Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 322-06-74 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 407-24-18 (бесплатно)

Расходы на арендованный автомобиль: расчет, отражение в учете Расходы на арендованный автомобиль

Общие положения о договоре аренды

Согласно ст. 606 Гражданского кодекса по договору аренды арендодатель обязуется предоставить арендатору имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование. Договор аренды заключается в письменной форме.

В нем обязательно следует указать сведения, позволяющие однозначно определить имущество, передаваемое в аренду. Применительно к договору об аренде автомобиля такими данными являются его марка, год выпуска, цвет, номер кузова и двигателя, государственный регистрационный номер и др.

Примечание. При отсутствии данных об объекте, передаваемом в аренду, соответствующий договор не считается заключенным (ст. 607 ГК РФ).

В ст. ст. 632 и 642 ГК РФ указано, что организации (арендаторы) вправе заключать договор аренды транспортного средства с экипажем либо без экипажа. Оба вида договора заключаются как с юридическими, так и с физическими лицами.

При этом физическое лицо (арендодатель) может быть сотрудником организации или гражданином, не связанным с данной организацией трудовыми отношениями, либо арендодателем может выступать индивидуальный предприниматель.

От вида оформленного договора зависит состав расходов арендатора и арендодателя, которые они осуществляют в отношении арендованного (сданного в аренду) автомобиля, а также специфика их налогового учета.

Налоговые вопросы аренды ТС

Как мы отмечали ранее, при заключении договора аренды транспортного средства (ТС) с экипажем имущество передается арендатору за плату во временное владение и пользование. Таким образом, в собственность арендатора оно не переходит
(ст. 632 ГК РФ).

Поскольку транспортное средство остается в собственности у арендодателя, операция по получению имущества в аренду не влечет за собой каких-либо налоговых последствий у арендатора в отношении НДС, налога на прибыль и налога на имущество.

Транспортный налог

Расходы на арендованный автомобиль: расчет, отражение в учете Расходы на арендованный автомобиль

Арендатор не платит транспортный налог, если транспортное средство зарегистрировано на арендодателя
(ст. 357 НК РФ). Отметим, что если арендатор ставит автотранспорт на временный учет в ГИБДД, то плательщиком все равно остается арендодатель (письмо Минфина России
от 04.03.2011 № 03-05-05-04/04).

Как мы отмечали в предыдущей статье, в зависимости от условий договора, расходы на уплату страховых взносов на страхование транспортного средства и ответственности может нести как арендатор, так и арендодатель.

Операции страхования не подлежат обложению НДС
(пп. 7 п. 3 ст. 149 НК РФ). Поэтому в данном случае не имеет значения, на кого договором возложена обязанность по уплате страховых взносов на страхование ТС и ответственности.

Налог на прибыль

Страховые взносы по обязательному страхованию автогражданской ответственности (ОСАГО), которые уплачивает арендатор, учитываются в расходах на основании
подпункта 1 пункта 1 статьи 263 НК РФ.

Расходы на арендованный автомобиль: расчет, отражение в учете Расходы на арендованный автомобиль

Страховые взносы, уплаченные арендатором в связи с добровольным страхованием транспортного средства от угона и ущерба (КАСКО), расходы на содержание которого уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль на основании
подпункта 1 пункта 1 статьи 263 НК РФ. Это подтверждают контролирующие органы (письмо Минфина России
от 20.02.2008 № 03-03-06/1/119).

При методе начисления арендатор признает расходы на уплату страховых взносов равномерно в период действия договора страхования
(п. 6 ст. 272 НК РФ).

При кассовом методе расходы признаются в момент уплаты страхового взноса
(п. 3 ст. 273 НК РФ).

Если по условиям договора страховые взносы уплачивает арендодатель, то у арендатора не возникает соответствующих расходов в целях налогообложения прибыли.

Страховое возмещение может получить и арендодатель, и арендатор при наступлении страхового случая.

Если договор страхования заключен в пользу арендатора
(ст. 930 ГК РФ), то страховое возмещение получает он. Если страховое возмещение полагается арендодателю, то дохода и налоговых последствий у арендатора не возникает.

Сумма страхового возмещения не включается в налоговую базу по НДС, поскольку указанные денежные средства не связаны с оплатой реализуемых товаров (работ, услуг) (письма Минфина России
от 18.03.2011 № 03-07-11/61,
от 24.12.2010 № 03-04-05/3-744).

Налог на прибыль

Налоговые последствия у арендатора возникают, когда он является выгодоприобретателем по договору страхования. Полученное от страховой компании возмещение арендатор учитывает в составе внереализационных доходов на основании
пункта 3 статьи 250 НК РФ
(письмо Минфина России
от 29.03.2007 № 03-03-06/1/185).

Датой получения страхового возмещения для организации, применяющей метод начисления, считается дата признания страховой компанией суммы возмещения ущерба
(пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).

При кассовом методе доходы признаются на дату получения страхового возмещения
(п. 2 ст. 273 НК РФ).

Несмотря на тот факт, что обязанность по содержанию транспортного средства возложена на арендодателя и условиями договора не может быть передана арендатору
(ст. 634 ГК РФ), арендатор может отремонтировать транспортное средство, а затем получить возмещение своих расходов.

Если для ремонта транспортного средства требуется привлечь стороннюю организацию, то арендатору и арендодателю целесообразно заключить агентский договор, согласно которому арендатор-агент обязуется найти организацию-подрядчика и приобрести у нее ремонтные работы в интересах арендодателя-принципала.

1) Ремонт производится собственными силами арендатора

Ремонтируя автотранспорт собственными силами, арендатор фактически выполняет работы для арендодателя. В этом случае арендатору необходимо исчислить НДС со стоимости таких работ и предъявить его арендодателю.

При этом НДС по материалам, приобретенным для ремонта, арендатор может принять к вычету в общеустановленном порядке.

Налог на прибыль

В рассматриваемом случае возмещение, полученное от арендодателя, признается доходом арендатора, а расходы на выполнение ремонта учитываются для целей налогообложения прибыли.

2) Ремонтные работы осуществляются подрядной организацией

Выступая агентом, арендатор уплачивает НДС только с суммы агентского вознаграждения
(п. 1 ст. 156 НК РФ). Полученное арендатором возмещение расходов на ремонт не будет облагаться НДС. «Входной» НДС по ремонтным работам, предъявленный подрядной организацией, к вычету примет арендодатель.

Налог на прибыль

Для целей налогообложения прибыли в доходах арендатор учтет только сумму агентского вознаграждения.

Следует учесть нюансы начисления НДС, налога на прибыль и подоходного налога, связанного с арендоваными транспортными средствами.

Аренда без экипажа

НДС принимается арендатором к вычету, если соблюдены следующие условия:

  • арендодатель предъявил счета-фактуры с выделенным НДС;
  • автомобиль применяется для действий, облагаемых данным налогом;
  • есть приемочный акт на автомобиль.

Налог на прибыль с аренды автомобиля учитывается в последний день отчетного периода по данному налогу. Иными словами, арендные платежи в качестве расходов уменьшают налоговую базу. Они входят в «Прочие расходы по производству и реализации», если организация применяет метод начисления.

НДФЛ отчисляется у сотрудника, если он сдал в аренду авто своему работодателю, который сам является его налоговым агентом. Он отчисляет 13% с получаемой арендной платы. Если личный автомобиль сдан в аренду другой организации, а не своему начальству, отчислять 13% должен «родной» работодатель.

Аренда с экипажем

Хозяин машины, которую предприятие зафрахтовало, сам обслуживает ее и несет сопутствующие расходы, потому что по факту он как бы временно становится сотрудником предприятия. Оно, в свою очередь, своевременно вносит арендную плату и чаще всего оплачивает расходы на топливо, потому что без него машина не сможет функционировать. Эти затраты и ложатся в основу учета налогооблагаемой базы.

НДС платится по такой же схеме, как и при аренде без экипажа.

НДФЛ в обычном размере 13% удерживается, только если машина принадлежит физическому лицу. Если она в собственности у организации, НДФЛ с зарплаты водителя не платится. То же касается страховых взносов – они удерживаются только при аренде у физлиц.

Налог на прибыль, если владелец авто – физлицо, делится на две группы: расходы на аренду автомобиля и затраты на оплату услуг водителя. Арендные платежи учитываются так же, как если владелец – юрлицо либо автомобиль арендуется без экипажа. А вот плата шоферу может быть признана расходом по-разному:

  • если водитель – не сотрудник организации, это будут затраты на оплату труда;
  • если хозяин машины работает в фирме и «шоферит» на нее свободное время, это будет «прочий расход по реализации и производству».

Договор аренды транспортного средства с экипажем организация заключает, когда необходим автомобиль с водителем. На основании такого договора арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование, а также оказывает своими силами услуги по его управлению и технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ).

Расходы на арендованный автомобиль: расчет, отражение в учете Расходы на арендованный автомобиль

Примечание. Договор аренды транспортного средства с экипажем и договор аренды транспортного средства без экипажа, заключенные на срок более года, не подлежат обязательной государственной регистрации.

Налог на прибыль. Все перечисленные выше затраты организация, сдающая в аренду транспортное средство с экипажем, и организация, арендующая его, могут учесть в целях налогообложения прибыли. Конечно, при условии выполнения требований ст. 252 НК РФ.

Расходы на ремонт, техническое обслуживание и поддержание в исправном состоянии арендованного автомобиля отражаются арендодателем в составе расходов, связанных с производством и реализацией, в соответствии с пп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ.

Арендную плату за пользование автомобилем арендатор включает в прочие расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, на основании пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ. Датой осуществления таких расходов при методе начисления признается (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ):

  • дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров;
  • дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов;
  • последнее число отчетного (налогового) периода.

Как правило, затраты в виде арендных платежей отражаются в составе прочих расходов в тот день, когда по договору осуществляются расчеты. Если в договоре такого условия нет, расходы признаются на дату предъявления организации-арендатору документов, служащих основанием для произведения расчетов по договору, либо в последний день отчетного (налогового) периода.

Услуги водителя. При заключении договора аренды транспортного средства с экипажем водитель автомобиля является работником организации-арендодателя, то есть состоит с данной организацией в трудовых отношениях.

Поэтому обычно именно эта организация производит расходы, связанные с оплатой труда водителя. Выплаты, производимые водителю за выполнение своих трудовых обязанностей (обслуживание арендованного автомобиля), арендодатель в целях налогообложения прибыли учитывает на основании п. 1 ст. 255 НК РФ в составе расходов на оплату труда.

Предлагаем ознакомиться:   Как получить квитанцию на оплату налога квартиру

Перечисление платы за услуги по управлению

По рассматриваемому договору арендодателем может выступать:

  • юридическое лицо или индивидуальный предприниматель (ИП);
  • сотрудник арендатора или иное физическое лицо.

Рассмотрим налоговые аспекты, которые необходимо учесть арендатору в каждом из случаев.

1) Если транспортное средство предоставляет в аренду юридическое лицо или ИП

Порядок перечисления арендной платы определяет налоговые последствия по НДС.

а) Перечисление арендной платы авансом

При получении «авансового» счета-фактуры НДС с аванса принимается к вычету. После того как услуга оказана, вычету подлежит НДС, начисленный с суммы арендной платы.

Расходы на арендованный автомобиль: расчет, отражение в учете Расходы на арендованный автомобиль

В то же время НДС, принятый к вычету с авансового платежа, должен быть восстановлен.

б) Перечисление арендной платы в порядке постоплаты

В этом случае право на вычет «входного» НДС возникает у арендатора при получении «отгрузочного» счета-фактуры от арендодателя.

Налог на прибыль

Арендные платежи по договору аренды транспортного средства с экипажем являются прочими расходами арендатора. Такие платежи в полном объеме арендатор полностью учитывает для целей налогообложения прибыли на основании
подпункта 10 пункта 1 статьи 264 НК РФ
при условии их экономической обоснованности и документального подтверждения.

Расходы на арендованный автомобиль: расчет, отражение в учете Расходы на арендованный автомобиль

Документально подтвердить расходы можно следующими документами (письмо УФНС России по г. Москве
от 30.04.2008 № 20-12/041966.1):

  • приказ руководителя организации о закреплении арендованных автомобилей за сотрудниками;
  • заявки на использование арендованных автомобилей;
  • копии путевых листов, позволяющих определить регулярность использования и маршрут движения арендованных транспортных средств и время их использования.

Однако составлять путевые листы не обязательно, главное, чтобы был документ, свидетельствующий о том, что автомобиль совершал поездки, например, справка (постановление ФАС Западно-Сибирского округа
от 09.04.2012 № А75-4440/2011).

По мнению финансового ведомства, основанием для учета расходов по договору аренды транспортного средства с экипажем являются первичные документы, применяемые для бухгалтерского учета, в частности, договор аренды и поручение на перечисление арендных платежей (письмо Минфина России
от 20.01.2009 № 07-02-06/08).

Арендатор, применяющий метод начисления, включает арендную плату в расходы в последний день отчетного (налогового) периода
(пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ), а арендатор, применяющий кассовый метод, — в момент ее фактической уплаты после оказания услуг по аренде
(п. 3 ст. 273 НК РФ).

2) Если транспортное средство предоставляет в аренду сотрудник арендатора или иное физическое лицо

Налог на прибыль

Арендатору следует учесть некоторые аспекты, если арендодателем выступает его сотрудник.

Для того чтобы отнести арендные платежи к расходам, арендатору необходимо представить доказательства, что автомобиль его сотрудника используется в производственных целях по необходимости. Это возможно, если должностная инструкция помимо основных компетенций будет включать, в том числе, обязанность совершать поездки куда-либо (см., например, постановление ФАС Поволжского округа
от 12.03.2010 № А12-13735/2009).

Доходы, полученные физическим лицом от сдачи в аренду ТС, облагаются НДФЛ
(пп. 4 п. 1 ст. 208,
п. 1 ст. 209 НК РФ).

Согласно разъяснениям контролирующих органов арендатор, перечисляющий физическому лицу арендную плату, является налоговым агентом по НДФЛ (письма Минфина России
от 20.07.2012 № 03-04-05/3-889, ФНС России
от 09.04.

2012 № ЕД-4-3/5894@). Поэтому он должен удержать налог и перечислить его в бюджет не позднее дня фактического получения денег в банке на выплату арендной платы или дня ее перечисления на счет физлица
(п.п. 4
и
6 ст. 226 НК РФ).

Удержанный налог на доходы физических лиц следует перечислить в бюджет по месту учета организации-арендатора в налоговом органе (письмо Минфина России
от 01.06.2011 № 03-04-06/3-127).

Страховые взносы во внебюджетные фонды(кроме взносов на «травматизм»)

Арендная плата за пользование автотранспортом не облагается страховыми взносами во внебюджетные фонды
(ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

Страховые взносы на «травматизм»

Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний с арендной платы уплачиваются только в том случае, если такая обязанность установлена договором аренды
(п. 1 ст. 5,
п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Помимо арендной платы, арендодатель оплачивает услуги по управлению автотранспортом. В договоре они могут быть выделены отдельно либо входить в состав арендной платы. Рассмотрим налоговые аспекты, которые необходимо учесть арендатору.

При исчислении налога необходимо учитывать, в каком порядке перечисляется оплата за услуги по управлению транспортным средством.

а) Если плата за услуги по управлению перечисляется авансом

При получении «авансового» счета-фактуры НДС с аванса принимается к вычету. После того как услуга оказана, вычету подлежит НДС, начисленный с суммы оплаты за услуги по управлению. В то же время НДС, принятый к вычету с авансового платежа, должен быть восстановлен.

б) Если предоплата не предусмотрена

Налог на прибыль

Стоимость услуг по управлению транспортным средством является частью арендной платы независимо от того, выделены такие услуги в составе арендной платы или нет. Следовательно, расходы в виде платы за услуги по управлению автотранспортом учитываются в том же порядке, что и расходы по арендной плате.

2) Если транспорт предоставляет в аренду сотрудник арендатора или иное физическое лицо

Налог на прибыль

При описании налоговых последствий по налогу на прибыль выделим особенности, возникающие в каждой из ситуаций: если транспортное средство арендуется у сотрудника и если у иного физического лица.

а) Арендодатель — сотрудник арендатора

Если услуги по управлению ТС не выделены в составе арендной платы, то они учитываются для целей налогообложения прибыли как арендная плата на основании
подпункта 10 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Если же услуги выделены, то выплата сотруднику вознаграждения за оказание услуг по управлению транспортом может быть учтена в составе прочих расходов на основании
подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ
(письма Минфина России
от 19.08.

Арендатор, применяющий метод начисления, учитывает расходы в виде платы за услуги по управлению автотранспортом на дату подписания акта об оказании таких услуг
(п. 2 ст. 272 НК РФ). Арендатор, применяющий кассовый метод, учитывает такие расходы после их оплаты
(п. 3 ст. 273 НК РФ).

б) Арендодатель — физическое лицо, не являющееся сотрудником арендатора

Если услуги по управлению автотранспортом не выделены в составе арендной платы, то они учитываются для целей налогообложения прибыли как арендная плата на основании
подпункта 10 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Если же данные услуги выделены, то плата за них учитывается в составе расходов на оплату труда на основании
пункта 21 статьи 255 НК РФ
(письмо Минфина России
от 01.12.2009 № 03-03-06/1/780).

Арендатор, применяющий метод начисления, учитывает расходы в виде платы за услуги по управлению транспортным средством ежемесячно в последний день отчетного периода
(п. 4 ст. 272 НК РФ). Арендатор, применяющий кассовый метод, учитывает данные расходы после их оплаты
(п. 3 ст. 273 НК РФ).

Доходы, полученные физическим лицом за услуги по управлению транспортным средством, облагаются НДФЛ
(пп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ). Арендатор в этом случае признается налоговым агентом
(п. 1 ст. 226 НК РФ).

Поэтому он должен удержать налог и перечислить его в бюджет не позднее дня фактического получения денег в банке на оплату услуг по управлению автотранспортом или дня ее перечисления на счет работника
(п.п. 4
и
6 ст. 226 НК РФ).

Страховые взносы во внебюджетные фонды (кроме взносов «на травматизм»)

Стоимость услуг по управлению автотранспортом представляет собой вознаграждение по гражданско-правовому договору за оказанные услуги, которое облагается страховыми взносами в ПФР и ФФОМС
(ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

Из смысла данной нормы следует, что, независимо от того, выделена стоимость услуг по управлению транспортным средством или нет, с нее нужно исчислить страховые взносы. Если в договоре аренды стоимость услуг по управлению автомобилем не выделена отдельно, есть риск того, что контролирующие органы начислят страховые взносы с общей суммы арендных платежей.

Отметим, что аналогичные споры возникали и в период существования ЕСН, который не начислялся на выплаты по договорам аренды. Однако суды считали, что если стоимость услуг по управлению не определена в договоре, то вся сумма считается арендной платой и ЕСН не облагается (см., например, постановление ФАС ВСО
от 13.01.2011 № А19-13023/2010).

Страховые взносы в ФСС РФ на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством с такого вознаграждения не исчисляются
(п. 2 ч. 3 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

Страховые взносы «на травматизм»

Налог на прибыль

Распределение расходов между сторонами договора аренды

Гражданским кодексом определены расходы, которые должны осуществлять стороны при заключении договора аренды транспортного средства с экипажем. Так, арендодатель в течение всего срока договора должен поддерживать надлежащее состояние сданного в аренду транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта, а также предоставление необходимых принадлежностей.

Для арендатора обязательным расходом при аренде автомобиля является арендная плата. Согласно ст. 614 ГК РФ арендатор обязан своевременно вносить плату за пользование имуществом. Порядок, условия и сроки внесения арендной платы определяются договором аренды.

Примечание. Если арендатор пользуется имуществом не в соответствии с условиями договора аренды или назначением имущества, арендодатель имеет право требовать расторжения договора и возмещения убытков.

Что касается остальных расходов, указанных в Гражданском кодексе для каждой стороны, то они являются обязательными только в том случае, если договором аренды не предусмотрен другой порядок. Так, согласно ст. ст.

635, 636 и 637 ГК РФ арендодатель должен осуществлять расходы по оплате услуг водителя и его содержания, а также расходы по страхованию автомобиля, а арендатор — расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов и на оплату сборов.

Примечание. Если договором порядок, условия и сроки внесения арендной платы не определены, считается, что установлены порядок, условия и сроки, обычно применяемые при аренде аналогичного имущества при сравнимых обстоятельствах (п. 1 ст. 614 ГК РФ).

Специфика учета расходов в целях налогообложения

Примечание. Водители, являющиеся работниками арендодателя, по вопросам, которые касаются управления и технической эксплуатации автомобиля, подчиняются распоряжениям арендодателя, а по вопросам, связанным с коммерческой эксплуатацией автомобиля, — распоряжениям арендатора. Это следует из ст. 635 ГК РФ.

Предлагаем ознакомиться:   Налоговые отчисления с зарплаты работника: правила расчета и льготы

Горюче-смазочными материалами (ГСМ) арендованный автомобиль обычно обеспечивает арендатор. При исчислении налога на прибыль стоимость этих материалов он имеет право учесть как материальные расходы на основании пп. 2 п. 1 ст.

254 НК РФ, если ГСМ приобретаются для автомобиля, используемого непосредственно для производственных нужд. Если автомобиль используется для управленческих целей, то расходы на приобретение топлива относятся к расходам на содержание служебного автомобиля в соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Расходы на страхование. Эксплуатация автомобиля невозможна, если нет страхового полиса ОСАГО. Кроме того, в договоре аренды как обязательное условие может быть предусмотрено добровольное страхование автомобиля (ст. 637 ГК РФ).

Расходы по обязательному и добровольному страхованию вправе осуществлять как арендодатель, так и арендатор. В налоговом учете той и другой стороны они отражаются в соответствии с п. п. 1 и 2 ст. 263 НК РФ.

Налог на добавленную стоимость. Сумму НДС, предъявленную арендодателем при оказании услуг по предоставлению в аренду автомобиля с экипажем или без экипажа, а также при приобретении у налогоплательщиков НДС горюче-смазочных материалов либо работ по ремонту арендованной машины, арендатор может предъявить к вычету при выполнении обязательных условий, предусмотренных пп. 1 п. 2 ст. 171 и п. 1 ст. 172 НК РФ.

Примечание. Для арендодателя арендная плата считается объектом налогообложения (выручкой от реализации услуг) по налогу на прибыль и НДС. С данной суммы он обязан исчислить налог на добавленную стоимость к уплате в бюджет, а также учесть ее в налоговой базе по налогу на прибыль (без учета НДС).

Примечание. Согласно ст. 164 ТК РФ компенсация — это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом и федеральными законами.

Размер компенсации устанавливается в фиксированной сумме и выплачивается один раз месяц. За время отсутствия работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный лист и т.п.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.

Расходы, связанные с использованием личного автомобиля, оплачиваются работнику на основании приказа руководителя организации, в котором указывается сумма компенсации, а также перечисляются документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля.

К таким документам, в частности, относятся копии техпаспорта (ПТС) и свидетельства о регистрации автомобиля в органах ГИБДД, а также доверенность (если работник управляет автомобилем по доверенности).

Компенсация выплачивается работнику при условии, что его личный автомобиль используется в производственных (служебных) целях. Это можно подтвердить путевыми листами.

Налог на прибыль. В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на выплату компенсации за использование для служебных поездок личного автомобиля сотрудника относятся к расходам на содержание служебного автотранспорта.

Они учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92. В этом Постановлении сказано, что размеры компенсаций, уменьшающие налоговую базу по налогу на прибыль, составляют:

  • 1200 руб. в месяц — по легковым автомобилям с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно;
  • 1500 руб. в месяц — по легковым автомобилям с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см.

НДФЛ. В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ освобождаются от обложения НДФЛ все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Поскольку гл. 23 Налогового кодекса не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядка их установления, то для целей применения положений п. 3 ст.

217 НК РФ следует руководствоваться нормами ст. 188 ТК РФ. В этой статье указано, что компенсация за использование личного транспорта в служебных целях выплачивается в размере, установленном соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Таким образом, не облагаются налогом на доходы физических лиц суммы компенсаций, установленные данным соглашением. При этом организации нужно иметь документы, подтверждающие принадлежность автомобиля работнику, а также использование этого автомобиля в интересах работодателя.

Также у организации должны быть расчеты компенсаций и документы, подтверждающие суммы произведенных расходов. Соответствующие разъяснения даны в Письмах Минфина России от 20.05.2010 N 03-04-06/6-98 и от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47.

Страховые взносы. Подпунктом 2 п. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ предусмотрено, что все виды компенсаций (в том числе компенсации за использование автомобиля работника в служебных целях) не облагаются страховыми взносами во внебюджетные фонды в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ.

Поскольку специальных норм в отношении выплат компенсаций работникам за использование личного транспорта, в пределах которых не начисляются страховые взносы, действующим законодательством не предусмотрено, от обложения страховыми взносами освобождается вся сумма компенсации, выплачиваемая работнику на основании заключенного соглашения.

Этот вывод косвенно подтверждает Письмо Минздравсоцразвития России от 27.02.2010 N 406-19, из которого следует, что указанная выше норма Закона N 212-ФЗ, касающаяся компенсационных выплат, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, применяется в совокупности с положениями Трудового кодекса.

Пример 2. Работник ЗАО «Факел» С.Н. Смирнов использует в служебных целях личный автомобиль «Форд-Фиеста» (рабочий объем двигателя 1596 куб. см). Согласно соглашению, заключенному с работодателем, работнику выплачивается компенсация в сумме 3000 руб. в месяц.

В целях налогообложения прибыли указанная компенсация учитывается в размере, установленном Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92. Поскольку рабочий объем двигателя автомобиля менее 2000 куб.

Сумма выплачиваемой компенсации в размере 3000 руб. не облагается НДФЛ, а также с нее не начисляются страховые взносы во внебюджетные фонды.

И.Л.Батурина

Эксперт журнала

«Российский налоговый курьер»

Можно установить любой размер компенсации. Кодекс не ограничивает сумму. Главное указать конкретную величину в допсоглашении к трудовому договору с сотрудником.

К примеру, некоторые бухгалтеры считают компенсацию за износ машины так: делят рыночную цену авто на срок его полезного использования по классификатору (утвержден постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1. – Примеч. ред.). Расчет простой и хорошо знакомый. Почти так же считается амортизация ОС.

Когда сотрудник использует легковой автомобиль, то в налоговых расходах учитывается не вся сумма компенсации, а только в пределах норматива. Это правило справедливо как для компаний на упрощенной, так и на общей системе (подп. 11 п. 1 ст.

– 1200 руб. – для легковушек с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно;

– 1500 руб., если объем двигателя больше 2000 куб. см;

– 600 руб. – для мотоциклов.

Нормативы компенсации действуют только для легковых машин и мотоциклов. Когда сотрудник управляет грузовым автомобилем, в расходах можно учесть всю сумму. В письме от 18 марта 2010 г. № 03-03-06/1/150 специалисты Минфина России согласились с таким выводом.

Подпункт 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ разрешает учесть в расходах компенсацию за использование ТС только в пределах норм. Однако в кодексе речь идет только о легковых машинах и мотоциклах. А компенсацию за грузовое авто компания вправе учесть полностью в прочих расходах, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Упрощенщики в менее выгодном положении. Они в любом случае не могут включить в расходы компенсацию за грузовой автомобиль. В отличие от компаний на ОСНО у упрощенщиков закрытый перечень расходов. А подпункт 12 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ разрешает учесть только компенсацию за легковые машины и мотоциклы.

Расходы, связанные с эксплуатацией ТС

Расходы по коммерческой эксплуатации транспорта несет арендатор, если иное не предусмотрено договором
(ст. 636 ГК РФ). В составе таких расходов учитывается стоимость горюче-смазочных материалов (ГСМ) и иных расходных материалов, технического обслуживания, услуг стоянки, мойки и др.

Арендатор принимает к вычету «входной» НДС по расходам, связанным с эксплуатацией автотранспорта (ГСМ, другие расходные материалы, оплата услуг стоянки, мойки), в общеустановленном порядке
(пп. 1 п. 2 ст. 171 НК РФ).

Налог на прибыль

Если по договору аренды ТС с экипажем расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспорта, несет арендатор, он вправе учесть эти расходы в целях налогообложения прибыли (письмо Минфина России
от 01.12.2009 № 03-03-06/1/780).

Расходы на ГСМ могут учитываться либо в составе материальных расходов
(пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ), либо в составе прочих расходов
(пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Выбор нормы, на основании которой учитывается стоимость ГСМ, зависит от назначения ТС.

Если автомобиль используется непосредственно в производственной деятельности, то применяются положения подпунткта 5
пункта 1 статьи 254 НК РФ. Если для управленческих нужд — положения
подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

По мнению контролирующих органов, при отнесении к расходам затрат на покупку ГСМ следует руководствоваться нормативами, установленными Министерством транспорта России (письмо Минфина России
от 03.09.

2010 № 03-03-06/2/57). В 2008 году распоряжением Минтранса России
от 14.03.2008 № АМ-23-р
введены в действие Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте».

Но данное требование может быть только рекомендательным, и арендатор вправе обосновать иной размер используемых норм ГСМ. Иные расходы, связанные с коммерческой эксплуатацией ТС, такие как техническое обслуживание, оплата стоянки автомобиля, мойки, включаются в прочие расходы
(пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Арендатор, применяющий метод начисления, учитывает расходы по коммерческой эксплуатации транспортного средства в том отчетном (налоговом) периоде, в котором эти расходы были произведены, независимо от факта оплаты
(п. 2 ст. 272,
пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Арендатор, использующий кассовый метод, учитывает данные расходы после их оплаты
(п. 3 ст. 273 НК РФ).

Расходы на арендованный автомобиль: документальное оформление

Расходы на арендованный автомобиль

Право сотрудника на получение возмещения расходов по обслуживанию личного авто в случае, когда ТС используется в производственных целях, закреплено в ст. 188 ТК РФ. Данный порядок касается ситуаций, когда работник компании использует свое авто для доставки продукции, поездок в командировки, сопровождения должностных лиц фирмы и в прочих случаях, когда ТС принимает непосредственное участие в производственных процессах организации.

Предлагаем ознакомиться:   Как правильно написать принят водителем или принят на должность водителя

Как уже отмечалось, все перечисленные выше расходы обе стороны договора аренды транспортного средства с экипажем могут признать при налогообложении прибыли, только если выполнены требования п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть затраты экономически обоснованны, документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Расходы на ремонт. Если ремонт автомобиля арендодатель осуществляет собственными силами, то к документам, подтверждающим данные затраты, относится смета ремонтных работ, дефектная ведомость, накладная на приобретенные запчасти и акт о списании израсходованных запчастей.

Затраты на ремонт автомобиля, произведенный специализированной организацией-подрядчиком, подтверждает договор на выполнение работ (договор подряда), акт сдачи-приемки выполненных работ, счет-фактура и платежные документы об оплате ремонта.

Кроме того, как при выполнении ремонта автомобиля собственными силами, так и при ремонте в специализированной организации сведения о выполненных работах должны быть отражены в акте о приеме-сдаче отремонтированных объектов основных средств по форме N ОС-3 <2> и инвентарной карточке автомобиля по форме N ОС-6 <2>.

Арендная плата. Документальным подтверждением расходов в виде арендной платы по договору аренды транспортного средства с экипажем являются договор аренды, акты сдачи-приемки оказанных услуг, документы об оплате арендных платежей, а также иные документы, подтверждающие использование арендатором арендованного автомобиля в производственных целях.

К таким документам, в частности, относятся приказ руководителя организации о закреплении арендованных автомобилей за сотрудниками и заявки на использование арендованных автомобилей. К названным документам нужно приложить также копии путевых листов, которые позволят определить регулярность и время использования, а также маршрут движения арендованных автомобилей.

Расходы на горюче-смазочные материалы необходимо подтвердить документами о приобретении и расходовании топлива. При приобретении ГСМ за наличный расчет подтверждающими документами являются кассовые чеки, которые лицо, оплачивающее горючее, обязано прилагать к авансовым отчетам.

Если ГСМ оплачиваются безналичными средствами, то их приобретение подтверждается актами о количестве отпущенного топлива, которые организация получает от автозаправочной станции, с которой у нее заключен соответствующий договор, и платежными документами об оплате.

Количество израсходованного топлива подтверждается путевыми листами.

Расходы на обязательное и добровольное страхование подтверждаются соответствующими договорами со страховщиками и документами об оплате страховых взносов.

Уплата взносов на страхование ТС и ответственности

Налог на прибыль

Примечание. В соответствии с пп. 2 п. 3 ст. 9 Закона N 212-ФЗ с вознаграждений, выплачиваемых физическим лицам по гражданско-правовым договорам, страховые взносы в ФСС РФ не начисляются.

Договор аренды транспортного средства с экипажем и договор аренды транспортного средства без экипажа относятся к гражданско-правовым договорам. По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель представляет арендатору за плату транспортное средство.

Следовательно, этот договор связан с передачей в пользование имущества и согласно п. 3 ст. 7 Закона N 212-ФЗ на выплаты в пользу физических лиц, производимых по такому договору, страховые взносы не начисляются.

Что касается договора аренды транспортного средства с экипажем, то такой договор по сути объединяет два вида гражданско-правовых договоров. В отношении обязательств, непосредственно связанных с предоставлением транспортного средства в аренду, — это договор по передаче в пользование имущества, а по обязательствам, касающимся услуг по управлению автомобилем и его технической эксплуатации, — договор по выполнению работ, оказанию услуг.

Как сказано выше, выплаты по гражданско-правовым договорам, связанным с выполнением работ и оказанием услуг, являются объектом обложения страховыми взносами. Следовательно, с суммы, которая приходится на оплату услуг по управлению автомобилем и его технической эксплуатации при заключении договора аренды с экипажем с физическим лицом, не являющимся индивидуальным предпринимателем, необходимо начислять страховые взносы в ПФР и ФОМС.

Примечание. В целях правильного исчисления страховых взносов договор аренды автомобиля с экипажем необходимо составлять таким образом, чтобы в нем четко было указано, какая сумма приходится на аренду автомобиля, а какая — на оплату услуг водителя.

Пример 1. ООО «Ландыш» в августе 2010 г. заключило с А.М. Васильевым договор аренды транспортного средства с экипажем сроком на три месяца. Данное физическое лицо не является индивидуальным предпринимателем.

Согласно договору арендная плата составляет 23 000 руб. в месяц, в том числе 10 000 руб. — плата за пользование автомобилем, 13 000 руб. — плата за услуги водителя. Вознаграждение по договору выплачивается 30-го числа каждого месяца.

При выплате А.М. Васильеву вознаграждения за сентябрь ООО «Ландыш» удержало НДФЛ в размере 2990 руб. (23 000 руб. x 13%). Таким образом, арендодателю выплачено 20 010 руб. (23 000 руб. — 2990 руб.).

Кроме того, с суммы вознаграждения, которая определена договором аренды как оплата услуг водителя, организация начислила страховые взносы на обязательное пенсионное страхование и обязательное медицинское страхование в следующих суммах:

  • в ПФР — 2600 руб. (13 000 руб. x 20%);
  • ФФОМС — 143 руб. (13 000 руб. x 1,1%);
  • ТФОМС — 260 руб. (13 000 руб. x 2%).

Права и возможности арендополучателя автотранспорта

Особенностью неотделимых улучшений является то, что впоследствии они перейдут в собственность арендодателя, так как являются неотъемлемой частью арендованного транспортного средства.

Если арендатор произвел неотделимые улучшения (в виде установки на автомобиль сигнализации), то предъявленный ему НДС при приобретении и установке такой сигнализации принимается к вычету.

По мнению контролирующих органов, в момент передачи арендодателю неотделимых улучшений арендатор должен исчислить НДС (письма Минфина России
от 26.07.2012 № 03-07-05/29, ФНС России
от 19.04.2010 № ШС-37-3/11).

Аналогичной точки зрения придерживаются некоторые арбитражные суды (постановления ФАС Поволжского округа
от 26.06.2012 по делу № А65-12909/2011, ФАС Московского округа
от 25.06.2009 № КА-А40/4798-09
по делу № А40-67444/08-80-265).

При этом не имеет значения, имелось ли согласие арендодателя на проведение улучшений.

Налог на прибыль

В целях налогообложения прибыли порядок учета неотделимых улучшений арендованного имущества зависит от того, кто их произвел, и имелось ли согласие арендодателя на улучшение транспортного средства. Поэтому рассмотрим три возможные ситуации и налоговые аспекты, которые необходимо учесть в каждой их них.

1) Неотделимые улучшения с согласия и за счет арендодателя

Когда арендатор передает неотделимые улучшения арендодателю, у него возникает доход от реализации. Этот доход равен сумме, возмещаемой арендодателем
(пп. 1 п. 1 ст. 248 НК РФ,
п. 1 ст. 249 НК РФ).

2) Неотделимые улучшения с согласия арендодателя, но за счет арендатора

Если арендодатель не возмещает стоимость неотделимых улучшений, то арендатор имеет право начислять по ним амортизацию с 1-го числа месяца, следующего за месяцем ввода их в эксплуатацию. При этом указанные капитальные вложения амортизируются арендатором в течение срока действия договора аренды.

По мнению контролирующих органов, если срок аренды меньше срока амортизации, несписанную часть капитальных вложений учесть в расходах по налогу на прибыль нельзя (письмо Минфина России
от 01.08.2011 № 03-03-06/1/442,
от 21.03.2011 № 03-03-06/1/158).

При заключении нового договора аренды с тем же арендодателем в отношении имущества, в которое произведены капитальные вложения, амортизация не начисляется (письмо Минфина России
от 04.02.2013 № 03-03-06/2/2269).

При смене собственника арендуемого имущества в период действия договора амортизация продолжает начисляться. Это связано с тем, что переход права собственности не является основанием для расторжения или изменения договора аренды (письмо Минфина России
от 22.02.2013 № 03-03-06/2/5003).

3) Неотделимые улучшения без согласия арендодателя

По мнению налоговых органов, такие расходы для целей налогообложения прибыли не учитываются (письмо УФНС России по г. Москве
от 24.03.2006 № 20-12/25161,
от 16.02.2005 № 20-12/9793). Аналогичную точку зрения высказал ФАС Поволжского округа в постановлении
от 11.05.2011 по делу № А65-12958/2010.

Договором аренды транспортного средства с экипажем может быть предусмотрено условие о выкупе автотранспорта арендатором
(п. 1 ст. 624 ГК РФ). В результате арендатором выплачивается выкупная цена либо стороны договариваются о зачете ранее уплаченных арендных платежей в счет выкупной цены.

НДС, который арендодатель предъявил с выкупной цены в момент совершения сделки, арендатор принимает к вычету при наличии счета-фактуры после принятия основного средства на учет.

Этим правом арендатор может воспользоваться и при оплате сделки разовым платежом, и при постепенном выкупе имущества несколькими платежами в течение срока аренды.

При этом арендатор, выкупающий имущество постепенно, должен учитывать следующее. Платежи, вносимые за имущество в течение договора аренды, являются авансовыми. Согласно
пункту 12 статьи 171 НК РФ
арендатор имеет право предъявить к вычету НДС, начисленный на эти платежи.

Налог на прибыль

Суммы, уплаченные арендодателю за приобретенное имущество, формируют первоначальную стоимость основного средства, поэтому включаются в расходы у арендатора через амортизацию
(п. 5 ст. 270 НК РФ,
п. 1 ст. 257 НК РФ).

Поэтому и арендатор, применяющий метод начисления, и арендатор, работающий по кассовому методу, учитывает суммы амортизации, начисленные за отчетный (налоговый) период, по оплаченным основным средствам.

Транспортный налог

У арендатора обязанность по уплате транспортного налога появляется с момента регистрации им транспортного средства в ГИБДД
(ст. 357,
п. 1 ст. 358 НК РФ).

Налог на имущество

Движимое имущество, принятое на учет в качестве основного средства после 01.01.2013, налогом на имущество не облагается
(п. 3 ст. 1 Федерального закона от 29.11.2012 № 202-ФЗ).

Итак, мы рассмотрели налоговые последствия для арендатора, возникающие в результате заключения договора аренды транспортного средства с экипажем.

Всю представленную информацию можно найти в системе ИТС ПРОФ в разделе «Юридическая поддержка» (см. рисунок).

Аренда автотранспортного средства – это заключение договора, согласно которому означенное авто предоставляется во временное пользование его владельцем в пользу арендополучателя (ст. 34 Гражданского Кодекса РФ).

Разновидностью аренды является фрахтование – договор на использование транспорта вместе с экипажем (водителем).

Арендодателем авто может выступать лицо любого статуса:

  • физическое;
  • юридическое;
  • индивидуальный предприниматель.

Наниматель машины при согласии арендодателя может заключить безвозмездный договор или договор ссуды. Если для нужд организации используется машина ее сотрудника, которой управляет он сам, фирма компенсирует ему затраты.

Все возможные варианты аренды – наем без экипажа, фрахт, безвозмездная аренда, ссуда или компенсация – по-разному отражаются в бухучете и влияют на налоговую нагрузку.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юрист поможет
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector