Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 110-93-26 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 317-74-92 (бесплатно)
Регионы:
8 (800) 550-95-86 (бесплатно)

Не все так просто: что учесть при составлении договора с контрагентом

Главное — принцип!

На первоначальном этапе построения системы договорной работы необходимо определить принцип, по которому она будет строиться:

  • централизованный или
  • децентрализованный.

Для этого следует провести обследование бизнес-процессов и методов работы предприятия. На основании полученной информации можно решить вопрос о том, кто будет ответственным за организацию договорной работы:

  • конкретное структурное подразделение (при выборе централизованного принципа) или
  • отдельные работники в разных структурных подразделениях (при выборе децентрализованного принципа).

https://www.youtube.com/watch?v=ytdev

Проанализировав опыт договорной работы в России, автор статьи может сказать, что в большинстве мелких и средних компаний документооборот договоров «разорван» — разделен между отдельными работниками. Ответственный исполнитель готовит проект договора, организует его согласование, секретарь или делопроизводитель регистрирует, а хранение договора осуществляет либо ответственный исполнитель, либо главный бухгалтер предприятия, либо кто-то еще.

В крупных компаниях, как правило, используется принцип централизации: ответственный исполнитель готовит проект договора и сдает его в службу делопроизводства (или договорный отдел), которая осуществляет согласование, заключение, регистрацию, учет и хранение договоров, выдачу их копий.

На сегодняшний момент организация договорной работы по централизованному принципу является наиболее оптимальной для крупных компаний с сетью территориально удаленных подразделений.

Договорная работа в организации

Деятельность любой организации связана с заключением и исполнением договоров. Они обеспечивают снабжение сырьем и деталями, продажу товаров и услуг. Каждый контракт или соглашение влекут за собой правовые последствия, в том числе негативные в случае нарушения условий одной из сторон. Это принудительное изъятие вещей, взыскание денежных сумм (возмещение убытков, неустойка).

Поэтому в серьезной компании всегда создается Положение о договорной работе в организации (предприятии). На практике получили распространение три основных модели, которые служат основой его составления.

  • Система визирования договоров

Проект соглашения, основные условия разрабатываются заинтересованным отделом, который инициирует заключение сделки. Далее документ передается на согласование другим лицам в соответствии с Положением о договорной работе в организации (предприятии).

По общему правилу, в список входят руководители подразделений, участвующие в исполнении контракта, юрисконсульт, первый руководитель. Ответственным за исполнение контракта в этом случае является инициатор, стоящий первым в списке.

Как правило, порядок взаимодействия отделов, специалистов, юрисконсульта прописывается в локальном нормативном акте — Регламенте ведения договорной работы в организации, или в Положении. Документ содержит основные ключевые моменты, и утверждается первым руководителем.

Помимо четко определенного механизма взаимодействия между отделами, установленного порядка визирования договоров, Положение о порядке ведения договорной работы должно отражать следующие основные этапы:

  1. порядок ведения преддоговорной подготовки;
  2. составление проектов, согласование условий с контрагентами, заключение предварительных соглашений;
  3. проведение экспертизы проекта (антикоррупционная, правовая) в совокупности с анализом аукционной, конкурсной и другой документации;
  4. порядок заключение договора, составления протокола разногласий;
  5. процедуру контроля над исполнением контрактов и соглашений;
  6. порядок проведения претензионной, исковой работы;
  7. оказание консультативной помощи при исполнении обязательств.

Кроме того, положение о договорной работе в организации (предприятии) может регламентировать технические элементы: инструменты моделирования (типовые образцы), средства фиксации, передачи информации (почтовый, электронный документооборот).

Важно! Правоприменительная судебная практика показывает, что если руководитель подписывает контракт, при отсутствии всех требующихся согласований (приписанных в Положении об организации договорной работы на предприятии), он впоследствии несет полную ответственность за нанесенные убытки. Добросовестность его действий ставится судом под сомнение.

Положение о порядке ведения договорной работы в бюджетных организациях может отражать исключительно внутренние правила: назначение ответственных лиц и распределение обязанностей. Что касается порядка заключения сделок, он строго регламентирован законами № 44–ФЗ от 05.04.

Этапы договорной работы в организации

2013 (о контрактной системе в сфере госзакупок) и № 223–ФЗ от 18.07.2011 (о закупках товаров и услуг отдельными видами юридических лиц). Положение о договорной работе в бюджетном учреждении должно соответствовать их требованиям.

Главный способ заключения договоров поставки для обеспечения государственных (муниципальных) нужд — проведение электронного аукциона с размещением заявок. Победителем признается участник, предложивший наименьшую цену.

Начиная разговор о договорной работе необходимо вспомнить, что под договором в российском законодательстве понимается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

В основе договора лежит принцип свободы договора, который закреплен в статье 1 Гражданского кодекса РФ. Стороны договора заключают договор только по своей волей и в своем интересе, они свободны в установлении своих прав и обязанностей и в определении любых не противоречащих законодательству условий договора.

Этот основной принцип гражданского законодательства призван обеспечить нормальное функционирование гражданского оборота и хозяйственной деятельности, необходимым условием которого является равноправие его участников.

Не смотря на кажущуюся простоту, для составления договоров требуется достаточно высокая юридическая квалификация. В противном случае при возникновении спора по такому договору стороны может ожидать неприятный сюрприз, когда суд, к примеру, определит применимое к данному договору право и окажется, что отношения сторон, в том числе и ответственность за нарушение своих обязательств по этому договору, установлена не так, как стороны рассчитывали.

Стороны договора определяют его условия по своему усмотрению во всех случаях, когда законодательством такое условие не урегулировано императивно. Сразу же хочу успокоить, что Гражданский кодекс РФ содержит минимальное количество императивных норм, а большинство из них – диспозитивные, т.е.

содержащие оговорку “если иное не предусмотрено договором (соглашением сторон)”. Таким образом, стороны могут своим соглашением установить условие, отличное от предусмотренного диспозитивной нормой, а если не сделают или не захотят этого сделать, то в силу вступят нормы права “по умолчанию”, т.е. диспозитивная норма.

Бывают случаи, когда какое-либо условие не определено ни в договоре, ни в диспозитивной норме закона, отношения сторон по данному вопросу определяются обычаями делового оборота, применимыми к отношениям сторон.

При заключении договора принято выделять несколько этапов договорной работы:

    • подготовка к заключению договоров (заключение предварительных договоров; определение и согласование всех условий с контрагентами);

    • заключение договоров (оформление документа);

    • исполнение договоров (оплата, учет, контроль за ходом исполнения).

Проекты договоров обычно разрабатываются юристами, а спецификации (технические задания) – определяются заинтересованным отделом (лицом) – инициатором заключения договора. Эти документы формирует инициатор заключения договора и вместе со всеми приложениями, предложениями и возражениями контрагента, протоколами разногласий и  другой документацией передаются для всесторонней проверки в отделы, занятые производственным материально-техническим, финансовым и правовым обеспечением организации.

В тех случаях, когда у подразделения организации, получившего проект договора, имеются замечания по его условиям, такие замечания оформляются с протоколом разногласий. Кроме разработки самого проекта договора в рамках этого этапа договорной работы лучше принять меры по проверке контрагента на добросовестность.

Хотя законы России не обязывают ни одну из сторон договора проверять добросовестность контрагента по договору, в последнее время налоговые инспекторы при проверках тщательным образом проверяют всех контрагентов компании на наличие признаков “однодневок”.

Основной аргумент — компания должна выбирать клиентов с должной осмотрительностью.Но должны ли фирмы проверять добросовестность своих контрагентов и кто застрахует их от недобросовестности последних?

Анализ судебной практики показывает, что на налогоплательщиков, претендующих на возмещение НДС, без достаточных правовых оснований возложена ответственность за поведение проблемных налогоплательщиков-поставщиков.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpress

Само  по себе нарушение налогового законодательства контрагентом не является доказательством получения налогоплательщиком необоснованной налоговой выгоды. Но факт получения необоснованной налоговой выгоды может быть признан, если налоговики докажут, что налогоплательщик действовал без должной осмотрительности и осторожности и ему должно было быть известно о нарушениях, допущенных контрагентом, в силу отношений взаимозависимости или аффилированности налогоплательщика с контрагентом.

Подробнее о проверке контрагентов на добросовестность можно прочитать в статье “Проверка контрагента на добросовестность”.

Не все так просто: что учесть при составлении договора с контрагентом

Момент заключения договора очень важен, так как именно с ним связано возникновение обязательств у каждой из сторон договора, с него начинают отсчет сроки оплаты и исполнения обязательств, установленные условиями договора.

Эффективность договорной работы в немалой степени зависит от учета и контроля исполнения договоров.

Контроль за исполнением условий каждой стороной договора различен – если одна сторона контролирует своевременность и полноту оплаты, то другая – сроки и качество выполняемых работ, услуг.

Надлежаще организованный учет является важным элементом системы мер по предотвращению нарушений договорных обязательств. Он должен обеспечивать создание документальной базы для анализа причин невыполнения договорных обязательств, принятия мер по предотвращению их и устранению, способствовать правильному рассмотрению претензий и исков контрагентов.

Контроль за своевременным и надлежащим исполнением договорных обязательств должны осуществлять все подразделения организации, связанные с ведением договорной работы. В данной работе велико значение юриста (юридического отдела).

На мой взгляд именно юристы должны разрабатывать и осуществлять мероприятия, направленные на своевременное и надлежащее исполнение своих обязательств по договору, координировать в этом плане деятельность всех подразделений организации.

Здесь юристу, наряду с другими структурными подразделениями, необходимо наладить оперативный сбор необходимой информации о нарушениях договорных обязательств. Только такой подход позволит своевременно выявить и не оставить без внимания ни одного случая ненадлежащего исполнения договоров, уменьшить разрыв во времени между нарушением и применением ответственности к должнику, повысить точность и качество подготавливаемых претензий и исков, а зачастую – и обойтись без суда или принять обеспечительные меры.

  1. Если подрядчик некачественно выполнил работу

  2. Договор о реализации туристского продуктаДоговор о реализации туристского продукта

  3. Особенности договора аренды банковской ячейки

  4. Обязательный досудебный (претензионный) порядок урегулирования экономических споров

  5. Ошибки в договоре и их последствияОшибки в договоре и их последствия

  6. Как составить договор?

  7. Проверка контрагентов на добросовестность

  8. Налоговые и другие риски договора

  9. Признаки недобросовестности налогоплательщиков

  10. Что такое фирма – однодневка

  11. Отдельные виды договоров и их особенности

  12. Все необходимые кодексы РФ в последних редакциях

Подготовка проекта договора

Подготовка проекта договора (составление своего проекта договора либо рассмотрение поступившего от контрагента) осуществляется ответственным исполнителем того структурного подразделения, которое инициирует заключение договора, вместе с юристом.

Согласно статье 161 ГК РФ сделки юридических лиц между собой и с гражданами должны совершаться в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения.

На согласование и подписание проект договора представляется в следующем количестве экземпляров:

  • как правило, по количеству сторон;
  • для договоров, действующих с даты регистрации его уполномоченным органом государственной власти или местного самоуправления, (например, договоров аренды) — по количеству сторон 1 экземпляр для регистрирующего органа.
Предлагаем ознакомиться:   Образец договора найма водителя на грузовой автомобиль

В структуре любого хозяйственного договора рекомендуется предусмотреть следующие разделы, которые в ряде случаев могут быть объединены или разделены:

  • Преамбула.
  • Предмет договора.
  • Права и обязанности сторон.
  • Стоимость и порядок осуществления расчетов.
  • Особые условия договора.
  • Ответственность сторон.
  • Изменение, расторжение и прекращение договора.
  • Конфиденциальность.
  • Разрешение споров.
  • Обстоятельства непреодолимой силы.
  • Срок действия договора.
  • Адреса и реквизиты сторон.
  • Подписи сторон.

Проверяем контрагента!

На этапе работы с проектом договора ответственный исполнитель обязан обеспечить предоставление контрагентом пакета документов. Это обусловлено рядом причин. Дело в том, что заключенный договор может не иметь юридической силы (например, если он подписан неуполномоченным лицом). Чтобы избежать подобных эксцессов, надо внимательно подходить к проверке документов контрагента.

Исходя из практики можно сказать, что полная проверка документов контрагента (то есть проверка не только регистрационных и учредительных документов, но и ценных бумаг, корпоративной документации, активов, заключений аудиторов, финансовых отчетов и пр.

) целесообразна при заключении далеко не всех договоров. Она может быть необходима, например, при присоединении организации, поскольку приобретается работающий бизнес, в ходе деятельности которого могли быть созданы определенные обязательства.

Список документов, предоставляемых контрагентом, определяется юридической службой организации. Вашему вниманию мы предлагаем их примерный перечень:

  • документы, содержащие сведения о контрагентах:
    • документы, предоставляемые юридическим лицом:
      • копии учредительных документов,
      • копия документа, подтверждающего полномочия руководителя юридического лица,
        • копия доверенности, заверенная в установленном порядке юридическим лицом, и ксерокопия паспорта представителя (в случае если от имени юридического лица договор подписывает не его руководитель, а представитель),
      • копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица со всеми изменениями,
      • копия письма органов статистического наблюдения о присвоении кодов,
      • копия свидетельства о постановке на налоговый учет,
      • документы, содержащие сведения, включающие почтовый адрес компании, телефон и банковские реквизиты,
        • заверенные печатью организации и подписью ее руководителя копии лицензий на осуществление соответствующего вида деятельности, сертификатов и т.д. (в случаях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации);
    • документы, предоставляемы контрагентом — физическим лицом:
      • копия паспорта,
      • копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе по месту жительства,
        • копия свидетельства о регистрации в качестве индивидуального предпринимателя (для физических лиц — индивидуальных предпринимателей),
      • банковские реквизиты (при необходимости оплаты через банк),
      • копия страхового свидетельства Пенсионного фонда РФ.

Общего нормативно-правового акта, устанавливающего порядок проведения проверки документов контрагента во всех организациях, в настоящее время в России не существует. Хотя и есть отдельные специальные нормативно-правовые акты.

  • в отношении физических лиц — фамилию, имя, а также отчество (если иное не вытекает из закона или национального обычая), гражданство, реквизиты документа, удостоверяющего личность, данные миграционной карты, документа, подтверждающего право иностранного гражданина или лица без гражданства на пребывание (проживание) в Российской Федерации, адрес места жительства (регистрации) или места пребывания, идентификационный номер налогоплательщика (при его наличии);
  • в отношении юридических лиц — наименование, идентификационный номер налогоплательщика или код иностранной организации, государственный регистрационный номер, место государственной регистрации и адрес местонахождения.

Исходя из практики работы можно сказать, что в большинстве случаев документы контрагентом представляются без проблем. Это стало нормой делового общения. Проблемы начинаются при проверке документов. Может выясниться, например, что срок действия лицензии или доверенности истек.

Подготовленный проект договора ответственный исполнитель представляет в службу делопроизводства (или договорный отдел) вместе спакетом документов. На нашем предприятии он состоит из:

  • проекта договора в электронной форме;
  • документов, подготовленных контрагентом;
  • листа согласования, содержащего следующую информацию:
    • Ф.И.О. ответственного исполнителя с указанием его должности, названия структурного подразделения, в котором он работает,
    • визу ответственного исполнителя,
    • визы руководителей ответственного исполнителя,
    • вид документа, направляемого на согласование (договор, дополнительное соглашение),
    • наименование контрагента,
    • список визирующих,
    • дату поступления документа на визирование и дату возврата документа сотрудниками, визирующими договор.

      Листы согласования проектов договоров регистрируются в специальном журнале, что позволяет четко фиксировать количество поступающих на согласование проектов договоров. В журнале также отражается ход согласования проектов договоров. Наличие ссылок на дату поступления договора на согласование и дату возврата от визирующих специалистов помогает отслеживать сроки согласования каждым визирующим специалистом, а также их нарушение;

    • пояснительную записку (в необходимых случаях). Пояснительная записка за подписью ответственного исполнителя должна содержать следующую информацию:
      • обоснование необходимости заключения договора,
      • обоснование выбора контрагента,
      • о контрагенте,
      • предмет договора (кратко),
      • сумму договора,
      • условия платежа,
      • условия получения платежа либо исполнения обязательств;
  • технико-экономическое обоснование (ТЭО) проекта в случае необходимости. Оно содержит следующую информацию:
    • обоснование целесообразности совершения сделки,
    • предмет сделки, общая сумма сделки, иные существенные условия,
    • смету расходов, связанных с исполнением сделки, экономические последствия совершения сделки,
    • сроки исполнения сделки,
    • описание контрагента: какой период времени присутствует на рынке данной продукции (работ, услуг), как зарекомендовал себя и т.д.

Не все так просто: что учесть при составлении договора с контрагентом

Следует обратить внимание на то, что приведенный перечень документов является примерным, т.к. на каждом предприятии устанавливается свой порядок договорной работы, который во многом зависит от вида деятельности организации и объема договоров.

Так, например, в крупных торгово-производственных компаниях наличие пояснительной записки к договору желательно. Она дает четкое представление о целях заключения договора. Если руководителю предприятия приходится подписывать большое количество договоров ежедневно, то пояснительная записка значительно сокращает время, которое он тратит на изучение договора. Кроме того, она дает необходимую информацию для визирующих сотрудников.

В крупных торговых компаниях, предлагающих товары или услуги, разработаны типовые договоры, в этом случае необходимость подготовки пояснительной записки, и возможно, листа согласования, отпадает. Нет необходимости в этих документах и в маленьких компаниях, где руководитель может подписывать до 2-х договоров в день.

Согласование проекта договораорганизует служба делопроизводства (или договорный отдел).

Поскольку договорные отношения обслуживаются и юридической, и бухгалтерской, и финансовой службой, то выходит, что договорная работа должна насквозь пронизывать всю хозяйственную деятельность предприятия.

Именно правильно организованное согласование договоров помогает исключить возможность негативных последствий, связанных с недействительностью договора или дополнительными экономическими, налоговыми, валютными, таможенными и другими потерями.

Каждое предприятие может самостоятельно определять перечень лиц, осуществляющих согласование проекта договора, что должно быть закреплено в локальном нормативном акте. Как правило, «визирующими» должностями являются:

  • юрист;
  • финансовый директор;
  • главный бухгалтер;
  • руководитель заинтересованного подразделения.

Наличие дополнительных виз зависит от специфики договора, направляемого на согласование.

При заключении типового договора его проект согласовывается только с юридической службой, которая осуществляет проверку представленного проекта документа на соответствие типовому и проверяет документы контрагента. Это значительно сокращает время согласования проекта договора.

Создание временных рабочих групп

Положение по договорной работе на предприятии может предусматривать оперативное формирование группы для обсуждения и согласования определенного контракта. В нее обычно входит руководитель отдела, который непосредственно будет исполнять его, и смежных подразделений.

  • Система делегирования полномочий

В этом случае основные положения договорной работы сводятся к тому, что некоторые отделы (их руководители) получают право на самостоятельное заключение соглашений по профилю своей деятельности. Чаще все они используют типовые формы, проверенные и согласованные с юристом.

Ведение договорной работы с использованием каждого из перечисленных механизмов имеет плюсы и минусы. Так, группа может качественно решить поставленную задачу, но при условии, что сотрудники разных отделов способны на конструктивный диалог.

Не все так просто: что учесть при составлении договора с контрагентом

Визирование — самый распространенный метод, но занимает много времени. Преимущества делегирования — оперативность, недостаток — трудность разрешения нетипичной ситуации, и опасность превышения полномочий.

Специфика сферы деятельности компании

В зависимости от конкретной сферы деятельности, договорная деятельность организации (предприятия) может быть построена разным образом. Если заключается большое количество контрактов на регулярной основе, обычно создается договорной отдел.

Если предприятие занимается производством и сбытом продукции, то ведение договорной работы часто возлагается на отдел сбыта, который занимается договорами поставки, оптовой купли–продажи, закупками сырья и т.д.

Если бизнес построен на недвижимости, часто создается отдел по управлению недвижимыми объектами (имуществом). На его сотрудников возлагается договорная деятельность организации по заключению соглашений с арендаторами, вопросы капитального ремонта, взаимодействия с пожарными и санитарными службами.

Порядок заключения коммерческих договоров

Согласованный всеми специалистами проект договора готовится службой делопроизводства (или работниками договорного отдела) для подписания.

Встречаются случаи, когда одна из сторон, получив подписанный и скрепленный печатью другой стороны договор, заменяла часть страниц, нарушив достигнутые ранее договоренности. Для того, чтобы избежать возникновение таких ситуаций, в практике договорной работы существует несколько способов:

  • визирование (парафирование) каждой страницы договора лицами, которые его подписывают. Возможно визирование текста договора руководителем одного из структурных подразделений, которому предоставлено такое право, что должно быть закреплено соответствующим образом в локальном нормативном акте организации, например, начальнику юридической службы. При этом парафирование может осуществляться с помощью специального штампа, в котором указывается:
    • название организации,
    • номер листа договора из общего числа листов, например, «Лист № 1 из 5 листов»,
    • подпись соответствующего руководителя;
  • прошивание листов договорас указанием количества прошитых, пронумерованных листов и скрепление этих сведений печатями и подписями сторон.Обычно надпись выглядит так, как показано в Примере 6. Следует обратить особое внимание на проставление оттиска печати при заверении документа. Он должен захватывать часть наименования должности лица, подписывающего документ, и часть листка, на котором написано «Прошито, пронумеровано, скреплено печатью ___ листов». Именно такое расположение оттисков печатей помогает избежать подделки документов.
Предлагаем ознакомиться:   Как приватизировать земельный участок: подробная инструкция

Право подписания договора имеют:

  • лица, занимающие соответствующую должность, в соответствии с учредительными документами организации,
  • лица, получившие доверенность.

Фото с сайта naked-science.ru

Следует учитывать, что даже в том случае, когда договор подписываетсяне представителем,апервым лицом компании— оно не всегда может обладать полномочиями на совершение сделки.

Например, принятие решения о совершении крупной сделки, предметом которой является имущество акционерного общества, стоимость которого составляет свыше 50% балансовой стоимости активов общества на дату принятия решения о совершении сделки, должно быть одобрено общим собранием акционеров (ст. 79 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).

Аналогичный порядок введен для руководителей унитарных предприятий. В соответствии со статьей 23 Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» руководитель унитарного предприятия ограничен в размерах совершаемых сделок.

Так, сделка по отчуждению имущества не должна превышать 10% уставного фонда или 50 тысяч установленных законом минимальных размеров оплаты труда (в настоящий момент это составляет 5 000 000 руб.). Для заключения более крупных сделок необходимо получить согласие собственника.

Аналогичные ограничения предусмотрены также ст. 46 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Кроме того, дополнительные ограничения полномочий первого лица компании могут содержаться в учредительных документах предприятия. Если такие ограничения существуют, необходимо проследить за тем, чтобы решение о заключении договора было одобрено соответствующими лицами. В противном случае договор может быть признан недействительным в силу ст. 174 ГК РФ.

Если договор подписывает лицо на основании доверенности, необходимо обратить внимание, к какому виду она относится. В зависимости от содержания полномочий, указанных в документе, различают так называемые:

  • генеральныедоверенности (выдаются для совершения представителем самых разнообразных сделок от имени представляемого),
  • специальные доверенности (выдаются для заключения однородных сделок (договоров), например, только договоров купли-продажи) и
  • разовые доверенности (выдается для подписания конкретного договора, при этом в доверенности должны быть указаны номер и дата договора, наименование контрагента, с которым необходимо заключить данный договор, кратко предмет договора, а также сумма, на которую заключается договор).

Для чего необходимо знать эту разницу? Сам факт наличия у лица, подписывающего договор, доверенности, еще не означает, что человек обладает полномочиями на заключение данного соглашения. Представим себе конкретные ситуации (см. Примеры 7 и 8). В обоих случаях сделки будут недействительны.

Пример 7

Представителю была выдана доверенность, дающая ему право подписи договоров подряда. Он же подписал соглашение купли-продажи.

Пример 8

Согласно доверенности представитель мог подписать договор на оказание услуг с ООО «Цитрус» на сумму 15 000 рублей. Однако он заключил договор об оказании услуг стоимостью 6 000 000 рублей.

Следует учитывать также, что доверенность выдаетсяна определенный срок, который устанавливается по усмотрению выдавшего ее лица, но не может превышать 3-х лет (ст. 186 ГК РФ). Если срок действия в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyright

Доверенность, в которой не указана дата ее выдачи, ничтожна. Данный документ должен быть подписан руководителем организации, либо лицом, которому предоставлено право подписи доверенностей. Доверенность, выданная в порядке передоверия, действительна только в случае нотариального удостоверения в соответствии с п. 3 ст.

Образец оформления специальной доверенности приведен в Примере 9. Следует обратить внимание на то, что оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписывающего доверенность. Кроме того, приведем пример оформления приказа об отзыве доверенности по такой распространенной причине, как увольнение сотрудника (см. Пример 10).

В службе делопроизводства (договорном отделе) должны храниться копии (или оригиналы) доверенностей на право подписи договоров.Для систематизации сведений по доверенностям составляется Реестр доверенностей на право подписи договоров (см. Пример 11).

Копии доверенностей должны предоставляться руководителям подразделений, осуществляющих подготовку проектов договоров. На основании выданных доверенностей составляется Реестр образцов подписей лиц, имеющих право подписи договоров (см. Пример 12).

Андрей Зятьков

Представляем вашему вниманию матрицу процесса согласования и подписания договоров (образец см. в Примере 13).

Условные обозначения: П — подписывает; МП — может подписывать; В — визирует. Обратите особое внимание на условное обозначение МП — может подписывать. Право подписи одних и тех же договоров, с юридической точки зрения, может иметь сразу несколько человек (прежде всего это первое лицо организации, а также иные лица, имеющие соответствующие доверенности).

Однако, согласно установленному внутри организации порядку, однородные соглашения могут подписываться лишь одним лицом, другие же лица получают возможность реализовать свои полномочия лишь в случае его отсутствия (болезни, нахождения в командировке и т.д.).

Если на предприятии существует практика отправки вместе с договорами сопроводительных писем, на службу делопроизводства (договорный отдел) может быть возложена функция по их подготовке. Письма представляются на подпись руководителювместе с проектом договора.

Все договоры, подписанные первым лицом организации или уполномоченным им лицом на основании доверенности, заверяются печатью организации. Печать ставится на договор при:

  • наличии подписи;
  • наличии виз необходимых лиц;
  • при совпадении подписи на договоре с образцом подписи уполномоченного лица в Реестре образцов подписей.

Положение по договорной работе на предприятии устанавливает процедуру заключения контрактов. Наиболее распространенные способы:

  • проведение переговоров — все условия согласовываются в процессе обсуждения;
  • обмен офертой и акцептом — отсылка конкретно поименованному адресату предложения о заключении сделки с описанием условий; он может не отвечать на него, ответить полным согласием, выслать протокол разногласий;
  • запрос предложений (котировок) — в первом случае все желающие высылают заинтересованному лицу свои предложения, и он выбирает лучшее; во втором — отбор ведется только по цене;
  • обмен проформами — каждая сторона разрабатывает свои условия, и отсылает их контрагенту, в итоге утверждаются совпадающие позиции.

В Положении о договорной работе в организации (предприятии) желательно четко прописать ответственных за проведение переговоров. Обычно в них участвуют непосредственные исполнители и юрист. Это помогает соблюсти баланс между чрезмерно осторожным подходом (избеганием рисков) и коммерческой выгодой.

Регистрация договоров

Все подписанные руководителем предприятия (уполномоченным лицом) договоры передаются в службу делопроизводства (договорный отдел) для регистрации с присвоением договору соответствующего номера.

Каждая сторона договора должна после подписания присвоить ему порядковый номер и обеспечить его внутреннюю регистрацию. Поэтому номер договора, как правило, сложный, состоит из отдельных номеров контрагентов, которые записываются через дробь, что не всегда является удобным (см. Пример 14).

Фото с сайта docplayer.ru

Пример 14

В ООО «Ломос» поступил договор на поставку от ЗАО «Форот». При этом в ЗАО «Форот» договору был присвоен № 305/607НВ/05. В ООО «Ломос» —

№ 124-К/2005. Поэтому общий номер договора будет выглядеть следующим образом: № 305/607НВ/05/124-К/2005.

На практике возможен другой способ присвоения договору номера: если в организацию поступает договор, которому уже присвоен номер одной стороны, то вторая сторона, проведя внутреннюю регистрацию, указывает свой регистрационный номер на обороте последней страницы документа.

При этом используется специальный штамп, в котором указываются название организации, регистрационный номер договора и дата (см. Пример 15). В этом случае номером договора будет считаться номер, присвоенный контрагентом (см. договор № АВ104 с ООО «Леос» в Примере 16).

При поступлении в организацию договора без номера ему присваивается номер, совпадающий с регистрационным, тогда он проставляется на первой странице документа (см. договор с ЗАО «МОР» № 116/10/06 в Примере 16).

Пример 15

Для крупных компаний можно рекомендовать следующую структуру регистрационного номера договора: порядковый номер регистрации в службе делопроизводства, номер структурного подразделения в соответствии с утвержденной классификацией в организации или буквенное обозначение структурного подразделения, год заключения договора. Например: 108/07/06 или 199-КС/06, где КС — буквенное обозначение коммерческой службы.

Фото с сайта kp.vedomosti.ru

Регистрация договоров осуществляется в специальном журнале, который, как правило, ведется в электронном виде. Рекомендуем следующий состав граф Журнала регистрации договоров:

  • регистрационный номер;
  • дополнительный номер (номер контрагента);
  • дата договора;
  • наименование контрагента;
  • предмет договора;
  • срок действия;
  • ответственное подразделение (ответственный исполнитель);
  • цена договора;
  • наличие приложений;
  • кто подписал договор.

Если в организации используется нумерация договоров через дробь, то вместо двух граф «регистрационный номер» и «дополнительный номер (номер контрагента)» вводится одна — «номер договора».

В ряде случаев, определенных законодательством, договоры требуют государственной регистрации. Например:

  • договор аренды здания или сооружения, заключенный на срок не менее года, подлежит государственной регистрации и считается заключенным с момента такой регистрации;
  • лицензионные договоры (регистрации и перерегистрации фирменных наименований, товарных знаков, знаков обслуживания, уступки прав требования по товарным знакам) вступают в действие только после их регистрации в Роспатенте;
  • сделки с землей и другим недвижимым имуществом подлежат государственной регистрации в соответствии со ст. 164 ГК РФ.

Передача подписанного договора контрагенту

Договор, подписанный от имени вашей организации, передается ответственному исполнителю под роспись в листе согласования (см. Пример 3 в первой части статьи на стр. 35 мартовского номера журнала за 2006 г.

) для передачи контрагенту. В нашей организации ответственность за доставку договора контрагенту возлагается на исполнителя по договору. Как правило, на крупных предприятиях отправка документов возлагается на службу ДОУ, которая должна вести Реестр отправляемых документов.

Договор может быть отправлен заказной почтой с уведомлением о вручении. Его можно передать под роспись уполномоченным должностным лицам организации-контрагента или иным способом, позволяющим достоверно подтвердить факт получения договора.

Отправляя важные документы по почте, следует делать это заказным письмом с уведомлением о вручении. Отслеживание возврата уведомлений позволит вам контролировать ход доставки договоров партнерам. В ряде случаев уместно посылать документы с описью вложений (в виде ценных писем и бандеролей).

К сожалению, при пересылке по почте документы могут быть утеряны, повреждены, несвоевременно доставлены. Во всех этих случаях, согласно Правилам оказания услуг почтовой связи (утв. постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005 года № 221), вы можете обратиться на почту с претензией.

Причем как к оператору почтовой связи, принявшему отправление, так и к оператору почтовой связи по месту назначения почтового отправления. Принять на рассмотрение вашу претензию почтовики обязаны в течение 6 месяцев со дня отправки разыскиваемых вами или испорченных ими документов.

Предлагаем ознакомиться:   Лицензионный договор (исключительная лицензия) - образец

Претензия предъявляется в письменной форме. К ней прикладываются копии всех документов, относящихся к рассматриваемому вопросу. Прежде всего, это квитанция об отправке и опись вложения (если речь едет о ценном отправлении).

Копия договора об оказании услуг почтовой связи прилагается только если таковой заключен. Если суть претензии касается задержки в доставке простого отправления, то необходимо предъявить его оболочку с указанными на ней датами приема и поступления почтового отправления.

Сроки рассмотрения претензий зависят от географии движения почтового отправления, с которым возникли проблемы. Об отправлениях в пределах одного населенного пункта ответ вам должны дать в течение 5 дней. В отношении всех других почтовых отправлений и переводов — в течение 2 месяцев.

Во внутреннем нормативном документе должен быть определен перечень регистрационных и учредительных документов, которые следует запросить у контрагента перед заключением с ним сделки. Состав документов зависит от того, с кем ваша организация имеет дело — это физическое лицо или юридическое, резидент или нерезидент Российской Федерации (более подробно на этом вопросе мы останавливались в первой части статьи, опубликованной в предыдущем номере журнала).

Все необходимые о контрагенте документы предоставляются ответственным исполнителем вместе с договором в службу делопроизводства (договорный отдел), где они и подлежат хранению. Документы контрагентов формируются в дела по системе картотеки в алфавитном порядке с общим справочником, который ведется, как правило, в электронном виде (в нем и указывается номер дела, в котором хранятся документы контрагента). Каждому контрагенту можно присваивать код.

При заключении нескольких договоров с одним и тем же контрагентом повторное представление документов не требуется. При поступлении каждого нового договора проверяют документы на предмет:

  • права подписи договора, срока полномочий руководителя предприятия;
  • срока действия лицензии, доверенностей;
  • адреса регистрации;
  • соответствия предмета договора направлению деятельности контрагента в соответствии с уставом.

Если возникает необходимость, то у контрагента могут запрашиваться дополнительные документы.

Выдача оригиналов и копий договоров

Выдача оригиналов и копий договоров осуществляется работниками службы делопроизводства (договорного отдела) на основании письменного запроса. На нашем предприятии это оформляется служебной запиской. В ней должно быть указано обоснование необходимости получения документа, кому (Ф.И. О.

, должность) и на какой срок он выдается. Образцы служебных записок см. в Примерах 17 и 18. Способ заполнения специального журнала, в котором фиксируется факт выдачи и возвращения документов см. в Примере 19.

При выдаче оригинала договора работники службы делопроизводства (договорного отдела) по заведенному на нашем предприятии порядку обязаны изготовить ксерокопию договора и подложить ее в дело.

Чтобы обеспечить порядок и избежать утери важных документов, можно периодически проводить следующую процедуру. Службой делопроизводства (договорным отделом) в конце месяца готовится отчет о движении договоров.

Договорная работа юридической службы

Юрист — первый помощник руководителя, способный снять множество рисков уже на стадии заключения контракта. Он участвует в обсуждении финансовой и правовой схемы сделок, составлении Положения об организации договорной работы на предприятии.

При этом важно не допускать двух ошибок:

  1. целиком и полностью возлагать договорную работу на юридическую службу — юрист не всегда может оценить детали технологического процесса, выявить значимые условия для сторон;
  2. полностью исключать ее из процедуры — использование типовых образцов, составленных с помощью «конструкторов» приводит к недооценке индивидуальных особенностей сделки.

Не стоит забывать, что несоответствие наименования договора, избранной модели и фактических отношений контрагентов дает основания для ее оспаривания и признания недействительной. Договорно-правовая работа юриста на предприятии в том и заключается, чтобы учесть все обстоятельства с учетом намерений сторон, не отходя от установленных законодательных норм.

При нарушении условий соглашения контрагентом, ответственный исполнитель доводит информацию до руководителя, и при невозможности исправить ситуацию документы передаются в юридический отдел. Урегулирование спорных ситуаций, возникающих по поводу неисполнения обязательств — вторая часть договорно-правовой работы юриста на предприятии. Это стадия предъявления претензий и подачи исковых заявлений в суд.

Она включает решение целого ряда задач:

  1. выяснение положения и позиции контрагента в сложившихся обстоятельствах;
  2. выявление всех нарушений, понуждение к исполнению обязательств;
  3. снижение негативных последствий ненадлежащего исполнения договора;
  4. прекращение отношений путем обращения в третейский, арбитражный суд.

Грамотно составленное, учитывающее специфику деятельности, Положение о договорной работе в организации (предприятии) сокращает риск возникновения споров, заключения «кабальных» сделок или с невыполнимыми условиями.

Хранение договоров

Договоры, подписанные уполномоченным лицом организации, передаются работниками службы делопроизводства (договорного отдела) ответственному исполнителю, а договоры, имеющие подписи всех сторон (как правило, это двусторонние сделки), остаются в службе делопроизводства для оперативного хранения.

Все договоры формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел службы делопроизводства (договорного отдела), являющейся частью Сводной номенклатуры дел предприятия. Очень важно при составлении номенклатуры выбрать классификационные схемы ее построения.

Справка

Основное требование — заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов комплекса, так как именно по заголовку производится поиск необходимых документов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел, однако в любом случае при их составлении следует придерживаться установленных правил.

Обязательными элементами заголовка дела являются:

  • название вида комплекса (дело, переписка) или наименование вида документов (протоколы, договоры и др.);
  • далее следуют уточняющие данные, состав и последовательность расположения которых определяются характером документов дела:
  • наименование автора документов (наименование организации или структурного подразделения);
  • адресат или корреспондент (наименование организации, куда направлены документы или от кого получены);
  • обобщенное краткое содержание документов дела;
  • указание на месторасположение организаций-корреспондентов (территория, местность);
  • даты, к которым относятся документы дела;
  • указание подлинности или копийности документов, содержащихся в деле.

В некоторых случаях можно формировать дела по объектовому признаку. Так, в одно дело будут сформированы договоры, заключенные с какой-то конкретной организацией, которая и будет выступать конкретным объектом.

Пример 21

При работе с какой-то определенной страховой компанией удобно все договоры, заключаемые с ней, формировать в одно дело «Договоры, заключенные со страховой компанией «Квадрат». В него могут войти договоры добровольного медицинского страхования, договоры страхования от несчастного случая, договоры страхования имущества, договоры страхования средств наземного транспорта и др.

Пример 22

При работе с несколькими банками удобно формировать дело по каждому банку, в которое войдут договоры о расчетно-кассовом обслуживании с использованием электронной формы документов, договоры об открытии банковских счетов, договоры об открытии кредитной линии, договоры залога и др.

Поэтому при разработке номенклатур дел нужно прежде всего разработать принцип классификации договоров на предприятии таким образом, чтобы он обеспечивал максимально быстрый поиск договоров, позволил обоснованно распределить документы и формировать дела.

Ведь часто договоры заключаются не на один год, а с возможностью их последующей пролонгации. Поэтому обычно в службе делопроизводства (договорном отделе) может храниться большое количество действующих договоров, заключенных несколько лет назад.

https://www.youtube.com/watch?v=upload

При разработке номенклатуры дел можно рекомендовать осуществлять классификацию договоровпо структурным подразделениям, а внутри структурных подразделений — по видам в случае необходимости.

Пример 23

В коммерческих службах можно выделить следующие виды договоров: типовые договоры поставки, международные договоры поставки, общие договоры, которые включают договоры на перевозку грузов, договоры складского хранения и др.

Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М.,2000), с ведомственными перечнями документов и иными нормативными документами. При этом следует выделять отдельно договоры с постоянным сроком хранения, например:

  • договоры дарения;
  • договоры купли-продажи земельных участков, зданий, помещений;
  • договоры о долгосрочном кредитовании и инвестиционной деятельности;
  • договоры на право собственности, владения, пользования, распоряжения имуществом (постоянный срок хранения для всех договоров этой группы установливает ст.57, одновременно на отдельные договоры этой группы Перечень устанавливает исключения — более короткие сроки хранения, например, ст. 28 обязует хранить договоры о купле-продаже акций акционерами только 5 лет после истечения их срока действия);
  • договоры регистрации и перерегистрации фирменных наименований, товарных знаков, знаков обслуживания;
  • договоры о приеме-сдаче помещений в аренду;
  • договоры о приватизации;
  • договоры об экономических, научных и культурных связях;
  • договоры поставки материалов (сырья), продукции, оборудования для государственных нужд.

Следует обратить внимание на то, что при хранении и формировании дел к каждому договору должны подкладываться не только дополнительные соглашения о его изменении и дополнении, но и, если это определено условиями договора, письма об изменении реквизитов сторон, а также письма о расторжении договора в одностороннем порядке.

Такие письма, полученные от контрагента, должны быть зарегистрированы. Письма, направляемые вашей организацией контрагенту, тоже должны пройти регистрацию и иметь отметку о получении уполномоченным лицом контрагента. Дополнительно к каждому договору могут подкладываться листы согласования с визами специалистов.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafety

1 См. Федеральный закон от 07.08.2001 № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма».

на

Электронная подписка за 8400 руб.Печатная версия за YYY руб.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юрист поможет
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector