Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 110-93-26 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 317-74-92 (бесплатно)
Регионы:
8 (800) 550-95-86 (бесплатно)

Виды корреспонденции в делопроизводстве

Варианты регистрации

Прием и регистрация документов в делопроизводстве может быть ручной и автоматизированной. Сегодня ограниченное количество организаций прибегает к первому методу. Система регистрации оказывает значительное влияние на документооборот, технологию контроля исполнения бумаг, организацию справочной работы и сохранность любых сведений.

Каждому документу присваивается специальный индекс (регистрационный номер). Он состоит из букв и цифр. Выделяют несколько вариантов регистрации:

  • карточная;
  • журнальная;
  • автоматизированная.

Карточная форма допускает расположение карточек в любой последовательности. Она определяется в соответствии с инструкцией по делопроизводству либо учреждением самостоятельно. Заниматься такой регистрацией может сразу несколько человек.

Журнальная форма находит применение в случаях, когда учёт документов стоит на первом месте по важности. Через журналы регистрации, представляющие собой реестр информации, осуществляется учет ценных документов, например, трудовых книжек и паспортов.

Использование журнальной формы кажется удобным до тех пор, пока организация держит в обороте небольшое количество документов. Если же фирма использует их в большом количестве, тогда выявляются значительные недостатки, например, регистрация доступна только по порядку поступления бумаг.

Занимается такой работой только 1 человек. Соответственно, процесс регистрации может заметно затянуться, если поступает много документов. Но главным минусом этой системы является отсутствие возможности контроля за временем исполнения действий.

Ещё один вариант — автоматизированная система. Она осуществляется на компьютере и считается самой удобной формой ведения документации. Люди, осуществляющие контроль за поступающей корреспонденцией, могут находиться на различных рабочих местах.

Входящие документы

Определить, какие документы относятся к входящим, несложно — это корреспонденция, поступающая в организацию из любых внешних источников, в том числе по электронной почте. Регистрация таких бумаг осуществляется централизованно.

Предлагаем ознакомиться:   Налоговый вычет за приобретенную недвижимость

На них ставится штамп «Входящий №…». В небольшой организации за эту работу отвечает секретарь. Она проводится в компаниях, которые располагают канцелярией. Так называется отдел, где работает группа сотрудников, следящих за объёмом входящей корреспонденции. Создается регистрационная форма, в которую вписывают все сведения о ней:

  • дата поступления;
  • входящий номер;
  • корреспондент, от которого поступил документ;
  • дата, указанная учреждением либо автором;
  • регистрационный индекс;
  • заголовок, указывающий содержание документа;
  • срок исполнения;
  • лицо, которое будет обрабатывать документ;
  • номер дела.

До момента регистрации и передачи владельцу учреждения документации в ней нельзя писать срок исполнения, резолюцию и имя исполнителя. Всё это указывается после того, как руководитель рассмотрит поступившие бумаги.

Регистрационная форма представляет собой карточку в формате А5 или А6. Она должна быть изготовлена из плотной бумаги. На предприятиях используют карточки разных цветов. На них могут присутствовать разноцветные полосы, расположенные по диагонали или в верхней части.

Если работа осуществляется по автоматизированной системе, можно выводить форму карточки на экран и заносить сведения, как если бы это делали от руки. Автоматизированная система удобна тем, что информацию разрешается дополнять. Например, можно обозначать:

  • количество листов в приложении и документе;
  • разновидность документа;
  • местоположение автора, приславшего его;
  • связанная документация;
  • наименование подразделения, направившего документ.

Виды корреспонденции в делопроизводстве

Электронный регистрационный бланк содержит поля, которые необходимо заполнить вручную правильно и по образцу. Также присутствуют здесь данные, которые можно выбирать из раскрывающихся списков посредством отбора подходящей информации.

Такой подход к вводу информации значительно сокращает время заполнения карточки. Кроме того, его плюсом является отсутствие разночтений и опечаток, из-за которых в дальнейшем могут возникать сложности. Любую информацию можно искать в автоматическом режиме.

Работа с исходящими и внутренними данными

Когда проводится отправка исходящего письма адресату, тоже находят применение регистрационные бланки. Они во многом похожи на используемые при обработке входящей корреспонденции листы. Однако здесь должны прописываться другие сведения:

  • исходящий номер;
  • наименование учреждения, создавшего этот документ;
  • дата формирования документации;
  • наименование компании или имя адресата;
  • фамилия и инициалы исполнителя;
  • дата, когда примерно будет переслан документ;
  • содержание (в сокращённом виде);
  • номер дела.

Сведения о количестве листов могут быть добавлены на дополнительной основе. Регистрация исходящих бумаг осуществляется на участке, через который высылается любая корреспонденция. Этот процесс проводится децентрализовано.

За него отвечают отделы, где происходит создание и оформление бумаг (канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров). Фиксировать поступление внутренней документации необходимо в тот же день, когда руководитель поставил на ней свою подпись и утвердил её.

Предлагаем ознакомиться:   Законная неустойка по договору аренды

Важные нюансы

Виды корреспонденции в делопроизводстве

Заниматься процессом регистрации входящей документации должен узкий круг сотрудников. Их обязанности следует четко разделить. Руководитель обязан прописать все эти особенности в должностной инструкции.

Для всех видов бумаг заводят отдельные журналы. Они хранятся в отведенных для этого местах с соответствущими заголовками. Журналы должны быть индивидуальными для входящих писем, распоряжений, приказов, обращений со стороны граждан и т. д.

  • письма, содержащие справочную информацию;
  • телеграммы с поздравлениями;
  • любые письма, содержащие рекламные материалы;
  • журналы, брошюры, книги и прочие печатные издания;
  • уведомления о проведении конференций и совещаний;
  • служебные записки;
  • копии распоряжений госорганов.

Во время регистрации закладывается определенная поисковая система по всем имеющимся данным. Целью такой работы является контроль за исполнением ключевых действий, касающихся трудового процесса. В случае рациональной организации всех ее этапов деятельность организации становится более продуктивной. Отделы работают эффективно, у сотрудников не возникает непредвиденных сложностей.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юрист поможет
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector