Как осуществляется компенсация мобильной связи сотрудникам?

Позиция законодателя

В ст. 164 ТК РФ законодатель определяет, что денежная компенсация выплачивается работодателем при покрытии расходов, которые служащий понес в результате исполнения своих должностных обязанностей.

В ст. 188 ТК РФ написано, что такая компенсация состоит из трех слагаемых:

  • использование вещей;
  • амортизация имущества;
  • траты, связанные с употреблением имущества.

При этом величина возмещения, как правило, определяется по соглашению сторон. Этот вопрос должен быть освещен либо в тексте трудового договора, либо в дополнительном соглашении к нему.

Однако ст. 41 и 45 ТК РФ устанавливают требование, согласно которым, вопросы о компенсации мобильной связи должны быть включены в текст коллективного договора или в иной локальный акт предприятия.

Работодатель вправе установить твердый размер выплат или привязать его значение к каким-либо показателям. При этом все суммы должны быть экономически обоснованными и подтверждаться соответствующими документами.

Документально расход подтверждается следующими документами:

  • приказом руководителя предприятия, в соответствии с которым служащему компенсируется мобильная связь;
  • заявлением сотрудника, в котором он сообщает о совершённых им затратах;
  • отчетом работника о сделанных им звонках по работе с указанием лица, которому был совершён звонок, времени и цене звонка;
  • детализацией звонков от оператора связи;
  • трудовым договором, в текст которого включена обязанность по выплате работодателем компенсации за мобильную связь;
  • договором о предоставлении услуг связи мобильным оператором.

Федеральный арбитражный суд Центрального округа в своем постановлении № А35-8471-2009 от 24 июня 2011 года постановил, что работодатель вправе:

  • определять размер выплат и порядок их назначения;
  • уточнять условия возмещения расходов на мобильную связь;
  • утверждать локальные акты, которые будут содержать обоснования выплат.

Обращаем ваше внимание на то, что возмещение расходов на мобильную связь работодателем обязательно только в том случае, если между ним и работником заключен трудовой договор. При оформлении отношений в рамках гражданско-правового соглашения положения ТК РФ на них не распространяются.

Законодатель предписаниями статьи 164 Трудового кодекса назначает компенсации в виде денежных средств, которые предназначены для покрытия расходов понесенных сотрудником в ходе выполнения трудовых обязанностей.

Она выплачивается:

  • за использование имущества, которое принадлежит сотруднику;
  • за амортизацию имущества.

Данное положение закреплено в статье 188 ТК. К тому же работодатель должен возместить расходы, которые возникают вследствие использования личного имущества. Например, за использование автотранспортного средства в интересах работодателя сотруднику выплачиваются денежные средства для приобретения топлива.

Согласно указаниям статей 41, 45 ТК вопросы, касающиеся компенсаций необходимо включить в нормативно-локальные акты, коллективный договор предприятия.

При этом можно установить твердый размер выплат, которые должен платить работодатель за применение мобильного телефона и расходов на его обслуживание.

Вопросы использования личного имущества разъяснены в письмах:

  • Министерства финансов под номером 03-04-07-01/387, которое было опубликовано 23.12.2009 года и за номером 03-04-06-01/138, которое было принято в исполнение 17 июня 2009 года;
  • Федеральной налоговой службы под номером 28-11/4115, которое было издано 21.01. 2008 года и за номером 18-11/3/088759, опубликованного 18.09.2007 года.

В указанных актах подчеркнуто, что любой вид компенсаций должен быть экономически обоснован, чтобы не возникли противоречия с нормативами законодательных актов. В противном случае работодатель может быть привлечен к мере воздействия в виде административной ответственности согласно положениям Кодекса об административных правонарушениях.

Каждое предприятие наделено правом самостоятельно:

  • устанавливать размер компенсации за использование мобильного аппарата сотрудником, порядок и сроки осуществления выплат;
  • определить условия возмещения расходов на осуществление сотовой связи;
  • утверждать перечень документов, в которых содержаться обоснование израсходованныхна поддержание мобильной связи средств.

Указанное выше положение утверждено постановлением№ А35-8471-2009 Федерального арбитражного суда Центрального округа, которое было вынесено 24 июня 2011 года. Но нормы трудового законодательства относительно компенсационных выплат не распространяются на сотрудников сообразно статье 11 ТК, если между ним и работодателем заключен гражданско-правовой договор.

Нормы в этой сфере

Последний вариант можно применить только в том случае, когда стоимость аппарата составляет 40 тыс. руб. и более. Если же приобретение средства связи потребовало меньшей суммы, значит, оно относится к материальным затратам.

Статьи 41 и 45 ТК РФ гласят о том, что порядок компенсации расходов за сотовую связь, должен быть отражен в коллективном договоре, а также в других внутренних локальных актах. В процессе определения размера выплаты должны участвовать обе стороны. Сведения об объеме компенсации рекомендуется включать в трудовой договор. Если договоренность была достигнута уже после подписания соглашения, то материальные изменения можно отразить в дополнительном документе.

Внимание: компенсация мобильной связи должна быть обоснована с экономической точки зрения (улучшение показателей, повышение эффективности труда и т.д.), иначе руководитель рискует получить административной наказание.

Предлагаем ознакомиться:   Заявление в прокуратуру о холатности врачей

Расходы организации на приобретение мобильных телефонов

Чтобы обеспечить сотрудников мобильной связью, организация может не только компенсировать им телефонные разговоры, но и самостоятельно заключить контракт с сотовым оператором.

Порядок заключения договоров на оказание услуг мобильной связи определен в разделе II Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 25 мая 2005 г. № 328.

По договору оператор мобильной связи предоставляет организации определенное количество абонентских номеров (сим-карт) и периодически выставляет счета на оплату переговоров.

«Главбух» советует

Для контроля за расходованием средств целесообразно разработать правила пользования служебными мобильными телефонами.

В них можно установить: – лимит расходов на служебные телефонные переговоры; – запрет на ведение личных телефонных переговоров;

– порядок возмещения расходов на оплату личных переговоров и т. п.

На основании этих правил организация может квалифицировать ведение личных переговоров как нанесение материального ущерба и удерживать с сотрудников соответствующие суммы (ст. 232 ТК РФ).

При выдаче сим-карт сотрудников нужно ознакомить с этими правилами под подпись.

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44…) Кредит 60– отражена стоимость услуг мобильной связи (на основании документов, предъявленных оператором связи).

Расплачиваться с оператором связи организация может деньгами или с помощью карт экспресс-оплаты (п. 43 и 44 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 25 мая 2005 г. № 328).

Дебет 60 Кредит 51– оплачены услуги мобильной связи.

Ситуация: как отразить в бухучете расчеты с оператором мобильной связи с помощью карты экспресс-оплаты

Как правило, такие карты приобретает сотрудник, который пользуется правом на использование мобильной связи.

Дебет 71 Кредит 50– выдан аванс на покупку карты экспресс-оплаты (на основании расходного кассового ордера).

Дебет 60 Кредит 71– оплачены услуги оператора мобильной связи (на сумму номинальной стоимости карты);

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44…) Кредит 71– отражены расходы, связанные с приобретением карты экспресс-оплаты (на разницу между реальной и номинальной стоимостью карты).

Пример отражения в бухучете расчетов с оператором мобильной связи с помощью карт экспресс-оплаты

В марте Кондратьев находился в командировке. Для проведения срочных телефонных переговоров он приобрел карту экспресс-оплаты услуг мобильной связи. Номинальная стоимость карты – 500 руб. При ее покупке Кондратьев заплатил продавцу 520 руб.

По возвращении из командировки он приложил к авансовому отчету использованную карту и кассовый чек на сумму 520 руб.

Дебет 60Кредит 71– 500 руб. – оплачены услуги оператора мобильной связи;

Дебет 26Кредит 71– 20 руб. – отражены расходы, связанные с приобретением карты экспресс-оплаты;

Дебет 71Кредит 50– 520 руб. – возмещен сотруднику перерасход по авансовому отчету.

Дебет 91-2 Кредит 60– отражена стоимость личных телефонных переговоров, не возмещаемых сотрудниками.

Дебет 73 Кредит 60– отражена стоимость личных телефонных переговоров, подлежащая возмещению за счет сотрудников.

Стоимость личных переговоров, не возмещенная сотрудниками, является их доходом в натуральной форме (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

Сумму налога удержите при выплате сотруднику любых денежных сумм (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Порядок расчета остальных налогов и взносов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.

Организация применяет общую систему налогообложения

При расчете налога на прибыль затраты на оплату услуг мобильной связи включите в состав прочих расходов (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Это требование пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

Ситуация: какие документы подтверждают производственный характер разговоров сотрудника по мобильному телефону. Организация самостоятельно заключила договор с оператором сотовой связи

Перечень документов, подтверждающих производственный характер телефонных переговоров, законодательством не определен.

Несмотря на это, суды склоняются к тому, что организация обязана доказать связь расходов на оплату услуг связи со своей производственной деятельностью (см., например, постановления ФАС Московского округа от 19 января 2009 г.

№ КА-А40/12732-08, Западно-Сибирского округа от 4 мая 2005 г. № Ф04-2733/2005(10928-А27-40) и Восточно-Сибирского округа от 27 мая 2005 г. № А58-1983/03-Ф02-2300/05-С1).

– приказами руководителя организации об утверждении списка сотрудников, которым в силу выполняемых ими обязанностей необходима мобильная связь.

После приобретения мобильных телефонов для нужд организации, бухгалтерия должна оформить проводку расходов в установленном законом порядке с учетом того, что стоимость приобретенной продукции будет постепенно снижаться. Бухгалтерия должна провести расходы, которые направлены на приобретение сотовых телефонов и сим-карт к ним, по статье ПБУ 6/01.

Предлагаем ознакомиться:   Срок исковой давности устанавливается судом договором законом

При этом на баланс организации они могут быть отнесены либо к обычным, либо к прочим расходам. Алгоритм «зачисления» покупки на счет организации будет зависеть и от ее стоимости. Например, телефоны, цена которых свыше 40 000 руб. будут отнесены к основным средствам. Поэтому в этом случае на них будут начисляться амортизационные отчисления, которые должны покрыть все расходы на поддержание телефонов в рабочем состоянии.

Для подтверждения основания компенсация, которые касаются всех расходов по использованию мобильной связи, руководителю предприятия необходимо выполнить ряд действий:

  • утвердить локальны актом перечень должностей, на которых предполагается необходимость оперативного использования мобильной связи;
  • разработать правила пользования корпоративной мобильной связью.

При этом таким акты могут быть включены в качестве приложений в коллективный договор.

В каких случаях требуется компенсация мобильной связи сотрудникам

Затраты на телефонную связь – расходы, присущие практически любому учреждению. При чем, большая доля чаще всего принадлежит сотовым операторам. В этом нет ничего удивительного, так как появление мобильных телефонов значительно увеличило оперативность решения рабочих вопросов, а некоторые специальности попросту не предполагают использование стационарных аппаратов (водители, торговые представители и т.д.).

Чтобы обеспечить подчиненных мобильной связью, можно использовать один из нижеприведенных вариантов:

  • создание корпоративной сотовой связи путем подписания договора с сотовым оператором с последующей выдачей сим-карт подчиненным;
  • представление компенсации работникам.

Действующее законодательство требует, чтобы назначению выплат предшествовали анализ экономической обоснованности и предоставление подтверждающих документов.

Обеспечение сотрудников средствами связи

Обеспечение служащих средствами мобильной связи со стороны работодателя может проходить несколькими способами:

  1. Работодатель закупает мобильные телефоны, оформляет сим-карты, работник пользуется ими в пределах установленных лимитов.
  2. Возмещает работнику расходы за использование личного мобильного, при этом включая в них амортизацию имущества.
  3. Заключает с работником договор аренды телефона.

При этом работодатель может включить в текст трудового договора условия о применении личного мобильного телефона и определить размер компенсации. Кроме этого, в текст должностной инструкции могут быть включены положения о порядке пользования корпоративной связью.

Ее расчет

Уточнение размера выплаты подчиненному, пользующемуся в рабочих целях личной мобильной связью, предполагает проведение переговоров, результатом которых должна стать точная сумма компенсации. Завершающим моментом является отражение достигнутой договоренности в трудовом договоре или дополнительном соглашении.

Если использование личной связи в рабочих целях является не единичным случаем для организации, то целесообразнее отразить порядок расчета и предоставления компенсаций в коллективном договоре. Для обеспечения контроля и предупреждения нарушений со стороны сотрудников, руководитель должен включить в должностную инструкцию информацию о месячном лимите мобильной связи и возможных последствиях перерасхода.

Компенсационная выплата может быть рассчитана и перечислена только после издания соответствующего приказа, гласящего о сумме, сроках и порядке предоставления. В знак ознакомления подчиненный должен поставить свою подпись.

  • Как определить точный размер положенной компенсации? Если сотрудник использует безлимитный тариф с фиксированной оплатой, то работодатель может ежемесячно перечислять ему именно эту сумму. Более целесообразной для организаций является посекундная тарификация и сниженная стоимость междугородних звонков.
  • Следующий вариант расчета и оплаты требует регулярного предоставления детального отчета о звонках и стоимости каждого. В этом случае бухгалтер сначала определяет продолжительность фактически проговоренного времени, а затем перечисляет положенную сумму компенсации.

Если в организации установлен ежемесячный лимит, то каждому подчиненному должно быть известно об этом, так как превышение расходов придется оплачивать самостоятельно.

Приказ о компенсации мобильной связи сотрудникам

Как отразить в бухучете и при налогообложении затраты организации на предоставление мобильной связи сотруднику

«Главбух» советует

Ст. 209 НК РФ уточняет, что все доходы, которые получают физические лица в процессе осуществления трудовой деятельности, должны подлежать налогообложения. При этом в качестве налогового агента выступает работодатель, который «собирает» со служащих НДФЛ. Работодатель должен исчислять сумму налога в соответствии с произведенными затратами.

Ст. 252 НК РФ расходы, которые осуществлены на мобильную связь, должны подтверждаться следующими документами:

  • платежками;
  • договорами с организациями (например, о приобретении сим-карты);
  • перепиской с оператором связи и т.д.

При этом налоговые инспекторы не вправе запрашивать некоторые документы от работодателя. Речь идет, прежде всего, о детализации счета, расшифровки звонков. Эти моменты законодатель относит к тайне переписки.

Все расходы работодателя на оплату услуг мобильной связи, согласно ст. 264 НК РФ при исчислении налога на прибыль организации, должны быть отнесены к числу прочих расходов. При этом налогом не должны облагаться все компенсационные выплаты, которые совершаются сотрудникам за использование их личных мобильных телефонов.

Предлагаем ознакомиться:   Запись в трудовую книжку о премии образец

Если работодатель не возмещает такие расходы

Использование личного имущества подчиненных в рабочих целях, предполагает предоставление компенсации в соответствии со ст. 188 ТК РФ. При этом статья 235 трудового законодательства гласит о том, что работодатель обязан полностью возместить причиненный ущерб (при наличии). В основе расчета размера компенсации лежат рыночные цены, действующие на территории региона в период причинения материального вреда. Если сотрудник не возражает, работодатель может предложить натуральную форму возмещения – ремонт или замену испорченного имущества.

Порядок и срок компенсации телефонных переговоров должна быть определен и зафиксирован соглашением сторон. Информацию следует отразить письменно, например, в трудовом договоре, дополнительном соглашении и т.д.

Если работодатель не согласен компенсировать расходы, связанные с использованием личного мобильного тарифа на нужды организации, то он должен обеспечить подчиненных корпоративной связью. Не соблюдение условий соглашения о возврате трат можно обжаловать в судебном порядке.

Размер компенсации мобильной связи работникам

Для того, чтобы уточнить размер выплат работнику, который использует личный телефон и сим карту для решения рабочих вопросов, работодатель и работник проводят переговоры в результате которых определяют суммы выплат. Далее эта информация включается в текст трудового договора, который подписывается сторонами.

В тех случаях, когда выплата компенсаций за использование мобильного аппарата сотрудника не носит единичный характер, можно всю информацию прописать в коллективном договоре, а именно, порядок использования и формулу исчисления размера компенсации. С работником же в последующем может быть подписано соглашение о выплате компенсации для уточнения ее размера.

Помимо этого, рекомендуем работодателю в должностной инструкции работника прописать информацию об использовании личной мобильной связи в интересах организации, а также меры ответственности за исчерпание лимита связи. Это необходимо для того, чтобы впоследствии работник не посчитал, что его права нарушены, так как он не знал о лимите связи и последствиях его окончания.

Для выплаты компенсации работодатель должен издать соответствующий приказ, в котором будет определена сумма, сроки и порядок перечисления. С приказом работник ознакамливается под роспись. Данный документ необходим для бухгалтерии и в последствии, для налоговой инспекции в качестве подтверждающего расходы на мобильную связь.

Работодатель осуществляет выплату возмещения работникам на основании нижеследующих актов:

  • трудового договора, должностной инструкции, обуславливающих необходимость применения сотрудником мобильного телефона для надлежащего исполнения функциональных обязанностей. Размер расходов на применение мобильной связи устанавливается на основе счетов оператора связи;
  • соглашение между сотрудником и работодателем, оформленное в письменном виде. В нем указывается размер компенсации за использование аппарата в интересах работодателя в денежном эквиваленте либо в процентном соотношении от стоимости мобильного телефона.

Работодатель для совершения компенсаций должен издать приказ, образец которого можно внести в коллективный договор как обоснование эффективности применения личного имущества в производственных целях. При этом он должен истребовать у сотрудника копию документа на приобретение мобильного телефона, подтверждающий принадлежность сотруднику на правах собственности.

Каким образом высчитывается сумма компенсации?

В некоторых случаях работник может использовать без лимитный тариф, стоимость которого не меняется. В этом случае работодатель перечисляет служащему фиксированную сумму ежемесячно. Однако такие тарифы неудобны работодателю, так как в ежемесячный лимит входят только звонки в пределах региона. Междугородние соединения приходится оплачивать дополнительно. Поэтом работодателю целесообразно подключить тариф, в котором идет посекундная тарификация и снижены цены на междугородние звонки.

Второй вариант – предоставление работником в конце месяца детализации звонков и уточнение суммы за каждый звонок. В этом случае работодатель оплачивает фактически проговоренное время по тарифам оператора.

Работодатель при использовании мобильного телефона сотрудника в интересах организации, должен истребовать у него документы, подтверждающие право собственности на приобретённый телефон.

Если работодатель установит лимиты на телефонные переговоры в течение года, и документально подтвердит их, то он может быть освобожден от уплаты НДФЛ в отношении них. При этом при необходимости лимит можно повышать.

Если работнику была выплачена излишняя сумма компенсации, то остаток может быть перенесен на следующий месяц. Но при ситуации, когда работник выходит за пределы ежемесячного лимита, он должен за счет собственных средств возместить расходы. Условие об этом также должно быть доведено до работника посредством включения его в текст трудового договора.

Таким образом, работодатель может организовать обеспечение сотрудников мобильной связью либо путем предоставления корпоративной связи и мобильного телефона, либо посредством возмещения расходов при использовании последними личного имущества.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector