Как правильно архивировать заявления на отпуск и приказ

Допускается ли хранить вместо оригинала приказа (в случае его утери) ксерокопию?

После того, как в кадровую службу и непосредственному руководителю поступает заявление сотрудника о желании уйти в отпуск, ответственным лицом составляется приказ, который в дальнейшем визируется работодателем и отправляется на хранение. Такие документы располагаются в архиве в течение нескольких лет, при этом, допускается составлять определенные папки, в которые вносятся приказы о предоставлении отпуска, рассортированные по определенному структурному подразделению, году или по фамилиям работников.

После истечение определенного периода хранения на приказы недлительного хранения допускается составить специальный акт, после чего документы уничтожаются.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Когда сотруднику нужно предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск

В архиве должны находиться исключительно оригиналы локальных документов предприятия, а ксерокопии допускается сберегать лишь в случае, если это копии личных документов сотрудника (паспорт, диплом, трудовая книжка). Если приказ по какой-то причине был утерян, директору необходимо составить внеочередной документ, который должен пройти привычную процедуру регистрации и помещение на хранение в определенную архивную папку.

Помимо прочего, не допускается внесение каких-либо изменений в уже составленные документы и зарегистрированные в журнале. В случае необходимости, требуется составлять отдельное распоряжение с указанием актуальной информации.

Как считать дни отпуска: инструкция на все случаи

В избранноеОтправить на почту Срок хранения заявлений на отпуск и соответствующих им приказов строго регламентирован. Мы расскажем, какими нормативно-правовыми актами (НПА) устанавливаются порядок и сроки хранения распорядительной и кадровой документации.

Какими НПА регулируются сроки хранения документации Срок хранения приказов и заявлений по отпускам Итоги Какими НПА регулируются сроки хранения документации Все компании и предприниматели должны хранить документы, образующиеся в ходе деловой активности. Нормативно-правовая база регулирования сроков и правил хранения документации представлена:

  • законом «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
  • приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526;
  • приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.
Предлагаем ознакомиться:   Заявление на ремонт подъезда от жильцов: образец и жалоба

Помимо этих НПА есть еще отдельные требования к хранению документов для юрлиц:

  • для ООО ст.
    12 и п. 1 ст.

Если же организация установила в правилах документооборота, что приказы и заявления на отпуск включены в личное дело, то хранят такие бумаги либо 50 лет, либо 75 лет — в зависимости от того, созданы они позже или раньше 2003 года (ст. 656 приказа № 558).

  • Исключение по срокам хранения приказов на отпуск составляют отпуска работников со специфичными условиями труда (вредными, опасными, тяжелыми), а также по уходу за детьми и отпуска без содержания — тогда приказы и заявления нужно держать в архиве 50 или 75 лет (также в зависимости от года издания).

Этим местом является архив. Обычно заявления на отдых хранятся 75 лет. Для людей, имеющих высокую и ответственную должность (начальник предприятия, сотрудник с государственной должностью, ученой степенью), должно осуществляться постоянное хранение личных дел.

Любое поданное трудящимся заявление будет храниться в течение 5 лет, если предприятие не создает дела о каждом трудящемся в организации. ФЗ № 125 от 22 октября 2004 года и Постановление Правительства Российской Федерации обозначили перечень обязанностей, которые должны выполнять фирмы, чтобы обеспечить сохранность официальных бумаг. Ст. 3 ФЗ № 125 дает определение понятию «архивный документ».

Головорукова Алексея Фёдоровича Заявление Прошу вас предоставить мне ежегодный отпуск на 28 календарных дней с 01 сентября 2017 года. 15 августа 2017 года подпись За сколько дней подается? За какое время пишется заявление на отпуск, то конкретного утверждённого срока по написанию не существует на законодательном уровне.

Однако наниматель имеет право внести огласку во внутренние регламенты, согласно которым будет установлено определённое количество дней (срок написания заявления до начала отпуска). Взяв во внимание тот факт, что бухгалтерия должна рассчитать и начислить оплату отпускных не позже 3-х дней до отпуска, то можно сделать вывод, что срок подачи заявления — 4 дня.

Предлагаем ознакомиться:   Как взыскать алименты за прошедший период?

Здравствуйте, подскажите пожалуйста сколько храниться заявление на прописку в паспортном столе… Вопрос юристу: На какой максимальный срок я могу написать заявление на отпуск за свой счёт… Вопрос юристу: Ответ юриста на вопрос : сколько хранятся заявления на отпускЗдравствуйте. По ст.128 ТК РФ подавайте——————————————————————— Сколько дней по закону работодатель имеет право рассматривать моё заявление на отпуск авансом перед декретом?

… Вопрос юристу: Ответ юриста на вопрос : сколько хранятся заявления на отпускИ в соответствии со ст.123 ТК РФ Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время.

Каков процесс регистрации приказов перед непосредственной процедурой архивирования?

В первую очередь, приказы на отпуск должны быть отсортированы по году или фамилиям сотрудников. Архивировать такие документы необходимо по четким правилам:

  • пачки документов располагаются в специальных папках;
  • папки прошиваются нитками;
  • готовые кипы документов размещаются в сухом месте, аккуратно упакованные в картонные коробки.

Если речь идет о бюджетной организации, то директора и ответственные работники могут заключить специальный договор с городским архивом. Его сотрудники будут тщательно следить за порядком хранения при соблюдении норм и правил, установленных Законодательством.

Как оформить ежегодный отпуск

Если дело, в котором хранятся приказы, занимает более 250 страниц формата А4, то такая папка разбивается на несколько томов и сортируется по алфавиту в нескольких отдельных папках. На обложке папок обозначаются порядковые буквы алфавита, даты первого и последнего приказа, начальный и конечный регистрационный номер документа.

В том случае, когда на предприятии работает большое количество штатного состава, допускается формировать папки по определенным видам приказов, то есть, отдельно по отпускам, по командировкам или взысканиям. Так же следует помнить, что документы, служащие основанием для выдачи приказа в архивные папки к самим приказам не прикрепляются, а хранятся в другом месте.

Приказ о предоставлении отпуска работнику

Предлагаем ознакомиться:   Инвалиду 1 группы положено при смерти

Во время регистрации кадровых документов длительного и непродолжительного времени хранения существует определенный ряд отличий во время процедуры занесения номера в журнал предприятия. Документы, относящиеся к первому подтипу, должны иметь личный порядковый номер с обязательным присвоением ему буквенного значения «к» (кадры) или «лс» (личный состав).

Приказам, относящимся к менее значимым событиям (в том числе, к отпускам или командировкам), так же присваивается номер, но буквенное значение будет другое (к примеру, об отпуске обозначается, как «о»).

Кому полагается ежегодный оплачиваемый отпуск

Обеспечение сохранности и возможности последующего использования документов по личному составу (как в текущей деятельности организации, так и для удовлетворения социально-правовых запросов граждан) — прямая обязанность работодателя. Читайте об этом в статье «В компании нет архива.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юрист поможет
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector