Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 322-06-74 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 407-24-18 (бесплатно)

Порядок формирования личного дела работника

Не лишнее личное

Поскольку для бюджетных организаций порядок ведения личного дела не регламентирован, рекомендуем работодателю принять локальный нормативный акт, в котором будут урегулированы вопросы ведения, оформления и хранения личных дел.

К сведению. Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

При ведении личных дел работников необходимо придерживаться строгих правил, даже если это не является обязательным требованием к работодателю.

Важно помнить, что независимо от того, как называются заведенные папки («личные данные», «досье» или как-то иначе), в них содержатся персональные данные работника, поэтому необходимо соблюдать все требования, предусмотренные гл. 14 ТК РФ и другими федеральными законами о защите персональных данных.

Согласно ст. 85 ТК РФ под персональными данными понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

— на сотрудников из числа руководящего состава организации (руководитель, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.);

— на работников, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер), а также заместитель главного бухгалтера и т.п.).

Однако во многих организациях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы. В первую очередь это связано с тем, что благодаря сведениям, содержащимся в одной папке, можно быстро получить объективную информацию о сотруднике.

— представляемые при приеме на работу;

— фиксирующие прием на работу;

— возникающие в процессе трудовой деятельности работника в организации.

Форма личного дела не унифицирована, поэтому каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно. При оформлении дела не лишним будет изучить требования ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению».

Хранение и учет личных дел работников

Цель формирования дела – классификация и структурирование информации, которую передал в отдел кадров сотрудник при трудоустройстве на работу или при переводе на другую должность. Надлежащее обращение и персональную ответственность за это несет отдел кадров предприятия, а если такового нет, то сотрудник, уполномоченный на ведение и хранение персональных дел.

После приема сотрудника на руководящую должность или должность, на которой на него будет возложена материальная ответственность, происходит формирование его личного дела. Оно будет заведено также и в других случаях, если они предусмотрены инструкций, регулирующей процедуру обращения с персональными данными сотрудников.

Перечень документов, которые должны войти в состав персональной папки каждого сотрудника, определен Методическими рекомендациями Мосгорархива и Методическими рекомендациями ВНИИДАД ФАС РФ. Это документы, которые сотрудник предоставил при поступлении на работу и документы, которые образовались за время его работы на данном предприятии:

  • анкета или листок по учету кадров и дополнения к ним;
  • резюме или автобиография;
  • документы об образовании (копии);
  • второй экземпляр трудового договора;
  • для материально ответственных лиц – соответствующий договор;
  • рекомендательные письма и характеристики с предыдущих мест работы;
  • заявление сотрудника о приеме на работу;
  • выписки из приказов или копии приказов о приеме на работу;
  • в случае награждения или привлечения к дисциплинарной ответственности – документы, подтверждающие данные факты;
  • при прохождении аттестации – выписки или копии соответствующих документов.

Документы, составляющие дело, помещаются в отдельную папку и подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола. Это делается для обеспечения сохранности бумаг и удобства обращения с ними. В дело могут быть добавлены и другие бумаги, помимо перечисленных.

Также можно подшить документы о прохождении сотрудником конкурса на замещение вакантной должности, если таковые имеются. Не следует подшивать, но можно добавить различные справки и заверенные фотографии.

Справка

Первичное оформление личного дела производится при его формировании. Оно подразумевает ряд процедур:

  1. присвоение делу учетного номера;
  2. заполнение необходимых полей лицевой обложки и корешка дела;
  3. составление и добавление к делу внутренней описи документов дела.

№ п/п

Индекс документа

Дата документа

Заголовок документа

Номера листов

Примечание

1

1-08/ТД

18.06.2017 г.

Трудовой договор

1-4

2

А № 123000

29.07.2012 г.

Копия диплома о высшем образовании

5

3

102

18.06.2017 г.

Копия приказа о приеме на работу

6

4

18.06.2017 г.

Личная карточка работника

7-10

5

18.06.2017 г.

Автобиография

11

внесение записей в необходимые разделы дела;

размещение подлежащих хранению бумаг в составе дела;

удаление бумаг, утративших актуальность;

мониторинг сохранности всех компонентов дела.

Внесение записей в бумаги происходит на основе заверенных копий документов. Если возникает потребность в уточнении каких-то деталей, то это делается во время личной беседы с трудоустраивающимся сотрудником.

Записи делаются разборчиво, исправления не допускаются. Если есть необходимость, то записи могут быть заверены подписью ответственного сотрудника отдела управления персоналом и печатью этого отдела или основной печатью компании.

Иногда для автоматизации рутинных операций используются штемпельные изделия установленного образца. Все бумаги, накапливающиеся по ходу ведения дела, классифицируются по тематическим разделам, в внутри этих разделов – сортируются по дате добавления.

Согласно установленному порядку, все листы дела нумеруются. Опись документов дела отражает не только предметный состав его компонентов, но и номера страниц, в пределах которых они располагаются.

Порядок формирования личного дела работника

Если какие-то персональные данные работника изменились, он должен своевременно сообщить об этом в отдел кадров. Обычно это делается в форме простого письменного заявления с приложением бумаг, подтверждающих изменения данных, включенных в состав дела.

Основная цель хранения и учета дел – обеспечение возможности быстрого и эффективного поиска нужной информации, защита персональных данных работника от несанкционированного доступа и распространения.

В номенклатуре дел кадрового органа личные дела объединяются под общим заголовком «Личные дела» и указывается период их хранения. Согласно Перечню типовых управленческих документов, утвержденного Росархивом 6 октября 2000 г, срок хранения папок с персональными данными сотрудников составляет 75 лет с момента расторжения трудовых отношений.

В отделе кадров должно быть выделено и оборудовано специальное помещение для хранения личных дел. Они хранятся отдельно от других дел. Традиционно, дела действующих сотрудников хранятся непосредственно в отделе кадров, а дела тех работников, которые были уволены, помещаются на хранение либо в архив предприятия, либо в территориальный архив.

Защита от хищения персональных данных и их разглашения должна стать приоритетом при организации хранения дел. Документы подобного рода должны находиться на хранении в специальных сейфах, позволяющих располагать их в вертикальном положении, корешками наружу.

согласно алфавитному порядку;

согласно порядковым номерам;

согласно штатному расписанию, т.е. по отделам организации, а внутри отдела – по алфавиту.

Иногда для сокращения общего количества единиц учета применяют метод хранения дел в составе нарядов. Наряд – это алфавитная группа хранения. Каждому делу, включенному в такой наряд, должен предшествовать пустой лист бумаги с единственной записью – именем, отчеством и фамилией работника.

Руководствуются хронологическим
принципом, т.е. документы в личное дело
работника помещаются по мере их появления.
После увольнения работника личное дело
считается законченным делопроизводством
и готовится к передаче
в архив.

При этом дела госслужащих
передаются в архив после 10 лет хранения
в кадровой службе (нормативное требование,
поскольку при переводе гражданского
служащего в другой государственный
орган его личное место передается по
новому месту работы), остальных работников
– желательно не позднее 3-х лет после
завершения их делопроизводством.

Порядок формирования личного дела работника

Ввиду важности документов, составляющих
личное дело, требуется составлять
внутреннюю опись по определенной форме
(см. образец
внутренней описи дела), при этом
она всегда нумеруется отдельно от
остальных документов дела.

На каждого сотрудника формируется
самостоятельное личное дело. Допускается
затем в процессе подготовки к архивному
хранению группировать личные дела в
так называемые наряды, т.е. прошить их
в общем деле (особенно при небольшом
количестве образующихся личных дел в
год).

В этом случае во внутренней описи
документов дела должна содержаться
информацию с перечнем включенных в них
личных дел (ФИО работников и номера
листов каждого дела, чтобы облегчить
его использование в дальнейшем).

Но все-таки затем не очень будет удобно
использовать такое «общее» дело. Поэтому
целесообразнее прошивать дела как
самостоятельные единицы хранения. Но
на каждого гражданского служащего
должно быть заведено только отдельное
дело (это нормативное требование).

Предлагаем ознакомиться:   Как удерживаются алименты из заработной платы в 2019 году порядок удержания

В течение трудовой деятельности личное
дело работника может дополняться
следующими документами:

  • экземплярами дополнительных соглашений
    к трудовому договору (или их копиями);

  • уведомлениями об изменении условий
    трудового договора по инициативе
    работодателя;

  • копиями приказов о переводе на другую
    работу, о поощрении, применении и снятии
    дисциплинарных взысканий;

  • копиями документов, подтверждающих
    изменения анкетно-биогра-фических
    сведений о работнике;

  • копиями объяснительных и докладных
    записок, заявлений работника по различным
    вопросам;

  • материалами аттестаций (если они
    проводятся в отношении работника);

  • результатами обязательных периодических
    медицинских осмотров (обследований);

  • документами, послужившими основанием
    к изданию приказа о прекращении
    (расторжении) трудового договора;

  • копией приказа о прекращении трудового
    договора;

  • копией трудовой книжки;

  • другими документами, связанными с
    работой.

Обратите внимание!Поступающие в личное
дело документы располагаются в
хронологическом порядке

Помимо перечисленных, в личное дело
могут входить и некоторыедругие документы
(например, документы о прохождении
работником конкурса на замещение
вакантной должности, копии документов
о награждении сотрудника (присвоении
ему почетных званий, награждении грамотой
и т. д.) и т. п.).

Кроме того, в личное дело помещается
(но при этом не подшивается в него)
фотография работника установленного
в организации формата (обычно 4 х 6 см).
На обороте фотографии указываются
фамилия, имя, отчество работника.

Какие документы входят в состав ЛД

Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. Поэтому в ЛД попадают и те и другие. Следует помнить, что копия паспорта в личном деле работника, а также все аналогичные копии обязательно должны быть заверены в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании). Все документы, которые входят в состав личного дела, условно можно поделить на:

  • формируемые в момент устройства человека на работу;
  • возникающие в процессе работы в фирме;
  • документы об увольнении из конкретной компании.

В первую группу могут войти:

  • резюме, составленное для вакансии соискателем;
  • анкета работника для личного дела (используется произвольная форма бланка по желанию);
  • заявление о приеме на работу;
  • характеристика с предыдущего места работы или рекомендации (если они есть);
  • копии документов с персональными данными физлица (паспортов, ИНН, СНИЛС, военных билетов (для отслуживших военнообязанных лиц и тех, кто еще только подлежит призыву в армию), дипломов);
  • справка о наличии (отсутствии) судимости (при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию);
  • справка о прохождении медицинского осмотра (при трудоустройстве в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ) и медкнижка;
  • трудовой договор (оригинал работодателя);
  • приказ о приеме на работу.

Порядок формирования личного дела работника

Во второй группе будут личные документы на детей работника (необходимые для выплаты пособий, назначения отпусков и предоставления вычетов по НДФЛ), договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях.

Также можно включить сюда сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении, а также подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, можно хранить:

  • копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков;
  • объяснительные записки,
  • служебные записки,
  • различные акты и уведомления.

Третья заключительная группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении.

Перечень документов, подлежащих включению в личное дело, утвержден только для государственных служащих. Однако организации, не связанные с государственной службой, также могут воспользоваться данным перечнем и определить, какие документы у них будут включаться в личные дела.

— копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

— копии документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний;

— копию страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

— копии документов воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

— копию свидетельства о постановке на налоговый учет физического лица в налоговом органе;

— справки о результатах предварительного медицинского осмотра (обследования) проводимого для определения пригодности этих работников для выполнения поручаемой работы (в случаях, предусмотренных законодательством);

— справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию;

— собственноручно написанное заявление о приеме на работу;

— автобиографию;

— личный листок по учету кадров;

— копию приказа о приеме на работу;

Порядок формирования личного дела работника

— экземпляр трудового договора;

— копию трудовой книжки с внесенной записью о приеме на работу;

— справки о результатах периодических медицинских осмотров (обследований);

— копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, предусмотренные ст. 218 НК РФ (например, свидетельство о рождении ребенка), при подаче работником заявления о предоставлении ему указанных вычетов;

— копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности (для работников, имеющих данные показания);

— экземпляр дополнительных соглашений к трудовому договору об изменении условий трудовых отношений;

— копии приказов о переводе, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий на работу и иных приказов, касающихся конкретного работника;

— должностную инструкцию;

— экземпляр договора о полной материальной ответственности;

— соглашение о неразглашении информации (для работников, имеющих доступ к такой информации);

— материалы аттестации;

— докладные и объяснительные записки, заявления работника;

— документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных (свидетельство о заключении или расторжении брака, перемене фамилии и т.п.);

— копию трудовой книжки с внесенной записью о расторжении трудовых отношений.

Обычно в личное дело помещают фотографию работника (4 x 6 или 3 x 4 см), причем рекомендуется периодически обновлять ее. Как правило, обновление фотографий работников происходит не реже чем раз в пять лет или по достижении работниками возраста 20 и 45 лет.

Личное дело: правила оформления

Сегодня вы узнаете:

  1. Что называют личным делом и в каких случаях его стоит вести;
  2. Какие документы должны содержаться в нем;
  3. Сколько и как хранить дела.

Не все категории работодателей обязаны вести личные дела своих работников. Но для эффективности управления коллективом, формировать их целесообразно. Как это делать правильно, обсудим сегодня.

Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте. Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ. Ведением обычно занимается отдел кадров, реже бухгалтерия.

Часто личное дело ставят на один уровень с трудовой книжкой, хотя это ошибочно. В трудовой книжке никакой информации, кроме прошлого и настоящего места работы, не содержится, в отличие от досье.

Порядок формирования личного дела работника

Состав личного дела меняется и дополняется по мере того, как человек осуществляет свою трудовую деятельность.

На кого оформлять

В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ. Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами.

В эту группу входят:

  • Руководящий состав и лица, их замещающие;
  • Главные специалисты;
  • Лица, которые несут ответственность за имущество и ценности;
  • Сотрудники с перспективой продвижения по карьерной лестнице.

Вносит информацию и сдает дела в архив только назначенный приказом руководителя кадровик либо бухгалтер. Если произойдет утечка конфиденциальной информации из дела, вся ответственность за это упадет именно на этого человека.

Во избежание подобных неприятных ситуаций, личные дела лучше хранить в специально отведенном помещении, либо в сейфах и металлических шкафах, к которым третьи лица доступ получить не смогут.

Порядок формирования личного дела работника

Помимо этого, ответственное лицо не реже чем 1 раз в 12 месяцев обязано ознакомить каждого работника с его личным делом.

При необходимости и при наличии соответствующего запроса бумаги из личных дел работников могут быть предоставлены сотрудникам правоохранительных органов.

Прежде чем говорить о ведении личных дел, подробнее остановимся на том, как их правильно оформлять. Формирование дела начинают с даты принятия человека на работу и продолжают до момента его увольнения. Для каждого дела лучше брать отдельный скоросшиватель, или хотя бы файл.

Когда работник отдела кадров формирует личное дело, он должен помнить о том, что:

  • Оригиналы документов лучше заменять ксерокопиями, во избежание ситуации, когда теряется подлинник важного документа (нередки случаи, когда теряются оригиналы дипломов, а восстановить их непросто);
  • В дело вкладывают один экземпляр каждого документа;
  • Документацию временного хранения и постоянного – вместе не хранят;
  • Лучше чтобы одно дело не превышало 4 см. толщины;
  • Приложения лучше хранить в одном месте с документацией.
Предлагаем ознакомиться:   Как заполнить договор дарения доли квартиры

Все личные дела следует оформлять одинаково, а также вести журнал учета личных дел,во избежание утери важной документации.

Итак, образец оформления личного дела:

  • Обложка личного дела содержит фамилию и инициалы сотрудника, дату, когда дело было начато;
  • Если отдельных папок для того чтобы хранить дела, нет, то в одной папке их лучше располагать в алфавитном порядке;
  • Количество страниц не должно превышать 250 шт.;
  • На каждой папке проставляется учетный номер дела.

Состав личного дела не регламентируется на уровне нормативных актов. Строго утвержден он только для гос. служащих. Любая организация может воспользоваться утвержденным списком и решить, какую документацию включать в дела своих сотрудников, а какую нет.

Список таков:

  • Ксерокопия паспорта (чаще всего первая страница, семейное положение и место регистрации);
  • Ксерокопия диплома, документа о повышении квалификации и так далее;
  • Ксерокопия СНИЛС;
  • Если работник военнообязанный – копия подтверждающего это документа;
  • Ксерокопия ИНН;
  • Документация о прохождении профосмотра и медосмотра (если это предусмотрено деятельностью компании);
  • Справка о том, есть у гражданина судимость, либо отсутствии таковой (если это предусмотрено законодательством);
  • Заявление о приеме на работу, написанное сотрудником лично;
  • Автобиография;
  • Экземпляр трудового договора;
  • Ксерокопия трудовой книжки;
  • Материалы об аттестации (если проводилась);
  • Фотографии работника, которые периодически обновляются;
  • Опись личного дела.

Порядок формирования личного дела работника

Этот список может изменяться, дополняться, в зависимости от того, какую деятельность компания ведет и какую кадровую политику осуществляет.

Помимо этого, все документы нужно расположить в деле в порядке хронологии: самые первые те, что были вложены во время приема человека на работу, затем те, что появились во время его деятельности.

  • Анкета для личного дела
  • Внутренняя опись личного дела
  • Титульный лист / обложка личного дела

Образец заполнения внутренней описи для личного дела и листа зеверителя.

Порядок ведения дел

Этот процесс включает в себя:

  • Внесение записей в соответствующих разделах;
  • Процедуру изъятия документации, которая стала неактуальной либо в ней больше нет надобности;
  • Проверку личных делна сохранность документации;
  • Хранение документации в составе личного дела.

Если у работника меняются персональные данные, обычно они сообщают об этом в кадровую службу. Лучше, конечно, делать это письменно. После того как сотрудник отдела кадров вносит в дело соответствующую запись, подлинный документ возвращают работнику. При необходимости нужно снять копию с документа и вложить ее в дело.

Все записи вносятся только основываясь на подлинниках документации либо на копиях, удостоверенных нотариусом. Записи вносятся от руки черными, синими или фиолетовыми чернилами, аккуратно, не допуская помарок и исправлений. Если нужно, записи заверяют, используя печать организации и подпись работника отдела кадров.

Не рекомендуется использовать для внесения записей гелевые ручки, так как чернила подобного типа подвержены быстрому выцветанию.

Все листы, которые подшиты в деле, нумеруют. А нумерацию отражают во внутренней описи. Такую опись составляют, чтобы учитывать документы, которые хранятся более чем 10 лет.

Он необходим, чтобы учитывать личные дела, заведенные на сотрудников. Его стандартная форма не утверждена, а значит можно взять его образец из интернета либо приобрести в магазине. каждой графы можно менять в зависимости от организации.

В журнал вносят: номера дел, дату их начала, фамилию и инициалы сотрудников и другую информацию. Когда личное дело закрывается, в журнале делают отметку об этом: ставят дату и вносят причину, по которой дело было закрыто.

Внесение дополнительной информации производится обычно в графе «Другое» или «Примечания».

Сейчас множество российских компаний внедрили или начали внедрять автоматизацию кадрового делопроизводства. Это сложно назвать следованием моде, скорее необходимостью. Личные дела сотрудников все чаще ведут и хранят в базах данных компьютера. Документы в бумажном виде используют, но по большей части в качестве перестраховки.

Вести и хранить личное дело в электронном виде прежде всего удобно. Сотруднику кадровой службы не нужно глотать пыль, перекладывая дела, для того, чтобы найти нужное. Поэтому одно из безусловных преимуществ электронных дел – это возможность найти все быстро, без лишних затрат времени и сил.

Стоит отметить, что не всю документацию можно вести в электронной форме, трудовые книжки, к примеру, нельзя.

Когда человек увольняется, его дело закрывают, извлекают из папки и прошивают. При этом обязательно оформляют лист-заверитель. Он включает в себя данные о том, сколько листов прошито и пронумеровано. Также в этом листе указывают, есть ли в деле поврежденные документы, были ли вложены новые.

Лист-заверитель наклеивают на обложку дела изнутри. Работник кадровой службы ставит на этом листе свою подпись.

Заключение

Если вы индивидуальный предприниматель, то личные дела на своих сотрудников можете не вести. Хотя лучше это делать, потому что исходя из практического опыта становится понятно, что благодаря именно личному делу можно получить мгновенно нужную информацию о работнике.

Вести или нет личные дела на сотрудников предприниматель решает сам, но несомненно их наличие – это существенный плюс для любой компании.

Каждая отдельная организация может самостоятельно на основании своих внутренних правил определять тип и названия бумаг, которые будут входить в состав личного дела, однако существует определенный общепринятый перечень необходимых документов, какие в большинстве случаев составляют личное дело.

В состав документов, которые составляют личное дело работника, входят следующие бумаги:

  1. Заполненная лицом анкета, которая предоставлялась ему при приеме на работу.
  2. Копии всех страниц паспорта. На ксерокопии должны быть отчетливо видны номер паспорта, а также вся содержащаяся в нем информация.
  3. Копия ИНН работника.
  4. Копия карточки страхового свидетельства (СНИЛС).
  5. Для мужчин прилагают копию военного билета или приписного свидетельства.
  6. Копию документов об имеющемся образовании сотрудника. Это может быть диплом ВУЗа, свидетельства о повышении квалификации, документы о прохождении стажировки и т.д.
  7. Фотография сотрудника (цветная или черно-белая).
  8. Копия приказа, на основании которого работник был зачислен в штат организации.
  9. Копия договора, который заключался при приеме лица в штат. Иногда прилагают копию его должностной инструкции. В отдельных случаях должностные инструкции хранятся в специально предназначенном для них месте.
  10. Копии приказов о переводе работника в другое подразделение, на другую должность и т.д.
  11. Если сотрудник уже не числится в организации, тогда копия его приказа об увольнении.
  12. Опись личного дела (перечень документов, который содержится в нем).

Порядок формирования личного дела работника

На текущий год относительно порядка формирования и ведения дел сотрудников существуют следующие положения:

  1. Если лицо является работником органа государственной службы, то составление такого пакета документов является необходимым. Такое положение отражено в соответствующем Федеральном законе №42.
  2. Относительно других организаций и фирм, относящихся к частным, законодательными актами и нормами не вменяется в обязанность ведение личных дел. Такой процесс лишь рекомендуется как желательный, поскольку значительно облегчает доступ к информации для налоговых перечислений, получения данных о стаже и т.д.

Личное дело работника

В настоящее время личные дела на работников в обязательном порядке в соответствии с Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 должны быть заведены в государственных (муниципальных) органах власти. Для других сфер деятельности в нормативных документах нет упоминания об обязанности ведения личных дел. Фактически для большинства организаций это становится делом добровольным.

Тем не менее практика показывает, что формирование и своевременное комплектование личного дела на работника приносит много пользы. Поскольку все сведения о работнике сконцентрированы и упорядочены в едином месте (способствует лучшей сохранности документов) и к ним обеспечен оперативный доступ (способствует быстрому поиску информации по запросу).

Как правило, формирование личного дела происходит на протяжении длительного времени (то есть на протяжении всего периода учебы или работы). Личные дела относятся к числу документов по личному составу.

На сегодняшний день в соответствии с Указом Президента от 30.05.2005 №609 все личные дела сотрудников полагается обязательно заводить в государственных или муниципальных органах власти. Что касается организаций из других сфер деятельности, то вести личные дела сотрудников они не обязаны. Таким образом, для большинства компаний это является добровольным делом.

Предлагаем ознакомиться:   Положение об оплате труда работников

Однако многие организации успели убедиться на практике, что благодаря формированию и своевременной комплектации личных дел сотрудников, компания получает немало пользы.

Лучшая сохранность документов обеспечивается благодаря тому, что все сведения о каждом сотруднике собраны и упорядочены в одном месте.

А обеспечение оперативного доступа к документам позволяет находить всю необходимую информацию быстро и своевременно.

  • заявление о приеме на работу;
  • контракт (трудовое соглашение), а также дополнительные соглашения;
  • личный листок касательно учета кадров, а также его дополнение;
  • анкета или автобиография;
  • копии документов об образовании;
  • копии или выписки из документов об утверждении работника в его должности; это также могут быть выписки из протоколов акционеров, учредителей или ученых советов; здесь также могут содержаться результаты тестирования сотрудника и документы конкурсных комиссий;
  • рекомендательные письма или же характеристики соторудника;
  • должностные инструкции и регламенты;
  • отзывы, листы аттестации, представления;
  • копии паспортных данных, свидетельства о браке и т.д.;
  • копии или выписки из приказов и заявлений о переводе на другую должность, а также справки-объективки и представления;
  • копии документов о наложении взыскания или о награждения;
  • для государственных или муниципальных организаций актуально содержание информации об имуществе и доходе, а также справок о проверке полноты и достоверности этих сведений в личных делах сотрудников;
  • невостребованные документы, такие как трудовая книжка, свидетельство, диплом и т.д.;
  • копии или выписки из заявлений и приказов о переводе, увольнении или переводе и т.д.;
  • при необходимости в личное дело могут быть включены иные документы, это может быть актуально для государственной службы, более подробно вы можете прочесть об этом в Указе Президента РФ, ссылка на который есть во втором абзаце.

Порядок формирования личного дела работника

При формировании личных дел сотрудников руководствуются принципом хронологии, то есть документы помещают в личное дело по мере их возникновения. После того, как работник увольняется, считается, что его личное дело завершено делопроизводством, и проводится подготовка к передаче в архив.

Необходимо помнить, что дела государственных служащих передаются в архив лишь после того, как они хранились в кадровой службе на протяжении 10 лет. Это требование является нормативным, так как в случае перевода служащего в другой государственный орган, происходит передача его личного дела на новое место работы.

Что касается других работников, то желательно, чтобы их дела передавались в архив не позже 3 лет по завершении делопроизводства.

Так как документ в составе личного дела имеют большую важность, должна быть составлена внутренняя опись по определенной форме. В качестве примера вы можете посмотреть образец внутренней описи дела).

Следует помнить, что опись должна нумероваться отдельно от других документов в составе дела.

Количество листов, содержащихся во внутренней описи, должно быть отмечено в листе-заверителе при подготовке к хранению в архиве личного дела, которые уже было завершено делопроизводством. Вы можете наглядно увидеть это в образце.

Для каждого сотрудника должно быть сформировано его собственное личное дело. При подготовке к хранению дел в архиве, личные дела могут быть сгруппированы в наряды, то есть, производится их подшивка в общем деле.

Такая комбинация позволит существенно облегчить работу с описью и делами.

Однако необходимо понимать, что подобное «общее» дело будет не слишком удобно для использования. В связи с этим оптимальным вариантом все же остается подшивка дел в качестве самостоятельных единиц хранения.

Порядок ведения ЛД, как уже было сказано, определяется на уровне фирмы. Обычно все бумаги вкладывают в него в хронологическом порядке. А чтобы ничего не потерялось, вшивают опись, которую ведут все время, пока ЛД находится в работе.

— ведение записей в соответствующих разделах личного дела;

— помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел;

— изъятие документов, надобность в которых миновала;

— периодическую проверку состояния личного дела на предмет сохранности включенных в него документов.

Порядок формирования личного дела работника

При формировании личного дела работника осуществляется также первичное оформление, что означает присваивание делу учетного номера, внесение соответствующих данных в строки на лицевой стороне, составление внутренней описи.

О любых изменениях персональных данных, включенных в состав личного дела, работники обязаны своевременно сообщать в отдел кадров организации. Как правило, это делается в письменной форме с приложением документов, подтверждающих изменения.

В любом случае внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании подлинников документов (или надлежаще заверенных копий документов). Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, делаются от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений.

Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам и располагаются в хронологической последовательности.

Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи.

Поскольку гл. 14 ТК РФ возлагает на работодателя обязанность по защите персональных данных, с целью ограничения доступа к личной информации работников посторонних лиц личные дела необходимо хранить в сейфах либо шкафах. Причем трудовые книжки сотрудников должны храниться отдельно от личных дел.

Право доступа к личным делам сотрудников могут иметь лишь ответственные должностные лица и руководители их отделов. Учет личных дел может вестись в специальном журнале (такой вариант используется в случае большого количества хранимых в организации личных дел работников).

Классификация личных дел работников может осуществляться в номерном либо алфавитном порядке, а также по разделам, которые соответствуют названиям отделов компании. Классификации внутри разделов личных дел работников осуществляется в номерном либо алфавитном порядке.

Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве. Сроки хранения различных документов с персональными данными работников определены в ряде законодательных и нормативных правовых актов.

Так, приказы, распоряжения и иные первичные учетные документы, включая документы по учету кадров, рабочего времени и заработной платы, хранятся в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Личные дела руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени, хранятся в архиве постоянно, а дела иных работников — 75 лет.

Обычно, личные дела действующих сотрудников предприятия находятся на текущем хранении в кадровой службе и получают статус законченного делопроизводства после того, как сотрудник уволится — в этом случае они должны быть переданы в архив организации на хранение не позднее, чем через три года.

Но когда речь идет о государственной службе, оформление личного дела в архив допускается в соответствии с нормативами только через 10 лет. Это обусловлено тем, что при переводе чиновника в другое ведомство его личное дело должно быть передано по новому месту работы.

В таблице представлены требования к срокам хранения личных дел, установленные в соответствии со статьей 22.1 федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ и Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Документы по личному составу

Созданные до 2003 года

Созданные после 2003 года

Сформированные в государственных, муниципальных органах и организациях-источниках комплектования госархивов

75 лет с даты создания  

50 лет с даты создания

Сформированные в государственных и муниципальных архивах, поступившие из ликвидированных организаций всех форм собственности

75 лет со дня поступления

50 лет со дня поступления

Сформированные в иных организациях

75 лет с даты создания

50 лет с даты создания

Личные дела руководителей

постоянно

постоянно

Толковый словарь

Документы
по личному составу
– архивные
документы, отражающие трудовые
отношения работника с работодателем
(п. 3 ч. 1 ст. 3 Закона об архивном деле).

Дело
совокупность документов (или документ),
относящихся к одному вопросу или
участку деятельности, помещенных в
отдельную обложку (ГОСТ Р

51141 98
«Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения»).

Формирование
дела
– группирование исполненных
документов в дело в соответствии с
номенклатурой дел и систематизация
документов внутри дела (ГОСТ Р 51141 98).

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юрист поможет
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector