Служебная записка с приложением образец

Как грамотно составить и написать?

Обычно это происходит в связи с тем, что тот или иной материальный ресурс уже подходит к концу или близок к этому. Причем, ресурс, за наличие которого отвечает не сам работник, а руководитель подразделения или всего предприятия.

Например мебель – она имеет свойство ломаться, изнашиваться. То же самое относится к спецодежде – может быть, нужно заменить часть одежды или добавить новую партию в связи с пополнением штата работников.

Cпецодежды (СИЗ)

Заместителю ген. директора ООО «Пицца-Энерго» по работе с персоналом

Васильеву И. В.

от HR-менеджера Иванова И. И.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №5

В связи с принятием на работу 2 человек на должность экспедиторов, прошу вас закупить 2 комплекта мужской спецодежды с логотипом ООО «Пицца-Энерго».

С уважением

Иванов Иван Иванович (подпись)

Служебная записка с приложением образец

16 января 2016 года.

СЗ составляет работник на имя своего непосредственного руководителя или на имя начальника другого подразделения. Она позволяет в короткое время:

  • уведомить руководителя о возникшей на текущий момент проблеме

  • внести предложения по ее устранению или согласовать план действий с другим сотрудником.

  • побудить руководителя принять решение или издать распоряжение

Также она является доказательством того, что специалист, обнаруживший проблему в рабочем процессе, не пустил ситуацию на самотек, а оповестил о ней свое руководство для того, чтобы оно приняло оперативное решение. То есть, не бездействовал.

Как грамотно составить и написать?

Cпецодежды (СИЗ)

Васильеву И. В.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №5

С уважением

16 января 2016 года.

Служебная записка с приложением образец

Служебная записка является документом, имеющим информационно-справочный характер. Это означает, что сведения, изложенные в ней, считаются достоверными и могут использоваться при принятии управленческих и организационных решений. Как любой документ, служебная записка обладает юридической силой. Чтобы обеспечить это требование, оформление служебных записок производится в строгом соответствии с утвержденными официально государственными стандартами.

Оформление служебных записок производится в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Но следует учитывать, что с  1 июля 2017 года этот регламент будет заменен на ГОСТ Р 7.0.97-2016. Поэтому до того, как написать служебную записку впервые, следует ознакомиться с теми требованиями, которые установлены ГОСТами.

Юридическую силу служебной записке обеспечит, в том числе, наличие реквизитов, которые являются обязательными для заполнения:

  • название структурного подразделения, в котором работает составитель записки;
  • должность фамилия и инициалы составителя документа;
  • наименование документа «Служебная записка»
  • краткое содержание — суть документа, оно начинается с предлога «Об» или «О»;
  • дата составления записки;
  • подразделение, в котором работает адресат, его должность, фамилия инициалы;
  • текстовая часть;
  • отметка о приложении, если оно имеется;
  • подпись составителя.

Перечень обязательных реквизитов и правила оформления служебных записок можно установить локальным нормативным актом работодателя. Такой регламент может предусматриваться, например, положением или инструкцией по делопроизводству, утвержденной руководителем компании. Локальным актом могут быть также утверждены шаблоны служебных записок, значительно облегчающих и ускоряющих составление этого вида документов.

До того, как писать служебную записку, необходимо определиться, каково ее назначение. Этот вид документов составляется со следующими целями:

  • чтобы инициировать принятие какого-либо решения адресатом;
  • сообщить информацию, которая может входить в круг его служебных и производственных интересов;
  • отчитаться о полученном ранее задании, выполненном поручении.

Поэтому текстовое содержание будет определяться назначением служебной записки. В общем случае ее структура может состоять из трех логически связанных между собой смысловых блоков.

Первый содержит краткое изложение фактов и причин, побудивших автора составить служебную записку. Второй — анализ этих фактов и причин, тех последствий, которые они могут иметь. Этот смысловой блок не относится к обязательным разделам и в некоторых случаях его можно пропустить. Третий — конкретные выводы и предложения, просьбы и побуждения к принятию каких-либо действий, основанные на смысле сказанного выше.

Содержательная часть при оформлении служебной записки пишется от первого лица в единственном числе. Текст должен быть кратким и емким, с использованием штампов и, при необходимости, специальных терминов. Исключено употребление приветствий,пожеланий, уверений в уважении и прочих не имеющих непосредственного отношения к сути смысловых вставок.

Содержат обращение к руководству с целью решения сложившейся проблемы.

Объясняют причины события, происшествия, факта или поступка.

Современные системы электронного документооборота позволяют делопроизводителям значительно упростить процесс оформления официального письма. Кроме того, электронная связь значительно ускоряет рассмотрение обращений работников компании.

Как написать официальное должностное письмо в электронной форме? Образец не будет отличаться от традиционной бумажной формы. Он содержит те же обязательные реквизиты, а основной текст будет также посвящен описанию проблемной ситуации и предложениями сотрудника в связи с ней. Основное отличие состоит в том, что большинство реквизитов заполняется автоматически.

Если речь идет не просто об электронной почте, а о полноценной системе электронного документооборота, управление документацией становится еще проще. Система управляет маршрутом документа автоматически, присваивая ему необходимый статус и регламентируя права доступа к нему.

Что касается внутренней документации, к которой относятся различные служебки, электронный документооборот для них состоит из следующих этапов:

  • Формирование проекта;
  • Согласование;
  • Регистрация;
  • Рассмотрение адресатом;
  • Формирование резолюции получателем;
  • Контроль исполнения поручений;
  • Формирование ответа составителю;
  • Архивное хранение;

Для каждого внутреннего документа в системе создается карточка, служащая аналогом записи в регистрационном журнале. Она содержит информацию о составителе и адресате, заголовок, дату создания, регистрационные данные, примечания о содержании.

При необходимости, электронное письмо всегда можно перевести в бумажный формат. Система содержит шаблоны служебных записок Word, в которые подставляются данные, введенные пользователем. На основе шаблона формируется бланк, который распечатывают или экспортируют в файл определенного формата, например Microsoft Word или Adobe Acrobat.

Еще больше полезных материалов для скачивания в разделе Образцы и документы к материалам журнала

Служебная записка с приложением образец

Составление по образцу Причины написания и правила оформления служебной Для решения различных производственных и организационных вопросов существует внутренняя переписка . В процессе ведения документации составляются различные записки. Это могут быть также объяснительные, докладные, распоряжение и т.

Служебная — назначение и пример написания

Следует заметить, что служебная является только вспомогательным документом, не регламентированным ОКУД.

Поэтому вся информация в служебных записках не содержит приказов и распоряжений. Как правильно написать служебную записку?

Как пишется служебная записка: примеры и правила составления Обратите внимание: как правило, служебка не несет распорядительный характер, а это значит, что просьба, изложенная в записке не обязательна для исполнения.

Особенности составления служебной Для понимания специфики записки назовем некоторых особенности этого документа: Если бумага требует по своей сути расширенной подачи информации, то в этом случае необходимо придерживаться основных пунктов изложения материала: описание причин, побудивших создать документ; анализ ситуации, который приводит к мысли о необходимости решения вопроса второй стороной; конкретные предложения по решению данного вопроса.

Служебная записка — пример написания, образец бланка Работающим в разных сферах деятельности гражданам часто приходится сталкиваться с непредвиденными ситуациями, поэтому их интересует ответ на вопрос, как написать служебную , и где взять образец? Этот документ является одним из самых востребованных и распространенных способов взаимодействия между руководящим составом фирмы и работниками.

записка: правила составления и наглядный пример Для специалистов и персонала вовремя составленные письменные служебные записки могут принести пользу в том смысле, что они будут доказывать усилия конкретного специалиста в разрешении той или иной проблемы.

Служебная записка используется сугубо для коммуникации внутри деловой организации и необходима в том случае, если решение конкретного вопроса зависит от сотрудника (начальника) другого отдела. Например, составляются такие документы для:

  1. выдачи инструкций различного типа, и другое.
  2. в качестве сопроводительной для основного сообщения;
  3. запроса информации;
  4. извещения или объявления какой-либо новости;
Предлагаем ознакомиться:   Образец искового заявления в суд о побоях

Служебная записка с приложением образец

В тексте в достаточной лаконичной и понятной форме излагается различная информация, просьбы, заявки, предложения.

Внимание! Документ может быть написан в произвольной форме, поскольку законы России не предусматривают никаких обязательных требований к его составлению или оформлению.

Определенная специфика может быть закреплена в правилах делопроизводства конкретной организации, но в любом случае такие бумаги составляются примерно по одному типажу.

В некоторых ситуациях, при участии заинтересованных лиц, в проставляются их визы: фамилия, инициалы имени и отчества, дату и подпись с расшифровкой.

Для электронных документов полезно создать определенную папку на жестком диске, в которую под своими порядковыми номерами будут помещаться все записки. Пример составления документа Чтобы показать в наглядной форме, как нужно правильно писать записки, приведем следующий пример.

Директору ОАО «Древо»

Как написать служебную записку: образец

Основания для составления и цели докладных Написать служебку может любой сотрудник.

На совмещение должностей Нередко в крупных и не только организациях можно встретиться с такой практикой, как совмещение должностей одним сотрудником. Причины для этого могут быть довольно разные:

  • производственная необходимость;
  • наличие свободной вакансии;
  • отсутствие, болезнь, отпуск или иная причина, по которой отсутствует сотрудник, ранее занимавший должность, предполагаемую для совместительства.

Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные

Оригинал ГТД, имеющий плотность кальки, автоматически копировался в комплекте с другими документами, имеющими более высокую плотность бумаги. В результате произошло замятие и зажатие оригинала ГТД между валиками копира.

При попытке его извлечь документ был разорван на мелкие, невосполнимые и нечитаемые части. Бухгалтер Т.И. Богданова С документом ознакомлены: Начальник отдела кадров С.В.

Климова 30.08.2012 Главный бухгалтер А.Д.

Служебная записка с приложением образец

В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика. Служебная записка «Довожу до вашего сведения…» не отвечает требуемым высоким этическим нормам. Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия. Например: «Вчера, 15.08.2018, было сорвано занятие в учебном классе из-за…».

Часто возникает вопрос, если в учреждении принят электронный документооборот, как писать служебную записку, образец ее оформления тот же, и чем он отличается от бумажного? Оформление в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте можно запросить уведомление о том, что он прочитан адресатом.

Стоит отметить, что на многих предприятиях принят электронный документооборот. Поэтому СЗ может быть оформлена в электронном виде. В этом случае она пересылается на корпоративную почту предприятия. Дальнейшей сортировкой и пересылкой писем адресатам занимается секретарь.

Такой способ передачи СЗ экономит бумагу и время сотрудников. В этом случае документ составляется так же, как и на бумажном носителе. Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя. Чтобы удостовериться в том, что отправленный документ прочитан руководителем, при отправке следует запросить «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки.

Нередко при решении рабочих вопросов возникает необходимость передать важную информацию руководителю. Иногда обстоятельства требуют, чтобы объяснение обстоятельств, предостережение от ошибок были изложены именно в письменном виде.

При этом нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить документ. Составление СЗ часто вызывает затруднения, особенно при отсутствии опыта. Но это не трудно сделать, если у вас перед глазами есть пример служебной записки. Именно поэтому мы подготовили образцы, ознакомившись с которыми вы сможете правильно оформить документ. Рассмотрим наиболее частые случаи, требующие составления СЗ.

СЗ используется, если сотруднику нужно обратиться к руководителю с просьбой о выделении денежных средств на рабочие нужды. В этом случае в документе излагаются факты производственной необходимости в приобретение материалов. Как правильно написать служебную записку образец:

  • Гарантии в договоре: от налоговых убытков и не только, № 4
  • Оформляем доверенность правильно, № 3
  • Применяем УПД с середины года, № 2
  • Нумерация документов с нового года, № 1
  • 2017 г.
  1. Риски внедоговорной поставки: если договор и накладная «не дружат», № 11

2016 г.

  1. Документооборот, № 24
  2. Восстанавливаем утраченные документы, № 20
  3. Бухгалтерские документы: составляем, заполняем, подписываем, № 20
  4. В электронную подпись желательно включить отметку о времени, № 15
  5. ФНС может принимать электронные документы только утвержденных форматов, № 13
  6. Исправляем бухгалтерскую первичку, № 10
  7. Электронный документ — не просто созданный на компьютере, № 5
  8. Оформляем приказ о возложении обязанностей главбуха на директора, № 4
  9. Передаем учет аутсорсеру, № 3

2015 г.

При направлении текста служебной записки по Интернету стоит учитывать несколько дополнительных моментов.

  1. Бланки, шаблоны и образцы записок могут быть созданы, утверждены руководством и сохранены в отдельном файле или папке, доступной любому пользователю локальной сети.
  2. Адресат указывается не в тексте «шапки» служебной записки, а в строке «Адрес» либо «Тема», если электронный ресурс общий.
  3. Подпись может вставляться в текст записки автоматически, что экономит время составителя.
  4. Рекомендуется всегда запрашивать уведомление о прочтении электронного письма: это послужит дополнительным подтверждением получения служебной записки, а также ее своевременного отправления.

Служебная записка вместо командировочных документов После того, как Постановлением Правительства РФ № 1595, вступившим в силу 08.01.

  • ФИО и должность непосредственного получателя.
  • Название корреспонденции (в данном случае «служебная записка»).
  • Заголовок или тема записки, в которой коротко раскрывается ее предмет.
  • «Тело» документа – непосредственное изложение ситуации, информации, просьбы, варианты решения, предложения по решению вопроса и т.п.
  • Дата и номер служебной записки.
  • Должность отправителя записки, его ФИО, подпись.
  • Возможные дополнительные элементы могут предусматривать:
  • визы других лиц, заинтересованных в разрешении ситуации;
  • приложения (в тексте записки должна быть ссылка на их наличие).

В служебных записках исключены:

  • распоряжения;
  • приказы;
  • грифы «утверждаю», «разрешаю» и т.п.

Обоснованием такого ограничения является равнозначность статуса адресата и отправителя.

Если руководство не прописало такого требования в локальном акте, то использование в этой цели служебной записки не является обязательным. Тем не менее, такой документ может быть единственным подтверждением факта поездки и использования сотрудником транспортного средства той или иной формы собственности.

Если сотрудник отправляется в поездку не на общественном, а на личном, арендованном или служебном транспорте, служебную записку у него, вероятнее всего, обязательно потребуют по возвращении из командировки. Она станет основой для вычисления суточных, которые предстоит выплатить вернувшемуся сотруднику, а также подтвердит понесенные им расходы на питание, проживание и обслуживание транспортного средства.

Что касается служебки, то это разновидность докладной. Как таковой бланк этого документа тоже не утвержден, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в нем обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:

  • наименование организации или структурного подразделения, а также указание лица, которому отправляется обращение;
  • название документа;
  • текст – что именно необходимо сообщить руководству;
  • дата, подпись и обязательно должность автора докладной.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим, как пишется служебная записка.

Такой вид расположения реквизитов в документе называется угловым. Но их можно разместить на листе и иначе.

На картинке – продольное размещение реквизитов. И оба варианта будут правильными.

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже будет правильным, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, в чей адрес будет направлен документ, его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.

Предлагаем ознакомиться:   Объяснительная записка образец проживаещей порезе рук

Что дальше? С чего начинается служебная записка? «Довожу до вашего сведения…9raquo; — это самый удобный и распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он может сразу перейти к предмету своего сообщения, для руководителя – сокращением времени на изучение письма.

Сам текст должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений. Так начальству будет проще принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Обязательно документ подписать, поставить дату составления, если есть приложения, указать их наличие и перечислить.

Остается добавить, что любой документ должен составляться на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные должны быть пронумерованы. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны быть каким-то образом отделены от общей кучи писем, чтобы было понятно, где личные, а где служебные материалы. Уже существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции на докладные. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя – после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение можно написать на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан будет переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

На многих предприятиях допускается составления служебных записок с помощью компьютера, что позволяет создать электронный вид документа. Данный способ оформления, каждое структурное подразделение выбирает самостоятельно, и прописывает это в определенных документах предусмотренные законодательством. Таким образом, электронный вариант намного упрощает составление документа и его отправку, что существенно сокращает время рассмотрения записки и принятия мер реагирования.

Пример служебной записки

Электронный способ составления служебного письма не сильно разниться с рукописным вариантом, но все же имеет следующие отличия:

  • в электронном документе не нужно указывать, кому он направлен, так как в адресной строке такая информация уже прописана;
  • подпись составителя в электронной записке ставится автоматически (заранее подготовленная отсканированная подпись);
  • на электронный почтовый ящик отправителю приходит уведомление от адресата о том, что он получил письмо, и прочитал его. Данная услуга является подтверждением отправки записки.

Служебная записка директору

Адресована руководству, содержит описание внутренней проблемы и предлагаемые пути решения вопроса. По сути, является докладной, т.е. адресована вышестоящему коллеге. Она может содержать, например, информацию о поломке техники, результатах выполненной работы. Или же быть докладной на сотрудника, который, по мнению коллег, в чем-то провинился.

Основное, за чем нужно проследить при составлении подобной служебки — обязательная регистрация. Она составляется в двух экземплярах и передается на регистрацию секретарю компании, который присваивает ей дату и идентификационный номер.

Должностное письмо в другую компанию

В подобной ситуации оно переходит в категорию внешней корреспонденции организации, т.е. становится инструментом внешней коммуникации. Например, его можно направить в другую компанию (к партнеру или поставщику) для подтверждения просьбы или претензии. Подобная документация составляется в произвольной форме, в двух экземплярах, на имя директора одного предприятия от руководителя другого. Второй экземпляр с печатью, подписью и регистрационным номером хранится у отправителя.

Одна из основных функций делопроизводства — обеспечение оперативного поиска в документальной базе организации. Эта функция связана с передачей документации от составителя к исполнителю. Для того чтобы облегчить поиск среди огромного массива официальных бумаг, как правило, используются регистрационные формы.

Служебная записка — это носитель ценной организационной информации. Вопрос, изложенный в ней, требует принятия определенного административного решения руководством компании. Решение может быть оформлено в виде резолюции руководителя или его уполномоченного представителя. Следовательно, служебки нуждаются в регистрации наравне с другими внутренними документами.

Служебная записка с приложением образец

В современном делопроизводстве используется несколько форм регистрации документов: карточная, журнальная и автоматизированная. Выбор формы регистрации определяется потребностями и спецификой деятельности предприятия. Самой распространенной до сих пор считается журнальная форма. Унифицированной формы регистрации внутренней документации, определенной законодательством, на данный момент не существует. Работодателю предоставляется право самостоятельно утвердить форму журнала регистрации в локальном нормативном акте, например, в инструкции по делопроизводству.

Документацию регистрируют в журнале, соблюдая порядок, принятый в организации. Правила оформления должностного письма содержат образец присваиваемого идентификационного номера. Как правило, для его присвоения используется хронологический порядок составления документации, буквенное обозначение вида и структурного подразделения.

Регистрационный номер может быть присвоен как по месту составления, так и по месту получения. Это должно быть определено действующей инструкцией по делопроизводству.

В этой статье вы узнаете, как написать записку на депремирование работников.

Чтобы правильно написать объяснительную записку, внимательно изучите эту статью с примерами.

Что такое докладная записка и как ее писать? Об этом читатели узнают тут.

При составлении служебных записок необходимо учитывать следующие нюансы, которые применяются в зависимости от их вида и цели:

  • ходатайство на получение чего либо, пишется только на непосредственного начальника конкретной службы. Где должно быть четко указано наименование нужной продукции, ее количество и для каких целей она требуется;
  • докладная на конкретного сотрудника или группу лиц должна писаться на вышестоящего руководителя, которому подчиняется составитель, и лица, в отношении которых составлен данный документ;
  • в просьбе о замене старого оборудования необходимо отразить все причины, по которым начальство должно будет удовлетворить такой запрос;
  • ходатайство о премировании составляется с указанием достижений премируемого сотрудника, а также возможные варианты его осуществления;
  • служебная записка о повышении в должности должна содержать полную информацию, с чем связана данная просьба, и составляться начальником отдела в котором работает должностное лицо, руководителю организации;
  • в документах содержащие жалобу о недоплате требуется указать конкретную сумму, возможные причины недоплаты и допустимых виновных лиц в таком деянии;
  • если причиной составления производственного письма явилась поломка оборудование, нужно отобразить из-за чего это случилось, и характер поломки;
  • жалоба о несвоевременном предоставлении документальных актов составляется с отображением периода, в какие сроки должен быть получен определенный документ, и его наименование. А также по возможности нужно указать виновных лиц в задержке рабочего процесса.

Соблюдение вышеперечисленных нюансов, позволит даже не опытному сотруднику составить грамотную и понятную для руководителя служебную записку.

Служебные документы помогают избежать прямых конфликтных ситуаций между сотрудниками определенного предприятия, что положительно влияет на его работу. Также не малую роль они играют в бухгалтерской и налоговой отчетности, где финансовые проблемы требуют определенного внимания и соблюдения различных нюансов.

Помимо всего прочего служебные письма носят эффективный характер по борьбе с правонарушителями в организации. Кроме того, написание жалобных документов работодателю, позволяет решить вопрос без споров и рукоприкладства. Так как служебные жалобы могут писаться анонимно, или просто имя составителя по его просьбе не будет озвучена руководителем.

Поэтому такой документ служит многофункциональным средством, благодаря которому большинство организационных вопросов может решаться за довольно короткий промежуток времени.

Грамотные люди, подскажите, пожалуйста, когда пишут служебную записку, а когда служебное задание?

Правила оформления служебной записки

Главное правило, которого необходимо придерживаться при ее составлении — краткость. В документе должна четко излагаться суть проблемы, а также пути ее решения. Как правило, текст СЗ не должен занимать более 6-7 строк. Унифицированной формы СЗ не имеет. Для ее составления используется произвольная форма служебной записки образец

Предлагаем ознакомиться:   Исковое заявление об установлении факта принятия наследства (образец) 2018, заявление о фактическом принятии наследства (образец)

Несмотря на это, при написании следует учитывать требования ГОСТ Р 6.30-2003. Оформление служебной записки по ГОСТу, образец которой показан выше, требует наличия следующих реквизитов:

  • бумага должна содержать «шапку». В ней указывается, кому она адресована (должность и ФИО сотрудника в дательном падеже);

  • далее указывается наименование документа;

  • вносится дата составления и номер документа;

  • в заголовке к тексту указывается предмет СЗ;

  • описание сложившейся ситуации, из-за которой составляется служебная записка: “Довожу до вашего сведения…”, далее текст служебной записки должен содержать конкретную просьбу;

  • ниже указывается должность и ФИО составителя, подпись с расшифровкой.

Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию. После этого вы можете быть уверены в том, что директор получит СЗ и ознакомится с ней лично.

Этот вид должностных писем не имеет унифицированной формы, установленной законодательством. Все существующие нормативно-правовые акты носят скорее рекомендательный характер. Главным требованием к форме служебной записки является ее соответствие следующим целям делопроизводства: упрощение и ускорение внутренних коммуникативных процессов организации.

Служебная записка с приложением образец

Документ составляют в свободной форме, придерживаясь общих правил оформления официальной документации. Ориентиром в том как писать должностное письмо для любого сотрудника может служить такой локальный нормативный акт как инструкция по делопроизводству.

Среди общепринятых требований — соблюдение следующей структуры:

Изложение причин составления, фактов и событий, инициировавший ее написание;

Анализ проблемной ситуации (при наличии) и предложение путей выхода из нее;

Изложение конкретных выводов, формулирование просьб и предложение конкретных действий;

Что касается стиля изложения информации, рекомендуется использовать деловой стиль речи, избегать излишней многословности, не использовать сложные речевые обороты. Соблюдение этих правил позволяет кратко и по существу изложить суть ситуации.

В тексте не используют приветствия и завершающие пожелания. Письмо заканчивают словами: «Считаю… (необходимым, целесообразным и т. д.)», «Предлагаю…», «Прошу… (выделить, направить и т. п. или сделать необходимые выводы)»

Как и любой другой официальный документ, служебку оформляют на листе А4. Она может быть как написана от руки, так и напечатана на компьютере. В любом случае, подпись составителя должна быть собственноручной.

Содержание реквизитов

Содержание Название поля
ФИО лица и его должность, название структурного подразделения.
(Если официальная бумага адресована должностному лицу, фамилию помещают после инициалов. Должность адресата указывается в дательном падеже, название структурного подразделения — в именительном).
Адресат
ФИО составителя и его должность, название структурного подразделения.
(Если в написании принимала участие группа людей, составителем является представитель инициативной группы или руководитель отдела. Перечень сотрудников можно привести в последнем абзаце. Листок с подписью составителей оформляется как приложение).
Составитель
Докладная, должностная или объяснительная. Наименование документа
Исходящий номер в журнале регистрации и буквенное обозначение вида документа Регистрационный номер
Дата подписания арабскими цифрами с соблюдением последовательности: день, месяц, год. Дата
Начинается предлогом «О» или «Об», включает краткое содержание.
(В заголовке не используют глагольные конструкции, лучше воспользоваться отглагольным существительным в предложном падеже).
Заголовок к тексту
Раскрытие сути проблемного вопроса или описание ситуации, выводы и предложения.
(Допускается использование текстового и табличного варианта изложения или их сочетания).
Текст
Отметку о наличии приложения, упомянутого в тексте, оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 1 экз.
(Если имеются какие-либо приложения, не названные в тексте, необходимо указать их наименования, число листов и число экземпляров).
Перечень приложений
Должность составителя, личная собственноручная подпись и ее расшифровка: фамилия, имя, отчество. Подпись составителя

Первый содержит краткое изложение фактов и причин, побудивших автора составить служебную записку. Второй — анализ этих фактов и причин, тех последствий, которые они могут иметь.

Этот смысловой блок не относится к обязательным разделам и в некоторых случаях его можно пропустить. Третий — конкретные выводы и предложения, просьбы и побуждения к принятию каких-либо действий, основанные на смысле сказанного выше.

Содержательная часть при оформлении служебной записки пишется от первого лица в единственном числе. Текст должен быть кратким и емким, с использованием штампов и, при необходимости, специальных терминов.

Исключено употребление приветствий,пожеланий, уверений в уважении и прочих не имеющих непосредственного отношения к сути смысловых вставок.

Приведем примеры оформления разных записок. Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» Бухгалтерия Генеральному директоруООО «Альфа»И.И.

Стасову Начальнику отдела кадровС.В. КлимовойПричины, указанные в объяснительной,признать неуважительными.Применить дисциплинарное взысканиев форме замечания к Т.И.

Богдановой Главному бухгалтеруА.Д.

Из статьи вы узнаете:

  • что такое служебная записка;
  • как написать служебную записку;
  • по каким правилам оформляется служебная записка;
  • для чего необходим шаблон написания служебной записки.

Что такое служебная записка Эффективная производственная деятельность любого предприятия, независимо от его формы собственности и сферы деятельности, обеспечивается, прежде всего, за счет своевременности и грамотности принимаемых управленческих решений. То есть, от того, насколько эффективно налажено на предприятии информационное взаимодействие. Причем, участниками этого информационного взаимодействия являются все работники компании — от линейного персонала до топ-менеджмента.

Скачайте документы по теме: Каждый работающий на предприятии сотрудник выполняет определенную трудовую функцию, обязанности, определенные для данной должности.

Инструкцией ЦСУ СССР от 24.11.82 № 613 В налоговых целях записки всякие важны В некоторых случаях какая-либо записка наряду с другими документами может выступать как первичный документ для обоснования и документального подтверждения в налоговом учете расходовп. 1 ст. 252 НК РФ, например:

  • служебная записка собственной службы рекламы, согласно которой срок фактического использования рекламных видеороликов не превышал 12 месяцев, помогла компании доказать, что видеоролики не являются нематериальными активами, и списать расходы единовременноПостановление ФАС МО от 16.03.2012 № А40-100845/10-4-498;
  • для подтверждения пробега автомобиля показаниями GPS-навигатора (вместо одометра) и признания расходов на топливо нужна докладная записка начальнику транспортного отдела от мастера о том, что предрейсовый осмотр показал неисправность одометрап. 1 ст. 252, подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ.

Рассмотрение внешней служебной записки: согласование и резолюция

Минимальный срок рассмотрения служебных записок определяется внутренним нормативным актом организации. Заинтересованные лица изучают документ, после чего проставляют на нем визы согласования. После принятия того или иного управленческого решения по вопросу, освещенному в нем, руководитель компании выносит свою окончательную резолюцию по данной проблеме. Это и является конечным этапом процедуры рассмотрения.

Немного по-другому происходит процедура рассмотрения внешней должностной корреспонденции. В отличие от внутренней, этот вид документации оформляется на фирменных бланках и подписывается непосредственно руководителем предприятия. Полное наименование организации-адресата используется согласно уставу.

Данный документ также передается на рассмотрение всем заинтересованным лицам, которые проставляют на нем (или отдельном листе-приложении) визы согласования. Виза, как правило, состоит из подписи и наименования должности визирующего сотрудника, расшифровки (фамилия и инициалы), даты подписания. Если подлинник официального должностного письма планируется оставить на хранение в организации, которая является получателем, визу необходимо проставлять в нижней части оборотной стороны его последнего листа.

Если же подлинник возвращается составителю, отметка о согласовании должна находиться в нижней части лицевой стороны копии. По усмотрению компании (если это закреплено в локальных нормативных актах) визирование может производиться полистно, т.е. отметки проставляются на каждом листе, включая приложения.

Если у адресата возникают замечания, которые он хочет изложить составителю служебки, это можно сделать на отдельном листе, который подписывается и впоследствии прилагается к основному документу.

Финальным этапом рассмотрения, также как в случае с внутренней служебкой, является вынесение резолюции руководителем после принятия того или иного административного решения. Резолюция может быть поставлена непосредственно на подлиннике или же быть оформлена на отдельном листе. Она содержит сведения об исполнителях (фамилии, инициалы и должности), содержание поручения (при наличии), сроки исполнения, подпись руководителя и дату вынесения резолюции.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector