Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 322-06-74 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 407-24-18 (бесплатно)
Регионы (добавочный обязательно):
8 (800) 550-71-06 (доб. 112, бесплатно)

Срок хранения трудового договора после увольнения работника

Личная карточка работника

На протяжении деятельности любого предприятия образуется большое количество документов. Кадровая служба в данном случае не только не является исключением, но и является структурным подразделением организации, в котором возникает наибольшее количество различных документов, соперничать с которым может разве что бухгалтерия.

Как правило, на любом предприятии рано или поздно встает вопрос о дальнейшей судьбе документов, образовавшихся в деятельности предприятия. И в этом случае обычно существует две крайности – либо с каждым годом выделяется все больше и больше места под постоянно растущий объем бумаг, но при этом придерживаются принципа «ни одного документа в мусорную корзину» либо по окончании года максимальное количество документов просто уничтожается, поскольку руководитель и/или главный бухгалтер сочли их просто устаревшими.

Ни один из вышеназванных подходов не отражает правильного и, главное, правомерного хранения кадровой документации организации. К сожалении. Какого-либо отдельного нормативного акта, регулирующего правила хранения только кадровой документации пока не издано, в связи с чем необходимо руководствоваться общими правилами и сроками хранения документов, образующихся в процессе деятельности организации.

Обеспечение правильного хранения документа необходимо в целях рациональной организации документационного обеспечения деятельности организации, а также строгого соблюдения действующих нормативных документов в сфере документации и информации.

Ответственность за сохранность документов организации несет руководитель. Документы должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли, воздействия солнечного света. Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается.

Необходимо обратить внимание, что организация вправе заключить договор с архивом и впоследствии передавать на хранение в архив документы, образовавшиеся в процессе деятельности организации, срок хранения которых истек.

Основным документом в области установления сроков хранения документов является Перечень типовых управленческих документов, образующихся деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 6 октября 2000 г.

, с изменениями от 27 октября 2003 г.) – далее по тексту «Перечень». Указанный перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т. е.

общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных). Перечень служит целям сохранения, организации и качественного пополнения состава Архивного фонда Российской Федерации. Перечень используется при формировании дел, при подготовке номенклатур дел, при разработке схем классификации документов, при разработке ведомственных перечней документов, примерных номенклатур дел, а также в практике работы экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) архивных органов и экспертных комиссий (ЭК) организаций.

раздел 7 включает документацию по трудоустройству, организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;

раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;

Сроки хранения документов, указанные в Перечне распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Организации применяют указанные в Перечне сроки хранения документов по-разному. Временные сроки хранения применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), т. е. источниками комплектования архивов.

Предлагаем ознакомиться:   Предвартиельные договора аренды помещения с оплатой

Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, т. е. не являются источниками комплектования архивов, могут применять постоянный срок хранения. Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню следующим образом.

Государственные, муниципальные организации – 10 лет. Негосударственные организации – не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.

личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания;

список (штатно-списочный состав) работников списки членов руководящих и исполнительных органов организации; ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий; награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий

Срок хранения трудового договора после увольнения работника

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2005 году, начинается с 1 января 2006 года.

Отметка «до минования надобности» означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1-го года.

Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается.

Повышение сроков хранения документов, предусмотренных настоящим Перечнем, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций.

Для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК), в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также могут быть приглашены представители соответствующего архивного учреждения, если у организации имеются с ним договорные отношения.

В своей работе экспертные комиссии руководствуются правовыми актами, нормативными документами, указаниями Росархива, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, Перечнем, нормативными и распорядительными документами руководителя организации.

Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службой порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением.

Документы, сроки хранения которых определены Перечнем «постоянно», подлежат государственному, муниципальному хранению и передаются в архивы или по решению негосударственной организации, не являющейся источником комплектования государственного, муниципального архива, хранятся ею самостоятельно.

Предлагаем ознакомиться:   Договор дарения денег обязателен между родственниками

Контроль за правильностью применения Перечня осуществляют Росархив, органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации и местного самоуправления, архивные учреждения.

Необходимо также отметить, что хранению подлежат подлинники документов организации. В случае утраты или повреждения подлинника документа организации хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа.

О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа организации должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа организации и подлежащий хранению вместе с ней.

Указанный акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден единоличным исполнительным органом организации, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности – также главным бухгалтером общества.

Как правило, подлежащие хранению документы до передачи их в архив общества хранятся в рабочих комнатах по месту нахождения организации.

Документы общества, переданные на хранение в архив общества, должны находиться в специально отведенных для этой цели помещениях. Документы общества, находящиеся на хранении в архиве общества, должны располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность.

Выдача документов сотрудникам организации (лицам, состоящим в трудовых или гражданско-правовых отношениях с организацией) осуществляется под расписку с разрешения руководителя организации или уполномоченного им лица.

На каждый выданный документ заводится карта-заместитель, в которой указываются вид (наименование) документа, дата его выдачи, фамилия, имя, отчество лица, которому документ выдан, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме документа.

В таблице 1 приводятся сроки хранения основных документов по кадровому учету в организации.

Таблица 1

Отбор документов на постоянное, временное хранение и к уничтожению должен проводиться в соответствии с действующими правилами работы государственных, муниципальных архивов, правилами работы архивов организаций (ведомственных архивов), а также указаниями Росархива и архивных органов субъектов Российской Федерации.

Срок хранения трудовового договора

Срок хранения трудового договора после увольнения работника

Абзац б) п. 4 ст. 22. Федерального закона РФ № 125-ФЗ от 22.10.2004г. говорит о том, что документы по личному составу хранятся 75 лет. Но этот срок, распространяется только на те документы, что по результатам экспертизы ценности документов были включены в состав Архивного фонда РФ (п. 7. ст. 6. ФЗ «Об архивном деле в РФ»).

личные карточки работников, приказы по данному работнику (копии приказов), карточки выдачи средств индивидуальной и коллективной защиты, трудовые договора, копии документов предоставляемых работником при трудоустройству.

С 1 октября увеличен срок хранения трудовых и кадровых документов

Теперь пять лет вместо одного года работодатели будут хранить табели учета рабочего времени. Соответствующий приказ от 25.08.2010 № 558 выпустило Минкультуры России. В нем утвержден перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Хранение договоров в организации: нормативная база, сроки

Хранение договоров связано с определенными проблемами. В частности, в некоторых случаях очень сложно определить, к какому именно типу отнести данный конкретный документ, сколько его хранить, в каких условиях, как уничтожать и так далее.

Предлагаем ознакомиться:   Уведомление о реорганизации юридического лица образец

Все указанные факторы регулируются законодательством, но из-за того, что один и тот же договор в разной ситуации может потребовать различных сроков хранения, часто возникают всевозможные проблемы, неоднозначные толкования и так далее.

Разобраться во всем этом просто необходимо, хотя это и может быть сложно. Нужно понимать, что в случае невыполнения требований законодательства в такой сфере, как хранение договоров в архиве, делопроизводство может быть не только не эффективным, но и опасным с точки зрения возможного наказания или штрафа.

Срок хранения трудового договора после увольнения работника

Как уже сказано выше, уничтожать договора просто так нельзя. Сначала нужно убедиться, что действительно прошел нужный срок. Только тогда можно уничтожать этот документ. Но и данные действия зачастую могут быть опасны своими последствиями, из-за чего большинство сотрудников предпочитает совершать их только и исключительно с санкции руководства.

Выглядит это так: сотрудник собирает выборку из всей документации, срок которой уже вышел или подходит к концу. Хранение договоров на предприятии желательно должно быть выстроено так, чтобы на эту процедуру выборки не уходило много времени.

Потом, на основании полученного перечня, производится отчет руководству, документ подписывается, подшивается, и только тогда, когда все это сделано, начинает процесс прямого уничтожения договоров и других подобных бумаг.

Сроки хранения договоров: на что обратить внимание

  • в статьях, которые содержат обобщенное наименование документов. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин «документы», а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью, в том числе и интересующий нас вид документа – договор. В качестве примера посмотрите на статью 172 Перечня 1.
  • в статьях, которые содержат конкретные наименования договоров, например, статья 159 Перечня 1.

Но даже если срок окончания договора в нем прямо указан, стороны могут изменить его (сдвинуть ближе или дальше либо сделать неопределенным, например, привязав к какому-либо событию). Обычно это оформляется дополнительным соглашением, которое становится неотъемлемой частью договора 2 .

Трудовые договоры: обязательно регистрировать

Если регистрация ведется на бумагоносителе, то такой журнал должен иметь пронумерованные страницы, прошит, прошнурован и заверен подписью руководителя и печатью организации. Для электронной регистрации необходимо предусмотреть отсутствие возможности движения номеров, хотя двигать номера трудовых договоров вроде бы нереально.

На практике довольно часто трудовой договор оформляется в одном экземпляре, который хранится у работодателя. На руки работнику, в лучшем случае, выдается заверенная копия или просто (без заверения) ксерокопия трудового договора.

Напоминаем, что ксерокопия документом не является, а подобные «нововведения» в целях экономии времени и/или сокрытия от работника непосредственной информации об его работе в данной организации, являются явным нарушением закона, в частности, уже упоминавшейся статьи 67 Трудового кодекса.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юрист поможет
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector