Приказы по личному составу — это какие приказы (виды)?

Формы и виды приказов по личному составу

Видов приказов по личному составу существует множество. Перечислим их укрупненные группы:

  • Организационные: о приеме, увольнении, перемещении работников и др.
  • Дисциплинарные: о наказании или поощрении.
  • Регламентные: о направлении в командировку, разнообразных отпусках.
  • Зарплатные: об установлении окладов, надбавок и доплат.
  • Стимулирующие: о премиях и иных вознаграждениях.
  • Технического характера: отменяющие — при необходимости отменить ранее изданный приказ или его отдельные пункты, изменяющие — вносящие поправки и корректировки в существующие приказы.

Все указанные группы приказов объединяет общий признак — понятие «личный состав». Это вся совокупность работников компании. В результате издания любого приказа по личному составу кто-либо из членов трудового коллектива или все работники компании ощущают на себе тот или иной результат.

Приказы по личному составу призваны решать целый комплекс задач:

  • регулирование трудовых взаимоотношений «работник — работодатель»;
  • формирование оптимальной структуры и численности личного состава;
  • решение вопросов соблюдения гарантий в отношении членов трудового коллектива;
  • оперативное влияние на решение вопросов текущей хозяйственной деятельности посредством оптимальной расстановки личного состава;
  • укрепление трудовой дисциплины в коллективе;
  • иные задачи.

Форму приказа можно разработать самостоятельно, предусмотрев в ней все необходимые реквизиты:

  • наименование компании;
  • номер приказа;
  • дату;
  • содержание;
  • основание (при необходимости);
  • подписи руководителя и работников.

Каждый вид приказа по личному составу преследует свои организационные или оперативные цели. Подробнее об этом в следующих разделах.

Обычно нумерация приказов производится в соответствии с принятой в компании системой, закрепленной во внутрифирменном локальном акте (например, в положении о делопроизводстве).

При значительных объемах документов целесообразно осуществлять общую нумерацию с присвоением специфичного индекса в зависимости от срока хранения документа.

Например:

  • индекс «к» или «л/с» — для приказов со сроком хранения 75 (50) лет;
  • иной предусмотренный компанией индекс — для приказов сроком хранения 5 лет.

ВАЖНО! С марта 2016 года по закону от 02.03.2016 № 43-ФЗ для документов по личному составу действуют сокращенные сроки хранения — 50 лет, кроме тех, что созданы до 2003 года (для них срок остался прежним — 75 лет).

При регистрации приказов по личному составу необходимо помнить, что документы с разными сроками хранения не могут группироваться в одно дело. К примеру, приказы организационной группы (о приеме, увольнении и др.

) можно сформировать в одно дело, а номера присвоить в хронологическом порядке с добавлением буквенного индекса «л/с». А группу регламентных приказов (об отпуске, командировке и др.), по которым предусматривается временное хранение, — группировать в отдельное дело с применением индекса «к».

Для регистрации приказов по личному составу понадобится соответствующий журнал.

Виды приказов в организации

Обычно весь массив приказов организации принято разделять на два потока: по основной деятельности и по личному составу. За первые отвечает служба ДОУ, вторые, как зеницу ока, бережет отдел кадров. Помимо функционального назначения между этими видами приказов есть еще одно существенное различие, а именно – срок их хранения.

Обратимся к Перечню типовых управленческих архивных документов (см. ниже по тексту его фрагмент со статьей 19; далее – Перечень 2010 года). И увидим, что приказы по основной деятельности хранятся постоянно, тогда как по личному составу, за редким исключением, 75 лет.

При этом ни один из российских нормативных актов по ДОУ не содержит информации, касающейся различий между приказами по основной деятельности и приказами по административно-хозяйственным вопросам. Приказы по личному составу тоже не всегда легко отделить от приказов по основной деятельности.

Вновь обратимся к Перечню 2010 года. Его раздел 10 целиком посвящен административно-хозяйственным вопросам. Целесообразно определить круг тем соответствующих приказов на основе этого раздела.

Перечень к ним относит:

  • соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;
  • эксплуатацию зданий, помещений;
  • транспортное обслуживание, внутреннюю связь;
  • обеспечение безопасности организации.

При этом не стоит забывать, что первый пункт данного списка тесно связан с трудовыми отношениями с работниками. Так, если решено привлечь работника к дисциплинарной ответственности за нарушение упомянутых правил, то приказ об этом уже будет относиться к категории «по личному составу».

Задача приказов по личному составу – отразить решения руководителя, касающиеся кадровой политики организации. Все приказы по трудовым отношениям с работником (работниками), являются приказами по личному составу, они отражают прием, перемещение и увольнение, поощрения и наказания, персональные данные и т.п.

Обратите внимание на один важный момент:

  • До 2013 года многие кадровые приказы составлялись по утвержденным Госкомстатом унифицированным формам (постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»). Если утвержденной формы не было, то такой приказ оформлялся в произвольной форме.
  • Но с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению (за малым исключением). В этой ситуации унифицированные формы кадровых документов подпали под общий порядок и более не действуют. Многие организации, понимая, что специалисты по кадровому делопроизводству привыкли к используемым ранее формам, просто утвердили их для дальнейшего применения в своих организациях. Таким образом, данные формы продолжили свою легальную жизнь, только поменяли утверждающий документ в своей «шапке». Мы всем рекомендуем поступить аналогичным образом!
Предлагаем ознакомиться:   Выплата алиментов в браке

А далее в статье речь пойдет только об оформлении приказов по общим правилам, сложившимся для организационно-распорядительных документов. По ней всегда составлялись приказы по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам.

Перечислить тематику приказов по основной деятельности не представляется возможным: она слишком обширна и во многом зависит от специфики деятельности организации. Основные категории таких приказов и примеры к ним мы привели в Таблице 1.

Таким образом, для определения вида приказа остается метод исключения: если документ составлен не по административно-хозяйственному вопросу и не документирует трудовые отношения с работником или группой работников, то он считается приказом по основной деятельности.

Группа зарплатных и стимулирующих приказов

Данная совокупность приказов по личному составу сопровождает каждого работника с момента приема на работу вплоть до расставания с компанией, включая все нюансы внутренних перемещений.

Приказы о приеме и увольнении — самые распространенные в данной группе. Их принято оформлять по унифицированным формам, хотя применение самостоятельно разработанных компанией форм приказов законом не возбраняется.

Приказы о перемещениях сотрудников представляют собой совокупность разнотипных распоряжений руководителя компании о разнообразных кадровых перестановках или линейных перемещениях членов трудового коллектива.

Среди них можно назвать следующие разновидности приказов:

  • о параллельном перемещении сотрудников, например с одной должности на аналогичную в другом подразделении;
  • о динамическом подъеме («карьерный шаг») или понижении в должности;
  • о временном перемещении: на место отсутствующего работника, в связи с медицинскими показаниями на определенное время и др.

Понятия «зарплата» и «личный состав» неразделимы, поэтому данная группа приказов наиболее обширна по своему объему и многообразию. Любые изменения, связанные с работниками компании (их уровнем квалификации, ставками, разрядами, условиями работы и др.), неизбежно влекут зарплатные изменения и оформление приказов.

Например, работник повысил квалификацию и получил более высокий профессиональный разряд — это событие дает ему право на оплату труда по повышенным ставкам, что оформляется соответствующим распоряжением.

Группа приказов, призванных стимулировать работников к более производительному, продуктивному и качественному труду, также отличается разнообразием.

В арсенале работодателя существует множество средств для того, чтобы выразить своим работникам признательность за хороший труд и крепкую дисциплину труда, за высокие производственные показатели, перевыполнение плана и др.

Регламентация создания приказов

Правила создания приказов на федеральном уровне описаны в документах:

  • имеющих добровольный порядок применения:
    • ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
    • «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (далее – Методические рекомендации к ГОСТу Р 6.30-2003);
  • либо обязательных только для определенной категории организаций, в основном для госструктур, например:
    • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Рекомендации для органов исполнительной власти);
    • Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, утв. приказом ФТС от 18.10.2004 № 160 (далее – Инструкция ФТС).

Однако никто не запрещает коммерческим компаниям пользоваться всеми этими документами, чтобы довести качество своих делопроизводственных процессов до должного уровня. На основе перечисленных документов рекомендуется составить собственные правила подготовки приказов и закрепить их в Инструкции по делопроизводству (см. Пример 1).

В указанной нормативной базе содержится состав реквизитов приказа и правила их оформления. Рекомендации для органов исполнительной власти и Инструкция ФТС разъясняют также порядок подготовки совместных приказов.

Дисциплинарные приказы (пример)

Группа дисциплинарных приказов также отличается многообразием. Сюда входят разного рода распоряжения работодателя о наказаниях членов трудового коллектива за нарушение внутрифирменных положений, распоряжений и указаний, огрехи в соблюдении трудовой и технологической дисциплины и др.

Приказы данной группы не могут оформляться только на основании желаний администрации компании, поэтому требуют к себе повышенного внимания.

К примеру, приказ о дисциплинарном наказании является заключительным этапом в следующем алгоритме действий работодателя:

  • обработка первично поступившей информации о факте нарушения трудовой дисциплины;
  • получение от работника объяснений в письменной форме;
  • изучение обстоятельств и условий произошедшего нарушения трудовой дисциплины;
  • объективная оценка полученной информации;
  • вынесение мотивированного решения по виду и форме наказания работника.

Общество с ограниченной ответственностью «Сфера»

ПРИКАЗ

«14» января 2019 года                                                                                                        № 9/к

О дисциплинарном взыскании

Евсеев Семен Викторович, токарь 2-го разряда, 11.01.2019 отсутствовал на рабочем месте без уважительной причины с 13:00 до 17:00, чем нарушил ст. 21 ТК РФ и правила внутреннего трудового распорядка компании.

На основании вышеизложенного и рапорта начальника смены Тарасова П. Н. от 11.01.2019, письменного объяснения Евсеева С. В., оформленного в присутствии комиссии акта об отсутствии на работе указанного сотрудника от 11.01.2019, графика рабочего времени на январь 2019 года

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. За грубое нарушение трудовых обязанностей — отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (прогул) Евсееву Семену Викторовичу (таб. № 00365) объявить замечание и снизить премию за январь 2019 года на 30%.
  2. Инспектору по кадрам Дерябиной С. А. копию приказа направить в ОТиЗ, ознакомить работника под подпись.

Директор ООО «Сфера»               Сотников                  /Сотников Н. Е./

С приказом ознакомлен:                 Евсеев                        /Евсеев С. В./ 14.01.2019

Бланк и реквизиты приказа

По расположению реквизитов бланк приказа может быть продольным или угловым (центрированным или флаговым). Подробно со всеми этими вариантами оформления мы разбирались в предыдущем номере журнала. А далее в этой статье будем придерживаться продольного расположения реквизитов, чтобы уделить больше внимания другим важным аспектам оформления.

В Примере 2 показан бланк приказа, образец которого содержится в ГОСТе Р 6.30-2003 на рисунке Б.5.

В Примере 2 мы видим бланк приказа:

  • в него входят следующие реквизиты:
    • наименование организации,
    • наименование вида документа,
    • место составления или издания документа;
  • здесь имеются отметки для проставления реквизитов «Дата документа» (слева) и «Регистрационный номер документа» (справа).
Предлагаем ознакомиться:   Возражение на судебный приказ о взыскании алиментов

Кроме того, ни один приказ не обходится без следующих реквизитов:

  • заголовок к тексту;
  • текст документа;
  • подпись.

Реже в приказ вносятся:

  • эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
  • отметка о наличии приложения;
  • визы согласования документа;
  • отметка об исполнителе.

В бланке приказа указывается полное наименование организации (в т.ч. полностью организационно-правовая форма), а ниже в скобках – сокращенное наименование, если таковое имеется и закреплено в Уставе (в Примере 2 это аббревиатура «ВНИИДАД», в Примере 4 – ЗАО «СПК-Самара»).

Если имеется вышестоящая организация (или приказ издается обособленным подразделением), то ее сокращенное (или полное, если нет сокращенного) наименование указывается над наименованием организации-автора (в Примере 2 это «РОСАРХИВ»).

При издании одного совместного приказа несколькими равнозначными организациями их наименования располагаются на одном уровне (Примеры 3 и 16). Если одна из организаций вышестоящая, то она указывается на приказе выше нижестоящей (Пример 17).

Наименование вида документа (слово «ПРИКАЗ») принято писать по центру прописными буквами через 2–4 межстрочных интервала после наименования организации.

Этот реквизит располагается ниже отметок для регистрационного номера и даты документа и используется в том случае, если в название организации не включено место ее расположения (сравните фрагменты, выделенные оранжевым в Примерах 4 и 5).

Аналогичным образом данный реквизит опускается в письмах, т.к. место издания документа там детализируется в справочных данных организации (в виде ее полного адреса местонахождения, вплоть до дома или офиса).

Буква «г.» перед названием города опускается только у Москвы и Санкт-Петербурга, т.к. они являются еще и субъектами РФ.

Заголовок к тексту

https://www.youtube.com/watch?v=kmRVEMcjLDQ

Заголовок к тексту документа должен отражать его содержание. Согласно Методическим рекомендациям к ГОСТу Р 6.30-2003 заголовок приказа отвечает на вопрос «о чем?» («о ком?»). В это короткое предложение следует уместить предмет приказа (тему, вопрос) и действие, которое следует произвести над ним. Образцы заголовков представлены выше, в Таблице 1.

Заголовок набирается шрифтом того же размера, что и основной текст приказа, точка в конце не ставится.

Что касается выравнивания заголовка, то мнения ГОСТа Р 6.30-2003 и Методических рекомендаций для органов исполнительной власти разошлись. Первый предлагает выравнивать заголовок по левому краю, второй, как и Инструкция ФТС, – по центру (при условии использования продольного бланка).

Учитывая добровольный характер применения этих нормативных документов, организации вправе выбрать тот способ расположения заголовка, который им нравится (федеральных органов исполнительной власти, таможенной службы и учреждений, на которых распространяются правила делопроизводства в упомянутых органах, это не касается).

Текст приказа

За констатирующей частью текста следует слово «ПРИКАЗЫВАЮ» («ПРИКАЗЫВАЕМ» в совместных распорядительных документах). Оно набирается прописными буквами («ПРИКАЗЫВАЮ») или же строчными вразрядку («п р и к а з ы в а ю») с новой строки.

Распорядительная часть приказа состоит из нескольких пунктов. Каждый их них содержит описание какого-либо действия в рамках достижения цели документа. Действия могут иметь форму поручения с указанием конкретного исполнителя и срока исполнения.

Сроки их хранения кадровых приказов и их архивация

Приказ (он же имеет аналогичное название – распоряжение) – это юридический, организационно-правовой, имеющий императивную значимость с точки зрения закона кадровый документ, необходимый для решения различных кадровых вопросов для любого работодателя.

Он включает в себя необходимую письменную форму для обеспечения  трудовыми правоотношениями  обеих участников трудового права.

Составляется данный вид документа преимущественно сотрудниками кадровых служб или иными сотрудниками, совмещающими с основными обязанностями дополнительно и кадровое делопроизводство. Визируется приказ руководящими должностными лицами, с целью обязательного выполнения действующими работниками поставленных задач и указаний для нормализации рабочего процесса.

Формально, кадровые приказы делят на два основных вида:

  1. по личному составу (включают в себя персональные сведения работников);
  2. по основной деятельности предприятия (организации).

Должностные лица, на которых возлагают обязанности кадрового работника, чаще всего занимаются составлением и тех, и других форм приказов (распоряжений).

Делопроизводители и секретари нередко отвечают за составление и тех видов документов, которые регулируют не только трудовую, но и бухгалтерскую, общую и производственную деятельность на предприятии.

Приказы по личному составу представляют собой такой вид распорядительных документов, который письменно заверяется обеими сторонами, и тем самым закрепляет трудовые правоотношения между работодателем и работником.

В основном, данный вид приказов относят к той категории документов, в которых фиксируют значимые с юридической точки зрения права и обязанности обеих сторон трудовых правоотношений.

В таких приказах закрепляется функциональная деятельность работника в организации. В зависимости от цели распоряжения, такие приказы создаются для приема на работу нового сотрудника, кадрового перемещения (перевод на новую должность) и увольнения, выплаты премий или иных видов поощрения, длительных командировок, и т.д.

В приказах по личному составу в обязательном порядке должны отображаться наименование организации (работодателя), преамбула приказа, Ф.И.О. работника, даты (дата составления приказа и дата, фиксирующая начало трудовых изменений или дополнений), подразделение, должность, оклад, характер работы, наличие испытательного срока и места для подписей ознакомления с приказом обеих сторон.

То есть указывается вся кадровая информация, связанная с профессиональной деятельностью работника и его трудовыми обязанностям (изменениям).

Хранение вышеуказанных документов составляет 75 лет с момента их архивации. При сшивании, на них под конец старого или на начало нового года составляется общая опись, включающая в себя перечень названий перечисленных документов, наименование сотрудников и занимаемых ими должностей, а также даты самих приказов.

Как правило, в одну общую пачку сшиваются одинаковые по своему значению документы за прошедший год.

Предлагаем ознакомиться:   Как оформить приказ на командировку совместителя

Виды приказов, относящиеся ко второй категории трудовых распоряжений, по своей структуре также имеют кадровое значение и включают в себя обозначение и регулирование организационных процессов трудовой деятельности работника.

Например, к таким видам кадровых документов относят:

  1. Приказы на отпуска разного характера (ежегодный оплачиваемый отпуск, дополнительный отпуск, отпуск без сохранения заработной платы, отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 или 3-х лет, учебный отпуск и т.д.);
  2. Приказы о дисциплинарном взыскании;
  3. Производственные приказы (о работе свыше нормы рабочего дня, то есть сверхурочно и о не запланированной заранее работе в выходные и праздничные дни);
  4. Приказы на обучение или повышение квалификации;
  5. Приказы о закреплении транспортных средств или иного имущества работодателя, на праве временного пользования работником;
  6. Приказы о выполнении дополнительных поручении и назначении ответственных лиц.
  7. Приказы по общей деятельности предприятия (например, запрет о курении табака в неположенном месте, или приказ о запрете аудио и видео записи на территории предприятия и т.д.).
  8. Приказ о назначении ответственного лица за воинский учет (создается в случае, если в штате числится не более 500 сотрудников), за предоставление сведений по сотрудникам в ПФР РФ или Статистику. Как правило — эти обязанности возлагаются на работника кадровой службы, реже — секретаря или бухгалтера по зарплате.
  9. Другие виды кадровых приказов наименьшей кадровой важности.

В качестве готового, можно сказать, идеального шаблона приказа, многие кадровые работники для составления документов по личному составу используют бланки унифицированных форм (по Госкомстату).

Ранее, они считались обязательными в кадровом делопроизводстве и применялись повсеместно во всех регионах России.

Однако, с 01.01.2013г., на основании ФЗ от 06.12.2011г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», императивность норм в использовании унифицированных видов приказа была отменена.

С того момента работодатель в праве сам разрабатывать наиболее подходящие для него образцы приказов по личному составу. Но это не отменяет правила трудового законодательства вносить в документы все необходимые личные сведения работника. Они также должны быть указаны в обязательном порядке в приказе.

Удобство в применении самостоятельно разработанных бланков распорядительных документов заключается и в том, что работодатель может убрать из них все лишнее, или же дополнить текст приказа собственными необходимыми реквизитами или сведениями.

Например, если в организации нет профсоюза, то и отпадает необходимость вписывать в приказ об увольнении предложение о мотивированном мнении выборного профсоюзного органа (форма Т-8).

В отличие от приказов по личному составу в виде унифицированных форм, обязательным соблюдением которых кадровые работники ранее вынуждены были придерживаться, приказы (распоряжения) по основной деятельности всегда при их составлении носили произвольный, творческий способ оформления.

Обычно, его структура состоит из двух частей:

  • вводная часть (включает в себя основою суть приказа);
  • указательная (распорядительная часть) – она назначает ответственных лиц за исполнение и соблюдение настоящего приказа, и иногда включает в себя сроки его выполнения.

Юридическую силу кадровый приказ приобретает с момента даты его подписания руководителем и исполнителем, после чего документовед регистрирует его в журнале учета и регистрации приказов и подшивает в папку вместе с другими схожими по значимости приказами.

Несмотря на то, что журнал для регистрации документов не является обязательным фиксатором, все же многие кадровые работники предпочитают их заводить для из-за удобства в их использовании.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Регистрационный номер указывается в возрастающем порядке, и индексируется в соответствии с характером содержимого в распоряжении (например, «ок» или «к» — кадровый документ, «пр» — производственный документ, «от» — отпуск, «лс» — личный состав и т.д.).

Желательно для регистрации приказов завести разные регистрационные книги или журналы. Они делаются на заказ, или же продаются в любом специализированном магазине канцтоваров, с соответствующим наименованием, графами, уже подогнанными под конкретные цели.

Перед сдачей документов в архив, на общую пачку одного вида приказов составляется сводная опись, после чего она кладется сверху на последний по счету (дате) в пачке приказ, и закрытая титульным листом (наименование стопки) прошивается крепкими нитками.

Для более длительного и качественного сохранения бумажных носителей информации, рекомендуется хранить кадровую документацию в специальном сухом помещении, предназначенным для архива.

После окончания сроков хранения, кадровую документацию утилизируют (уничтожают).

Сроки хранения у всех приказов разные, в зависимости от их специфики и значимости. Так, например, распоряжения по личному составу и их регистрационные книги имеют срок обязательного хранения не менее 75 лет, приказы по основной деятельности – неограниченный срок, приказы на отпуска до 3 лет, документы по общей и производственной деятельности организации – не менее 5 лет и т.д.

Законодательную базу для ознакомления со сроками хранения архивов можно найти в таких специализированных программах, как Консультант , Гарант или на специальных сайтах по кадровому делопроизводству.

Итоги

Ответ на вопрос «Приказы по личному составу — это какие приказы?» содержит в себе развернутую информацию о видах и формах этих документов, целях и задачах их оформления, составе, содержании, а также порядке нумерации, регистрации и хранения.

Об обязательных кадровых документах и кадровом учете см. в материале «Кадровые документы, которые должны быть в организации».

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юрист поможет
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector