Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 322-06-74 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 407-24-18 (бесплатно)
Регионы (добавочный обязательно):
8 (800) 550-71-06 (доб. 112, бесплатно)

Штатное расписание на 2019 год: оформляем по всем правилам

Чем грозит отсутствие штатного расписания

Поскольку форма штатного расписания лишь рекомендательная, многие работодатели задаются вопросом, для чего нужно штатное расписание в организации 2019? Ответ прост. Этот бланк обычно просят предоставить трудовые и налоговые инспекции при проверках.

Его отсутствие трактуется как нарушение законодательства о труде и охране труда. За такое нарушение должностное лицо штрафуют на 1000-5000 рублей, организацию — на сумму от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Штатное расписание помогает обосновать увольнение сотрудников по сокращению штата при рассмотрении дела в суде. Без этого документа работодателю сложно доказать, что увольнение оправданно. Также невозможно будет доказать, что на момент увольнения в организации не было вакансий, которые можно предложить сокращаемым работникам (работодатель обязан при сокращении предложить другие рабочие места по ст. 179 ТК РФ; для этого они должны быть в штатном расписании).

Это надо знать

Штатное расписание – это утвержденный, принятый перечень численного состава работников предприятия, учреждения с указанием их количества, должностей, должностных окладов, особенностей оплаты.1

Теперь установлен следующий порядок: первичные учетные документы составляются по формам, утвержденным руководителем экономического субъекта, т.е. руководителем предприятия. Данное правило зафиксировано ч. 4 ст.

Штатное расписание на 2019 год: оформляем по всем правилам

9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – ФЗ «О бухгалтерском учете»). При утверждении данных унифицированных форм для предприятия следует помнить, что каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете», а именно:

  1. наименование документа;

  2. дата составления документа;

  3. наименование экономического субъекта, составившего документ;

  4. содержание факта хозяйственной жизни;

  5. величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

  6. наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

  7. подписи лиц, предусмотренных пунктом 6, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Несмотря на предоставленную законом свободу субъектам хозяйственной деятельности, подавляющее большинство предприятий продолжает при оформлении кадровой документации, в том числе штатного расписания, использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, в силу их удобства, универсальности и многолетнего опыта их применения.

Следует отметить, что и ранее, при более либеральных взглядах законодателя, штатное расписание во многих структурах велось абы как, зачастую неправильно, что нередко приводило к негативным последствиям.

Причем такие последствия наступали и для сотрудника, и для самого нарушителя – работодателя. Рассмотрим основные виды «вольностей», которые были замечены на практике при использовании штатного расписания как первичного учетного документа организации.

1. Отсутствие штатного расписания

Да-да, и такое случается! Нечасто и не везде, но подобное замечено на очень малых предприятиях, где нет не только кадровика, юриста, но даже и бухгалтера. Однако подобный казус длится недолго – ведь предприятию все равно необходимо вести учет начисления заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, командировочных и иных расходов, неправильность или неточность исчисления которых заметит аудитор, налоговый инспектор или специалист внебюджетного фонда.

Штатное расписание на 2019 год: оформляем по всем правилам

Первичные учетные документы составляются по формам, утвержденным руководителем предприятия

Анализируя разные мнения теоретиков, практиков и представителей контролирующих органов, можно констатировать следующее:

  • теоретически обязательность наличия штатного расписания законом не предусмотрена;

  • однако именно данный документ запрашивается в качестве оснований начисления заработной платы контролирующими органами при проверке и в силу закона должен быть им предоставлен;

  • штатное расписание служит важнейшим доказательством в трудовых спорах.

Контролирующие органы выработали свою позицию по данному вопросу, отнеся отсутствие штатного расписания к нарушению трудового законодательства. За данное нарушение работодателей, например, штрафуют по ст. 5.27 КоАП РФ.

Отсутствие штатного расписания приравнивается к нарушению трудового законодательства.

На практике. ООО «АЗ-Север» при плановой выездной проверке установило нарушение ч. 2 ст. 57 ТК РФ в виде отсутствия штатного расписания. В связи с этим руководству данного предприятия выдано предписание, должностное лицо привлечено к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.2

Именно до такой «критической точки» (читай: проверки) и может отсутствовать штатное расписание. С момента наступления надобности штатное расписание работодателем-нарушителем все-таки создается. При этом не факт, что впоследствии оно постоянно будет поддерживаться в актуальном состоянии, но существовать в каком-либо виде уже начнет.

На практике зафиксированы случаи, как отсутствие штатного расписания негативно влияло и на работника, и на работодателя (см. пример выше). Ведь в ситуации трудового спора сотруднику нечем доказать фальсификацию штатного расписания или временной период его полного отсутствия на предприятии по той лишь причине, что штатное расписание хранится у работодателя, а сотрудники имеют к нему ограниченный доступ.

Штатное расписание на 2019 год: оформляем по всем правилам

Работодатель теоретически всегда может изготовить расписание заново, откорректировать и формально ввести в действие «задним» числом. У работника на руках находится лишь экземпляр трудового договора, а в иных случаях и этот документ отсутствует.

Предлагаем ознакомиться:   Моральный вред за невыплату заработной платы судебная практика

Примеры из практики, увы, демонстрируют скудость доказательной базы работника, что мешает ему выиграть спор.

На практике. К. обратилась в суд с иском к работодателю о признании увольнения незаконным. В обоснование иска указала, что была незаконно уволена, затем восстановлена на работе. Однако работодатель с целью избавления от нее принял решение о сокращении штата, которое она считает ложным.

Работодатель представил в суд приказы, уведомления, штатное расписание, из которых следовало, что первоначально в штате значилось два заместителя, но после увольнения одного из них его ставка была исключена из штатного расписания.

Затем работодатель принял решение и о сокращении ставки истицы – второго заместителя директора. Доводы истицы о фальсификации штатного расписания, приказов не нашли своего подтверждения в суде, а сама истица никакими доказательствами их подтвердить не сумела.

Не подтвердился и временной период полного отсутствия на предприятии штатного расписания. Касательно же экономической целесообразности принятого ответчиком решения о проведении мероприятий по сокращению штата суд указал, что истица не вправе оспаривать данное решение, поскольку работодатель мог под свою ответственность принимать необходимые кадровые решения по подбору, расстановке и увольнению работников.

Анализируя и оценивая доказательства в их совокупности, суд пришел к выводу о том, что у ответчика имелись основания для увольнения истицы по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ по сокращению штата работников, т.к.

факт сокращения занимаемой истицей должности подтверждается представленными в суд приказами и штатными расписаниями ответчика. Установленный законом порядок увольнения ответчиком был соблюден, вакантных должностей, которые могли бы быть предложены истице, у ответчика на момент увольнения не имелось.

На основании изложенного суд пришел к выводу о действительности проведения ответчиком мероприятий по сокращению штата, соблюдении работодателем при этом всех требований законодательства и, следовательно, о законности и обоснованности увольнения истицы по сокращению штата (решение Первомайского районного суда г. Кирова от 11.03.2011; определение Кировского областного суда от 19.04.2011 по делу № 33–1298/2011).3

2. Наличие разных вариантов штатного расписания

Интересная ситуация с вариантами штатного расписания, как правило, наблюдается на предприятиях с «серой» заработной платой. Одно – реальное – штатное расписание с суммами зарплат хранится «за семью замками», а другое – с указанием зарплат в минимально допустимых законом пределах – официально утверждено документом, доступным для изучения.

В большинстве случаев споров негативные последствия таких вариаций опять же испытывает работник. По требованию суда работодатель представляет «официальное» штатное расписание, согласно которому суд и принимает решение, осуществляет необходимые расчеты и пр.

На практике. Один из членов правления ТСЖ обратился в суд с иском об отмене действия штатного расписания на 12 единиц, приказа о его утверждении, приказа об утверждении положения о премировании и самого положения о премировании.

В обоснование иска указал, что на предприятии было утверждено штатное расписание на 16 единиц, однако на деле применялось другое. В связи с этим, а также в связи с выплатой премии на основании незаконно утвержденного положения о премировании фонд оплаты труда был перерасходован, чем вызвал подачу истцом названного иска.

Ответчик иск не признал и пояснил, что истец требует отменить действие штатного расписания на 12 штатных единиц. Однако общим собранием членов товарищества было утверждено другое штатное расписание – на 16 списочных единиц.

Именно оно являлось основанием для начисления заработной платы. Штатное расписание на 12 единиц на голосование не выносилось и общим собранием не утверждалось. На общем собрании членов товарищества было утверждено и положение об оплате труда, в котором установлены размеры надбавок и определен порядок премирования сотрудников.

В ходе судебного заседания установлено, что протоколом собрания ТСЖ было утверждено штатное расписание на 16 штатных единиц, положение об оплате труда. Согласно краткой справке из аудиторского отчета, по результатам проверки бухгалтерской отчетности ТСЖ нарушений в учете по заработной плате не выявлено.

Таким образом, суд не нашел оснований для удовлетворения требований истца, т.к. штатное расписание было утверждено протоколом собрания ТСЖ, данный протокол обжалован не был. Приказ «О введении Положения о премировании работников» издан председателем ТСЖ в пределах полномочий.

3. Прием на несуществующие должности

Сотрудник не несет риск негативных последствий за ненадлежащее оформление работодателем своих документов

Кто и как должен составлять и вести штатное расписание

Вообще говоря, составление документации такого рода — функция и святая обязанность экономиста по труду из отдела организации и оплаты труда (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, Постановление Минтруда России № 37 от 21.08.1998).

Штатное расписание на 2019 год: оформляем по всем правилам

Этот специалист должен знать, как разработать штатное расписание. Однако по факту штатное расписание готовят бухгалтеры, кадровики и юристы, которым приходится разбираться в том, как рассчитать количество ставок в штатном расписании.

Штатное расписание можно составить на любой срок, но обычно его делают на год. Чтобы эта процедура всякий раз проходила как по маслу, стоит описать ее в Инструкции по делопроизводству:

  • указать сроки и правила разработки и внесения изменений;
  • форму приказа об утверждении штатного расписания;
  • ответственных за формирование и подписание лиц;
  • состав правовых и локальных нормативных актов работодателя, на основании которых создается документ;
  • работников, с которыми необходимо согласовывать проект документа и изменения в него.

Разберем пошагово заполнение формы на образце. Реквизиты формы оформляем следующим образом (см. пример).

Наименование организации должно полностью соответствовать тому, что закреплено в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Если есть сокращенное наименование, оно в штатном расписании указывается в скобках, следом за полным.

Предлагаем ознакомиться:   Заявление об отправке исполнительного листа по почте судебным приставам

Код организации — восемь знаков кода по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Номер документа и дата составления записывается в штатном расписании в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ

Период действия. Указывается, сколько будет действовать штатное и с какой даты он вступает в силу.

Заполняем графы штатного расписания, всего их 10.

Штатное расписание на 2019 год: оформляем по всем правилам

Наименование структурного подразделения указывается без сокращения в соответствии с классификатором подразделений, утвержденным работодателем. Если классификатора нет, то а алфавитном порядке или в порядке убывания числа сотрудников подразделения.

Если от наименования подразделения зависит предоставление работникам льгот, нужно указать название подразделения в соответствии с отраслевыми классификаторами вредных производств и другими соответствующими документами.

Код структурного подразделения в штатном расписнаии также указывается в соответствии с классификатором, в котором они расположены по функциональной важности. Если классификатора нет, коды можно присвоить подразделениям, расположенным в алфавитном порядке или по иному принципу.

Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация в штатном расписании указывается без сокращений в составе структурного подразделения, начиная от руководителя, заканчивая техническим исполнителем. Внимание: у рабочих — профессии, у служащих — должности (абз. 7 ст. 144 ТК РФ).

Количество единиц в штатном расписании указывается по каждой должности или профессии. Если предусматривается работа по совместительству, указывается в соответствующих долях (например 0,5; 2,75 и т. д.).

Тарифная ставка, оклад в штатном расписании указываются в размере месячной заработной платы в зависимости от системы оплаты труда (тариф, оклад, процент от прибыли, коэффициент трудового участия и проч.).

Штатное расписание на 2019 год: оформляем по всем правилам

Размер оклада необходимо указывать в рублях или в процентах, коэффициентах и проч. От практики указывать зарплаты в долларах лучше отказаться. Формально это не запрещено, в говорится только об обязанности работодателя платить зарплату в рублях.

То есть оклад просто переводится в рубли по текущему курсу. Однако судебная практика говорит о том, что здесь есть нарушение. Трудовой кодекс РФ не содержит норм, прямо запрещающих работодателю установить размер заработной платы в иностранной валюте (условных единицах), так как в ч. 1 ст.

131 ТК РФ говорится только о выплате заработной платы в денежной форме в валюте РФ (в рублях). Но согласно ч. 3 ст. 129 ТК РФ, тарифная ставка и оклад имеют фиксированный размер, который должен быть неизменным в течение срока действия договора.

Надбавки. В графах 6-8 штатного расписания указываются стимулирующие и компенсационные выплаты, установленные законом или по инициативе работодателя.

В разделе штатного расписания «Всего» указывается общая сумма граф 5-8 (оклад и надбавки), умноженная на количество штатных единиц.

Штатное расписание на 2019 год: оформляем по всем правилам

Примечание заполняется, если информация в графах формы неоднозначна и требует пояснения.

В строке «Итого» указывают общее количество штатных единиц, а также итоговую сумму выплат по всем ставкам с учетом всех надбавок, которая составит месячный фонд заработной платы.

Подписи под проектом штатного расписания ставят кадровый руководитель и главный бухгалтер.

Не забудьте проставить номер документа в соответствующей графе формы.

Мы рассмотрели материальные ошибки, хитрости работодателя в области изменения и оформления штатного расписания при мнимом сокращении штата. Однако практика выделяет еще и формальные ошибки в документах при действительном сокращении штата.

Так, даже чисто формальные ошибки при составлении и утверждении нового штатного расписания при реально проведенных мероприятиях по сокращению штата могут вылиться в восстановление сокращенного сотрудника на работе.

Еще о негативных последствиях

важно знать

Ст. 17.7 КоАП РФ: «Умышленное невыполнение требований прокурора, вытекающих из его полномочий, установленных федеральным законом, а равно законных требований следователя, дознавателя или должностного лица, осуществляющего производство по делу об административном правонарушении, – влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от одной тысячи до одной тысячи пятисот рублей; на должностных лиц – от двух тысяч до трех тысяч рублей».

Примеры из практики свидетельствуют, что в большинстве случаев от вольностей, которые допускает работодатель, страдает все-таки работник. То его незаконно увольняют, и ему приходится доказывать лживость сведений штатного расписания в суде.

Штатное расписание на 2019 год: оформляем по всем правилам

То его принимают, несмотря на договоренности на собеседовании, не на ту должность или не с тем окладом. То иным образом нарушают его права. Однако практике известны и противоположные случаи – когда от собственных ошибочных действий страдает сам работодатель.

Предлагаем ознакомиться:   Мошенничество при получении выплат судебная практика

Речь идет не о привлечении его к ответственности контролирующим органом, а о спорах материального характера, вытекающих из неправильно начисленной зарплаты работникам ввиду ошибочности сведений штатного расписания.

На практике. Директор школы обратилась в суд с иском о взыскании с уволенного бухгалтера М. суммы переплаты заработной платы. В обоснование иска пояснила, что ответчица состояла со школой в трудовых отношениях сначала в должности завхоза, потом – бухгалтера.

Она составила новое штатное расписание на следующий год, в котором она самовольно и безосновательно сама себе установила надбавки (с целью повышения более низкой заработной платы бухгалтера до более высокого уровня заработной платы завхоза, которую она получала ранее).

Штатное расписание истица подписала, не глядя, не сомневаясь в его правильности. В соответствии с указанным штатным расписанием и производилось начисление заработных плат сотрудникам школы. По результатам проверки финансовым управлением была установлена большая переплата М.

, которая возникла в связи с неправильным начислением ей заработной платы. Суд из копии трудового договора установил, что М. была принята на работу в МОУ на должность бухгалтера; трудовой договор с М.

не пересоставлялся, и никаких дополнений к нему не было; доказательств выполнения ею работы по должности завхоза также выявлено не было. По мнению суда, акт проверки финансового органа служит основанием к взысканию излишне выплаченной заработной платы только в случае, если переплата стала следствием счетной ошибки, т.е.

неверно произведенного математического действия, повлекшего излишнюю оплату. В судебном заседании же достоверно установлено, что заработная плата М. начислялась в соответствии и на основании утвержденного директором школы штатного расписания.

Таким образом, с учетом положений ст. 137 ТК РФ заработная плата, излишне выплаченная М., обратному взысканию не подлежит. Иск директора школы к М. был оставлен судом без удовлетворения (решение Александрово-Заводского районного суда Забайкальского края).11

Вывод: утвержденное уполномоченным лицом штатное расписание служит основанием для начисления заработной платы; ошибочность ставок, надбавок не является счетными ошибками и не предоставляет работодателю права обратного взыскания с сотрудника сумм переплат.

8. Выводы

  1. Штатное расписание – важный документ, образующийся в ходе деятельности организации. Его составление, изменение, оформление требует внимания и соблюдения норм закона.

  2. Многие вольности работодателя со штатным расписанием, направленные на ущемление прав работников, достаточно легко выявляются контролирующими органами при проверках и судами при рассмотрении споров.

  3. Риск выявления нарушений при составлении штатного расписания высок, поэтому работодатель не может достичь противоправных целей, что зачастую лишает все манипуляции со штатным расписанием смысла.

  4. В большинстве случаев вольности со штатным расписанием отражаются на правах и гарантиях сотрудников, однако в практике имеются и случаи негативных последствий только для работодателя (без ущемления прав работника).

  5. Формальные ошибки при отсутствии нарушений прав работников не влекут обязательного признания штатного расписания недействительным, не наступают и иные негативные последствия. При устранении ошибок полностью ликвидируются и замечания контролирующих органов, и проблемы, вытекающие из неправильного оформления штатного расписания.

Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б. Современный экономический словарь. М.: ИНФРА-М, 2006.

ГИТ в республике Коми

Как вносить изменения в штатаное расписание

Поскольку штатное расписание утверждается приказом, то и изменения в него вносятся также приказами. Дата выпуска приказа об изменении и дата вступления изменений в силу обычно не совпадают.

Изменения штатного расписания обычно затрагивают штатных сотрудников, поэтому за ним следует изменение трудовых договоров. В большинстве случаев для их применения требуется согласие работников, соблюдение сроков уведомления персонала и прочее.

Ознакомление работника с приказом о внесении изменения в штатное расписание не является подтверждением его согласия на изменение условий трудового договора.

Посмотрим, как отразить изменение оклада сотрудников. Работодатель обязан за два месяца уведомить об этом персонал, а затем издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. В приказе указываются должности, новые оклады и время вступления изменений в силу.

Затем с работниками заключают дополнительные соглашения. В них недостаточно ограничиться фактом увеличения или уменьшения оклада, нужно указать причины (по ст. 22 и 132 ТК РФ. Зарплата работника — это существенное условие трудового договора, ее размер зависит от квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда).

Уменьшать размер оплаты труда в одностороннем порядке по ст. 74 ТК РФ можно, но это требует точного соблюдения всей процедуры: издания необходимого приказа о введении изменений, письменного уведомления работников за два месяца, а также обязательного предложения всех штатных вакантных должностей работнику, отказывающемуся трудиться в новых условиях.

Если сотрудник согласен на новые условия, с ним заключается дополнительное соглашение. Если он готов занять иную вакантную штатную должность, оформляется перевод. Если же, несмотря на соблюдение всей процедуры, работник отказывается трудиться за меньшую заработную плату, работодатель вправе уволить его по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юрист поможет
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector