Списание ежемесячно резерва отпусков

Создаём резерв на оплату отпусков в бухгалтерском и налоговом учёте

Согласно

налогоплательщик, принявший решение о равномерном учете предстоящих расходов на оплату отпусков работников для целей налогообложения, обязан отразить в учетной политике для целей налогообложения, во-первых, принятый им способ резервирования, а во-вторых, предельную сумму отчислений и ежемесячный процент отчислений в указанный резерв.

Для этих целей налогоплательщик обязан составить специальный расчет (смету), в котором отражается расчет размера ежемесячных отчислений в резерв, исходя из сведений о предполагаемой годовой сумме расходов на оплату отпусков, включая сумму страховых взносов с таких расходов. При этом процент отчислений в резерв определяется как отношение предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков к предполагаемому годовому размеру расходов на оплату труда.

В соответствии с

в состав расходов на оплату труда будут включаться отчисления в резерв предстоящих расходов на оплату отпусков, при этом величина фактически начисленных отпускных не имеет значения.

Расходы на оплату отпусков (включая предоставленные в счет неиспользованных отпусков прошлых лет) учитываются за счет средств сформированного резерва (Письмо Минфина России от 24.09.2010 № 03-03-06/1/617).

Кроме того, при формировании резерва учитываются страховые взносы, относящиеся к отпускным. Следовательно, их также необходимо списывать за счет резерва (см. Письмо Минфина России от 29.11.2010 № 03-03-06/4/116). Таким образом, «отпускные» страховые взносы не будут относиться к прочим расходам, как, например, взносы, начисленные на заработную плату.

Имейте в виду, что резерв используется только на оплату основного и дополнительного отпуска, использованного сотрудниками. Компенсацию за неиспользованный отпуск нужно сразу относить на расходы по оплате труда в соответствии с п. 8 ст. 255 НК РФ. На это указал Минфин в Письме от 03.05.2012 № 03-03-06/4/29.

Отметим, что в данном письме речь идет о компенсациях при увольнении. Однако в п. 8 ст. 255 НК РФ говорится о денежных компенсациях за неиспользованный отпуск в соответствии с трудовым законодательством РФ. Полагаем, что это могут быть и предусмотренные ст. 126 ТК РФ компенсации взамен части отпуска, превышающей 28 дней.

Отражение результатов инвентаризации резерва

– сумма, фактически перечисленная работникам в счет оплаты ежегодного отпуска, превышает сумму резерва;

– сумма резерва, отнесенная на расходы, больше фактических затрат организации.

Поэтому вполне естественно, что налогоплательщику вменяется обязанность провести инвентаризацию резерва предстоящих расходов на оплату отпусков (абз. 1п. 3 ст. 324.1 НК РФ).


Итоги инвентаризации необходимо оформить должным образом: составить акт или бухгалтерскую справку (в произвольной форме).

Отражение результатов инвентаризации для целей налогового учета зависит от того, будет ли организация в следующем налоговом периоде продолжать начислять резерв предстоящих расходов на оплату отпусков.

По общему правилу страховые взносы во внебюджетные фонды, включая взносы на травматизм, являются прочими расходами и признаются в налоговом учете на дату их начисления (пп. 1 и 45 п. 1 ст. 264, пп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Вместе с тем страховые взносы, относящиеся к сумме отпускных, учитываются при формировании резерва и увеличивают его сумму (абз. 2 п. 1 ст. 324.1 НК РФ). Таким образом, эти взносы нельзя включать в прочие расходы наравне со взносами, начисленными на заработную плату и другие облагаемые выплаты.

Списание ежемесячно резерва отпусков

Организации, создавшие резерв на оплату отпусков, списывают страховые взносы, начисленные на сумму отпускных, также за счет этого резерва (абз. 4 п. 5 ст. 252 и п. 2 ст. 324.1 НК РФ). Аналогичные разъяснения содержатся в Письме Минфина России от 29.11.2010 N 03-03-06/4/116.

Примечание. Если организация создала резерв на оплату отпусков, то отпускные сотрудникам, принятым на работу в текущем году, она должна списывать уже за счет этого резерва.

Независимо от того, формирует организация резерв на оплату отпусков или нет, НДФЛ с отпускных она должна перечислить в бюджет при их выплате, а не в конце месяца, в котором они были начислены. Однако вопрос с датой уплаты НДФЛ с отпускных долгое время оставался открытым.

Минфин России и налоговые органы, как правило, настаивали на необходимости перечисления этого налога, не дожидаясь конца месяца (Письма Минфина России от 15.11.2011 N 03-04-06/8-306, от 24.01.2008 N 03-04-07-01/8 и УФНС России по г. Москве от 11.02.2009 N 20-15/3/011795@). По их мнению, оплата отпуска не является частью заработной платы.

Арбитражные суды выносили различные решения, однако чаще всего склонялись к тому, что отпускные — это все-таки часть зарплаты. Поэтому датой получения дохода в виде оплаты отпуска суды обычно признавали последний день месяца, за который она была начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ). Примеры подобных судебных решений — Постановления ФАС Западно-Сибирского от 18.10.

Окончательную точку в спорах наконец-то поставил Президиум ВАС РФ (Постановление от 07.02.2012 N 11709/11). Судьи надзорной инстанции согласились, что отпускные относятся к зарплате (ст. ст. 114, 136 и 139 ТК РФ). Тем не менее этот факт, по их мнению, не влияет на сроки уплаты НДФЛ с отпускных. Налог работодатели должны перечислять в бюджет при выплате отпускных, не дожидаясь конца месяца, за который их начислили.

Предлагаем ознакомиться:   Из декрета в декрет не выходя на работу: как рассчитать выплаты?

Поскольку в течение года организация включает в расходы не фактические, а предполагаемые затраты на оплату отпусков, она обязана проводить инвентаризацию резерва на конец каждого года (п. 3 ст. 324.1 НК РФ). В Налоговом кодексе четко эта процедура не описана. Очевидно, компании следует по состоянию на 31 декабря:

  • просуммировать все расходы на оплату отпусков за текущий год, включая начисленные на отпускные выплаты страховые взносы во внебюджетные фонды;
  • сравнить полученный результат с суммой сформированного на этот год резерва.

Итоги инвентаризации оформляются бухгалтерской справкой, актом или иным документом. Его можно составить в произвольной форме и утвердить у генерального директора организации.

Порядок отражения результатов инвентаризации зависит от того, будет ли компания формировать такой же резерв в следующем году.

Организация не создает резерв в следующем году. Допустим, суммы сформированного резерва на оплату отпусков в течение года не хватило. В этом случае недостающую сумму включают во внереализационные расходы (абз. 3 п. 3 ст. 324.1 НК РФ). Это нужно сделать по состоянию на 31 декабря года, в котором организация пользовалась резервом на оплату отпусков.

Если на конец года у компании осталась недоиспользованная часть резерва, его излишек 31 декабря она включает во внереализационные доходы (п. 7 ст. 250 и п. 5 ст. 324.1 НК РФ). Такие же разъяснения содержатся в Письме Минфина России от 20.03.2012 N 03-03-06/1/131.

Примечание. Организация, формирующая резерв на оплату отпусков, не вправе включать суммы начисленных отпускных в расходы на оплату труда, даже если уже в середине года созданного резерва не хватает для их оплаты. Все корректировки резерва можно произвести только по завершении года.

Организация в следующем году снова формирует резерв. Такие компании перед проведением инвентаризации должны уточнить сумму резерва на новый год исходя из продолжительности отпусков, которые не были использованы работниками в текущем году (п. 4 ст. 324.1 НК РФ). Эти отпуска сотрудники вправе взять в следующем году. Значит, расходы в виде отпускных возникнут у работодателя тоже только в новом году. Поэтому их нужно учесть при формировании резерва.

Чтобы уточнить сумму резерва, по каждому работнику необходимо определить количество дней неиспользованного отпуска за текущий год и его средний дневной заработок. Перемножив эти показатели и просуммировав полученные результаты по всем сотрудникам, организация узнает сумму расходов на оплату отпусков, не использованных в текущем году.

    Указанная сумма вместе с начисленными на нее страховыми взносами (далее
в формуле она обозначена ПР ) может быть перенесена на новый год. То есть
отп
организация вправе не включать ее во внереализационные доходы текущего года
и может увеличить на эту сумму величину резерва на оплату отпусков,
формируемого на следующий год. Аналогичные выводы содержатся в Письмах
Минфина России от 20.03.2012 N 03-03-06/1/131 и от 09.07.2004
N 03-03-05/2/46, а также в Постановлении Президиума ВАС РФ от 26.04.2005
N 14295/04.
    НР = Р       - ФР    - ПР   ,
начисл отп отп
где Р - сумма резерва, сформированного в течение текущего года;
начисл
ФР - фактические расходы на оплату использованных в текущем году
отп
отпусков, включая страховые взносы;
ПР - сумма расходов на предстоящую оплату законодательно
отп
предусмотренных отпусков, не использованных работниками в текущем году,
включая страховые взносы.

Если остаток недоиспользованного резерва (НР) является положительной величиной, то по состоянию на 31 декабря его сумму следует включить во внереализационные доходы (абз. 2 п. 4 ст. 324.1 НК РФ).

Если этот остаток оказался отрицательным, считается, что организации не хватило суммы созданного резерва на финансирование расходов на оплату использованных или перенесенных на следующий год отпусков. Поэтому недостающую сумму она вправе включить в расходы на оплату труда в последний месяц текущего года (абз. 2 п. 4 ст. 324.1 НК РФ). Поясним сказанное на примере.

  • последнее число каждого месяца. Этот вариант наиболее предпочтительный, но и более трудоемкий;
  • последнее число каждого квартала. По соотношению «затраты-эффект» этот вариант можно признать наиболее оптимальным;
  • 31 декабря. Вариант самый простой, но доступен он только тем организациям, которые составляют отчетность лишь по итогам года.

С какой периодичностью это делать

ВАЖНО! Любое оценочное обязательство должно быть максимально приближено к достоверной денежной оценке будущих расходов. Резерв должен определяться на основе существующих фактов хоздеятельности организации, а расчет должен опираться на накопленный опыт работы и, возможно, некие экспертные мнения. То есть расчеты должны подкрепляться документально и быть предельно обоснованными.

Таким образом, для обоснования суммы начисленного резерва на оплату отпусков организации необходимо иметь:

  1. Закрепленный в учетной политике способ расчета резерва, который бы обеспечивал достоверную оценку расходов по этой статье.
  2. Разработанный первичный документ для отражения рассчитанного резерва (справку, например). К нему стоит приложить первичку, информация по которой была использована при расчете (табель учета рабочего времени, расчетную ведомость и т. д.).
Предлагаем ознакомиться:   Срок по военной обязанности в запасе

Есть несколько способов расчета резерва на оплату отпусков. Рассмотрим один из них, в достаточной мере точный, — он опирается на фактическое количество неиспользованных дней отпуска и среднего дневного заработка сотрудников:

  1. Сначала следует разбить всех сотрудников по подразделениям для определения используемых счетов начисления затрат (20–26, 44 и т. д.).
  2. Необходимо иметь информацию по количеству дней отпуска, положенного каждому сотруднику. При наличии автоматизированного учета сбор данной информации не представляет затруднений. Суммировать эти дни следует по каждой из групп сотрудников.
  3. Рассчитываем средний дневной заработок (СДЗ) работников по каждой группе. Для этого необходимо всю заработную плату сотрудников за прошедший выбранный период (месяц, квартал) сначала разделить на количество календарных дней в этом периоде, а затем — на количество работников в группе. Наглядно данная формула выглядит так:

СДЗ работника = ЗП / ДН / К,

ЗП — зарплата за период,

ДН — календарные дни периода,

К — количество работников в группе (или фирме в целом).

ВАЖНО! Не следует путать календарные и рабочие дни, так как количество дней отпуска всегда считается в календарных днях — следовательно, заработок для подсчета отпускных также следует считать по календарным дням.

  1. Финальный момент — расчет суммы самого резерва (не забывайте посчитать страховые взносы с данного резерва). Конечная величина резерва будет рассчитана по такой формуле:

Резерв = (СДЗ работника × К × ДНО) (СДЗ работника × К × ДНО) × Сст,

ДНО — дни неиспользованного отпуска,

Сст – суммарная ставка страховых взносов в %.

Подробно о ставках страховых взносов и объектах обложения взносами читайте в нашей рубрике «Страховые взносы».

ВАЖНО! Наиболее точным способом расчета резерва будет подсчет, произведенный индивидуально по каждому сотруднику. В таком случае сумма резерва будет состоять из суммы обязательств перед каждым сотрудником. Правда, если численность работников в компании велика, данный процесс будет достаточно трудоемким.

Главная задача — сделать так, чтобы у организации всегда были деньги на выплату отпускных и компенсаций. Поэтому на отчетную дату объем зарезервированных денег должен равняться той сумме, которую пришлось бы выплатить работникам, если бы они одновременно ушли в отпуск. А вот отчетной датой может быть:

  • конец каждого месяца;
  • конец каждого квартала;
  • конец года.

Первый из перечисленных вариантов — последнее число месяца — точнее всего отражает текущее положение вещей, но при этом является наиболее трудоемким. Последний — 31 декабря — самый простой, но и наименее информативный. Воспользоваться им могут только те организации, которые отчитываются только по итогам года. Специалисты считают, что оптимальным вариантом будет формировать резерв отпусков в последний день каждого квартала.

Бюджетная организация вправе сама выбрать удобный подход, после чего решение нужно закрепить в учетной политике.

В этом случае начисляйте отпускные в обычном порядке: в дебет счета 401 20 «Расходы текущего финансового года».

Затем доначислите средства в резерв в обычный срок в порядке, который установлен в учетной политике (ежемесячно, ежеквартально).

Методика расчета суммы резерва на оплату отпусков

Согласно


В соответствии с

расходы по формированию резерва предстоящих расходов на оплату отпусков относятся на счета учета расходов по оплате труда соответствующих категорий работников.

Руководствуясь этой нормой, а также положениями п. 1 ст. 318 НК РФ, Минфин пришел к выводу, что налогоплательщик вправе самостоятельно определить, к какому виду расходов (к прямым или косвенным) относятся затраты на формирование резерва предстоящих расходов на оплату отпусков, как в отношении работников, занятых в процессе производства, так и в отношении иных сотрудников организации, непосредственно не связанных с производственным процессом (Письмо от 16.09.2013 № 03-03-06/1/38134). Естественно, свой выбор налогоплательщик должен закрепить в учетной политике для целей налогообложения.

Не возражают чиновники и против того, чтобы расчет процента отчислений в резерв предстоящих расходов на оплату отпусков производился отдельно по каждому подразделению организации. При этом резерв формируется в целом по организации (Письмо от 07.12.2012 № 03-03-06/1/632).

Итак, организация предусмотрела в учетной политике для целей налогообложения, что на текущий налоговый период она будет формировать указанный резерв. Теперь необходимо определить процент ежемесячных отчислений в резерв.

ОТплан – предполагаемая годовая сумма расходов на оплату труда;

Отпускплан – предполагаемая годовая сумма расходов на оплату отпусков;

СВОТ, СВотпуск – страховые взносы, начисленные на соответствующие суммы.


На конкретном примере

Процент отчислений в резерв определен. Теперь необходимо ежемесячно умножать этот процент на сумму фактических расходов по оплате труда за месяц (с учетом страховых взносов). Полученный результат будет учитываться для целей налогообложения согласно п. 24 ст. 255 НК РФ.

При этом нужно следить, чтобы сумма резерва, накопленного нарастающим итогом с начала года, не превысила предельную сумму, установленную в учетной политике.

Пример1

Организация осуществляет деятельность по производству ювелирных изделий из недрагоценных материалов.

В декабре 2012 года было принято решение о формировании в 2013 году резерва предстоящих расходов на оплату отпусков. В учетной политике для целей налогообложения было закреплено положение о создании такого резерва, установлена предельная сумма отчислений и ежемесячный процент отчислений в резерв.

Предлагаем ознакомиться:   Сколько сохраняется рабочее место в декретном отпуске

На 2013 год организацией было запланировано, что расходы на оплату труда (без учета отпускных) составят 3 000 000 руб., на оплату отпусков – 264 000 руб.


В 2013 году тарифы страховых взносов с фонда оплаты труда составляли: в ПФР – 22%, в ФСС – 2,9%, в ФФОМС – 5,1% (ч. 1 ст. 58.2 Федерального закона № 212-ФЗ).

Деятельность по производству ювелирных изделий из недрагоценных материалов (код по ОКВЭД 36.61) относится к девятому классу профессионального риска (Классификация видов экономической деятельности по классам профессионального риска, утвержденная Приказом Минтруда России от 25.12.2012 № 625н). Следовательно, тариф взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний составляет 1% (ст. 1 Федерального закона № 179-ФЗ).

Итого общая ставка страховых взносов равна 31% (22 2,9 5,1 1).

Рассчитаем ежемесячный процент отчислений в резерв.

Предполагаемая годовая сумма на оплату отпусков с учетом страховых взносов составит 345 840 руб. (264 000 руб. 264 000 руб. × 31%). В учетной политике на 2013 год отражено, что предельная сумма отчислений в резерв предстоящих расходов на отплату отпусков равна 345 840 руб.

Предполагаемый годовой фонд оплаты труда с учетом страховых взносов – 3 930 000 руб. (3 000 000 руб. 3 000 000 руб. × 31%).

Ежемесячный процент отчислений на 2013 год равен 8,8% (345 840 руб. /

3 930 000 руб. × 100%).


На основании этих расчетов налогоплательщиком составлена смета.

Размер ежемесячных отчислений в резерв в 2013 году отражен в таблице.

Сумма резерва, накопленного нарастающим итогом с начала года, не должна превысить 345 840 руб. (предельную сумму, установленную в учетной политике). Отчисления в резерв с января по октябрь составили 305 492 руб., поэтому в ноябре их величина равна 40 348 руб. (345 840 — 305 492). Соответственно, в декабре отчисления в резерв не производились.

Согласно

при недостаточности средств фактически начисленного резерва, подтвержденного инвентаризацией на последний день налогового периода, налогоплательщик обязан по состоянию на 31 декабря года, в котором резерв был начислен, включить в расходы сумму фактических расходов на оплату отпусков и, соответственно, сумму страховых взносов, по которым ранее не создавался указанный резерв.

Если при уточнении учетной политики на следующий налоговый период налогоплательщик посчитает нецелесообразным формировать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков, то сумма остатка указанного резерва, выявленного в результате инвентаризации по состоянию на 31 декабря года, в котором он был начислен, для целей налогообложения включается в состав внереализационных доходов текущего налогового периода (п. 5 ст. 324.1 НК РФ).

Иными словами, если налогоплательщиком принято решение не формировать резерв на следующий налоговый период, весь фактический остаток резерва включается в доходы (расходы)

на 31 декабря текущего года (см. письма Минфина России от 29.10.2012 № 03-03-10/121, от06.06.2012 № 03-03-10/62, от 20.03.2012 № 03-03-06/1/131).

Пример 2


Сумма отчислений в резерв предстоящих расходов на отплату отпусков равна 345 840 руб. (см. пример 1).

В течение 2013 года работникам организации были начислены отпускные в размере 310 000 руб. Страховые взносы составили 96 100 руб. (310 000 руб. × 31%).

В конце года при инвентаризации резерва было обнаружено, что сумма фактически начисленных отпускных (вместе со страховыми взносами) превышает сумму резерва на 60 260 руб. (310 000 96 100 — 345 840). Таким образом, средств начисленного резерва недостаточно. Поэтому сумма превышения подлежит включению в расходы на оплату труда.

Пример 3

Сумма отчислений в резерв предстоящих расходов на отплату отпусков равна 345 840 руб.

В течение 2013 года работникам организации были начислены отпускные в размере 250 000 руб. Страховые взносы составили 77 500 руб. (250 000 руб. × 31%).


В конце года при инвентаризации резерва было обнаружено, что сумма начисленного резерва больше, чем сумма фактически начисленных отпускных (вместе со страховыми взносами), на 18 340 руб. (345 840 — 250 000 — 77 500).

Сумма превышения подлежит включению во внереализационные доходы.

В случае если организация не меняет учетную политику в отношении создания резерва на оплату отпусков на следующий налоговый период, на конец отчетного налогового периода организация может иметь определенный при инвентаризации остаток недоиспользованного резерва (

– количества дней неиспользованного отпуска;

– среднедневной суммы расходов на оплату труда работников (с учетом установленной методики расчета среднего заработка);


– обязательных отчислений страховых взносов.

Если по итогам инвентаризации сумма рассчитанного резерва в части неиспользованного отпуска (определенная исходя из среднедневной суммы расходов на оплату труда и количества дней неиспользованного отпуска на конец года) (НО) превышает фактический остаток неиспользованного резерва на конец года (ОНР), то сумма превышения подлежит включению в состав расходов на оплату труда. То есть если НО

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юрист поможет
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector