Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 322-06-74 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 407-24-18 (бесплатно)
Регионы (добавочный обязательно):
8 (800) 550-71-06 (доб. 112, бесплатно)

Служебная записка о сокращении штата

Пример составления уведомления о сокращении должности

Увольнение в связи с сокращением должности происходит тогда, когда компания исключает какую-либо должность из своего штатного расписания. Причины для такого действия могут быть самые различные, в том числе материальные трудности предприятия, неэффективность сотрудников, реорганизация фирмы и т.д.

Стандартного унифицированного образца уведомления нет, поэтому компании могут выбрать один из двух вариантов: либо писать его в свободной форме, либо разработать собственный шаблон документа, исходя из своих потребностей. Во втором случае бланк уведомления должен быть зарегистрирован в учетной политике фирмы.

Уведомление должно включать в себя ряд необходимых сведений:

  • название организации,
  • дату составления,
  • дату, когда предполагается сокращение,
  • причину сокращения,
  • ссылку на приказ,
  • свободные вакансии, имеющиеся на предприятии и подходящие работнику.
  1. Вверху документа слева или справа (это не играет роли) нужно написать название организации, а также должность, фамилию, имя, отчество сотрудника, которому направляется уведомление.
  2. Затем посередине строки пишется наименование документа.
  3. В основной части сначала указывается причина, по которой принято решение о сокращении должности (штата работников), затем вписывается дата принятия решения и ссылка на приказ (число, месяц, год выпуска и его номер).
  4. После этого в документ вносится дата, в которую предполагается провести увольнение, а также фиксируются свободные вакансии, которые были предложены работнику для перевода (с указанием размеров оклада).
  5. Затем в уведомлении необходимо напомнить о том, что в случае отказа от имеющихся в наличии свободных рабочих мест, работник будет уволен в соответствии с действующим законодательством и выплатой полагающейся ему компенсации.
  6. В завершение бланк должен подписать руководитель компании.
  7. Под автографом директора нужно оставить строку для подписи сотрудника об ознакомлении с документом.

Увольнение по сокращению численности или штата работников организации предусмотрено п.2 ст.81 Трудового кодекса Российской Федерации. Настоящая Инструкция уточняет порядок проведения процедуры увольнения по сокращению численности или штата.

Служебная записка о сокращении штата

Все перечисленные ниже мероприятия должны осуществляться после расчета и определения оптимальной численности персонала предприятия.

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Под сокращением штата понимается упразднение в установленном порядке одной или нескольких штатных единиц по соответствующим должностям. Для того чтобы увольнение по данному основанию было законным, необходимо соблюдать следующие требования законодательства:

  1. факт сокращения штата действительно должен иметь место;
  2. выбор работников, увольняемых по сокращению штата, должен осуществляться с учетом преимущественного права на оставление на работе;
  3. персональное предупреждение о предстоящем увольнении;
  4. возможный перевод работника (трудоустройство);
  5. уведомление государственного органа по вопросам занятости;
  6. согласие профсоюзного органа;
  7. выплата выходных пособий.

1. Факт сокращения штата.

Сокращение штата является одной из мер улучшения работы организации. Сокращение штата может производиться как за счет сокращения работников, так и путем ликвидации вакантных рабочих мест. Подтверждением факта сокращения штата работников является:

  1. Внесение соответствующих изменений в штатное расписание предприятия. Новое штатное расписание должно предусматривать реальное сокращение штата (невозможно вместо сокращаемой должности одновременно в штатное расписание вводить новую должность, на которую принят новый работник).
  2. Издание Приказа об утверждении нового штатного расписания. (процедура увольнение не может проводиться до утверждения нового штатного расписания).
  3. Формирование комиссии по проведению процедуры сокращения. В состав комиссии обязательно включаются директор по персоналу, юрист, представитель профсоюзного комитета.
  4. Издание приказов: о сокращении штата (с приложением обоснования необходимости сокращения работников); об образовании комиссии.
  5. Формирование и утверждение плана мероприятий по информированию персонала предприятия о планируемых и проводимых мероприятиях с использованием средств массовой информации, письменной или устной коммуникации (в т.ч. общее собрание коллектива, доска объявлений, газета и т.п.)

2. Учет преимущественного права на оставление на работе.

Выбор работников, увольняемых по сокращению штата, должен осуществляться с учетом преимущественного права на оставление на работе (ст.179 ТК РФ). Приимущественное право на оставление на работе предоставляется работникам с более высокой производительностью труда и квалификацией.

Как доказательство более высокой производительностью труда используются такие показатели, как выполнение значительно большего объема работ по сравнению с другими работниками, получение премий и поощрений и т.д.

При равной производительности труда выделяются те работники, которые имеют более высокую квалификацию (уровень образования и соответствие квалификационным требованиям, предъявляемым к той или иной категории работников).

При равной производительности труда и квалификации предпочтение отдается:

  1. лицам, в семье которых нет других работников с самостоятельным заработком;
  2. работникам, получившим в данной организации трудовое увечье или профессиональное заболевание;
  3. инвалидам Великой Отечественной войны и инвалидам боевых действий по защите Отечества;
  4. работникам повышающим свою квалификацию по направлению работодателя без отрыва от работы;
  5. семейным — при наличии двух и более иждивенцев (нетрудоспособных членов семьи, находящихся на полном содержании работника или получающих от него помощь, которая является для них постоянным или основным источником средств к существованию.). Подтверждением постоянной помощи члену семьи (иждивенцу) может являться совместное проживание или документ о переводе денежных средств.

Коллективным договором могут быть предусмотрены другие категории работников организации, пользующиеся преимущественным правом на оставление на работе при равной производительности труда и квалификации.

Не допускается увольнение работников:

  1. в период его временной нетрудоспособности и в период пребывания в отпуске;
  2. беременных женщин, а также женщин имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей, воспитывающих ребенка в возрасте до 14 лет (ребенка-инвалида — до 18 лет), других лиц воспитывающих указанных детей без матери (ст.261 ТК РФ);
  3. в возрасте до 18 лет, только с согласия соответствующих государственных органов (ст.269 ТК РФ).
Служебная записка о сокращении штата

повышенные гарантии работникам, входящим в состав выборочных профсоюзных органов

Необходимо учесть повышенные гарантии работникам, входящим в состав выборочных профсоюзных органов (ст.374; ст.375; ст.405 ТК РФ).

Предлагаем ознакомиться:   Служебная записка на согласование отпуска следующий год

Анализ преимущественного права оставления на работе проводится на основании дипломов, трудовых книжек, данных о выполнении норм труда, данных аттестации, иных документальных подтверждений качества работы.

На каждого кандидата на увольнение формируется выписка (личное дело) на основе перечисленных выше документов. Комиссия по сокращению персонала рассматривает представленные сведения на каждого кандидата на увольнение и выносит решение по преимущественному праву оставления на работе, которое оформляется в письменной форме (Протокол, решение и т.п.).

3.Персональное предупреждение о предстоящем увольнении.

Служебная записка о сокращении штата

О предстоящем увольнении в связи сокращением штата работники организации предупреждаются работодателем персонально и под расписку не менее чем за два месяца до увольнения (ст.180 ТК).

Обязательным является наличие заявления с просьбой об увольнении с датой и личной подписью увольняемого работника.

Время предупреждения о предстоящем увольнении, равно как и согласие работника на расторжение с ним трудового договора без предупреждения об увольнении, необходимо зафиксировать документальным путем. Подпись каждого увольняемого работника должна стоять на общем приказе о планируемом сокращении или на отдельном приказе, оформленном на данного работника.

4.Трудоустройство увольняемого работника (перевод).

Увольнение работника допускается в связи сокращением численности или штата допускается, если невозможно перевести работника с его согласия на другую работу (ст. 73 и ст. 180 ТК.)

При отсутствии такой работы — вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу, которую работник может выполнять с учетом его квалификации и состояния здоровья.

При отсутствии такой работы (на основании штатного расписания), а также в случае отказа работника от предложенной работы трудовой договор с конкретным работников прекращает свое действие.

Обязательно наличие письменного отказа (акт об отказе) увольняемого работника от перевода на другую работу с личной подписью увольняемого работника.

5.Согласие профсоюзного органа.

При увольнении работников по сокращению численности или штата работодатель обязан письменно не позднее, чем за 2 месяца до начала мероприятий в письменной форме проинформировать выборный профсоюзный орган предприятия о предстоящем сокращении.

В случае массовых увольнений (критерии массового увольнения определяются в отраслевых и (или) территориальных соглашениях) — не позднее, чем за 3 месяца до начала проведения мероприятий (ч.1. ст.82 ТК РФ).

Порядок учета мотивированного мнения профсоюзного органа при расторжении трудового договора по инициативе работодателя регламентируется ст.373 ТК РФ.

Служебная записка о сокращении штата

Администрация направляет уведомление (письмо) в адрес профсоюзной организации о намечающихся мероприятиях по сокращению численности персонала, а также копию приказа о сокращении штата предприятия, а также копии документов являющихся основанием для принятия данного решения (штатного расписания) документы вручаются под расписку.

Почему нужен такой документ?

Во всех организациях штатное расписание составляется строго исходя из требуемого количества сотрудников и объема выполняемых ими работ, а также является локальным актом, определяющим организационную структуру, наличие в фирме отделов, подразделений, их взаимную подчиненность и отражает форму оплаты труда.

Подобное определение закреплено, в частности, в Трудовом Кодексе. В статье 15 ТК РФ указывается, что все трудовые отношения строятся вокруг такого рода локальных актов, включая и само штатное расписание.

Документ может быть написан сотрудником организации как от руки, так и напечатан на компьютере (удобно, когда требуется большое количество копий). Он может быть оформлен как на фирменном бланке организации (в этом случае нет необходимости вносить реквизиты компании вручную), так и на обычном листа формата А4.

Уведомление оставляется в двух экземплярах, каждый из которых должен быть подписан руководителем организации. Затем один из них отправляется работнику, а второй регистрируется в журнале учета внутренних документов и в дальнейшем передается в архив предприятия.

Процедура сокращения штата должна содержать в себе документальное подтверждение проведенных процедур (мероприятий):

  1. Новое штатное расписание.
  2. Приказ об утверждении нового штатного расписания.
  3. Приказ о сокращении штата.
  4. План мероприятий по информированию персонала предприятия о проводимых мероприятиях.
  5. Выписка (личное дело) на каждого кандидата на увольнение.
  6. Протокол (решение) комиссии на основании проведенного анализа преимущественного права оставления на работе.
  7. Подписи под приказом о сокращении штата с указанием даты ознакомления (за 2 месяца).
  8. Заявление работника с личной подпись (в случае увольнения работника согласно п.3.1. данной инструкции).
  9. Акт о предложении работнику другой работы (должности).
  10. Акт об отказе высвобождаемого работника от предложения другой работы (с указанием даты и подписью увольняемого работника) — в случае не согласия.
  11. Акт о согласии с предложенной работой (с указанием даты и подписью увольняемого работника) — в случае согласия.
  12. Уведомительное письмо профсоюзному органу о проведении мероприятий по сокращению персонала, копии документов являющихся основанием принятого решения (штатное расписание, приказ о сокращении и т.п.).
  13. Акт согласия или не согласия профсоюзного органа с основаниями представленными администрацией.
  14. Протокол разногласий (в случае проведения дополнительных консультаций с профсоюзом).
  15. Акт об отсутствии мотивированного мнения со стороны профсоюза (в случае п.5.3. настоящей Инструкции).
  16. Уведомительное письмо государственным органам занятости (за 3 месяца).
  17. Сведения на каждого работника предоставляемые в службу занятости в соответствии с п.6.3 настоящей Инструкции.
  18. Приказ об увольнении (с датой и подписью каждого увольняемого работника).
  19. Платежные документы с подписью увольняемого работника получении соответствующих закону выплат.
  20. Копия уведомления работнику о необходимости получения причитающихся ему выплат.
  21. Письменные показания свидетелей (подтверждающие тот факт что, не смотря на уведомление со стороны администрации, уволенный не явился за получением соответствующих выплат)
Предлагаем ознакомиться:   Образец служебной записки. Как написать служебную записку

Кто пишет уведомление

Служебная записка о сокращении штата

Cлужебная записка, сообщающая об изменении штатного расписания (с образцами можно ознакомиться ниже), пишется аналогично другим служебным запискам. Сначала следует указать сведения о составителе (к примеру – «от работника кадрового отдела Сидорова А.А.

В документе указываются причины, повлекшие за собой необходимость внесения изменений: увеличение либо сокращение рабочего штата, изменения в базовом окладе работников, изменение размера различных надбавок, изменение рабочего времени и другие.

Далее следует указание мер, которые предполагается предпринять (в данном случае просьба внести настоящие корректировки в штатное расписание организации).

По закону уведомление об увольнении в связи с сокращением должности должно быть передано работнику как минимум за два месяца до даты сокращения. При этом сотрудник обязан расписаться о том, что уведомление получено.

Если сроки отправки уведомления будут нарушены, то в будущем работник может оспорить свое увольнение, и суд наверняка примет его сторону.

Следует отметить, что если увольняется сразу большое количество персонала, что определяется в зависимости от сферы или местности, в которой осуществляет деятельность компания, работодатель обязан известить сотрудников за три месяца до даты увольнения (равнозначной вступлению в силу нового штатного расписания).

Уведомление всегда пишется от лица директора предприятия, однако непосредственно его составлением занимается

  • либо сотрудник кадрового отдела,
  • либо юрист,
  • либо секретарь организации.

В любом случае это должен быть специалист, обладающий необходимым уровнем знаний для грамотного составления документа, а также имеющий представление об основах трудового и гражданского законодательства.

Довести уведомление до сведения работника можно несколькими способами.

  1. Первый и самый простой: передав его лично из рук в руки.
  2. Второй, более затратный по времени: отправить уведомление на домашний адрес сотрудника по почте (например, если сотрудник отдыхает в отпуске или болеет).
  3. В этом случае пересылать его нужно заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма отправки гарантирует то, что адресат получил послание.

  4. Третий вариант: зачитать документ о сокращении работнику вслух, но в этом случае необходимо присутствие свидетелей или специально созданной комиссии, которая уполномочена удостоверить факт доведения уведомления до сведения увольняемого.

Как написать служебную записку (образец )? С таким вопросом периодически приходится сталкиваться представителям разных сфер деятельности. Записка является одним из наиболее распространенных и востребованных способов взаимодействия между сотрудниками предприятия и его руководством.

Образец служебной записки мы приведем ниже и расскажем, как правильно написать служебную записку.

Под поощрением за труд понимаются публичное признание трудовых заслуг, оказание почета отдельному работнику или группе работников, которые выражаются в форме применения установленных действующим трудовым законодательством мер поощрения, льгот и преимуществ.

В соответствии со ст.

Для расчета размера компенсации при увольнении по сокращению штата учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды денежных выплат, применяемые в организации.

В день увольнения (вне зависимости от мотива увольнения) работодатель обязан перечислить сотруднику все причитающиеся ему средства, в том числе компенсацию за неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска.

Размер данной суммы в данном конкретном случае не имеет значения, он может быть любым, назовем его Х.

Размер выплаты Х входит в расчет размера среднего месячного заработка работника, на основании которого сотруднику будет начислена компенсация в связи с сокращением, назовем его Y.

Таким образом, в последний день своей работы сотрудник получает денежную выплату, равную X Y.

В следующий месяц работник получит еще одну выплату, равную Y, если он не будет трудоустроен (работодатель требует предъявить оригинал трудовой книжки перед тем как произвести начисление).

Далее, если человек в двухнедельный срок со дня увольнения встал на учет в орган занятости и не был им трудоустроен, а орган занятости в свою очередь принял решение о необходимости начисления третьей компенсационной выплаты, сотрудник получит еще одну выплату в размере Y.

Если трудовые отношения были прекращены до истечения двухмесячного срока предупреждения о предстоящем увольнении по инициативе организации, и человек был уволен с его письменного согласия, работодатель компенсирует ему неотработанное время денежной выплатой в размере среднего заработка (расчет осуществляется согласно статьи 139 ТК РФ).

Кто должен составлять?

Четких указаний насчет этого вопроса в российских законодательных актах не дается. Как правило, их составляют работники службы кадров, которым необходимо сообщить об изменениях в численном составе рабочего коллектива (как при сокращении, так и при приеме новых работников), которое повлечет за собой и изменение расписания.

Предлагаем ознакомиться:   Срок исковой давности по задатку

Кроме этого, записки могут составляться и руководителями отделений (например, если по техническим причинам приходиться сократить общее рабочее время либо если при расширении рабочих мощностей выявилась нехватка рабочих кадров, и требуется набрать дополнительных сотрудников).

Кого нельзя уволить по сокращению штатов

Перечень сотрудников, которых нельзя уволить по сокращению штата, изложен в статье 261 ТК РФ:

  • беременные женщины;

  • женщины, воспитывающие детей в возрасте до 3 лет;

  • одинокий родитель, воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет или ребенка в возрасте до 14 лет;

  • единственный кормилец ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет либо ребенка в возрасте до 3 лет в семье, где есть три и более малолетних детей.

Все остальные категории персонала могут быть сокращены, в том числе пенсионеры, выплаты для которых в связи с увольнением по сокращению штата в 2016 году обеспечиваются на общих условиях.

Уволить раньше, чем пройдет два месяца — такая возможность предусмотрена законодателем, но только в том случае, если работник в письменной форме даст на это согласие. При этом работодатель будет обязан выплатить сотруднику компенсацию, равную среднему месячному заработку.

Требования

Жестких требований к составлению служебных записок, касающихся штатного расписания, не предусмотрено (равно как и к правилам оформления самого расписания – несмотря на наличие унифицированной формы, допускается ее изменение).

Основное, чего следует придерживаться – это общего правила по заполнению подобных документов:

  1. вначале следует составить шапку, содержащую в себе основные сведения об адресате и составителе;
  2. затем указать наименование записки и ее номер (в случае его наличия);
  3. после чего описывается основное содержание, рассказывающее о причинах, вызвавших необходимость внесения корректировок в расписание, а также предложения по решению этого вопроса (к примеру, увеличить штатное число работников);
  4. в конце любой служебной записки всегда ставится подпись составителя и ее расшифровка.

Кого запрещено затрагивать при сокращении

Служебная записка о сокращении штата

Есть категории работников, которые не могут быть уволены по сокращению. К ним относятся:

  • беременные женщины,
  • одинокие матери, на попечении которых находятся дети до 14-ти лет и до 18-ти, если это дети с ограниченными возможностями,
  • лица, у кого на иждивении дети, не достигшие трех лет.

Они могут быть уволены только в случае полной ликвидации компании.

Несовершеннолетних сотрудников уволить по сокращению штата можно, но на это потребуется отдельное разрешение специальной комиссии по защите прав работников, не достигших 18-летия.

Как правильно написать?

Любое предприятие время от времени сталкивается с ситуацией, когда работнику требуется изменить его трудовую функцию либо структурное подразделение. Причины этого различны: как собственная просьба сотрудников, так и состояние здоровья гражданина, сокращение штата, чрезвычайные обстоятельства и т. Д.

Для работника, попавшего в список сокращаемых, необходимо помнить про свои права:

  1. Первым делом необходимо проверить, не входите ли вы в список лиц, которые не могут быть уволены по сокращению штата и не пользуетесь ли вы преимуществом при оставлении на работе.
    Если да, то необходимо сообщить об этом работодателю в письменном виде. Лучшим способом будет составить письмо в двух экземплярах, один передать руководителю предприятия, а на втором потребовать отметку о получении первого экземпляра. В случае, если работодатель не прислушается к вашему мнению, это будет отличным доказательством для Рострудинспекции, прокуратуры или суда.
  2. Потребовать, чтобы вам предложили другую работу на предприятии.
    Соглашаться или нет – дело работника, но отказ должен тоже быть письменно зафиксирован. В противном случае вы всегда можете сослаться на нарушение закона, и в этом случае работодатель будет оштрафован, а приказ о вашем увольнении будет отменён.
  3. После увольнения в двухнедельный срок необходимо встать на учет в службе занятости.
    В этом случае вы сможете ещё в течение двух месяцев получать среднюю зарплату по прежней работе, если служба не сумеет вас трудоустроить за это время.
  4. Если речь зашла о сокращении штатов – ни в коем случае нельзя писать заявление об увольнении по собственному желанию или соглашаться на увольнение по согласию сторон.
    В этом случае вы теряете право на все предусмотренные законом льготы и выплаты.

Внутренние переводы: оформляем правильно

После того, как служебная записка составлена, ее следует зарегистрировать в специальном журнале (предназначенном для внутреннего учета записок). С этой целью ей должен быть присвоен номер согласно с принятой в компании нумерацией такого документа.

Служебная записка о сокращении штата

После этого документ передается начальству (либо лицу, уполномоченному производить корректировки в штатном расписании), которое и принимает решение о том, следует ли принимать обозначенные изменения.

В случае, если расписание изменяется, издается соответствующий приказ, сообщающий о внесении необходимых корректировок.

Готовый вариант бумаги при добавлении сотрудников

Образец готовой служебной записки, сообщающей об увеличении штата сотрудников и необходимости увеличения штатной численности.

Генеральному директору ООО «П-Вест» Воробьеву Р. Л.

от менеджера отдела кадров Кузина Р. Д.

Служебная записка №418-848 28.07.17 г.

В связи с расширением производства прошу вас рассмотреть возможность внесения корректировок в штатное количество рабочих (увеличение) по следующим специальностям:

  • токарь – до 5 человек (сейчас 3 человека);
  • слесарь – до 11 человек (сейчас 8 человек);
  • сварщик – до 2 человек (сейчас 1 человек).

На основании этого прошу вас внести соответствующие изменения в штатное расписание.

Менеджер отдела кадров Кузин Р.Д. 28.07.17 г. (подпись)

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юрист поможет
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector