Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 322-06-74 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 407-24-18 (бесплатно)

Как принять дела новому главному бухгалтеру

Как главному бухгалтеру принять дела на новом месте работы

При увольнении главбуха необходимой мерой является передача дел и оформление акта по ее результатам. Как составляется этот документ, какова его форма, что входит в комплектацию акта, и нужно ли упоминать о недостающих бумагах? Вопросов на самом деле много и разобраться во всех тонкостях и нюансах бывает сложно. Обо всех нюансах передачи дел при увольнении главного бухгалтера мы и поговорим в наше сегодняшней статье.

… Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 7 (499) 703-35-96.

Это быстро и бесплатно! Оглавление:

  • Что такое акт передачи дел при увольнении главного бухгалтера?
  • Какие сведения указываются в документе?
  • Пошаговая инструкция: как правильно заполняется?
  • Состояние амортизируемого имущества
  • Сведения об учете материалов
  • Информация о расчете работников
  • Перечень папок по описи
  • Остатки по проверенным счетам
  • Список отсутствующих бумаг
  • Ещё один весьма важный нюанс

Что такое акт передачи дел при увольнении главного бухгалтера? Акт передачи дел при увольнении главного бухгалтера — это документ, позволяющий преемнику и руководству увольняющегося главного бухгалтера, в каком финансовом состоянии передается предприятие.

Достаточно проверить, как определена остаточная стоимость основных средств, среднегодовая стоимость всех основных средств и рассчитан сам налог. Налог на прибыль. Как правило, именно с этим налогом связано большинство ошибок.

Особенно тщательно следует изучить документы, связанные с расходами. Ведь при отсутствии хотя бы одного необходимого документа будет считаться, что налоговая база неправомерно занижена.

После проверки могут последовать налоговые санкции. Рекомендуем обратить внимание на хозяйственные операции, связанные с применением ПБУ 18/02.

Новый главбух пришел в середине года Рассмотрим основные налоги, которые уплачивает организация, применяющая общий режим налогообложения. НДС. В соответствии со ст. 163 НК РФ налоговым периодом по НДС является месяц (для организаций с ежемесячной выручкой без НДС не более 2 млн руб.

— квартал). Таким образом, если у фирмы налоговый период месяц, нужно обязательно проверить хозяйственные операции, отраженные в бухгалтерском учете и касающиеся как начисления НДС, так и налоговых вычетов по нему за последний месяц. Кроме того, необходимо проверить наличие, а также правильность заполнения выданных и полученных счетов-фактур, журнала их регистрации, книг покупок и продаж. Если налоговый период — квартал, механизм проверки тот же, но период больше. Однако, если у фирмы сравнительно небольшая выручка (менее 2 млн руб.

Самый оптимальный вариант для передачи дел — это аудиторская проверка в фирме перед увольнением прежнего главбуха и приходом нового. Ошибки, которые могут быть обнаружены, исправит прежний бухгалтер, а новый начнет работу с чистого листа. Однако такой вариант приемлем не для всех фирм, и зачастую вновь пришедшему главбуху приходится все делать самому.

Как главному бухгалтеру принять дела на новой работе

При смене главного бухгалтера необходимо разработать четкую схему передачи дел уходящим и приема дел новым сотрудником. В ней предусматривают порядок и сроки приема-передачи дел, период, в течение которого каждый из главных бухгалтеров будет вести текущие дела, руководить работой бухгалтерии, а также подписывать документы.

Процедура передачи дел новому главному бухгалтеру состоит, в частности, из следующих этапов:

  • издание приказа руководителя организации о приеме-передаче дел;
  • проведение инвентаризации имущества и обязательств организации;
  • ознакомление с внутренними документами компании;
  • непосредственно передача дел, включая передачу первичной документации, регистров бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерской и налоговой отчетности;
  • проверка состояния учета и отчетности;
  • оформление и утверждение руководителем акта приема-передачи дел.

Итак, на дату, утвержденную приказом, должны быть завершены все учетные процессы за истекший период и сформированы все необходимые записи в бухгалтерском учете, распечатаны регистры и представлена в налоговые органы отчетность, а первичная документация за этот период подшита в папки. Причем это должна быть дата, определенная исходя из сроков представления бухгалтерской и налоговой отчетности.

Предлагаем ознакомиться:   Можно ли купить на материнский капитал комнату в коммунальной квартире в 2019 году: какие документы нужны, пошаговая инструкция

Так, если главный бухгалтер увольняется в феврале 2012 г., то в приказе о приеме-передаче дел может быть указано, что он отвечает за сдачу бухгалтерской и налоговой отчетности за 2011 г., а новый главный бухгалтер несет ответственность за представление отчетности начиная с января 2012 г. О том, как проходит процедура смены главного бухгалтера, читайте во врезке ниже.

Справка. Как происходит смена главного бухгалтера

Отсутствие главного бухгалтера может отразиться не только на ведении бухгалтерского и налогового учета, но и на компании в целом, поскольку он решает многие административные вопросы и подписывает документы.

Безболезненно уволить главного бухгалтера получится, только если на его место найдена замена. Тогда оформить на работу нового бухгалтера можно временно на должность заместителя. Либо, наоборот, перевести на другую должность уходящего сотрудника. В этом случае их обязанности будут четко распределены до момента окончания передачи дел и увольнения главного бухгалтера.

В организации может сложиться ситуация, когда замену увольняющемуся главному бухгалтеру пока найти не удалось. В этом случае дела передаются непосредственно руководителю данной компании. Ведь именно он, в соответствии с п. 1 ст. 6 Закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ, несет ответственность за организацию бухгалтерского учета в организации. Либо дела могут быть переданы назначенному руководителем ответственному лицу, например заместителю главного бухгалтера или финансовому директору.

Примечание. На дату приема-передачи дел должны быть завершены все учетные процессы за истекший период и сформированы необходимые записи в учете, распечатаны регистры и сдана отчетность в налоговые органы.

При приеме дел новым главным бухгалтером необходимо провести инвентаризацию обязательств и имущества организации, передать по описи все документы, составление которых находится в компетенции главного бухгалтера. Также должна быть осуществлена передача печати организации, ключей от сейфа, если таковой имеется в отделе, и от системы «клиент — банк».

Примечание. При передаче дел от бывшего главбуха к новому рекомендуется провести инвентаризацию обязательств и имущества организации, а также передать по описи все документы, составление которых находится в компетенции деятельности главного бухгалтера.

Новому главбуху важно выяснить, не числится ли за данной организацией задолженность по уплате налогов и страховых взносов. Это можно определить по остаткам на соответствующих счетах бухучета. Кроме того, следует уточнить, не находится ли организация в процессе судебного разбирательства с контрагентами, сотрудниками или контролирующими органами.

Целесообразно, если в данной передаче дел и проведении инвентаризации будут участвовать прежний и новый главные бухгалтеры, а также финансовый директор или руководитель компании. В некоторых случаях к проверке могут быть привлечены аудиторы, которые помогут в проведении независимой экспертизы состояния учета и отчетности.

В этом разделе проводится анализ Учетной политики. Здесь может быть указана организационная структура бухгалтерской службы, укомплектованность бухгалтерии кадрами, распределение служебных обязанностей между сотрудниками бухгалтерии, квалификация учетных работников. Кроме того, в этом разделе отмечается уровень автоматизации бухгалтерского и налогового учета, использование программного обеспечения и справочно-правовых систем.

2) учет денежных средств. В этом разделе указывается наличие кассира и договора о полной индивидуальной материальной ответственности, наличие ККТ и документов на нее и ее обслуживание, наличие контрольных лент и журнала кассира — операциониста, результаты инвентаризации наличных денежных средств, бланков строгой отчетности и чековых книжек, соблюдение условий хранения и учета наличных денежных средств и денежных документов.

  • дату передачи дел;
  • период, за который осуществлена передача дел;
  • дату и номер приказа, на основании которого проведен прием-передача дел;
  • наименование и количество число переданных документов (дел, папок, подшивок);
  • серии и номера неиспользованных банковских чековых книжек, бланков строгой отчетности;
  • список документов, которые отсутствуют (утеряны) на момент передачи дел;
  • все ошибки, нарушения, недочеты, недостатки, которые были обнаружены в процессе передачи дел, в оформлении первичных документов,
  • число переданных печатей, штампов и тому подобное.
  • последнее аудиторское заключения о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности;
  • характеристику бухгалтерского и налогового учета.

Ещё один весьма важный нюанс Такие важные атрибуты, как печати, ключи от сейфов, коды, шифры и пароли также мало отдать из рук в руки: следует зафиксировать факт их передачи в акте, внизу таблицы. Это нужно и для увольняющегося работника, и для принимающего дела. Завершение акта – подписи сдавшего дела и принявшего их сотрудников, с расшифровкой должностей и ФИО.

Предлагаем ознакомиться:   Нарушение стоянка на тротуаре

Первый передается прежнему главному бухгалтеру, второй — новому, а третий остается в бухгалтерии организации. Прием дел в одностороннем порядке Допустим, прежний главбух уже уволился, а новый еще не вышел на работу. Как в этом случае оформить передачу дел? Дела принимает либо работник, назначенный руководителем, либо сам руководитель.

Порядок составления тот же, что и при передаче документов от бывшего главного бухгалтера новому. Разница лишь в том, что у нового главбуха есть время, и он может более тщательно все проверить и отразить свои замечания в акте.Если места в комнате бухгалтерии недостаточно, то допускается хранение в закрываемом на замок отдельном помещении папок с делами за период не более 5-ти лет, остальное должно быть заактировано и сдано в архив, о чем свидетельствует 2-й экземпляр. В передаточном акте все обнаруженное важно отразить. Перечень папок по описи Бухгалтерские и первичные документы следует передать по описи, составив перечень, который будет приложен к акту. Если документооборот насчитывает тысячи первичных бумаг, то составить опись, внося каждую из них, просто нереально, и в таких случаях в описи перечисляют папки с определенными документами за месяц – например, приходные накладные, или счет-фактуры. Внимание! Когда учет ведется по подразделениям- к примеру, по участкам, то таких папок с одноименными документами будут несколько, и их число указывают в списке.

Ошибки бывшего главного бухгалтера Итак, новый главный бухгалтер проверил все, что необходимо, и выявил ошибки, допущенные в период, когда работал прежний главбух. Стоит ли их исправлять? Скажем сразу, что выявленную ошибку обязательно надо исправить. Если ошибка допущена в расчете налогов, нужно внести изменения в налоговые регистры, пересчитать налог, при необходимости доплатить (как налог, так и пени) и сдать уточненные декларации.

Например, ошибку в расчете налога, налоговый период по которому не закончен (и декларация за налоговый период не сдана), лучше исправить немедленно.

Если кампания большая и имеет целый штат бухгалтеров, нецелесообразно передавать абсолютно все документы, например, если существует бухгалтер, который занимается лишь заработной платой, то и документацию по оплате не стоит передавать. 8 Обязанности главного бухгалтера – вести управленческий, налоговый и бухгалтерский учеты, сдавать отчетности. Из этого следует, что и передавать необходимо лишь те документы, которые являются обязанностью главного бухгалтера.

Образец акта приема-передачи дел при смене главного бухгалтера Общество с ограниченной ответственностью «Компания» ИНН 77034500296 117345, Москва, пр-т Вернадского, д. 116, корп. 2

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО "Компания"
Ефремов
------- (В.В. Ефремов)
2 мая 2012 г.
Акт приема-передачи документов ООО "Компания"
г. Москва 2 мая 2012 г.
                      Наименование папки                      
Количество
папок
Учетная политика организации за 2009 - 2012 гг.               
     1    
Налоговая и бухгалтерская отчетность за 2009 - 2011 гг. и     
I квартал 2012 г.
     4    
Налоговые регистры за 2009 - 2011 гг. и I квартал 2012 г.     
     4    
Отчетность в фонды за 2009 - 2011 гг. и I квартал 2012 г.     
     4    
Акты оказанных услуг (полученные и выданные) за 2009 -        
2011 гг. и I квартал 2012 г.
    13    
Документы для работы с налоговой инспекцией (сверки, решения) 
     1    
Акты сверок расчетов с контрагентами за 2009 - 2011 гг.       
     1    
Инвентаризационные описи за 2009 - 2011 гг.                   
     3    
Книги покупок и продаж за 2009 - 2011 гг. и I квартал 2012 г. 
    13    
Журналы регистрации счетов-фактур полученных и выданных за    
2009 - 2011 гг. и I квартал 2012 г.
    13    
Товарные накладные, полученные за 2009 - 2011 гг. и I квартал 
2012 г.
    10    
Договоры с поставщиками и покупателями                        
     4    

Также переданы и приняты: печать организации, банковская чековая книжка (неиспользованные чеки с N АЕ 15812 по N АЕ 15840), ключи от сейфа, ключи от системы «клиент — банк», наличность в сумме 5000 руб.

Выявленные ошибки в учете и отчетности:

  • не представлена отчетность по НДС за I квартал 2011 г.;
  • неверно посчитана сумма авансовых платежей по налогу на прибыль, подлежащая уплате в I квартале 2012 г.

Приложения к акту:

  1. Акт инвентаризации денежных средств в кассе, дебиторской и кредиторской задолженности по состоянию на 2 мая 2012 г.
  2. Копия аудиторского заключения за 2011 г.
  3. Копия акта сверки расчетов с налоговой инспекцией по состоянию на 18 апреля 2012 г.
  4. Опись первичных документов, содержащихся в передаваемых папках документов.
Документы сдал:        Сидорова             главный бухгалтер И.А. Сидорова
Документы принял: Петрова зам. главного бухгалтера Е.А. Петрова

Рисунок

Предлагаем ознакомиться:   Как правильно составить ананимную жалобу на прокурора

В акте указываются следующие данные:

  • Ф.И.О. лиц, сдающих и принимающих дела;
  • дата передачи дел;
  • реквизиты приказа руководителя, на основании которого передаются дела новому главбуху;
  • опись передаваемых документов с указанием их наименований и количества. Если перечень таких документов достаточно велик, то можно указать соответствующие папки документов с приложением по ним описи к акту. Например: «Налоговые регистры по налогу на прибыль за 2011 г.», «Акты оказанных услуг за 2011 г.» и т.д. Причем не надо фиксировать в данном акте документы, относящиеся к компетенции других бухгалтеров (например, по учету заработной платы или кассы);
  • серия и номер неиспользованных банковских чеков, а также наименование и реквизиты неиспользованных бланков строгой отчетности;
  • ошибки и неточности в учете, бухгалтерской и налоговой отчетности, выявленные в ходе проверки;
  • список отсутствующих документов;
  • пояснения и замечания к акту увольняющегося главного бухгалтера и лица, принимающего дела.

Примечание. В акте приема-передачи дел фиксируется состояние учета в организации, перечень и количество передаваемых документов, ошибки, отсутствующие ценности и документы, а также прочие существенные моменты, выявленные в ходе передачи дел.

К данному акту целесообразно приложить акт проведенной инвентаризации, акты сверок расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами на момент передачи дел или на последнюю отчетную дату, последнее аудиторское заключение о достоверности бухгалтерской отчетности (если организация подлежит обязательному аудиту).

Если по итогам приема-передачи дел будут выявлены ошибки, то их нужно исправить и при необходимости представить уточненные декларации в порядке, установленном ст. 81 НК РФ. А недостающие документы следует восстановить в кратчайшие сроки. Если количество выявленных ошибок при выборочной проверке будет значительным, то имеет смысл провести инициативную аудиторскую проверку, чтобы избежать в дальнейшем налоговых санкций.

Ошибка может повлиять на расчет налоговой базы по налогу на прибыль за полугодие, поэтому ее необходимо исправить. За I квартал 2006 г. нужно сдать уточненную декларацию по налогу на прибыль, где налоговая база будет увеличена на 9000 руб., доплатить налог на прибыль в размере 2160 руб. (9000 руб. x 24%) и причитающиеся пени. Исправления должны быть отражены в бухгалтерском учете.

Z-отчеты; Документы по учету труда и заработной платы

  • Трудовые договоры;
  • Приказа о приеме на работу, увольнении, премировании;
  • Штатное расписание;
  • Табели учета рабочего времени;
  • Расчетно-платежные ведомости;

Документы по расчетам с подотчетными лицами

Документы по учету расчетов контрагентами

  • Договоры с поставщиками и покупателями;
  • акты сверок с дебиторами и кредиторами;
  • товарные накладные, акты выполненных работ, оказанных услуг

Прочие документы

  • Первичные документы по учету займов, финансовых вложений, нематериальных активов;
  • Бухгалтерские справки;
  • Путевые листы;
  • Бланки строгой отчетности;
  • Доверенности;
  • другие документы;

Шаг 6.

Как передать дела новому главному бухгалтеру

Документы сдал: Васильева Документы принял: Зайцева Генеральный директор Сидоров А.П. Сидоров М.П. Инвентаризация при увольнении главного бухгалтера Нужно ли проводить инвентаризацию при смене главного бухгалтера? Да, если главный бухгалтер заключает договор о полной материальной ответственности. Такой договор обычно заключают, когда главный бухгалтер выполняет обязанности кассира.

Напомним, что организации обязаны проводить инвентаризацию при смене материально-ответственных лиц (п. 2 ст. 12 Закона № 129-ФЗ). Так как новый главный бухгалтер тоже будет заключать договор о полной материальной ответственности, проводить инвентаризацию денежных средств лучше в присутствии как бывшего, так и нового главного бухгалтера. Примечание. Не забудьте про сверку расчетов с налоговыми органами! Новому главному бухгалтеру можно порекомендовать следующее.

Иногда случается такое, что в компьютерной базе имеются одни данные, а на бумажном носителе совсем другие. Баланс вовсе составлен с «потолка». В таком случае все это надо обговорить с руководителем, ведь восстановление базы очень трудоемкий и дорогой процесс.

Может ваш руководитель согласится выплатить вам за это премию? Во всяком случае, о возможных проблемах с налоговой предупредить необходимо, в противном случае все «шишки» могут полететь на вас. 5 Отличным решением было бы, если перед тем как главный бухгалтер уволился – прошла аудиторская проверка, но, как правило, руководители не спешат ее проводить.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юрист поможет
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector