностей по ведению табеля учета рабочего¦
¦времени работнику устанавливается доплата в размере 2000 (Две тысячи)¦
¦руб. в месяц. ¦
¦ ¦
¦ Генеральный директор Константинов Н.И. Константинов¦
¦ ¦
¦ С приказом ознакомлена Райчихина С.Л. Райчихина¦
¦ 15 января 2010 г.¦
L--------------------------------------------------------------------------

Для каких целей нужно ведение табеля

Согласно Указаниям по заполнению форм табель ведет уполномоченное лицо. Если обязанность вести табель не прописана в трудовом договоре, работодатель должен издать приказ о возложении на одного из сотрудников соответствующих обязанностей. Образец приказа приведен на с. 72.

Ведение табеля учета рабочего времени

Цель ведения табеля учета рабочего времени

Табель необходим для осуществления контроля за дисциплиной трудящихся, а также с его помощью несложно производить учет рабочего времени, в том числе отмечать причины отсутствия на рабочем месте и иные отклонения от режима рабочего дня.

Ведение документа позволяет решить задачи следующего плана:

  1. Контролировать присутствие на рабочем месте всех работников, согласно штатной численности.
  2. Осуществлять проведение дисциплины труда. Это можно легко отследить, ведь возможны опоздания или продолжительные перерывы на рабочих местах.
  3. Для вычисления суммы заработка на период, указанный в табеле.
  4. При подготовке отчетности эти ведомости служат источником необходимой информации.
  5. При наложении административных взысканий на работника, если он не появился на работу своевременно.

Ранее были установлены единые формы документа, но с 2013г. их использование не стало обязательным, хотя многие предприятия предпочитают использовать именно их.

Рабочее время – это важная составляющая ведения учета любой организации. С его помощью удается контролировать деятельность предприятия и дисциплинировать подчиненных. Для упрощения процедуры была специально разработана унифицированная форма в виде табеля по учету рабочего времени.

На каждом предприятии назначают ответственного сотрудника (из отдела кадров, бухгалтерии и т. д.), который специализируется на ведении табеля. Его составляют исходя из специфики деятельности компании и количества персонала.

Важные нюансы при заполнении табеля

Одна должность — одна позиция. Сведения о времени, отработанном по одной должности (профессии) одним работником, в табеле подразделения представлены отдельной позицией. Включение работника в табель и исключение из него производится на основании первичных документов по учету кадров — приказа о приеме на работу, увольнении, трудового договора и т.п. (п.

Один работник — один табельный номер. Каждому работнику присваивается табельный номер, который проставляется во всех документах по учету труда и заработной платы. Уникальный табельный номер сохраняется за работником при любых перемещениях внутри организации, а также в тех случаях, когда он исполняет трудовые обязанности по второй должности (профессии) на условиях внутреннего совместительства.

Прежде всего, каждому работнику, принятому на постоянную, временную или сезонную работу, присваивается табельный номер, который приводится во всех документах по учету труда и заработной платы. И здесь возникает первый вопрос.

Как быть с совместителями? Работник один, а табельных номеров два? Да, так и получается. Поскольку на совместителя оформляются стандартные документы по приему на работу (трудовой договор, приказ, личная карточка и т. п.

По завершении календарного месяца табели, составленные ответственными лицами, передаются начальнику отдела кадров или иному уполномоченному на ведение кадрового делопроизводства лицу, который сверяет данные табеля с данными, имеющимися в отделе кадров.

Например, кадровик проверяет дни, когда работник находился в ежегодном оплачиваемом или ином отпуске или командировке, исправляет дни неявок по невыясненным причинам при предоставлении документов, подтверждающих уважительность причин отсутствия (например, работник представил листок нетрудоспособности), либо при отсутствии таковых проставляет прогулы.

Если в организации было произведено увольнение, такого работника исключают из табеля в следующем за увольнением календарном месяце. Если же приняты новые сотрудники, они включаются в табель за тот месяц, в котором оформлен прием на работу.

Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др.

производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).

— в форме Т-12 (графы 4, 6) — две строки;

— в форме Т-13 (графа 4) — четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).

В формах Т-12 и Т-13 (в графах 4, 6) в верхней строке ставятся условные обозначения (коды) затрат рабочего времени, а в нижней записывается продолжительность отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату.

При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.

При заполнении граф 5 и 7 табеля по форме Т-12 в верхних строках проставляется количество отработанных дней, в нижних строках — количество часов, отработанных каждым работником за учетный период.

— методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;

— путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т. п.).

При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (ежегодный отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, периоды выполнения государственных или общественных обязанностей и т. д.

Обозначаемый период Код
Буквенный Цифровой
Продолжительность работы в дневное время Я 01
Продолжительность работы в ночное время Н 02
Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни РВ 03
Продолжительность сверхурочной работы С 04
Продолжительность работы вахтовым методом ВМ 05
Служебная командировка К 06
Повышение квалификации с отрывом от работы ПК 07
Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности ПМ 08
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск ОТ 09
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск ОД 10
Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением У 11
Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы УВ 12
Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы УД 13
Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка) Р 14
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет ОЖ 15
Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению работодателя ДО 16
Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством ОЗ 17
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы ДБ 18
Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия согласно законодательству Б 19
Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством Т 20
Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством ЛЧ 21
Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконным с восстановлением на прежней работе ПВ 22
Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству Г 23
Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством) ПР 24
Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством НС 25
Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни В 26
Дополнительные выходные дни (оплачиваемые) ОВ 27
Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы) НВ 28
Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом) ЗБ 29
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) НН 30
Время простоя по вине работодателя РП 31
Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника НП 32
Время простоя по вине работника ВП 33
Время отстранения от работы (недопущения к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством НО 34
Время отстранения от работы (недопущения к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы НБ 35
Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы НЗ 36

В большинстве случаев организации заполняют табель учета буквенными обозначениями. Хотя данные обозначения приведены только в форме Т-12, ими нужно пользоваться и при заполнении формы Т-13.

При составлении табеля по форме Т-12 в разд. 2 «Расчеты с персоналом по оплате труда» на один для всех работников вид оплаты и корреспондирующий счет заполняются графы 18-22, при расчете разных по каждому работнику видов оплаты и корреспондирующих счетов — графы 18-34.

— только по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, общим для всех работников, включенных в табель, — заполняются реквизиты «Код вида оплаты», «Корреспондирующий счет» над таблицей с графами 7-9 и графа 9 без заполнения граф 7 и 8;

Виды рабочего времени в табеле

— по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов — заполняются графы 7-9. Дополнительный блок с идентичными номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты, если их количество более четырех.

— не получится привлечь работника к дисциплинарной ответственности за нарушение трудовой дисциплины (например, работник совершил прогул в первых числах месяца, в табеле его не зафиксировали, а в конце месяца, сдавая табель, решили «пожурить» — нельзя ни уволить «прогульщика», ни даже наложить дисциплинарное взыскание, так как пока работодатель будет соблюдать сроки, предусмотренные ст. 193 ТК РФ, выйдут сроки применения мер дисциплинарной ответственности);

Предлагаем ознакомиться:   Как отразить в балансе уменьшение уставного капитала

— придется корректировать табель и делать перерасчет заработной платы (например, когда работнику за весь месяц проставляются рабочие дни, информация об отклонениях табельщику не поступала, табель сдан, по нему начислена и выплачена зарплата.

Чтобы избежать подобных ситуаций, необходимо организовать незамедлительное поступление информации о любых отклонениях от графика работы — в тот же день, хоть по телефону, хоть по факсу или электронной почте.

Примечание. При определении размера аванса, соблюдая требования ст. 136 ТК РФ, следует учитывать фактически отработанное работником время или работу (Письмо Роструда от 08.09.2006 N 1557-6).

Сколько раз в месяц заполнять табель учета рабочего времени? Зарплата начисляется и выплачивается два раза в месяц, означает ли это, что табель нужно сдавать с той же периодичностью? Действительно, по нормам ст.

136 ТК РФ заработная плата должна выплачиваться не реже двух раз в месяц. Но в большинстве случаев начисление зарплаты производится один раз, а вторую выплату организации проводят в виде фиксированной выплаты, так называемого аванса. А для начисления последнего бухгалтерия, как правило, не требует предоставлять табель.

Когда сдавать табель

По окончании календарного месяца табель передается в бухгалтерию, где на его основании рассчитывают заработную плату и другие выплаты.

В компаниях, в которых аванс начисляется за фактически отработанное время, а не определяется расчетным путем, сведения об отработанном времени должны поступать к бухгалтеру не реже чем один раз в полмесяца.

Заметим, что закрывать табель досрочно за несколько дней до окончания расчетного месяца не рекомендуется. Хотя так бывает нередко. Например, табель подписывается 27-го числа и всем работникам проставляются рабочие дни с 27-го по 30-е (31-е) число.

В результате, если сотрудник заболеет (возьмет отпуск за свой счет и т.п.), может оказаться, что ему была излишне выплачена заработная плата. Ее придется удерживать из начислений следующего месяца как неотработанный аванс, выданный работнику в счет заработной платы (ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

Способы учета рабочего времени

Согласно Указаниям по заполнению форм существует два метода учета рабочего времени в табеле:

  • сплошной регистрации явок или неявок на работу;
  • регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). Этот способ целесообразнее применять для учета рабочего времени тех категорий работников, заработная плата которых не зависит от количества отработанного времени, например работников с ненормированным рабочим днем.

Как хранить документ

Отметки в табеле о причине неявки на работу, об особом режиме работы, о работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий труда делаются только на основании первичных документов:

  • листка нетрудоспособности;
  • справки о выполнении государственных или общественных обязанностей;
  • трудового договора о работе по совместительству;
  • письменного согласия работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и т.п.;
  • приказов о направлении в командировку, предоставлении отпуска и др.
Как и сколько хранится табель

Как и сколько хранится табель учета рабочего времени

Табель необходим для начислений заработной платы за месяц, в том числе является доказывающим фактом, что сотрудник находился на рабочем месте. Его ведение важно в каждой организационной структуре.

Многие работодатели задаются вопросом, сколько времени нужно хранить табель учета рабочего времени и когда его нужно уничтожать. На основании требований нормативной документации хранение документа необходимо в течение года, поэтому этот срок нарушать нельзя.

Если же табель утерян, то его можно восстановить по иным документам. Для этих целей применяются больничные листы, заявления на отгулы, сведения о нахождении человека в командировках или в отпуске. Так что все делается довольно легко, но можно при этом воспользоваться и электронной версией документа.

Уничтожать табель следует в соответствии с действующей инструкцией по делопроизводству, специально разработанной для данного предприятия.

Как правило, создается комиссия по уничтожению и подготавливается акт, в котором расписываются все члены комиссии. Далее листы уничтожаются на специальном оборудовании или путем сжигания.

Строки для учета отработанного времени

Каждая позиция табеля содержит две строки. В верхней строке проставляются условные обозначения (коды) рабочего времени, в нижней — количество отработанных сотрудником часов (минут).

В графах 5 — 7 формы N Т-12 и в графе 5 формы N Т-13 в верхних строках нужно указать количество отработанных дней, а в нижних — количество часов, отработанных каждым сотрудником за учетный период.

При необходимости в унифицированных формах можно увеличить количество граф и строк для внесения дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных (Письмо Роструда от 18.03.

Дополнительный лист к табелю

В некоторых случаях возникает необходимость внести изменения в табель.

Объяснения неявки получены после сдачи табеля. Сотрудник отсутствовал на работе, но не позвонил, не уточнил, по какой причине. До сдачи табеля в бухгалтерию графу «Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца» можно оставить незаполненной.

После того как работник представит оправдательные документы, например больничный лист, код НН нужно заменить кодом Б или 19. В этом случае к закрытому табелю прилагают дополнительный лист с точными сведениями по данному работнику.

Увольнение в начале месяца. Если сотрудник увольняется, то все причитающиеся ему суммы нужно выплатить в день увольнения (ч. 1 ст. 140 ТК РФ). Для того чтобы правильно начислить суммы, необходимо внести в табель сведения об этом работнике на день его увольнения.

Например, если сотрудник увольняется 8 ноября, то на отдельном листе табеля отражаются отработанные им дни, а 9 ноября делается запись «Уволен». По окончании месяца этот лист (на одного работника) прилагается к основному табелю, в котором уже не нужно дублировать информацию об уволенном сотруднике.

Табель и нормы рабочего времени

При заполнении табеля с помощью кодов возникает ряд сложностей. От правильности указания кода зависит величина начисленной сотруднику заработной платы и размер среднего заработка.

Согласно ч. 2 ст. 91 Трудового кодекса нормальная продолжительность рабочего времени составляет 40 часов в неделю. Выход сотрудника на работу в табеле отражается следующим образом:

  • в верхних строках графы 4 напротив фамилии работника проставляется код Я или 01;
  • в нижних строках указывается продолжительность работы в часах, минутах.

Работа сверх нормы — это работа, выполняемая работником по инициативе работодателя за пределами установленной для него продолжительности рабочего времени (ежедневной работы (смены)), а при суммированном учете рабочего времени — сверх нормального числа рабочих часов за учетный период (ч. 1 ст. 99 ТК РФ).

Продолжительность сверхурочной работы не должна превышать для каждого работника четырех часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год (ч. 6 ст. 99 ТК РФ). А привлекать сотрудников к сверхурочной работе можно только эпизодически и в определенных случаях (Письмо Роструда от 07.06.2008 N 1316-6-1).

Для учета времени, отработанного сверхурочно, в табеле на одного сотрудника отводят две позиции. В первой отражают время, отработанное в пределах нормы, с соответствующей кодировкой. А во второй — сверхурочное.

В верхней строке второй позиции проставляется код С или 04, а в нижней указывается продолжительность рабочего времени. На основании этих данных первые два часа работы нужно оплатить не менее чем в полуторном размере, а последующие часы — не менее чем в двойном (ст. 152 ТК РФ).

Примечание. Срок хранения табеля

Табель учета рабочего времени следует хранить в организации пять лет, а при тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет. Об этом говорится в п. 586 Перечня типовых управленческих документов, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.

Ранее действующий Перечень, утвержденный Росархивом 06.10.2000, утратил силу (Приказ Росархива от 26.08.2010 N 63).

При работе в режиме гибкого рабочего времени начало, окончание или общая продолжительность рабочего дня (смены) определяются по договоренности с работодателем (ч. 1 ст. 102 ТК РФ). Такой режим устанавливается сотрудникам, продолжительность работы которых отклоняется от установленной нормы (ч. 1 ст. 104 ТК РФ). Напомним, что за неделю она не может превышать 40 часов (ч. 2 ст. 91 ТК РФ).

Норма рабочего времени на иные периоды рассчитывается в соответствии с Порядком исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды времени (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю, утвержденным Приказом Минздравсоцразвития России от 13.08.2009 N 588н.

Виды рабочего времени в табеле

Если сотруднику установлен гибкий график, в табеле проставляется код Я или 01 и указывается фактически отработанное время. При этом нужно следить за тем, чтобы за учетный период фактическая продолжительность его рабочего времени не превысила норму.

Сменная работа вводится, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы (ст. 103 ТК РФ). Сменная работа ведется в соответствии с графиком сменности, в котором указываются рабочие дни и продолжительность работы каждый день (общая продолжительность работы не должна превышать 40 часов в неделю).

Работа в дневную смену обозначается кодом Я (01). Если же смена приходится и на дневное, и на ночное время, рабочее время такого сотрудника целесообразно учитывать двумя позициями. Для этого в табеле на одного работника отводится дополнительная позиция, в которой отдельно указывается время работы ночью (код Н или 02).

В нижней строке ночной позиции нужно указать продолжительность рабочего времени ночью в часах, минутах.

Ночной является работа с 22.00 до 6.00 (ч. 1 ст. 96 ТК РФ).

Если смена целиком приходится на ночное время, в табеле нужно проставить код Н или 02 и указать продолжительность работы в часах, минутах. Напомним, если смена приходится и на дневное, и на ночное время (например, суточные дежурства, эпизодические выходы на работу в ночное время), учитывать рабочее время в табеле удобнее по двум позициям — в одной указать время работы днем (код Я или 01), а в другой — ночью.

Отпуск. Если работник находится в отпуске, то в табеле это отмечают кодом ОТ или 09. Причем данные коды должны быть проставлены и в рабочие, и в выходные дни, поскольку оплачиваемый отпуск предоставляется исходя из количества календарных дней.

Праздничные дни (ст. 112 ТК РФ), приходящиеся на период отпуска, напротив, следует отмечать кодом В или 26, так как они не входят в календарные дни отпуска (ч. 1 ст. 120 ТК РФ).

Если отпуск продлевается, дни продления отмечаются кодом ОТ или 09.

Дополнительный отпуск в табеле отражается тем же кодом, что и основной, если для него не выделено отдельных обозначений.

Обучение с отрывом от производства. В табеле дни, когда работник проходил обучение с отрывом от производства, обозначаются кодом ПК или 07.

Прогул. Прогулом признается отсутствие сотрудника на рабочем месте без уважительных причин (пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ):

  • в течение всего рабочего дня (смены) независимо от его (ее) продолжительности;
  • более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены).

Как было отмечено выше, дни отсутствия сотрудника на работе до выявления причин отмечаются в табеле кодом НН или 30. После того как будет установлено, что работник отсутствовал по неуважительным причинам, следует заменить код НН на ПР или 24.

Кто и как заполняет табель

Если же работник прогулял не весь день, а его часть, в табеле нужно указать количество отработанных в течение рабочего дня часов (код Я или 01).

Предлагаем ознакомиться:   Как в договоре прописать что скан документа имеет юридическую силу

Период временной нетрудоспособности. По аналогии делаются отметки в табеле и в случае болезни работника. Единственное отличие — код НН в дополнительном табеле нужно будет заменить на код Б или 19, когда станет известно о том, что сотрудник заболел.

Дни временной нетрудоспособности, приходящиеся на выходные, также необходимо отмечать кодом Б или 19. Дело в том, что пособие по временной нетрудоспособности рассчитывается за календарные дни болезни (п. 8 ст. 6 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ).

Если болезнь пришлась на время отпуска работника, дни временной нетрудоспособности должны быть отмечены в табеле кодом Б или 19.

Период простоя. Время простоя по вине работодателя отражается в табеле кодом РП или 31 и в соответствии с ч. 1 ст. 157 Трудового кодекса оплачивается не менее 2/3 средней заработной платы работника.

Буквенные и цифровые обозначения, используемые в табеле, приведены в таблице на с. 86.

Пример. В ЗАО «Амурский хмель» установлена пятидневная рабочая неделя. Как заполнить табель учета рабочего времени за первую половину октября 2010 г., если:

  • П.К. Томин является внутренним совместителем. По основной работе он выполняет обязанности агротехника, а по совместительству — генетика-селекционера по графику: вторник и пятница по 2 часа;
  • С.В. Хабаров занимается обработкой хмеля сернистым газом, работает во вредных условиях труда (Постановление Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 25.10.1974 N 298/П-22 и Письмо Минтруда России от 12.08.2003 N 861-7). Ему установлена 36-часовая рабочая неделя (ч. 1 ст. 92 ТК РФ). Продолжительность рабочей смены — 7 часов 12 минут в день (ч. 2 ст. 94 ТК РФ). С 7 по 11 октября сотрудник болел;
  • Е.Н. Шиманов работает инженером-механиком. Продолжительность его рабочего дня составляет 8 часов (с 9.00 до 18.00). 4 октября работник с его согласия был привлечен к сверхурочной работе на 2 часа (с 18.00 до 20.00) и 11 октября на 3 часа;
  • О.Г. Серышев, хмелевод, к началу октября находился в отпуске, должен был выйти на работу 4 октября, но заболел и был нетрудоспособен с 4 по 6 октября. С 7 октября он оформил продление ежегодного отпуска на 3 дня (п. 18 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 N 169);
  • М.Л. Аргуновская работает менеджером по продажам. В связи с осложненными родами ей был предоставлен дополнительный отпуск по беременности и родам сроком на 16 дней с 8 октября (п. 50 Порядка выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России от 01.08.2007 N 514, и ст. 255 ТК РФ). Больничный лист выдан со следующего дня, после того как окончился основной декретный отпуск;
  • П.М. Белогорский трудится почвоведом. С 1 по 15 октября он находится в ежегодном оплачиваемом отпуске. С 11 октября работодатель решил направить его на курсы повышения квалификации на 10 дней (учеба должна проходить по месту работы, но с отрывом от производства). Для этого был оформлен вызов сотрудника из отпуска.

Обозначения в табеле учета рабочего времени

Как заполнить раздел о явках и неявках на работу табеля по форме N Т-13 за первую половину октября 2010 г.?

Решение. Образец заполнения табеля приведен на с. 89.

Унифицированная форма N Т-13

                                                       ----------¬
¦ Код ¦
---------
Форма по ОКУД ¦ 0301008 ¦
Закрытое акционерное общество "Амурский хмель" ---------
---------------------------------------------- по ОКПО ¦400620011¦
наименование организации ---------
¦ ¦
------------------------------------------------------- ----------
структурное подразделение
----------T-----------¬ ----------------------¬
¦ Номер ¦ Дата ¦ ¦ Отчетный период ¦
¦документа¦составления¦ ----------T----------
¦ ¦ ¦ ¦ с ¦ по ¦
--------- ----------- ---------- ----------
¦ 23 ¦ 15.10.2010¦ ¦01.10.2010¦15.10.2010¦
ТАБЕЛЬ L--------- ------------ L---------- -----------
УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ
Номер
по
по-
рядку
Фамилия,   
инициалы,
должность
(специаль-
ность, про-
фессия)
Та-    
бельный
номер
  Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца 
Отработано за
Данные для начисления заработной платы 
по видам и направлениям затрат
   Неявки по причинам   
 1 
 2
 3
 4 
 5 
 6 
 7
 8
 9
10
11
 12
 13
 14
 15
 Х
полови-
ну ме-
сяца
(I, II)
месяц
            код вида оплаты            
 код 
  дни  
(часы)
код
 дни  
(часы)
         корреспондирующий счет        
 16
17
18
 19
 20
 21
22
23
24
25
26
 27
 28
 29
 30
31
     дни     
код 
вида
оп-
латы
коррес-
понди-
рующий
счет
  дни 
(часы)
код 
вида
оп-
латы
коррес-
понди-
рующий
счет
  дни 
(часы)
     часы    
  1  
     2     
   3   
                           4                           
   5   
  6  
 7  
   8   
   9  
  7 
   8   
   9  
 10  
  11   
12 
  13  
  1  
Томин П.К.,
агротехник
   13  
я
в
в
я
я
я
я
я
в
в
я
я
я
я
я
 Х
  11   
 8 
 8 
 8 
 8 
 8
 8
 8
 8 
 8 
 8 
 8 
 Х
  88   
  2  
Томин П.К.,
генетик-
селекционер
   13  
я
в
в
в
я
в
в
я
в
в
в
я
в
в
я
 Х
   5   
 2 
 2 
 2
 2 
 2 
 Х
  10   
  3  
Хабаров    
С.В.,
обработчик
пищевых
продуктов
и тары
   9   
лч
в
в
лч
лч
лч
б
б
б
б
б
лч
лч
лч
лч
 Х
   8   
7,2
7,2
7,2
7,2
7,2
7,2
7,2
7,2
 Х
  57,6 
  4  
Шиманов    
Е.Н.,
инженер-
механик
   19  
я
в
в
я
я
я
я
я
в
в
я
я
я
я
я
 Х
  11   
 8 
 8 
 8 
 8 
 8
 8
 8
 8 
 8 
 8 
 8 
 Х
  88   
  5  
Шиманов    
Е.Н.,
инженер-
механик
   19  
с
с
 Х
   2   
 2 
 3
 Х
   5   
  6  
Серышев    
О.Г.,
хмелевод
   5   
от
от
от
б
б
б
от
от
от
в
я
я
я
я
я
 Х
   5   
 8
 8 
 8 
 8 
 8 
 Х
  40   
  7  
Аргуновская
М.Л.,
менеджер
по продажам
   23  
р
р
р
р
р
р
р
р
р
р
р
р
р
р
р
 Х
   0   
 Х
   0   
  8  
Белогорский
П.М.,
почвовед
   7   
от
от
от
от
от
от
от
от
от
от
пк
пк
пк
пк
пк
 Х
 Х
                 заместитель начальника
Ответственное отдела делопроизводства Райчихина С.Л. Райчихина
лицо ----------------------- --------- --------------
должность личная расшифровка
подпись подписи

Нормальная продолжительность рабочего времени

Сокращенный режим работы устанавливается законодательством. Категории сотрудников, на которых он распространяется в обязательном порядке, перечислены в ст. ст. 92, 320, 333 и 350 Трудового кодекса, Постановлении Правительства РФ от 20.11.

2008 N 870, Федеральном законе от 24.11.1995 N 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации», Постановлении Верховного Совета РСФСР от 01.11.1990 N 298/3-1 и т.п. Как правило, сокращение рабочего времени связано с работой во вредных и (или) опасных условиях труда, инвалидностью работников и другими обстоятельствами.

При сокращенной продолжительности рабочего времени в верхней строке указывается код ЛЧ или 21, а в нижней — продолжительность работы в часах, минутах.

Сокращенная продолжительность рабочего времени, установленная для отдельных категорий работников, является для них нормой и поэтому не влечет уменьшения заработной платы (Письмо Минздравсоцразвития России от 11.05.2006 N 12918/МЗ-14).

Неполное рабочее время

Неполное рабочее время — это режим частичной занятости, при котором сотрудник работает неполный рабочий день (смену) или неполную рабочую неделю, например не пять рабочих дней, а четыре (ч. 1 ст. 93 ТК РФ). При этом все дополнительные нерабочие дни в табеле отражаются как выходные.

Перевести на неполное рабочее время работодатель может любого сотрудника по его просьбе (заявлению) (ст. 93 ТК РФ). В этом случае в ячейках верхней строки указывается код Я или 01, а в ячейках нижней строки — продолжительность отработанного времени, приходящегося на каждый рабочий день.

Кроме того, работодатель может ввести неполное рабочее время на срок до шести месяцев по собственной инициативе в связи с изменением организационных или технологических условий труда (ст. 74 ТК РФ). Тогда в табеле проставляется код НС или 25 и продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени.

При установлении неполной рабочей недели дополнительные нерабочие дни в табеле отмечаются как выходные.

Заработная плата работникам с таким режимом выплачивается пропорционально отработанному ими времени или в зависимости от выполненного объема работ (ч. 2 ст. 93 ТК РФ). Время, отработанное сверх установленной им продолжительности рабочего дня, оплачивается как сверхурочное на основании ст. 152 Трудового кодекса.

Ненормированный рабочий день

Для некоторых категорий работников невозможно соблюдение норм труда. Им устанавливается ненормируемый рабочий день (ст. 101 ТК РФ). Как правило, это руководящий, технический и хозяйственный персонал, а также другие лица, труд которых в течение рабочего дня не поддается точному учету (п.

2 Правил предоставления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем в организациях, финансируемых из федерального бюджета, утверждены Постановлением Правительства РФ от 11.12.2002 N 884).

При ненормированном рабочем дне работа сверх установленной продолжительности рабочего времени в табеле не отражается. В нем указываются только отклонения от режима работы — неявки, дни болезни, отпуска, нахождения в командировке и т.п., то есть дни, когда сотрудник не выполнял свои основные трудовые обязанности.

Компенсировать сотруднику работу в ненормированном режиме нужно дополнительным отпуском, который не может быть меньше трех календарных дней (ч. 1 ст. 119 ТК РФ). В табеле дни такого отпуска отражаются кодом ОД или 10.

Обозначения в табеле учета рабочего времени

Если отпуск не предоставляется, переработка сверх нормы оплачивается как сверхурочная работа по правилам ст. 152 Трудового кодекса. В этом случае в табеле нужно указывать фактические часы сверхурочной работы.

Этот режим работы устанавливается в организациях, где интенсивность работ в течение рабочего дня различна (городской пассажирский транспорт, отделения связи, коммунальные службы и т.п.).

В данном случае в табеле указывается общее количество фактически отработанных часов, которое должно соответствовать установленной продолжительности ежедневной работы. Это значит, что если рабочий день или смена составляют восемь часов, то независимо от деления на части рабочее время должно также составлять восемь часов. При этом в верхней строке указывается код Я или 01.

Выходные в рабочем периоде. В течение периода работы выходные и праздничные дни, в которые работник фактически отдыхал, обозначают кодом В или 26. При этом нижние ячейки (часы) не заполняют.

Далее мы расскажем, как отмечаются выходные и праздничные дни в период командировки и отпуска.

Работа в праздник. Работу в выходной или праздничный день нужно отразить кодом РВ или 03, а в нижних строках указать продолжительность работы в такой день. Работу в праздник нужно оплатить не менее чем в двойном размере (ч. 1 ст. 153 ТК РФ).

Если же за работу в выходной сотрудник берет отгул (ч. 3 ст. 153 ТК РФ), то данный день в табеле обозначается кодом НВ или 28, а нижняя строка остается незаполненной. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит (ч. 3 ст. 153 ТК РФ).

Если выходной переносится на рабочий день. В этом случае продолжительность работы в бывший выходной должна соответствовать продолжительности рабочего дня, на который перенесен выходной день. Это предусмотрено п.

1 Порядка исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды времени (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю, утвержден Приказом Минздравсоцразвития России от 13.08.2009 N 588н.

Работа накануне праздничного дня. Продолжительность рабочего дня или смены перед государственными праздниками уменьшается на один час (ч. 1 ст. 95 ТК РФ). Если это правило не соблюдается, такая работа будет считаться сверхурочной (ч. 2 ст. 95 ТК РФ).

Чтобы зафиксировать факт переработки, в табель напротив фамилии сотрудника можно добавить позицию и проставить в ней код С или 04, а ниже — время, отработанное сверх установленной нормы (например, один час).

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юрист поможет
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector