Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 322-06-74 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 407-24-18 (бесплатно)
Регионы (добавочный обязательно):
8 (800) 550-71-06 (доб. 112, бесплатно)

Как сшивать вкладыш в трудовую книжку

Технологические и юридические нюансы вшивания вкладыша

Иногда случается, что бланк пришит не в том месте, или же новый бланк заполнен не правильно. Что же делать в таких ситуациях сотруднику отдела кадров. В первую очередь не паниковать и рационально отнестись к ситуации.

Возможные ошибки:

  1. Бланк неправильно пришит. Осмотрите трудовую, если есть возможность его отсоединить без порчи трудовой – сделайте это, а бланк уничтожьте.
  2. Возможности отсоединить бланк нет. Тогда вам придется восстанавливать трудовую книжку работника, то есть делать ему дубликат.
  3. Орфографические ошибки в бланке. Их можно исправить, постарайтесь аккуратно сделать это путем зачеркивания или исправления или перепишите заново. Если же ошибок много и их устранение причинит грязь в трудовой – то также постарайтесь без причинения вреда трудовой вытащить бланк и уничтожить его, на место его поместив новый, чистый.

После того, как в трудовой книжке были заполнены все разделы, работодатель обязан самостоятельно позаботиться об оформлении вкладыша, который является продолжением основного документа. Трудовым кодексом была утверждена форма вкладыша. Использование других бланков запрещено, так как из-за них трудовая книжка сотрудника может быть признана недействительной, и работодатель будет обязан уплатить штраф за неправильное ведение и хранение таких документов.

Прикрепление вкладыша в трудовую книжку состоит из нескольких этапов.

  1. Вначале кадровик обязан сделать отметку на титульном листе основного документа «Выдан вкладыш». Возле нее указывается серия и номер вшиваемого вкладыша. Данная надпись может быть сделана вручную или же вместо нее проставляется штамп 10х25 мм с соответствующей отметкой. Указываемые сведения должны совпадать с номером и серией именно того вкладыша, который будет вшиваться в документ. В противном случае он будет недействительным, и все дальнейшие записи о работе не будут учитываться в общий стаж его владельца.
  2. Далее следует заполнить титульную страницу вкладыша личными сведениями о работнике. Внесение данной информации должно основываться на документах, предоставленных сотрудником (паспорт и диплом/свидетельство об образовании). Дата заполнения вкладыша должна совпадать с днем его оформления.
  3. В завершение следует аккуратно вшить вкладыш в трудовую книжку. Сделать это необходимо своевременно, так как ответственность за то, что вкладыш не вшит в трудовую книжку, лежит на работодателе, и за свою халатность он будет оштрафован.

Основных правил прикрепления вкладыша не существует, однако на практике пришивать его следует так:

  • трудовая книжка разворачивается между последним листом и обложкой}
  • вкладыш разворачивается посредине}
  • шилом или толстой иголкой прокалывается по два отверстия в середине вкладыша и между обложкой и последним листом в трудовой книжке}
  • при помощи иголки и плотной нитки белого или черного цвета вкладыш пришивается к основному документу (нитка пропускается сквозь отверстия несколько раз так, чтобы ее концы были внутри вкладыша, а не снаружи трудовой книжки)}
  • нитка, скрепляемая трудовую книжку и вкладыш к ней, завязывается на несколько крепких узлов.

Иногда кадровики спешат и сразу пришивают вкладыш, а после начинают его заполнять. Это нередко приводит к тому, что в результате сведения вкладыша различаются от данных на титульной страничке основного документа. В связи с этим приходится откреплять вкладыш, делать исправления в трудовой книжке, что само по себе является хлопотным делом.

Если все же сотрудник кадрового отдела поторопился и сделал ошибку, он должен аккуратно при помощи ножниц открепить вкладыш от трудовой книжки. Далее в трудовую книжку вшивается новый, заранее заполненный, вкладыш (без прокалывания дополнительных отверстий) с указанием его серии и номера на титульной странице основного документа. Испорченный вкладыш уничтожается, и по этому факту составляется акт, аналогичный бумаге об уничтожении испорченных трудовых книжек.

Еще одной распространенной ошибкой неопытных кадровиков, которые не знают о том, как вшить вкладыш к трудовой книжке, становится отрывание его обложки. Делать этого нельзя. Это объясняется тем, что бланк вкладыша утвержден законодательством, и любое его видоизменение (удаление обложки, вклеивание или вырывание листов) является незаконным и может послужить причиной для отказа в оформлении пенсионного пособия его владельцу. Вкладыш должен быть пришит к трудовой книжке в том виде, в котором он приобретается.

За первый вкладыш работодатель может потребовать у работника оплату. Если же бланк был испорчен кадровиком, оплата следующего вкладыша не взимается с сотрудника.

Оптимальное размещение вшиваемого вкладыша — место между последним листом трудовой книжки и задней половиной ее обложки. То, как именно должно осуществляться вшивание вкладыша, законодательно не регламентировано. На практике эта процедура осуществляется так:

  • берется иголка с ниткой;
  • вкладыш плотно прикладывается к книжке и вшивается в 2 местах на небольшом (2-3 см) расстоянии друг от друга.

Вкладыш следует вшивать в книжку вместе с прилагающейся к нему обложкой.

Как сшивать вкладыш в трудовую книжку

Как только вкладыш вшит в трудовую книжку, в ней необходимо зафиксировать данный факт. Для этого кадровик должен проставить штамп «Выдан вкладыш», а затем вписать в пропечатанных полях данного штампа серию и номер вкладыша.

Штамп, как правило, ставится на странице книжки, которая примыкает к обложке, или на титульном листе документа, но при условии, что имеющиеся на нём записи не будут искажены.

Если в распоряжении кадровика нет штампа «Выдан вкладыш», то альтернативой ему может стать вписывание соответствующего словосочетания вручную. Чуть ниже указываются серия и номер вкладыша.

Судебная практика подтверждает правомерность такого подхода. Так, в определении Мосгорсуда от 12.10.2010 № 4г/7-8997/10 по делу № 2-4901/09 используется понятие записи о выдаче вкладыша.

Если кадровик использует альтернативу штампу, все записи должны быть осуществлены прописью. Не следует прорисовывать элементы, соответствующие структуре штампа — его контур и линии — вручную. Также не стоит вписывать печатными буквами словосочетание «Выдан вкладыш», слова «серия» и «номер».

Далее нужно зарегистрировать сведения о начале использования вкладыша в специальной книге учета, которая ведется по форме, утвержденной приложением № 3 к постановлению Минтруда от 10.10.2003 № 69.

К основным нюансам внесения информации в бланк приложения можно отнести следующие моменты:

  • вставка является дополнением ТК, без нее она не имеет юридической силы;
  • нумерация записей не начинается с единицы, а является продолжением уже ранее существующей информации о смене мест работы;
  • если запись в полном объеме не поместилась на последней странице основного формуляра, ее логично продолжают на первой странице приложения;
  • данные об изменении фамилии вносятся в каждый документ одновременно;
  • на бланке должна присутствовать печать организации, которая произвела ее вклейку. Если печать ставит последующее предприятие, приложение будет считаться недействительным.

Если по каким-то причинам произошла порча или потеря вкладыша, то предприятие обязано выдать его дубликат по требованию сотрудника.

Сотрудники отдела кадров не могут принимать вкладыш без трудовой книжки, а тем более делать в нем какие-либо записи. Согласно российскому законодательству трудовая книжка и ее дополнение должны быть предоставлены одновременно в сшитом виде. Без соблюдения данного регламента сотрудник может получить отказ в оформлении на работу.

Видео содержит дополнительную информацию о том, как правильно вшить вкладыш в трудовую.

znaybiz.ru

После оформления необходимо вшить вкладыш в трудовую книжку. Относительно данной процедуры законом также не установлено никаких правил, в связи с чем кадровые службы руководствуются практикой трудовых отношений и вопросами целесообразности.

Отсутствие правового указания на то, куда вшивать вкладыш, позволяет выполнять эту процедуру по усмотрению ответственного должностного лица, руководствуясь удобством исполнения. Это может быть начало или конец документа, его середина (с технической точки зрения представляется наиболее удобным).

Неурегулированным с правовой точки зрения остается и вопрос, как следует вшить вкладыш, каким способом и с применением какой техники. Обычно его подшивают обычными нитками вручную, без применения каких-либо специальных технических средств. Независимо от количества вкладышей каждый из них должен быть последовательно (один за другим) подшит к основной книжке.

Проставление штампа

Факт оформления вкладыша на основании п. 39 Постановления Правительства № 225 должен быть зафиксирован в трудовой книжке. Проставляется штамп «Выдан вкладыш», указывается его индивидуальные данные (номер и серия).

Следуя букве закона, в документ необходимо ставить именно штамп, но и ручная запись не повлечет недействительности вкладыша. Место его размещения определяется ответственным должностным лицом, исходя из наличия свободного пространства. Чаще всего отметка проставляется в правом верхнем углу титульного листа (первой страницы) книжки.

Предлагаем ознакомиться:   Акт страхового случая образец

Как только вкладыш вшит в трудовую книжку, в ней необходимо зафиксировать данный факт. Для этого кадровик должен проставить штамп «Выдан вкладыш», а затем вписать в пропечатанных полях данного штампа серию и номер вкладыша.

  1. Вначале кадровик обязан сделать отметку на титульном листе основного документа «Выдан вкладыш». Возле нее указывается серия и номер вшиваемого вкладыша. Данная надпись может быть сделана вручную или же вместо нее проставляется штамп 10х25 мм с соответствующей отметкой. Указываемые сведения должны совпадать с номером и серией именно того вкладыша, который будет вшиваться в документ. В противном случае он будет недействительным, и все дальнейшие записи о работе не будут учитываться в общий стаж его владельца.
  2. Далее следует заполнить титульную страницу вкладыша личными сведениями о работнике. Внесение данной информации должно основываться на документах, предоставленных сотрудником (паспорт и диплом/свидетельство об образовании). Дата заполнения вкладыша должна совпадать с днем его оформления.
  3. В завершение следует аккуратно вшить вкладыш в трудовую книжку. Сделать это необходимо своевременно, так как ответственность за то, что вкладыш не вшит в трудовую книжку, лежит на работодателе, и за свою халатность он будет оштрафован.
  • трудовая книжка разворачивается между последним листом и обложкой;
  • вкладыш разворачивается посредине;
  • шилом или толстой иголкой прокалывается по два отверстия в середине вкладыша и между обложкой и последним листом в трудовой книжке;
  • при помощи иголки и плотной нитки белого или черного цвета вкладыш пришивается к основному документу (нитка пропускается сквозь отверстия несколько раз так, чтобы ее концы были внутри вкладыша, а не снаружи трудовой книжки);
  • нитка, скрепляемая трудовую книжку и вкладыш к ней, завязывается на несколько крепких узлов.

Как вшивается вкладыш в трудовую книжку (образец)?

Порядок заполнения и оформления трудовых книжек отражен в Правилах, утвержденных Постановлением Правительства от 16.03.2003 № 225. В п. 38, 39 Правил содержится информация о том, что если книжка кончается, в нее необходимо вшить вкладыш, который заполняется точно так же, как и сама книжка. Соответственно, вся информация, которая относится к порядку заполнения книжек, отраженная в Постановлении № 225 актуальна и для вкладышей.

Фактически вкладыш повторяет содержание книжки. В нем содержатся два раздела:

  • раздел сведений о работе на 8 разворотах;
  • раздел сведений о награждениях на 9 разворотах.

Без трудовой книжки документ действительным не признается. Если книжка закончилась, в ней должен быть проставлен штамп с указанием того, что вкладыш выдан, его серия и номер.

Как правило, кадровые специалисты или иные ответственные работники, в случае, если книжка заканчивается, задаются вопросом, необходимо ли вшивать в нее вкладыш, или можно просто положить его внутрь или закрепить иным способом? Ответ на данный вопрос однозначен.

Если не подшить вкладыш, он признается недействительным. После окончания какого-либо из разделов в трудовой книжке обязательна подшивка в нее вкладыша.

Многие при подшивке вкладыша к книжке и его заполнении допускают распространенные ошибки.

  1. Вопреки требованиям Правил № 225 не вшивают вкладыш, а вклеивают его.
  2. Не используют официальный бланк, а вклеивают или вшивают обычные листы.
  3. Заводят новые трудовые книжки вместо подшивки вкладыша.
  4. Не ставят в книжке штамп о том, что выдан вкладыш, а заполняют данную информацию от руки, либо вообще не заполняют.

Как сшивать вкладыш в трудовую книжку

Чтобы правильно подшить вкладыш, можно просмотреть видео, находящееся в открытом доступе на сайте Youtube. В нем содержится исчерпывающая информация о том, как вшить вкладыши в трудовую книжку.

Таким образом, вкладыши в книжку необходимо вшивать с помощью ниток, а в книжке указывать, что был выдан вкладыш. Чтобы сделать все правильно, можно воспользоваться указанной в статье информацией.

По длительности вшивание 1 страницы (листа) может занять 15 минут, но и здесь есть ряд тонкостей, на которые следует обратить внимание. Далеко не все сотрудники отдела кадров знают о них, и в первую очередь это связано с отсутствием четкого закона с указанием правильного порядка действий.

Вот вам алгоритм по вшиванию по пунктам:

  • Для начала следует проверить трудовую книжку и убедиться, что в ней действительно отсутствуют пустые страницы
  • После этого берется новый пустой бланк-вкладыш
  • Проводите регистрацию чистого бланка в специализированной книге вашего предприятия (фирмы)
  • На бланк ставится штамп, заполнив его
  • Далее следует заполнить вкладыш
  • Вносятся записи с учетом нумерации

Место вшития

Часто возникает много вопросов, куда именно следует вшить новый вкладыш (особенно это характерно для новых или молодых сотрудников отдела кадров). Обычно пробуют вшить либо с оборота трудовой, либо к титульному листу. Некоторые даже просто вкладывают его по центру книжки, не вшивая нитью.

Правильно, когда в бланке проделываются дырки на таком же месте, как и в бланках книжки. Пришивается бланк к развороту, где имеется последняя страница трудовой. Прошивается аккуратными стежками, желательно черными, синими или серыми нитками. На этом процесс вшивания завершен.

Чем шить?

Некоторые применяют различные инструменты вплоть до дырокола, но на самом деле, единственным правильным инструментом для вшития является обычная иголка и нитка. Также в вашем деле вам поможет обычное, не тонкое шило. Шилом вы должны аккуратно проделать дырки в нужных местах на бланках, а затем используя иголку и нитку нейтральных тонов – просто закрепить бланк.

Штамп в обязательном порядке должен иметься в организации. Но часто бывает так, что юридическое лицо только начало функционировать, а штамп просто еще не сделан. В этом случае можно воспользоваться двумя вариантами развития событий.

Также можно поставить информацию о том, что бланк вшит простой ручкой на месте где должен находиться штамп. Ручкой синего или черного цвета разборчивым почерком вы пишите фразу «вкладыш выдан» а также ставите дату и подпись.

Вкладыш — это неотъемлемая часть трудовой книжки. Он используется в том случае, если заполнены все страницы того или иного раздела. Вкладыш без основного документа недействителен, поэтому задача кадровика — объединить оба источника так, чтобы они были с материальной точки зрения единым документом. Это осуществляется путем вшивания вкладыша в книжку.

Вкладыш нужно именно вшивать, а не прикреплять степлером или вклеивать (п. 38 постановления Правительства «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225). При этом важно соблюсти также юридические нюансы объединения двух источников в один.

Наши специалисты подготовили для вас заполненные формы вшиваемого в трудовую книжку вкладыша.

Правильная вшивка приложение – задача ответственного сотрудника. Сделать это необходимо безупречно, так как неверное оформление приведет к необходимости замены бланка. Выписка документа проходит в несколько основных этапов:

  1. На странице под номером один ТК либо внутренней стороне корочки необходимо сделать запись о передаче вкладыша. Обязательна пометка о номере и серии бланка;
  2. Оформление первого листа производится на основании предъявленных работником оригиналов документов;
  3. Непосредственное подшивание бланка. Делается это в рекомендованные законодательством сроки.

В трудовом законодательстве не прописана сама процедура вшивания. Само слово «вшивание» предусматривает плотное скрепление обоих документов при помощи нитей. То есть обычное склеивание в данном случае не подойдет.

Специалисты рекомендуют произвести соединение бланков следующим образом:

  1. Трудовая книжка раскрывается в месте стыка заключительной страницы и обложки;
  2. Вкладыш разворачивается ровно посередине;
  3. Документы стыкуются друг с другом. При помощи острого шила или толстой иглы подделывается два отверстия;
  4. В отверстия просовываются прочная нить белого цвета. Документы прочно скрепляются друг с другом. При этом концы нити не должны остаться снаружи.

vkla3

В данном случае не требуется скрепление концов при помощи клея, бумаги, сургуча и удостоверения печатью.

Для регистрации движения бланков строгой отчетности на предприятиях существуют специальные книги учета. Наличие такого учета обязательно для отдела кадров. Все формуляры находятся в подотчете у ответственного сотрудника, поэтому должны строго регистрироваться. Учетный формуляр имеет определенные графы:

  • Порядковый номер записи. Регистрация идет сквозная;
  • Дата выписки кадрового документа;
  • Ф.И.О. владельца;
  • Номер и серия бланка строгой отчетности;
  • Должность владельца документа;
  • Подразделение, цех или участок, на который оформляется сотрудник;
  • Подпись должностного лица, ответственного за выписку документа;
  • Подпись сотрудника, на которого оформляется бланк.

Первый вопрос, который возникает у специалистов-кадровиков, когда заканчиваются разделы в трудовой книжке: действительно ли необходимо вкладыш именно вшить в основную книжку или его можно просто вложить в нее или же использовать отдельно? П. 38 Правил никаких разночтений не допускает и предписывает вкладыш в трудовую вшить.

Предлагаем ознакомиться:   Нарушение прав работника работодателем куда обратиться

Более того, далее Правила устанавливают, что без трудовой книжки вкладыш недействителен. То есть вкладыш — это всего лишь дополнительные листы в трудовую, не имеющие самостоятельной документальной ценности, поэтому если его не вшивать, могут потеряться важные данные о работнике, которые будет сложно восстановить.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку правильно, законодательство не определяет. Поэтому подшить вкладыш можно по традиционным правилам кадрового делопроизводства или руководствуясь рекомендациями ГОСТа Р 7.0.8-2013, посвященного делопроизводству и архивному делу.

Общие рекомендации по вопросу о том, как вшивать вкладыши в трудовую книжку, можно систематизировать таким образом:

  1. Заполнить вкладыш до того, как пришивать его к трудовой. Связано это с удобством заполнения строк в непрошитом вкладыше.
  2. Выбрать место для вшивания вкладыша. Как правило, вкладыш пришивается в конце трудовой между последним листом и обложкой книжки. Однако дополнительные листы могут быть вшиты в книжку по окончании заполненного раздела.
  3. Пришить вкладыш. Для этого он раскрывается посередине, в сгибе делаются 4 прокола. Такие же симметричные 4 прокола делаются в трудовой на месте вшивания вкладыша. Через проколы пропускается крепкая нитка, концы выводятся наружу, завязываются на узел.
  4. По вопросу фиксации узелка вшитого вкладыша существует несколько различных рекомендаций. Одни работодатели никак не фиксируют узел. Другие наклеивают на концы нити бумажную этикетку с текстом: «прошито и скреплено печатью». Третьи предлагают даже зафиксировать узел сургучной печатью. Однако стоит напомнить, что законодательных требований к процедуре вшивания вкладыша в трудовую нет, поэтому можно использовать любой из способов, исходя из рациональности и удобства дальнейшего заполнения трудовой. 

Множество неофициальных источников содержат информацию о том, как и куда вшивать вкладыш в трудовую книжку — образцы с фото и даже видео. Официальных фото- и видеоматериалов данному вопросу не посвящено. Одна из причин тому — законодателем не установлено каких-либо императивных правил, регламентирующих процедуру вшивания, то есть кадровики могут вшивать вкладыш так, как им удобнее.

Очевидно, что информация о том, как подшить вкладыш в трудовую книжку с фото, будет менее информативной, чем такие же данные с видео. Поэтому при наличии проблем, связанных с решением вопроса о том, как вшить вкладыш в трудовую книжку, гораздо проще обратиться к видеоматериалам, которые подробно и наглядно покажут, как лучше завершить процедуру.

Чтобы избежать лишних действий с вкладышем или трудовой, стоит обратить внимание и на теоретические советы по этому вопросу, которые даны в настоящей статье. 

Проставление штампа

  • Проводим нумерацию всех страниц вкладыша со следующего номера, на котором закончились страницы в трудовой книжке. В общем, продолжаем по порядку. Это касается и того редкого случая, когда вшивается уже второй вкладыш.
  • Сверяем, правильно ли заполнены данные паспорта работника.
  • Вписываем сведения из документа об образовании.
  • Тот, кто заполнял вкладыш на титульном листе, тот и ставит подпись как ответственное лицо.
  • Обязательно дайте работнику поставить подпись.
  1. Сделайте отверстия в самом вкладыше. Прокалывайте шилом, чтобы не повредить трудовую книжку, сохранить ее внешний вид. Для надежного скрепления достаточно 4 или 5 проколов. Первый делайте посередине бланка, а другие по бокам от него на равном расстоянии.
  2. Приложите бланк в развернутом виде в ту часть книжки, куда планируете его вшить. Сделайте проколы в трудовой. Будьте предельно осторожны — не повредите бланки строгой отчетности, не испортите записи. Отверстия должны располагаться непосредственно у переплета.
  3. Вставьте прочные нитки в иголку. С помощью стежков скрепите листы. Количество стежков не ограничено. Сшивайте документы по тому же принципу, как внутренние приказы. В конце нитку обрежьте, а ее концы прочно свяжите между собой. Это обеспечит надежное прилегание бланка к книжке.
  1. Как оформить вкладыш в трудовую книжку

Оформление вкладыша к трудовой книжке

vkla2

Оформляется вкладыш в той организации, которая обнаружила отсутствие свободного места в трудовой книжке и не может внести какую-либо новую запись. Заполнение данного документа ничем не отличается от оформления записей в трудовой книжке, и все отметки делаются в соответствии с Трудовым кодексом. Однако нумерация первой записи во вкладыше должна продолжать нумерацию в основном документе и не может начинаться заново.

Кроме того, как вышить вкладыш в трудовую книжку, кадровый работник должен знать, что титульный листок вкладыша заполняется так же, как и титул в трудовой книжке. Кадровик может просто переписать информацию с основного документа, однако все же желательно придерживаться правил трудового законодательства и потребовать у работника его паспорт и свидетельство об образовании.

hr-portal.ru

Все правила оформления вклейки четко регламентируются российским трудовым законодательством. Для опытного кадровика это не составит особого труда. Следует выполнять следующие правила:

  • бланк заполняется с первого листка. Информация не берется из трудовой книжки. Все данные берутся исключительно из паспорта, диплома и других официальных документов;
  • исправления на титульном листе приложения недопустимы;
  • первый лист документа заверяется печатью предприятия, открывающего формуляр и подписью сотрудника, ответственного за его заполнение. Фамилия и инициалы должностного лица должны четко читаться. Печать может быть двух видов – предназначенная для ведения кадровой документации или общая для всего предприятия;
  • на первом листе ставится дата выписки вкладыша, а не трудовой книжки.
  • нумерация записей сквозная.

Запись о выписке вставки на трудовой книжке может производиться вручную или при помощи специального штампа. При ручном заполнении все цифры и буквы обязаны четко читаться и не перекрывать другие сведения.

Не существует строго регламента о количестве возможных вклеек в трудовую книжку. Следовательно, их может быть от одной и более. Главное чтобы запись о них присутствовала на основном документе.

Пример оформления вкладыша и соответствующей записи можно увидеть на фотографии приведенной ниже.

Оформление и заполнение вкладыша производится по общему правилу, установленному п. 38 Постановления Правительства № 225.

Форма рассматриваемого бланка устанавливается Приказом Минфина от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках» и должна строго ему соответствовать.

Бланк документа печатается на предприятиях Гознака и имеет утвержденные степени защиты на момент их выпуска. Он содержит серию документа и его номер в целях возможности его индивидуализации и выявления подделок.

О необходимых записях во вкладыше в трудовую книжку также скажет его утвержденный образец. В нем должны быть указаны сведения о владельце:

  • ФИО полностью (все в отдельных соответствующих графах);
  • число, месяц и год рождения;
  • полученное образование и специальность;
  • день, месяц и год заполнения;
  • подписи владельца и ответственного должностного лица (от имени работодателя).

На первой странице предусмотрено место для проставления печати работодателя. Однако индивидуальные предприниматели печать иметь не обязаны, а несколько лет нет такой обязанности и у хозяйственных обществ (если иное прямо не установлено законом). В таком случае, как разъяснило Министерство труда в своем Приказе от 31.10.2016 № 589н, проставление печати не обязательно.

Далее в документе имеется два раздела, в один из которых заносятся сведения о деятельности, в другой – наградная информация на работника.

Ведение документа осуществляется на основании двух основных документов:

  1. Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства № 225;
  2. Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69.

Остановимся на особенностях нумерации страниц вкладыша и записей в нем, а также проставлении соответствующего штампа о его оформлении.

Нумерация

Поскольку вкладыш – приложение к трудовой книжке и ее продолжение, возникает вопрос о нумерации его страниц и соответствующих записей в нем. Нумерация его страниц осуществляется на стадии выпуска его на предприятии Гознака, потому не представляет сложности для работодателя. Нумерацию записей необходимо продолжать, а не начинать сначала, а значит и записи должны иметь сквозной (продолжающийся) порядок.

Трудовая и вкладыш в нее могут содержать запись под одинаковым номером. Такая ситуация может складываться лишь в одном случае: когда полностью запись не уместилась и продолжается в приложении. Например, в книжке может быть указано наименование организации, куда принимается работник, а далее (во вкладыше) занимаемая им должность.

Проставление штампа

Что это за приложение и в чем его важность

Потребность в дополнительной вставке возникает, когда нет чистых страниц формуляра, необходимых для внесения новых записей.

Ранее кадровики особо не утруждали себя приобретением новых бланков, а просто перечеркивали сведения о награждениях и делали необходимые записи. Сейчас такое ведение документации недопустимо.

Предлагаем ознакомиться:   Куда подать жалобу на транспорт в саранске

Также запрещены следующие действия:

  • вклеивание в книжку чистых страничек с отметкой отдела кадров о подобной модификации документа;
  • оформление второго формуляра в продолжение первоначального.

При отсутствии чистых страниц для внесения сведений о перемещение с одного места работы на другое необходимо оформлять вкладыш. Данный документ соответствует правилам ведения кадровой документации.

Наличие квалифицированных сотрудников, ответственных за правильное ведение кадровой документации – это «головная боль» руководителя. Отсутствие квалифицированных менеджеров по персоналу приводит к большим проблемам, как для предприятия, так и для его сотрудников. Менеджер должен не только уметь правильно заполнить и выписать формуляры, но и соблюдать сроки оформления бланков и следить за их наличием.

Наличие вкладыша обязательно, так как если в организацию оформляется сотрудник, у которого нет свободного места в трудовой книжке (ТК), запись о приеме на работу необходимо сделать в течение 5 рабочих дней. Если не выполнить данное требование в установленные сроки, возникает нарушение.

Работодатель не имеет права требовать приобретение вставки у сотрудника. Также запрещено принятие отделом кадром чистого документа от служащего. Приобретение бланков разрешено только у определенных лицензированных организаций, поэтому предприятие должно это делать самостоятельно.

Вкладыши относятся к бланкам строгой отчетности.

Как прошить вкладыш в трудовую книжку и не допустить типичных ошибок?

Оформление или заполнение вкладыша не требует особых знаний и узкой специализации. Тем не менее, вклейку вкладыша делают очень редко, поэтому ну удивительно, что сталкиваясь с этой задачей впервые, сотрудник может совершить множество неправильных действий. Самые распространенные ошибки:

  1. Соединение с трудовой книжкой чистого бланка вклейки. В результате заполнения могут отличаться данные на титульных листах документов. В итоге вкладыш придется отделить и подкреплять новый бланк. Списание испорченного документа довольно хлопотная процедура, так как необходимо будет составить акт об его уничтожении с указанием причины такого действия.
  2. Удаление обложки с вкладыша. Сшивание двух довольно толстых документов с корочками трудное занятие для хрупкого сотрудника кадрового отдела. Для облегчения задачи изымается твердая обложка. Это является нарушением законодательства о кадровом делопроизводстве. В результате работодатель может получить ощутимые штрафы при проверке соответствующими органами. Такая трудовая книжка будет признана недействительной, что приведет к необходимости ее переоформления.

При оформлении данного документа не допускаются помарки и исправления. В случае внесения неверной информации или допущения ошибки формуляр нельзя вшивать в трудовую книжку. Форма подлежит списанию при помощи специального бланка.

Возможно, что сотрудник отдела кадров уже успел сделать запись о серии и номере испорченного вкладыша на титульном листе трудовой книжки. Понятно, что из-за невнимательного работника никто не будет менять основной документ, необходимо делать исправления. Поэтому сотруднику отдела кадров необходимо помнить о следующем:

  • Не вносить записи на титульный лист ТК до момента полного оформления вкладыша и его тщательной проверки;
  • Если запись сделана, а приложение подлежит списанию, на титульном листе придется делать пометку о внесении ошибочной информации. Ниже записать правильные данные.

Если бланк подшит, его лицевая сторона оформлена правильно, и делается неверная запись о приемке или увольнении с работы, то исправления производятся в соответствии с Инструкцией об оформлении трудовых книжек: ошибочные сведения не перечеркиваются и не штрихуются. Сотрудник на той же странице делает запись о том, что запись под определенным номером является недействительной. Ниже, производится верная запись.

На сотруднике отдела кадров лежит большая ответственность. От правильного заполнения трудовой книжки и ее дополнений зависит нормальное оформление пенсии или без проблемный переход специалиста на другую работу. Люди могут ошибаться, но подобные упущения следует свести к минимуму. Для обучения сотрудников необходимо иметь образцы правильно оформления титульных листов и записей в трудовой книжке и вкладыше.

Часто бывает так, что бланк пришит не в том месте, или же новый бланк заполнен не правильно. Что же делать в таких ситуациях сотруднику отдела кадров. В первую очередь не паниковать и рационально отнестись к ситуации.

Если бланк неправильно пришит – осмотрите трудовую, если есть возможность его отсоединить без порчи трудовой – сделайте это, а бланк уничтожьте.

Если нет возможности отсоединить бланк, то вам придется восстанавливать трудовую книжку работника, то есть делать ему дубликат.

В случае если в бланке допущены орфографические ошибки и их можно исправить – постарайтесь аккуратно сделать это путем зачеркивания или исправления или перепишите заново. Если же ошибок много и их устранение причинит грязь в трудовой – то также постарайтесь без причинения вреда трудовой вытащить бланк и уничтожить его.

Взамен вытащенным бланкам вы должны с большей долей внимательности вставит новые.

Работодатели, уполномоченные по кадрам подразделения и должностные лица порой допускают типичные ошибки, такие как:

  • оформление новой книжки при окончании места в предыдущей вместо вшивания вкладыша в действующий документ;
  • использование свободного пространства трудовой книжки в иных разделах (как правило, внесение записей о трудовой деятельности лица в раздел о его награждениях);
  • отсутствие штампа в книжке, фиксирующего факт оформления и выдачи вкладыша.

Не допустить данные ошибки позволят действующие правила и инструкция по оформлению и ведению этих трудовых документов, а также образец заполнения вкладышей.

Как заверить факт наличия подшитого вкладыша

Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку не указано ни в Правилах № 225, ни в ином нормативном акте. Можно сделать вывод, что порядок подшивки может быть произвольным. Несмотря на это, при подшивке следует соблюдать ряд рекомендаций.

  1. На лицевой части вкладыша указывается информация о трудящемся, в частности: Ф.И.О., дата рождения, образование, профессия, дата заполнения. Кроме того, есть место для подписи сотрудника и печати организации. Рекомендуется перед подшивкой заполнить все необходимые поля, поскольку это гораздо удобнее, чем заполнять их после.
  2. Вкладыш рекомендуется вшивать в конце трудовой книжки, а не после оконченного раздела, для удобства.
  3. Для подшивки можно использовать следующий набор инструментов: нитки, ножницы, шило, иголку.
  4. Как вшить вкладыши в трудовую книжку аккуратно? Необходимо раскрыть вкладыш и книжку посередине, отступить от верхних и нижних краев вкладыша и книжки по одному сантиметру, проделать в них дырки, приложить друг к другу, прошить нитками. Концы нитки связываются с наружной стороны подшитых документов.
  5. Требований к наклейке заверительной надписи законодательство не содержит (как и иных требований). Мы рекомендуем ее не делать, поскольку без нее подшитый документ будет выглядеть более эстетично. Если есть желание, заверительную надпись можно поставить. Для этого на узелок ниток наклеивается бумажный листок, на котором указывается «Прошито» и проставляется подпись сотрудника, который сшивал документы. Некоторые ставят сургучную печать, но это скорее исключение, чем правило, и без необходимости делать этого не следует.

В соответствии с разделом 5 Правил, утвержденных постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225, когда в трудовой книжке заканчивается хотя бы один из разделов, требуется использовать вкладыш.

Форма вкладыша определена в этих же Правилах. Документ состоит из 2 разделов:

  • сведения о работе;
  • сведения о награждениях.

Заполняется вкладыш по тем же правилам, что и трудовая книжка. В случае использования вкладыша в самой трудовой книжке ставится штамп с указанием, что выдан вкладыш такой-то серии и под таким-то номером (п. 39 Правил). При этом необходимо обратить внимание, что Правила говорят именно о штампе, поэтому надпись такого же содержания от руки не будет соответствовать требованиям законодательства.

Бланк не является действительным до тех пор, пока на титульном листе или на обложке книжки не поставите штамп «Выдан вкладыш». Его нужно своевременно заказать. От руки укажите серию и номер вкладыша. Внесите запись о выданном вкладыше в книгу учета движения трудовых книжек. Эксперты «Системы Кадры» рассказали, как это сделать.

Правила и инструкции по заполнению документов констатируют, что использовать вкладыш без трудовой невозможно. Он не имеет юридической силы. Его не примет работодатель или ПФР. В трудовом кодексе указано, что руководитель или кадровый специалист не могут принимать на работу, увольнять, делать записи в личных документах, если сотрудник принес только вкладыш без книжки.

Совет от редакции: чтобы хорошо разбираться в правилах ведения, хранения документов, пройдите курс в Высшей Школе Кадровика по направлению «Руководство отделом кадров». Программа соответствует профстандарту, включает только актуальные сведения. После успешного прохождения завершающего теста вам выдадут диплом или сертификат.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юрист поможет
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector