Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 110-93-26 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 317-74-92 (бесплатно)
Регионы:
8 (800) 550-95-86 (бесплатно)

Приказы по личному составу – это какие виды приказов?

Сколько действуют кадровые приказы, каков срок хранения их на предприятии, сколько лет хранятся они в архиве?

Распоряжения руководителя каждой организации направлены на решение общих и текущих задач, обеспечение оперативного управления различными процессами. Приказы по кадровому составу отличает от прочих и выделяет тот факт, что они регулируют именно трудовые, а не иные отношения между гражданами-работниками и органами управления работодателя. Иными словами, касаются отдельных сотрудников или всего коллектива.

Кадровая служба

  • Организационные. К данной группе относятся все распоряжения, связанные с кадровыми изменениями — прием, переводы и перемещения, итоговое увольнение.
  • Дисциплинарные. В этой группе приказы как о применении поощрения добросовестных работников, так и о взысканиях на совершивших дисциплинарные проступки.
  • Регламентные. Такие распоряжения связаны с оформлением временного отсутствия сотрудника на своем месте по инициативе руководителя или, напротив, с продлением времени его присутствия — направлении в командировку или о предоставлении очередного или учебного отпуска, сверхурочном труде, дежурствах и пр.
  • Зарплатные. В эту группу стоит объединить приказы, устанавливающие и изменяющие размеры оклада, надбавок и доплат, а также выплат различных компенсаций.
  • Корректирующие и отменяющие ранее изданные распоряжения.

Большое количество видов кадровых приказов обусловлено тем, что закон требует от работодателя каждое из действий, связанных с личным составом, выполнять исключительно на основании этих документов.

Сроки хранения всех распорядительных документов организации определяются в соответствии с Перечнем, который был утвержден Приказом № 558 Минкультуры России в 2010 г. Согласно этому акту все приказы, относящиеся к личному составу, подразделяют на две группы: кратковременного и долговременного хранения.

Приказы о приеме на работу, переводах и увольнении должны сохраняться в течение гораздо более длительного срока. Согласно последним изменениям, он составляет 75 лет для тех приказов, что были изданы до 2003 г.

и 50 лет для тех, что были созданы позднее. Хранятся такие документы в самой организации, а при ее ликвидации передаются в государственный или муниципальный архив, где и находятся весь предусмотренный распоряжением Минкультуры срок.

Приказы по личному составу — это такие приказы, которые затрагивают правоотношения между конкретным работником и организацией-работодателем. Любое действие администрации в отношении сотрудника требует непременного оформления его подобным документом.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl Enter, чтобы сообщить нам.

Формы и случаи применения распорядительных документов по персоналу

Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» введены образцы приказов по личному составу (учету кадров). К указанным документам относятся:

  • приказы о приеме на работу;
  • приказы о переводе;
  • приказы об отпуске;
  • приказы о командировке;
  • приказы о поощрении;
  • приказы об увольнении.

Однако соблюдать названные формы, согласно Информации Минфина России № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”», необязательно.

Приказы по личному составу - это какие приказы?

То есть работодатель при желании может создавать и использовать свои бланки приказов — и это удобно, поскольку помимо перечисленных выше существует масса других моментов, которые также должны быть отражены в соответствующих приказах. Например, на практике часто издаются приказы:

  • о взыскании;
  • совмещении;
  • замещении;
  • привлечении к сверхурочным работам;
  • надбавке;
  • дежурстве и др.

При этом самостоятельно разработанные акты должны содержать определенный набор реквизитов (ч. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ). К ним относятся:

  1. Наименование приказа.
  2. Дата составления.
  3. Наименование предприятия.
  4. Содержание (обстоятельства) факта хозяйственной деятельности.
  5. Денежная или натуральная величина описываемого явления.
  6. Данные сотрудника, интересы которого затрагивает документ.
  7. Подпись лица, которое заверяет кадровые приказы.

Также при составлении приказов можно руководствоваться ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

В крупных организациях дополнительно существует процедура визирования проектов приказов. К числу сотрудников, согласовывающих приказы по учету кадров, обычно относятся:

  • начальник кадровой службы;
  • бухгалтер;
  • непосредственный начальник работника, в отношении которого издан приказ;
  • юрист.

После визирования документ подписывает или отправляет на доработку руководитель предприятия.

Далее приводим пример приказа, составленного в свободной форме с соблюдением всех реквизитов (номера реквизитов указаны верхним индексом).

Рассматривая виды приказов по личному составу, необходимо учитывать, что их издание зависит от конкретных обстоятельств того или хозяйственного события. Поэтому привести исчерпывающий перечень не получится, всегда возможен нестандартный практический случай, требующий документирования. Если провести их классификацию, можно будет выделить следующие укрупненные блоки:

  • организационные — связанные с общими вопросами движения персонала — прием, увольнение, перевод и т. д.;
  • дисциплинарные — накладывающие взыскание или напротив предписывающие дополнительно простимулировать работника;
  • регламентные — описывающие порядок совершения каких-то действий (например, командировка, очередной отпуск);
  • зарплатные — служат для отражения фактов, необходимых для определения размеров и механизмов оплаты труда;
  • вспомогательного характера — для корректировки, отмены ранее изданных документов.
Предлагаем ознакомиться:   Расчет отпускных работа выхтовым методом

Особенность подобных документов — все они в той или иной мере затрагивают персонал компании. При их оформлении происходят изменения во взаимоотношениях нанимателя и работника, затрагивающие положение одного из них или обоих сразу.

  • определять порядок взаимоотношений в области труда между нанимателем и работником;
  • регулировать состав подразделений, наименования отделов, количество необходимого персонала;
  • обеспечивать соблюдение социальных гарантий;
  • регламентировать состав, оснащенность, размещение рабочих мест;
  • воздействовать на трудовое поведение сотрудников.

Бланк приказа обязательно должен содержать следующий набор реквизитов:

  • идентификационные данные компании;
  • номер;
  • дату издания;
  • описание действия, которое надлежит совершить и по каким причинам;
  • основание;
  • росписи руководителя и сотрудников.

Документы подобного назначения издаются регулярно, поскольку без них невозможно оформить зачисление в штат, законно прекратить отношения с нанимателем, перевести в другой отдел. Чаще всего они создаются в случае приема или увольнения.

В большинстве компаний для этого используются унифицированные формы приказов по личному составу, хотя законодательство допускает создание собственных бланков с сохранением необходимых реквизитов. В группу распоряжений о перемещениях входят документы об изменении наименования должности, переводе сотрудника на другую позицию или в новый отдел. Они могут применяться для отражения одного из следующих фактов:

  • линейный перевод работника с позиции на позицию в пределах одного уровня штатной иерархии;
  • перевод на вышестоящую или нижестоящую должность (только с согласия работника);
  • временное исполнение обязанностей на период отсутствия основного работника на срок до 3 месяцев.

Отдельно необходимо рассмотреть комплекс документов, посредством которых регулируется выполнение работниками стандартных процедур:

  • реализация права на все виды отпусков: учебный, очередной, без сохранения заработной платы, дополнительный;
  • осуществление командировок по заранее утвержденному графику.

Приказ о командировке оформляется при отправке сотрудника для выполнения поручения работодателя вне места постоянной дислокации. В нем в обязательном порядке содержится следующая информация:

  • идентификационные данные работника;
  • период поездки и основные задачи, которые необходимо решить в процессе ее осуществления;
  • конкретный пункт назначения;
  • прочие данные, необходимые для оформления и расчетов.

Где взять образцы приказов

Приказ — это локальный организационно-распорядительный акт, в котором отражаются административные, организационные, управленческие и иные вопросы деятельности хозяйственного субъекта. Законодательно закрепленной классификацией приказов можно считать предложенное в п. 19 части 1.

  • приказы по личному составу (приказы по кадрам и учету кадров, кадровые приказы);
  • приказы по основной деятельности;
  • приказы по административно-хозяйственным вопросам.

С учетом данной классификации ответом на вопрос «Приказ по личному составу – это какой приказ?» может стать определение его как документа, которым оформляют решения, затрагивающие личные интересы работника.

К таким актам относят, например, приказы о приеме на работу, поощрении, отпуске, переводе, увольнении и других моментах, связанных с трудовой деятельностью сотрудника. Перечень приказов по кадрам является открытым, кадровая служба сама определяет список необходимых для конкретного предприятия локальных актов.

Номер приказа содержит его порядковый номер и дополнительные обозначения, если они приняты в организации. При нумерации приказов по учету кадров рекомендуется использовать дополнительные буквенные обозначения «К», «ЛС», «Л/С».

Приказы по личному составу - это какие виды приказов?

Все приказы должны отражаться в книге регистрации или журнале учета приказов. Только зарегистрированный документ приобретает официальный характер. Так как рекомендуемой формы книга не имеет, ее составляют в произвольном виде.

Дата издания приказа

Рег. номер

Фамилия, имя, отчество

Структурное

подразделение

Должность

Краткое содержание приказа

16.01.2015

1-к

Григорьев Иван Сергеевич

Договорный отдел

Специалист

О приеме на работу

В связи декретным отпуском основного работника принят на условиях срочного трудового договора до 27.11.2015

19.02.2015

2-к

Петрова Олеся Юрьевна

Отдел снабжения

Начальник отдела

О прекращении трудового договора

Инициатива работника, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ

29.03.2015

3-к

Куравлев Игорь Михайлович

Отдел делопроизводства

Курьер

О переводе на другую работу

Перевод на должность младшего сотрудника

Для применения различных взысканий к работникам существует отдельная группа приказов, издаваемых в случае допущения ими нарушений в трудовой дисциплине, несоблюдения должностных инструкций, уклонения от выполнений указаний руководителя.

Перед тем как директор подпишет приказ о дисциплинарном взыскании, необходимо будет соблюсти определенный алгоритм действий:

  • получение сведений о нарушении, как правило, в форме акта или докладной записки;
  • истребование пояснений у провинившегося сотрудника в письменном виде;
  • рассмотрение всех обстоятельств совершения проступка;
  • обобщающий анализ всех полученных данных;
  • выбор варианта и формы наказания, соизмеримого с тяжестью проступка.
Предлагаем ознакомиться:   Какие документы предоставить на биржу при соращении кадравику

Общество с ограниченной ответственностью «Закат»

(ООО «Закат»)

19.05.2016                                                                                                                № 159

Москва

ПРИКАЗ

О применении дисциплинарного взыскания

В соответствии со ст. 192, 193 ТК РФ за неоднократное неисполнение работником трудовых обязанностей, выразившееся в несвоевременном занесении договоров в базу для согласования с руководителями подразделений,

Применить дисциплинарное взыскание в виде выговора к специалисту отдела закупок В. П. Егорову за нарушение пп. 5.6, 5.7 должностной инструкции.

Основание: докладная записка директора по закупкам от 12.05.2016 № 45, акт от 13.05.2016 № 59, объяснительная записка В. П. Егорова от 13.05.16.

Генеральный директор Михайлов Е. П.

специалист В. П. Егоров

19.05.2016

В 2004 г. для придания единообразия кадровой документации разных по правовой форме предприятий и организаций Госстандартом разрабатываются унифицированные формы управленческих документов, в том числе и кадровых приказов.

Составление приказов

  • Т-1 — прием нового сотрудника
  • Т-5 — перевод внутри компании
  • Т-6 — предоставление отпуска (любого вида)
  • Т-8 — увольнение
  • Т-9 — направление в командировку
  • Т-11 — применение поощрений

Приведенные образцы приказов охватывают только самые основные правоотношения между работником и организацией, где он трудится. Поэтому кадровые службы могут сами разрабатывать необходимые распоряжения, руководствуясь ГОСТом Р6.30-2003. Что же до содержания распоряжений, оно непременно соответствует нормам Трудового Кодекса.

С 2013 года использование в коммерческих компаниях унифицированных форм перестало быть строго обязательным, но для кадровиков их применение весьма удобно. Организация вольна вносить в такие бланки дополнительные необходимые реквизиты, утвержденные внутренними документами. Но реквизиты самих бланков, утвержденные Госкомстатом, должны при этом остаться неизменными.

Как подготовить приказ

Пошаговый алгоритм создания подобного приказа будет выглядеть так:

  1. Получение документа, который послужит основанием для издания распоряжения.
  2. Подготовка проекта.
  3. Получение необходимых согласований.
  4. Получение подписи гендиректора.
  5. Предъявление работнику (или работникам) документом для ознакомления (всегда под роспись).
  6. Хранение зарегистрированного приказа.

Обсуждение рабочих моментов

Обязательным элементом приказа является указание того документа, что стал основанием для создания распоряжения. Чаще всего таковым становится заявление самого сотрудника: о приеме на работу в компанию, о предоставлении отпуска или отгула, о переводе на вышестоящую должность или в другое подразделение, об увольнении и пр. В приказе могут фигурировать и другие документы-основания:

  • преставление непосредственного руководителя
  • докладная или служебная записка
  • акт о допущенном дисциплинарном нарушении
  • график отпусков
  • судебное решение

Подготовкой проекта распоряжения занимается, как правило, работник отдела кадров организации или назначенный отвечающим за кадровое делопроизводство в подразделении сотрудник. Использование готовых унифицированных форм или образцов, разработанных на предприятии, позволяет сократить время на написание документа до минимума.

Под согласованием понимается сбор подписей руководителей подразделений, так или иначе задействованных в реализации приказа. Как правило, это непосредственный начальник сотрудника, к которому относится приказ, глава отдела кадров и главбух.

Документы по личному составу

Но список может быть и больше. Согласование — самый долгий этап, который может продлиться до нескольких дней. Это стоит учитывать при подготовке приказов к определенной дате, например, о направлении в командировку или о начале учебного отпуска.

Приказы подписывает генеральный директор (ректор, начальник) организации или специально им на то уполномоченное лицо. Как правило, такая замена допускается при длительном отсутствии самого директора. В подобном случае на приказе проставляется подпись заместителя или исполняющего обязанности руководителя. Такое назначение также должно быть оформлено соответствующим приказом.

Пример приказа

Общество с ограниченной ответственностью

«Региональный фонд недвижимости»3

Приказ № 10-к

16 февраля 2016 года2

г. Рыбинск

О дисциплинарном взыскании1

директору ООО «РФН» Андрушко Евгении Альбертовне6 замечание в связи с ненадлежащим исполнением своих трудовых обязанностей.4,5

1.  Представление № Х-Х от ХХ.ХХ.ХХХХ и. о. прокурора Советского района г. Рыбинска.

2.  Ст. 192 Трудового кодекса РФ.

Зам. директора: (подпись) Г. Д. Драгомерецкий7

С приказом ознакомлена: (подпись) Е. А. Андрушко

16.02.2016

Регистрация приказа

  • наименование организации полное и сокращенное
  • вид документа — приказ
  • дата издания и порядковый номер
  • заголовок
  • собственно приказ — текст распоряжения и основание для его написания
  • визы согласований
  • подпись руководителя
  • подпись ознакомленного сотрудника
  • указание об исполнении

Приказы, изданные в течение одного года, нумеруются. Это облегчает учет документа в дальнейшем. Цифровой код дополняется буквенным индексом. Для приказов по личному составу это буква «К». Что позволяет отделить кадровые распоряжения от изданных для регулирования основной деятельности (для них используется иная маркировка, как правило, «А»).

Распоряжения, равно как и документы-основания, необходимо регистрировать. Под этим процессом понимается внесение в специальный журнал записи о создании приказа. Как правило, регистрируются не все кадровые распоряжения, а только те, для которых предусмотрен длительный срок хранения. Журналы регистрации могут вестись как в бумажной, так и в электронной форме.

Для нумерации приказов по личному составу используются смешанные порядковые номера, включающие, помимо цифрового обозначения, и буквы. Например: № 144/к, № 99л/с и т. д. Методику присвоения номера каждому документу определяют внутри фирмы самостоятельно.

Предлагаем ознакомиться:   Какая ответственность лежит на бухгалтере

Например:

  • индекс «к» или «дх» для бумаг, которые нельзя уничтожать в течение 50–75 лет;
  • какая-то иная буква или их сочетание для приказов со стандартным сроком хранения (5 лет).

Некоторые послабления в данной области связаны с установлением для большинства документов с весны 2016 года срока 50 лет вместо применявшихся ранее 75. Однако для таких бумаг, изданных ранее 2003 года, сохранился прежний обязательный период хранения — 75 лет.

Когда проводится регистрация приказов по личному составу, то документы с разными периодами обеспечения сохранности должны быть подшиты в отдельные папки. При этом можно сохранять сквозной порядок присвоения номеров, выделяя период хранения отдельным буквенным индексом.

Многообразие форм приказов по личному составу объясняется разнообразием задач, которые решаются с их помощью. Часть из них имеет исключительно «кадровое» назначение, применяется для регулирования численности, профессионального состава работников, структуры компании.

Некоторые служат для законного проведения каких-то процедур и, помимо прочего, создают доказательную базу для совершения тех или иных шагов. Часть влияет на порядок учета расходов и воздействует на процесс формирования налоговой базы.

Помимо этого, приказы могут относиться к разным категориям в зависимости от предельного периода их хранения. От этого существенно зависит методика их нумерации и регистрации, а также процедура размещения в помещениях архива.

Все описанные особенности необходимо учитывать как в процессе издания, подписания приказов, так в последующем, в целях соблюдения утвержденных периодов хранения и недопущения преждевременного списания важной документации.

Внесение в приказ изменений или его отмена

Иногда у руководителя возникает необходимость внести изменения в ранее изданный приказ, отменить один из его пунктов или весь документ в целом. Однако для такого решения необходимы серьезные правовые основания. Это могут быть:

  • изменение действующего законодательства, регулирующего отношения, оформленные приказом

    Обсуждение изменений

  • изменения в персональных данных работника (например, смена фамилии) или в его личных обстоятельствах
  • изменение времени или места исполнения трудовых обязанностей обозначенных в приказе
  • иные обстоятельства, делающие исполнение приказа в прежнем виде невозможным

Изменение содержания приказа или его отмена оформляются новым распорядительным документом. Для него применяются те же правила, что при оформлении корректируемого приказа. Иным будет содержание документа. В нем необходимо указать:

  • в какой именно приказ вносятся изменения (номер, дата, наименование)
  • что послужило основанием для внесения изменений или отмены уже изданного приказа
  • перечень должностных лиц и действий, которые им предстоит выполнить для реализации текущего распоряжения
  • указание конкретных пунктов изменяемого документа, утративших силу с принятием нового приказа
  • мерах по контролю за выполнением распоряжения (необязательно)

Изменение или отмена приказов не может быть рутинным мероприятием. Оно производится только в редких случаях, при наступлении обстоятельств, исключающих выполнение распоряжения в неизменном виде.

Распорядительные документы, регулирующие порядок совершения сотрудником определенных действий

Результатом взаимодействия с нанимателем должно быть получение им вознаграждения по итогам своего труда. В связи с этим блок «зарплатных» документов — один из самых обширных в деловой практике компаний.

Нужно иметь в виду, что объекты, которые регулируются подобными приказами, относятся к обязательным условиям, отражаемым в трудовом договоре. В связи с этим издание таких приказов сопровождается внесением изменений в другие документы или формированием дополнительного соглашения к контракту.

Предположим, была проведена аттестация, по результатам которой сотрудник показал более высокий уровень знаний и компетенций. Итогом этого стало увеличение его заработной платы. Данный факт отражается изданием соответствующего приказа и заключением дополнительного соглашения к трудовому договору.

Каждый тип материального поощрения при необходимости его изменения должен порождать приказ соответствующего вида. Многообразие применяемых сегодня инструментов стимулирования работников обусловливает обширный перечень приказов в области оплаты труда и мотивации.

В качестве критериев признания заслуг работника перед компанией может выступать выполнение, перевыполнение плановых показателей, отсутствие нарушений трудовой дисциплины, выполнение особо важных поручений.

Наиболее часто применяемыми видами материального и нематериального поощрения, которые оформляются подобными приказами, являются:

  • выдача премии;
  • отметка заслуг при помощи грамоты;
  • выдача ценного подарка;
  • публичное признание высоких трудовых результатов, показанных работником.
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юрист поможет
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector