Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 322-06-74 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 407-24-18 (бесплатно)
Регионы (добавочный обязательно):
8 (800) 550-71-06 (доб. 112, бесплатно)

Как правильно оформить документы кадров работнику если сотрудник сменил фамилию

Перемена имени

Лица, достигшие возраста 14 лет, вправе переменить свое имя, включающее фамилию, имя и отчество (п. 1 ст. 58 Федерального закона от 15.11.1997 N 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния», далее — Закон N 143-ФЗ). Перемена имени производится в ЗАГСе по месту жительства или по месту государственной регистрации рождения лица, желающего переменить свои данные (п. 2 ст. 58 Закона N 143-ФЗ).

К сведению. Изменение гражданином в установленном порядке фамилии, имени, отчества влечет замену паспорта. Документы и личные фотографии для замены паспорта должны быть сданы гражданином не позднее 30 дней после наступления данных обстоятельств. На это указано в п. п. 12 и 15 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 N 828.

Чаще всего смена Ф.И.О. происходит в связи со вступлением в брак, разводом и переменой неблагозвучной фамилии, так что работник приносит вам, кроме нового паспорта, один из следующих документов: свидетельство о браке, свидетельство о расторжении брака, свидетельство о перемене имени. С указанного документа следует снять копию.

К сведению. При смене фамилии, имени, отчества ИНН, присвоенный физическому лицу, не меняется (п. 16 Порядка и условия присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика, утвержденного Приказом ФНС России от 29.06.2012 N ММВ-7-6/435@).

Лица, достигшие возраста 14 лет, вправе переменить свое имя, включающее фамилию, имя и отчество (п. 1 ст. 58 Федерального закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния», далее – Закон № 143-ФЗ). Перемена имени производится в ЗАГСе по месту жительства или по месту государственной регистрации рождения лица, желающего переменить свои данные (п. 2 ст. 58 Закона № 143-ФЗ).

Что делать кадровику, если работник изменил фамилию, имя или отчество?

Наиболее проблемной ситуацией для сотрудников кадровых отделов различных организаций считается смена одним из работников гражданского паспорта. Это может произойти в результате чрезвычайной ситуации, например, при потере или в случае плановой замены после достижения возраста 20 и 45 лет.

Подаем документы в налоговую инспекцию В Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ), помимо прочих сведений, содержится информация о лице, которое вправе без доверенности действовать от имени организации. Это установлено п. 1 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (далее — Закон N 129-ФЗ).

Об изменении фамилии или других паспортных данных действующего руководителя нужно сообщить в регистрирующий орган по месту своего нахождения в течение трех дней с момента получения руководителем нового паспорта (п. 5 ст. 5 Закона N 129-ФЗ). Если срок пропущен, налоговые инспекторы могут привлечь к административной ответственности руководителя организации, осуществляющего руководство текущей деятельностью организации.

45 «Основ законодательства Российской Федерации о нотариате (утв. ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1) (ред.

Соответственно, сначала работница должна внести изменения в него- получить новый паспорт. После чего сотруднице необходимо написать заявление с просьбой внести такие изменения в кадровую документацию, предоставив подтверждающие документы, а работодатель должен издать приказ и внести такие изменения.

Напомним, что статья 57 Трудового кодекса предписывает включать в текст трудового договора фамилию, имя, отчество работника и сведения о документе, удостоверяющем его личность. Поэтому изменение этих данных обязательно должно быть отражено в трудовом договоре. Сейчас большинство кадровиков оформляют соглашение сторон или приложение к трудовому договору, то есть используют механизм, предназначенный для изменения условий договора.

Никаких нареканий со стороны контрольных органов это обычно не вызывает. Но следует помнить, что статья 57 позволяет вносить недостающие сведения непосредственно в текст договора (образец). * Пункт 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). ** Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации (утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

Образец приказа о внесении изменений в персональные данные работника

Получите новое свидетельство и выдайте его сотруднику в течение недели. А сопроводительную ведомость с подписью работника в получении свидетельства в течение месяца верните в ПФРпп. 14, 17 Инструкции.

В случае изменения фамилии, имени, отчества работник вправе обратиться к работодателю с заявлением об обмене страхового свидетельства. Это следует из п. 26 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утвержденной Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.

Работодатель в двухнедельный срок со дня получения от работника заявления передает его в Пенсионный фонд вместе с описью документов (п. 27 Инструкции N 987н).

Заявление об обмене страхового свидетельства заполняют по форме АДВ-2 (см. пример 1) и сопровождают описью документов по форме АДВ-6-1. Указанные формы утверждены Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению» (далее — Инструкция N 192п).

Пример 1.

—————¬Форма АДВ-2 Код по ОКУД ¦ ¦L—————Заявление об обмене страхового свидетельстваЗаполняется застрахованным лицом печатными буквами——————————————————————¬¦ 072-052-257 52 ¦¦Страховой номер — — — — ¦¦Ф.И.О., указанные в страховом свидетельстве ¦¦ РОМАШКИНА ¦¦Фамилия ————————- ¦¦ ЕЛЕНА ¦¦Имя ————————- ¦¦ АНАТОЛЬЕВНА ¦¦Отчество ————————- ¦¦Новые анкетные данные (указать только изменившиеся данные) ¦¦ СКОРОБОГАТОВА ¦¦Фамилия ————————- ¦¦Имя _________________________ ¦¦Отчество _________________________ ¦¦Пол ___ (м/ж) ¦¦Дата рождения «__» _____________ ____ года ¦¦Место рождения: ¦¦ город (село, дер.

, …) __________________________________ ¦¦ район __________________________________ ¦¦ область ¦¦ (край, респ., …) __________________________________ ¦¦ страна __________________________________ ¦¦Гражданство __________________________________ ¦¦Адрес постоянного места жительства ¦¦Адрес индекс ______ адрес ____________________________ ¦¦регистрации ________________________________________________ ¦¦ ________________________________________________ ¦¦Адрес места индекс ______ адрес ____________________________ ¦¦жительства ________________________________________________ ¦¦фактический ________________________________________________ ¦¦ (заполнять при отличии от адреса регистрации) ¦¦Телефоны ________________________________________________ ¦¦ (домашний и/или рабочий) ¦¦Документ, удостоверяющий личность ¦¦ ПАСПОРТ РОССИИ ¦¦Вид документа ———————————————— ¦¦ (указать название документа: паспорт, ¦¦ удостоверение личности и др.

) ¦¦ 61 02 782762 ¦¦Серия, номер ——————- ——————— ¦¦ 08 АВГУСТА 2013 ¦¦Дата выдачи «—» ————— —- года ¦¦ ОКТЯБРЬСКИМ РОВД Г. РЯЗАНИ ¦¦Кем выдан ———————————————— ¦¦ ________________________________________________ ¦L——————————————————————Дата заполнения Личная подпись15 АВГУСТА 2013 Скоробогатова»—» ———— —- года застрахованного лица ————-

При оформлении формы АДВ-2 нужно заполнить следующие данные: страховой номер; указанные в страховом свидетельстве фамилию, имя, отчество, дату заполнения. В свою очередь, в строках «Новые анкетные данные» пишут только те сведения, которые изменились (п. 21 Инструкции N 192п).

Пенсионный фонд в месячный срок после получения от работодателя заявления принимает решение об обмене страхового свидетельства либо об отказе (п. 28 Инструкции N 987н).

Работодатель в течение недели после получения страхового свидетельства выдает его сотруднику. Работник проверяет правильность содержащихся в свидетельстве сведений и расписывается в сопроводительной ведомости (п. 14 Инструкции N 987н).

К сведению. Может получиться и так, что работодатель не имеет возможности выдать страховое свидетельство в связи с длительным (свыше одного месяца) нахождением работника в командировке, его болезнью или по иной причине. В этом случае предприниматель проверяет правильность содержащихся в свидетельстве сведений, расписывается за работника в сопроводительной ведомости и принимает меры к передаче свидетельства сотруднику (п. 14 Инструкции).

Работодатель в месячный срок после получения страхового свидетельства возвращает в фонд сопроводительную ведомость (п. 17 Инструкции N 987н).

—————————————————————————¬¦ Индивидуальный предприниматель Денежников Владимир Владимирович ¦¦ ¦¦ ПРИКАЗ ¦¦ ¦¦2 сентября 2013 г. N 52¦¦ ¦¦О внесении изменений в документы и компьютерную программу, содержащие ¦¦персональные данные работника ¦¦ ¦¦ В связи с изменением фамилии экономиста Меньшиковой А.П.

нদБогатыреву ¦¦ ¦¦ПРИКАЗЫВАЮ: ¦¦ ¦¦ Инспектору по кадрам Резцовой Д.А. внести изменения в документы 覦компьютерную программу, содержащие персональные данные экономистদМеньшиковой А.П.: ¦¦ — изменить фамилию «Меньшикова» на «Богатырева»; ¦¦ — изменить паспортные данные «серия 61 07 N 457457, дата выдач覦08.10.2010, выдан Октябрьским РОВД г.

ЛИЧНАЯ КАРТОЧКАработникаI. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ———T————¬Трудовой договор ¦ номер ¦ 147 ¦ ——- ———— ¦ дата ¦ 25.01.2011 ¦L——- —————Меньшикова-Богатырева Анна Петровна1. Фамилия ———— Имя —————- Отчество —————Инспектор по кадрам Резцова Д.А.63 55 134134 15 августа 2013-61 07 457457- -08- -октября- -2010-11. Паспорт: N ————— Дата выдачи «—-» ——— —— г.

-Октябрьским РОВД г. Рязани- Железнодорожным РОВД г. РязаниВыдан ————————————————————наименование органа, выдавшего паспортИнспектор по кадрам Резцова Д.А.———————————————————————__________________________________________________________________________________________________________________________________________

В законодательстве нигде не прописана обязанность работодателя вносить изменения в трудовой договор при изменении фамилии, имени, отчества работника. Тем не менее мы советуем это сделать. Косвенно это подтверждает ч. 3 ст. 57 ТК РФ, где сказано, что трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями, которые вносят непосредственно в текст трудового договора.

Если вы ведете кадровый учет в какой-либо программе, то и там поменяйте сведения о соответствующем сотруднике.

К сведению. Перемена гражданином имени не является основанием для прекращения или изменения его прав и обязанностей, приобретенных под прежним именем (п. 2 ст. 19 ГК РФ).

О.Егоркина

Бухгалтер-консультант

Предлагаем ознакомиться:   Где взять инн работодателя для кредита

аудиторской компании «Визавис»

Ведь свидетельство о заключении брака датировано днем свадьбы, а новый паспорт выдается как минимум через одну-две недели, и дата выдачи в нем стоит уже другая. К тому же работник может принести все эти документы гораздо позже даты их выдачи (например, только после длительного отпуска — медовый месяц, знаете ли).

По нашему мнению, приказ об изменении фамилии следует составить в день, когда работник получит новый паспорт. Поясним почему. В трудовую книжку можно вносить изменения на основании свидетельства о заключении брака (об этом сказано в п. 26 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 “О трудовых книжках“ (далее — Постановление N 225)), чего нельзя сказать о внесении изменений в учетные документы.

Журнал Кадровик-практик-2018

Например, ту же личную карточку заполняют на основании документа, удостоверяющего личность работника, в частности паспорта (см. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Поэтому, на наш взгляд, вносить изменения в этот и другие учетные документы следует именно на основании нового паспорта.

Теперь рассмотрим саму процедуру внесения правок в документы.

1. Как уже было сказано, изменение записей о фамилии работника в трудовую книжку нужно производить на основании паспорта либо свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Это должен сделать работодатель по последнему месту работы сотрудника. Об этом говорится в п. 26 Постановления N 225.

Пункт 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, разъясняет технологию внесения подобных изменений в трудовую книжку. На первой странице (титульном листе) трудовой книжки одной чертой зачеркивается прежняя фамилия и рядом разборчивым почерком вносятся новые данные.

Ниже ставится подпись работодателя или специально уполномоченного им лица (в частности, кадрового работника), а также печать организации или кадровой службы.

Как правильно оформить документы кадров работнику если сотрудник сменил фамилию

2. Много споров вызывает вопрос о необходимости внесения изменений в трудовой договор и об оформлении этой процедуры. Одни специалисты считают, что следует заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, другие опровергают эту точку зрения, говоря, что фамилия (как это ни странно звучит) не является обязательным условием трудового договора, поэтому закон не требует заключения никакого дополнительного соглашения при ее изменении.

Тем более о чем будут договариваться стороны в соглашении? Об изменении фамилии? Да, звучит нелепо, но тем не менее мы все же советуем внести изменения в трудовой договор. Свое мнение поясним на примере. Допустим, трудовой договор с работницей, поменявшей фамилию, не был изменен. Через некоторое время возникла необходимость в заключении дополнительного соглашения с работником (например, изменилось место работы).

Также можно провести аналогию с гражданским правом, где предусмотрено, что соглашение об изменении или о расторжении договора совершается в той же форме, что и договор (то есть в нашем случае — в письменной).

Как оформить кадровые документы при изменении личных данных работника

Для внесения изменений в персональные данные издайте соответствующий приказ (см. пример 3).

Пример 3.

О.Егоркина

Пример 3.

Изменениек трудовому договору N 11 от 15 марта 2006 года

г. Москва 04.04.2008

1. Изменить в трудовом договоре фамилию Астахова на фамилию Рычкова.

паспорт серии 4607 N 018888 выдан 04.04.2008 1 ГОМ УВД Москвы.

Генеральный директор НачальникООО “Ламбада“ отдела логистикиЛ.Ю. Чижевский Астахова С.С.

Чижевский Астахова——— ———(подпись) (подпись)

3. Процедура внесения изменений в личную карточку работника (форму Т-2) прописана в Постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты“. Там сказано, что в документ вносятся новые данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы. Представляется, что внесение изменений в остальные документы следует производить аналогичным образом.

4. Не забудьте поменять страховое пенсионное свидетельство. Для этого необходимо заполнить заявление об обмене страхового свидетельства по форме АДВ-2, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 21.10.2002 N 122п “О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению“. Образец заполнения указанного заявления см. в примере 4.

Пример 4.

—————¬Форма АДВ-2 Код по ОКУД ¦ ¦L—————

Заявление об обмене страхового свидетельства

Заполняется застрахованным лицом печатными буквами

——————————————————————¬¦ 087-102-567 89 ¦¦Страховой номер — — — — ¦¦Ф.И.О., указанные в страховом свидетельстве ¦¦ Астахова ¦¦Фамилия ————————- ¦¦ Светлана ¦¦Имя ————————- ¦¦ Сергеевна ¦¦Отчество ————————- ¦¦Новые анкетные данные (указать только изменившиеся данные) ¦¦ Рычкова ¦¦Фамилия ————————- ¦¦Имя _________________________ ¦¦Отчество _________________________ ¦¦ ж ¦¦Пол — (м/ж) ¦¦ 20 мая 1980 ¦¦Дата рождения “—“ ————- —- года ¦¦Место рождения: ¦¦ Орехово-Зуево ¦¦ город (село, дер.

, …) ———————————- ¦¦ район __________________________________ ¦¦ область Московская ¦¦ (край, респ., …) ———————————- ¦¦ Российская Федерация ¦¦ страна ———————————- ¦¦ Российская Федерация ¦¦Гражданство ———————————- ¦¦Адрес постоянного места жительства ¦¦ 172600 Москва ¦¦Адрес индекс —— адрес —————————- ¦¦ Комсомольский проспект д. 10 кв.

1 ¦¦регистрации ———————————————— ¦¦ ________________________________________________ ¦¦Адрес места индекс ______ адрес ____________________________ ¦¦жительства ________________________________________________ ¦¦фактический ________________________________________________ ¦¦ (заполнять при отличии от адреса регистрации) ¦¦ 555-54-43 ¦¦Телефоны ———————————————— ¦¦ (домашний и/или рабочий) ¦¦Документ, удостоверяющий личность ¦¦ паспорт ¦¦Вид документа ———————————————— ¦¦ (указать название документа: паспорт, ¦¦ удостоверение личности и др.

Дата заполнения Личная подпись Рычкова06 апреля 2008 застрахованного лица ———-“—“ ———— —- года

Л.Н.ЮрьеваЮрист

Подписано в печать31.03.2008

ОТВЕТ: В связи с изменением фамилии работника в организации прежде всего должен быть издан соответствующий приказ. Приказ об изменении фамилии относится к группе приказов по личному составу. Форма такого приказа не унифицирована, поэтому при его подготовке и издании необходимо руководствоваться общими требованиями нормативных правовых актов к оформлению и изданию приказов по личному составу.

Рэквiзiты бланка арганiзацыi
ЗАГАД
19.05.2008 № 75-к
г.Мiнск
Реквизиты бланка организации
ПРИКАЗ

г.Минск

Об изменении фамилии

1. Изменить в учетных и иных официальных документах ________________________(наименование организации)фамилию _________________________________________________________________________(наименование должности, профессии (с указанием структурного подразделения))Ковалевой Инны Игоревны на фамилию Волкова Инна Игоревна.

2. Изменения в учетные и иные официальные документы ________________________(наименование организации)внести с 20.05.2007.

Основание: 1.

Голосование:

Заявление Ковалевой И.И.

2. Решение суда Ленинского р-на г.Минска от 12.05.2007 № 471.
Директор организации Подпись

Инициалы, фамилия

Визы
С приказом ознакомлена Подпись

И.И.Волкова

К числу учетных и официальных документов, в которые в соответствии с приказом следует внести изменения, относятся трудовая книжка работника, документы личного дела, личная учетная карточка работника формы Т-2, а также иные документы по учету личного состава организации, которые ведутся либо могут вестись в организации (например, алфавитная книга, список работников и др.).

Порядок внесения изменения в трудовую книжку работника определен положениями Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30. Согласно п.37 данной Инструкции изменение записи в трудовой книжке о фамилии производится на основании документа, подтверждающего соответствующие сведения, со ссылкой на его номер и дату.

Изменение вносится на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия, а над ней записывается новая, измененная. Ссылка на соответствующий документ записывается на внутренней стороне обложки, заверяется подписью нанимателя или должностного лица и печатью нанимателя.

Изменения в личное дело работника вносятся на основании Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2. Исходя из п.8 и п.18 указанной Инструкции в личное дело работника подшивается копия приказа об изменении фамилии, вносится соответствующая запись в п.2.4 дополнения к личному листку по учету кадров, на обложке личного дела старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней.

В штатное расписание изменения не вносятся, так как это правовой акт, определяющий структуру, численность, наименование должностей работников организации с указанием их окладов и пр. Конкретные фамилии в штатном расписании не указываются.

В ведомости на начисление заработной платы будет указана фамилия работника на момент выдачи заработной платы.

15.08.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

Однако на основании актуальных регламентирующих нормативных актов можно сделать вывод о том, что, например, в оформлении дополнительных трудовых соглашений необходимость не наблюдается.

Несмотря на то, что паспортные сведения являются обязательными к указанию в рамках различных договоров, в соответствии со статьей 57 Трудового Кодекса РФ они не являются условиями документов, а только лишь сведениями.

Трудовой Кодекс Российской Федерации содержит в себе актуальные положения о том, что при невнесении каких-либо сведений в трудовые соглашения они не могут быть официально признаны недействительными или вовсе расторгнуты.

В дальнейшем соответствующие договоры должны быть в обязательном порядке дополнены недостающей информацией. При этом сведения вносятся прямо в текст или же может быть составлен дополнительный документ. Оформление обязательно должно быть произведено в письменном формате.

В повседневной жизни сотрудников организаций могут происходить различные события, которые напрямую влияют на актуальность паспортных сведений и действительность внутренней и внешней документации. Например, происходит заключение брака, рождение детей, смена места фактического проживания и прочее.

Зачастую происходит смена:

  • фамилии – актуально после бракосочетания;
  • места жительства – при смене прописки;
  • данных о полученном образовании – при окончании высших или средне специальных учебных заведений;
  • паспортной информации – после достижения возраста 20 или 45 лет.

Изменение биографических сведений может привести к ошибкам, которые в свою очередь допускаются уполномоченными сотрудниками кадрового отдела.

Предлагаем ознакомиться:   Можно ли взять кредит несовершеннолетнему

В некоторых ситуациях может возникнуть вполне объективный вопрос о том, что делают кадровые работники если сотрудник поменял паспорт.

Среди них особенно стоит выделить следующие:

  • внесение поправок на основании недействительной документации;
  • несоблюдение установленных технических требований, предъявляемых к заполнению документов;
  • отсутствие пояснений по внесенным поправкам – обычно не указываются ссылки на соответствующие документы.

Также рекомендуем приложить к трудовому договору копии приказа, свидетельства о заключении брака и нового паспорта. Образец оформления такого документа приведен ниже: Пример 3.

Изменение к трудовому договору N 11 от 15 марта 2006 года г. Москва 04.04.2008 Общество с ограниченной ответственностью «Ламбада», именуемое в дальнейшем Работодатель, в лице генерального директора Чижевского Леонида Юрьевича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Астахова Светлана Сергеевна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, пришли к следующему соглашению: 1. Изменить в трудовом договоре фамилию Астахова на фамилию Рычкова. 2.

Исправление трудового договора

При изменении Ф.И.О. работника следует внести изменения в его трудовую книжку.

Указанные исправления производит работодатель по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Это следует из п. 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила).

Изменения вносят на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. При этом нужно поступить следующим образом (п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69):

  1. одной чертой зачеркиваются прежняя фамилия или имя, отчество;
  2. записываются новые данные;
  3. на внутренней стороне обложки трудовой книжки делается ссылка на соответствующие документы, их номер и дату, которые заверяют подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью.

Пример 2.

Фамилия «Иванова» Гербизменена на фамилию «Петрова» Российской Федерациина основании свидетельствао заключении брака ТРУДОВАЯ КНИЖКАсерии VII-НО N 345784 от 10.08.2013.ТК-III N 1015588Инспектор по кадрам подпись-Иванова- ПетроваПечать Фамилия ———————————————————-ИП АннаАнтонова А.И. Имя —————————————————————АлександровнаОтчество ———————————————————18.02.

1982Дата рождения —————————————————-(число, месяц, год)ВысшееОбразование ——————————————————__________________________________________________________________ЭкономистПрофессия, специальность ——————————————10 марта 2005 г.Дата заполнения —————————————————(число, месяц, год)ИвановаПодпись владельца книжки ——————————————М.П. Печать Подпись лица, ответственного за ведениеООО «Союз» трудовых книжекКузнецова—————————————(разборчиво)

Часто возникает вопрос, что делать, если к вам пришел работник с уже неверно заполненными сведениями на титульном листе? К примеру, не была изменена фамилия в соответствии со свидетельством о браке. При этом неверно заполненные сведения могут препятствовать расчету стажа для выплаты пособий по временной нетрудоспособности и назначению пенсии.

Бытует мнение, что в этом случае достаточно внести исправления по последнему месту работы. Мы же считаем, что в данной ситуации сотруднику следует обратиться в суд для признания трудовой книжки принадлежащей именно ему. Подтверждением тому служит п. 44 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 N 555.

В данной норме сказано, что если имя, отчество или фамилия гражданина в документе о страховом стаже не совпадают с его данными в паспорте или свидетельстве о рождении, то факт принадлежности этого документа гражданину устанавливается на основании свидетельства о браке, свидетельства о перемене имени, справок компетентных органов (должностных лиц) иностранных государств или в судебном порядке.

К сведению. Суд рассматривает дела об установлении факта принадлежности правоустанавливающих документов (за исключением воинских документов, паспорта и выдаваемых органами записи актов гражданского состояния свидетельств) лицу, имя, отчество или фамилия которого, указанные в документе, не совпадают с именем, отчеством или фамилией этого лица, указанными в паспорте или свидетельстве о рождении (п. 5 ч. 2 ст. 264 ГПК РФ).

Судебная практика. В судебном заседании установлено, что истица, носившая на момент начала ведения трудовой книжки фамилию Б., в связи с вступлением в брак и расторжением брака неоднократно меняла фамилию и ей присваивались фамилии В., Д., П. Указанные обстоятельства подтверждаются свидетельством о рождении, справкой о заключении брака с В.В.А.

, свидетельством о расторжении брака с В.В.А., справкой о расторжении брака с Д.А.С., приказом от 24.09.1980 N 87-к, свидетельством о заключении брака с П.В.В., а также свидетельскими показаниями Ш.Е.Ф. и Ш.Л.Д. Таким образом, суд пришел к правильному выводу о принадлежности трудовой книжки истице (Определение Рязанского областного суда от 25.06.2008 N 33-1179).

Конечно, персональные сведения о сотруднике, содержащиеся в трудовом соглашении, должны быть в обязательном порядке изменены на актуальные данные. Однако, важно помнить о том, что действующее федеральное законодательства не определяет четкие правила исполнения соответствующего мероприятия. Обычно используется несколько вариантов внесения поправок.

В первом случае происходит формирование дополнения к основному документу, где прописывается дата изменения договора. В данных рамках происходит перечисление мест текста, в которые нужно внести изменения.

Статья 72 действующего Трудового Кодекса Российской Федерации на данном случае вовсе не устанавливает требования по заключению соглашения в силу того, что фактически условия договора остаются прежними.

Устаревшая фамилия зачеркивается одной чертой таким образом, чтобы ее все же можно было прочитать. Затем на свободном месте указывается обновленная информация.

Стоит отметить, что в рассматриваемой ситуации не требуется проставление организационной печати.

Рекомендуется помимо прочего поправить раздел с реквизитами сторон – в него также требуется внести обновленные данные о паспортной информации конкретного работника. Неисполнение указанных требований приводит к тому, что трудовой договор может потерять свою юридическую силу.

При изменении Ф.И.О. работника следует внести изменения в его трудовую книжку.

Указанные исправления производит работодатель по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Это следует из п. 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила)

Часто возникает вопрос, что делать, если к вам пришел работник с уже неверно заполненными сведениями на титульном листе? К примеру, не была изменена фамилия в соответствии со свидетельством о браке. При этом неверно заполненные сведения могут препятствовать расчету стажа для выплаты пособий по временной нетрудоспособности и назначению пенсии.

Бытует мнение, что в этом случае достаточно внести исправления по последнему месту работы. Мы же считаем, что в данной ситуации сотруднику следует обратиться в суд для признания трудовой книжки принадлежащей именно ему. Подтверждением тому служит п. 44 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 № 555.

В данной норме сказано, что если имя, отчество или фамилия гражданина в документе о страховом стаже не совпадают с его данными в паспорте или свидетельстве о рождении, то факт принадлежности этого документа гражданину устанавливается на основании свидетельства о браке, свидетельства о перемене имени, справок компетентных органов (должностных лиц) иностранных государств или в судебном порядке.

Смена фамилии работника: как внести изменения

Сразу скажем, что не нужно перезаключать с работником трудовой или иной договор (к примеру, договор о полной материальной ответственности) или вносить в него изменения путем оформления дополнительных соглашений.

Когда работник сообщает вам об изменении имени:

  • попросите у него оригиналы свидетельства о перемене имениутв. Приказом Минюста от 25.06.2014 № 142 или свидетельства о браке и нового паспорта;
  • снимите с них копии и оставьте их у себя;
  • оригиналы верните сотруднику.

На основании этих документов в договорах достаточно изменить только сведения о работнике таким образом.

А вот в бухгалтерской программе имя работника поменяйте после того, как он принесет вам переоформленную на его новое имя банковскую карту. Ведь до этого момента выплаты ему нужно делать на действующую карту со старым именем.

Возможно, руководитель захочет как-то наказать работника, который «забыл» сразу сказать о смене своего имени. Объясните шефу следующие важные моменты.

Обязанность работника сообщать работодателю сведения об изменении имени действующим законодательством не установлена. Поэтому привлечь его к ответственности за несвоевременное сообщение об этом можно, только еслистатьи 8, 22, 86 ТК РФ:

  • обязанность передавать сведения об изменении имени прописана в должностной инструкции работника, трудовом договоре или в ЛНА (допустим, в положении о защите, обработке и передаче персональных данных);
  • в таких документах указан срок, в течение которого работник должен передать сведения работодателю. Например, может быть написано так.
  • работник расписался об ознакомлении с ЛНА или должностной инструкцией.

Если компанию оштрафовали за представление недостоверных сведений, то уплаченные штрафы вряд ли удастся взыскать с работника. Даже если вы выполните все условия для привлечения его к материальной ответственности, суд не поддержит вас. Поскольку, по мнению многих судов, штраф как административное наказание:

  • не является прямым действительным ущербом работодателяст. 238 ТК РФ;
  • является мерой материальной ответственности для компаний за совершенные ими правонарушения и не может быть переложен на кого-то другого.

Поэтому работник не обязан возмещать работодателю уплаченные им штрафыПостановление Президиума суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 28.08.2015 № 44Г-37/2015; Определение Приморского краевого суда от 24.08.2015 № 33-7376/2015; Апелляционные определения ВС Республики Карелия от 03.04.2015 № 33-1331/2015; Ульяновского облсуда от 28.10.2014 № 33-3911/2014.

Можно применить к работнику, не сообщившему свое новое имя, дисциплинарное взыскание в виде замечания или выговораст. 192 ТК РФ. В случае получения этим работником еще одного взыскания в течение года со дня издания приказа о первом взыскании его можно будет уволитьп. 5 ст. 81, ст. 194 ТК РФ. Не забудьте, что для наложения взыскания нужно соблюсти законодательно установленную процедуруст. 193 ТК РФ.

Предлагаем ознакомиться:   Патронаж новорожденного: ждите в гости педиатра

Если сменивший имя работник захочет получить новое свидетельство с указанием в нем присвоенного ранее ИНН, пусть сам подает заявление в свою ИФНСп. 36 Приказа Минфина от 05.11.2009 № 114н; приложение 6 к Приказу ФНС от 11.08.2011 № ЯК-7-6/488@. Работодатель в этом процессе участвовать не должен.

“Кадровая служба и управление персоналом предприятия“, 2008, N 4

Вопрос: Сотрудница отдела логистики вышла замуж и сменила фамилию (была Астахова, стала Рычкова). Как правильно оформить процедуру смены фамилии в учетных документах?

Н.А.Поликутина, г. Кимры

Ответ: К сожалению, в законодательстве прописана только процедура внесения изменений в трудовую книжку и в личную карточку работника. А вот как оформить все остальное — нигде не сказано: ни в законах, ни в разъяснениях ведомств. Поэтому предложенная нами процедура оформления — не более чем рекомендация. Однако мы постараемся подкрепить наши доводы аргументами из практики и из законодательства.

— в трудовую книжку;

— в книгу учета движения трудовых книжек;

— в личную карточку работника (форма N Т-2);

— в лицевой счет (форма N Т-54);

— в трудовой договор.

Кроме того, нужно будет получить новое страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования.

— свидетельство о заключении брака,

— паспорт с новыми данными.

Спор вызывает необходимость написания работником заявления об изменении фамилии в учетных документах и издания соответствующего приказа. В законе такого требования не содержится, однако многие специалисты рекомендуют все же оформить эти документы: и для удобства организации документооборота (особенно в крупных компаниях), и для сотрудников трудовой инспекции (как правило, при проверке они требуют эти документы).

Начнем с заявления (см. пример 1).

Пример 1.

Генеральному директору ООО “Ламбада“Чижевскому Л.Ю.

начальника отдела логистикиАстаховой С.С.

Заявление

Прошу изменить в учетных документах фамилию Астахова на Рычкову в связи со вступлением в брак. Копию свидетельства о браке С1 N Ва555 прилагаю.

24.03.2008 Астахова С.С. Астахова

Учтите: заявление необходимо подписывать прежней фамилией, поскольку работником организации является пока Астахова, а не Рычкова.

Далее на основании заявления работника, копии свидетельства о заключении брака и нового паспорта работника руководитель организации должен издать приказ об изменении фамилии сотрудника в учетных документах (см. пример 2).

Пример 2.

Общество с ограниченной ответственностью “Ламбада“

Приказ

04.04.2008 N 222

Москва

Об изменении фамилии

В связи со сменой фамилии начальника отдела логистики Астаховой С.С.

Изменить в учетных документах организации и в трудовой книжке работника фамилию начальника отдела логистики Астаховой Светланы Сергеевны на фамилию Рычкова в связи со вступлением в брак.

Основание: заявление Астаховой С.С. от 24.03.2008; копия свидетельства С1 N Ва555, выданного 18.03.2008 Куровским ОЗАГС Орехово-Зуевского района Московской области; паспорт серии 4607 N 018888, выданный 04.04.2008 1 ГОМ УВД Москвы.

Генеральный директор Чижевский Л.Ю. Чижевский

С приказом ознакомлена: начальник отдела логистики Астахова С.С. Астахова05.04.2008

При составлении указанных документов может возникнуть вопрос: каким числом должен быть составлен приказ об изменении фамилии?

Пример 3.

г. Москва 04.04.2008

Пример 4.

Л.Н.ЮрьеваЮрист

15.08.2008 г.

На основании полученных документов работники ПФР в течение месяца отражают все изменения в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица и выдают новое страховое свидетельство с тем же номером индивидуального лицевого счета (п. 4 ст. 7 Закона N 27-ФЗ). Информируем банк Бюджетное учреждение вправе сверх установленного государственного (муниципального) задания, а также в случаях, определенных федеральными законами, в пределах установленного государственного (муниципального) задания выполнять работы, оказывать услуги, относящиеся к его основным видам деятельности, предусмотренным его учредительным документом для граждан и юридических лиц за плату и на одинаковых при оказании одних и тех же услуг условиях (п.

4 ст. 9.2 Федерального закона от 12.01.1996 N 7-ФЗ «О некоммерческих организациях»).

  • Новый загранпаспорт (если ранее он был). Замена загранпаспорта важна в первую очередь лично для сотрудника: чтобы не возникло проблем при выезде, если его направят в командировку за границу

Документ, удостоверяющий смену фамилии: А) паспорт Б) свидетельство о заключении брака В) свидетельство о расторжении брака Г) свидетельство об изменении фамилии, имени или отчества Мнение HR-менеджер Александра Сергачева: — В моей практике в основном меняли фамилии женщины.Также в соответствии с Федеральным законом от 08.05.

2010 N 83-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений» бюджетное учреждение нового типа вправе привлекать кредиты и заключать договоры финансового лизинга, которые дают руководителям бюджетных учреждений возможность приобретения транспортных средств или оборудования для оказания платных услуг, развития материальной базы для научных исследований и т.п.

Право первой подписи на документах по оплате или кредитам имеет руководитель организации, а следовательно, необходимо известить банк о смене фамилии руководителя и заменить банковскую карточку с образцами подписей (п. 7.14 Инструкции ЦБ РФ от 14.09.2006 N 28-И «Об открытии (закрытии) банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)»).

Приказываю: Изменить в учетных документах организации и в трудовой книжке работника фамилию начальника отдела логистики Астаховой Светланы Сергеевны на фамилию Рычкова в связи со вступлением в брак. Основание: заявление Астаховой С.С. от 24.03.2008; копия свидетельства С1 N Ва555, выданного 18.03.2008 Куровским ОЗАГС Орехово-Зуевского района Московской области;

Сотрудница отдела логистики вышла замуж и сменила фамилию (была Астахова, стала Рычкова). Как правильно оформить процедуру смены фамилии в учетных документах?

— в трудовую книжку;

Пример 1.

Заявление

Пример 2.

Приказ

04.04.2008 N 222

Москва

Об изменении фамилии

Пример 3.

г. Москва 04.04.2008

Пример 4.

Л.Н.ЮрьеваЮрист

15.08.2008 г.

В документе, объем которого превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью. ˂…˃ Приказ Минюста РФ от 15.03.2000 N 91 «Об утверждении Методических рекомендаций по совершению отдельных видов нотариальных действий нотариусами Российской Федерации» ˂…˃ 4. Если нотариально удостоверяемый документ подписывается лицами, исправления в нем оговариваются и подтверждаются подписями этих лиц, а также в конце удостоверительной надписи подписью нотариуса с приложением его печати.

При этом исправления делаются так, чтобы все ошибочно написанное, а затем зачеркнутое можно было прочесть в первоначальном тексте. Исправления, сделанные в тексте документа, который не подписывается лицами (например, свидетельство о праве на наследство), оговариваются только нотариусом и подтверждаются его подписью с приложением печати.

Основания для изменения личных данных работника Действие Дата начала действия изменений Подтверждающий документ Личные документы, в которые (событие) обязательно вносятся изменения Заключение брака День государственной регистрации (ст. 10 СК РФ) Свидетельство о заключении брака Паспорт (документ, удостоверяющий личность) Расторжение брака День государственной регистрации или вступления решения суда в законную силу (ст.

25 СК РФ) Свидетельство о расторжении брака Паспорт (документ, удостоверяющий личность) Перемена имени День государственной регистрации или вступления решения суда в законную силу Свидетельство о перемене имени Паспорт (документ, удостоверяющий личность);все ранее выданные свидетельства о регистрации актов гражданского состояния; свидетельство о рождении ребенка (если он еще не достиг возраста 18 лет) Заявление.

Заявление в свободной форме работник должен написать собственноручно и приложить к нему копии подтверждающих документов (свидетельство ЗАГС, паспорт и т. п.). Образец заявления представлен ниже. Часто бывает так, что работник просит изменить его фамилию в кадровых документах только на основании свидетельства, выданного отделом ЗАГС, еще не поменяв паспорт.

Попросите работника указать в заявлении, когда именно он обязуется предъявить вам новый паспорт. И когда документ будет представлен, внесите изменившиеся сведения в форму № Т-2 и трудовой договор. Приказ. На основании личного заявления работника и подтверждающих документов издается приказ по личному составу в свободной форме.

Сотрудница вышла замуж и сменила фамилию как оформить

Рязани» на «серия 63 55 N 134134,¦¦дата выдачи 15.08.2013, выдан Железнодорожным РОВД г. Рязани». ¦¦ ¦¦Основание: 1. Свидетельство о браке серии VI-КК N 234457 от 20.07.2013. ¦¦ 2. Паспорт России серии 63 55 N 134134, дата выдач覦 15.08.2013, выдан Железнодорожным РОВД г. Рязани. ¦¦ ¦¦ИП В.В. Денежников Денежников ¦¦ ¦¦С приказом ознакомлены: ¦¦Инспектор по кадрам Резцова Д.А. Резцова 02.09.2013 ¦¦ ———- ¦L—————————————————————————

Пример 4.

— в трудовую книжку;

Пример 1.

Заявление

Пример 2.

Приказ

04.04.2008 N 222

Москва

Об изменении фамилии

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юрист поможет
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector