Образец вежливый ответ на претензию

Как составить ответное письмо на претензию?

Касательно того, как правильно составить ответ, не установлено конкретных правил. Все зависит от того, по какому поводу была направлена претензия. Вместе с тем есть конкретные сроки и общие нормы, которыми стоит руководствоваться при подготовке документа.

Перечислим ключевые требования для ответа на претензию по закону.

  1. Форма написания. Желательно использовать фирменный бланк организации, это покажет уважение к клиентам или деловому партнеру. Как написать в случае его отсутствия? Тогда подойдет и обычный лист формата А4.
  2. Указание адресата и составителя ответа.
  3. Сроки. По закону срок ответа на претензию составляет от 10 до 30 суток со дня получения письма.
  4. Наличие подписи. Заверить ответ может либо руководитель предприятия, либо уполномоченный начальник отдела. Последний вариант актуален для крупных организаций.
  5. Регистрация во внутреннем журнале исходящей документации. Этот пункт важен, так как ответ на претензию в установленное время – это часть официального документооборота между сторонами.

Ввиду того, что с 2016 года предприятия вправе не использовать печати, ставить оттиск на бланке необязательно.

Важно! В тексте документа должны быть ссылки на закон, который служит основанием для принятого по претензионному письму решению.

В ответе представитель компании может удовлетворить требования полностью (или частично) или вовсе отказать. Здесь автор указывает, какие требования устанавливает закон. Документ позднее может быть использован при обращении в суд.

Единый ответа на претензию образец не предусмотрен. Поэтому при подготовке документа нужно руководствоваться общими рекомендациями и сложившимися обстоятельствами.

Рассмотрим примерный план.

  1. Вводная часть, где отражены данные отправителя. Здесь указывают наименование организации (целиком), ее местонахождение, ИНН, КПП.
  2. Данные адресата. При направлении бланка определенному лицу вносят его фамилию с инициалами, должность, название и местонахождение предприятия.
  3. Номер документа и время его подписания.
  4. Основной текст из нескольких составляющих. Вначале отражают дату получения претензии и кратко передают ее содержание. Если были выдвинуты финансовые требования, все суммы указывают цифрами и прописью.
  5. Непосредственно текст ответа. При изложении нужно опираться на пункты договора, в рамках которого шло сотрудничество, все сроки и длительность, нормы законодательства (лучше напишите конкретные ссылки на статьи).
  6. Резюме. В этой части подводится краткий итог и пишется, удовлетворены требования полностью, частично либо отклонены.
  7. Подпись с расшифровкой руководителя предприятия или уполномоченного сотрудника.

Важно! Если претензия состояла из нескольких пунктов, ответ нужно оформить аналогичным образом.

Грамотно подготовленный, написанный в дружелюбном тоне текст поспособствует разрешению конфликтной ситуации. Также это покажет внимательное отношение к клиентам и деловым партнерам, что заложит хорошее основание для дальнейшего сотрудничества.

На практике приходится сталкиваться и с другим видом претензии – о возврате денежных средств. Для грамотного ответа понадобится привлечь юриста и бухгалтера.

  1. Юрист обратит внимание на порядок применения ФЗ «О защите прав потребителей» в конкретной ситуации, а также выделит необходимые пункты договора, ранее подписанного с клиентом.
  2. Бухгалтер сможет указать на факт зачисления суммы, возврат которой запрашивается в претензии. Для этого задействуются расчеты и копии проводок.

Если операция проводилась в иностранной валюте, возврат усложняется конвертацией.

Говоря о периоде времени, отведенном для ответа на претензию, многие ошибочно полагают, что он составляет 30 дней. Однако в 30-дневный срок, согласно законодательству, вам должны ответить государственные и муниципальные органы власти, а также иные госструктуры и конкретные должностные лица (государственные или муниципальные служащие).

Если же претензия поступила в рамках правоотношений, подпадающих под действие ФЗ «О защите прав потребителей», то отвечать на полученное обращение придется не позднее чем через 10 дней с момента получения претензии.

Иванову Петру Семеновичу,

г. Москва, ул. Краснознаменная, д. 1, кв. 1

Предлагаем ознакомиться:   Налог на прибыль в бюджетном учреждении: уплата и проводки

г. Москва, 11 июня 2015 г.

Уважаемый Петр Семенович!

В ответ на полученную от вас претензию № (номер документа) от 05 июня 2015 года о возврате денег за некачественный товар (его наименование), сообщаем, что согласно результатам проведенной экспертизы недостатки товара являются производственным браком.

С уважением,

директор Симонов В. П. (подпись)

Правила составления ответов на претензионные письма сформировались в виде обычаев делового оборота вследствие отсутствия законодательного регулирования данного вопроса (за редким исключением установления сроков, отведенных для направления ответа в ряде гражданско-правовых отношений).

К основным правилам формирования ответа на требование об устранении нарушений договора можно отнести следующие:

  • документ имеет свободную форму;
  • составляется на фирменном бланке организации (если претензия поступила юридическому лицу);
  • оформляется по правилам делопроизводства, установленным в организации, при этом может быть изготовлен с помощью технических средств либо  написан от руки;
  • подписывается руководителем организации или иным уполномоченным лицом;
  • должен соответствовать условиям договора, если они регулируют вопросы составления и направления ответа на претензию.

Кроме того, ответ должен быть направлен в установленный законом, договором или обычаями делового оборота срок. При отсутствии навыков составления подобных документов можно воспользоваться образцом ответа на претензию из достоверных источников.

Законодательством не установлен общий срок рассмотрения претензий ― в каждом виде правоотношений он либо следует из обычаев, либо устанавливается специальными нормами. Например:

  • 7, 10, 14 и 45-дневные сроки рассмотрения претензий о замене товара, возврате денег за него при расторжении договора, обмена товара и устранения недостатков соответственно действуют по закону «О защите прав потребителей» от 07.02.1992 № 2300-1;
  • 30 дней для рассмотрения претензии по перевозке грузов установлено Кодексом внутреннего водного транспорта (в соответствии со ст. 797 ГК);
  • 5 или 60 дней, в зависимости от вида услуг, определены законом «О связи» от 07.07.2003 № 126-ФЗ и др.

Содержание ответа на претензию, по общему правилу, должно включать в себя:

  • реквизиты получателя ответа (наименование, адрес, ИНН);
  • реквизиты отправителя (при отсутствии их в форме документа);
  • дату получения и номер претензии;
  • аргументированное мнение по существу содержания претензии со ссылками на нормы действующего законодательства и пункты договора;
  • заключение, отражающее готовность выполнить выдвигаемые требования полностью либо частично или несогласие с ними.

Способ направления ответа на претензию должен быть избран на основании условий договора. Как правило, сторонами предусматривается, что все бумаги направляются контрагенту в письменной форме по почте. В случае отсутствия в договоре четкого указания на способ обмена документацией рекомендуется направлять ответ на претензию в виде простого письменного документа путем заказного почтового отправления. Также желательно сопроводить отправление описью вложения.

Кроме того, предварительно ответ может быть направлен и в иной форме (с последующим направлением его Почтой России или службой доставки):

  • электронным письмом;
  • факсом;
  • в виде телефонограммы.

Адрес и иные реквизиты получателя необходимо указать в точном соответствии с контактными данными или общими реквизитами контрагента, которые содержатся в договоре.

При написании ответа на претензию необходимо придерживаться существующих правил и норм делопроизводства, это связано с тем, что единой методики составления такого ответа не существует.

Составьте ответ на претензию так:

  • в правом верхнем углу листа укажите свои полные данные – наименование организации, адрес местонахождения, КПП и ИНН (два последних можно найти в учредительных документах);
  • затем напишите данные того, кому направляется ответ, так если письмо будет направлено физическому лицу – укажите его ФИО (полностью только фамилию, остальное – инициалами), занимаемую им должность, если организации – указать полное наименование и адрес, данные руководителя;
  • обязательно поставьте номер документа, который должен соответствовать внутреннему документообороту, укажите дату составления ответа.

Приступая к написанию основной части, постарайтесь максимально корректно, подробно и аргументировано ответить на претензию:

  1. Начните написание с указания точной даты, когда вами была получена претензия, сжато опишите суть и если имеются требования финансового характера, укажите их сумму. Сумма должна быть указана как прописью, так и цифрами. В случае если лицо, направившее претензию, действует в рамках договора – укажите номер такого договора и дату, когда он был подписан сторонами.
  2. Далее напишите сам ответ на претензию. Руководствуйтесь при его написании пунктами договора, нормами законодательства, на которые необходимо ссылаться. Когда отправитель составил претензию из нескольких пунктов – вы должны ответить так же по пунктам.
  3. По окончанию написания ответа подведите резюме, выразите коротко и емко, в 1 или 2 предложениях ваши мысли о том, принимаете вы претензию (полностью или частично) или отклоняете.
  4. В конце ответа на претензию поставьте подпись и ее расшифровку.

Рассматривая письменные претензии, будьте внимательны, так как каждая из них требует к себе внимательного и индивидуального подхода. Бывает, выясняется, что отправитель претензии сам виноват в произошедшем, а бывает и наоборот, прав.

Когда вы понимаете, что покупатель прав, не тяните время, верните покупателю денежные средства и принесите свои извинения, в противном случае он может подать в суд. В этом случае сумма, которую вам придется выплатить, возрастет, так как придется оплатить еще и пени, материальный и моральный вред.

Предлагаем ознакомиться:   Письмо о выбытии иностранца в уфмс образец

Как подготовить документ в случае с претензией по качеству товара

Чаще всего с такими претензиями приходится сталкиваться работникам торговой отрасли. При получении подобного письма вначале следует разобраться, обоснованы ли возражения клиента.

Если руководство компании решает удовлетворить требования, в основном тексте следует указать:

  • возможность замены товара ненадлежащего качества на аналогичный, отвечающий предъявленным требованиям;
  • срок предоставления замены;
  • порядок возмещения убытков.

При составлении ответа на жалобу в случае с претензией по качеству, следует ссылать на закон, защищающий права потребителя, а также на заключенный с клиентом договор и период его действия.

Если был приобретен автомобиль или бытовая техника сложной конструкции, стоит предложить автору письма провести экспертизу.

Как составить ответ на претензию, чтобы не платить неустойку?

Требование уплаты неустойки, согласно п. 2 ст. 330 ГК, не может исходить от стороны гражданско-правовых отношений, если вторая сторона не несет ответственности за неисполнение (ненадлежащее исполнение) условий договора. Среди обстоятельств ― оснований для освобождения от уплаты неустойки могут быть:

  • виновные действия кредитора;
  • форс-мажорные обстоятельства;
  • действия или бездействие иных лиц, за которые лицо ответственности не несет (например, когда поставщик заказчика в соответствии с заключенным с ним договором должен был поставить необходимый для начала проведения работ материал и не сделал этого).

Следовательно, во избежание безосновательной уплаты неустойки в ответе на претензию должна быть указана ссылка на норму ст. 330 ГК, а также описаны послужившие причиной невыполнения обязательства в срок обстоятельства, освобождающие стороны от ответственности (непредставление документов заказчиком, неперечисление предусмотренного договором аванса, стихийные бедствия и т. п.).

Хотя имеются требования, соблюдение которых необходимо в любом типе ответа:

  1. Ответ напишите на фирменном бланке организации, такой подход к ответу укажет на ваше серьезное отношение к решению претензии и уважение партнера. Когда в организации отсутствует фирменные бланки – ответ напишите на листе формата А4. При написании ответа в этих обоих случаях укажите, кто является отправителем и получателем письма.
  2. После получения претензии не забывайте, что у вас есть определенный срок на то, чтобы ответить. Такой срок устанавливается 10-30 дней с момента получения претензии, на что влияет конкретная ситуация. При написании ответа не забывайте его датировать.
  3. После написания ответа учтите, что он обязательно должен быть подписан, при этом лучше всего, если будет стоять подпись руководителя организации. Это необходимо для того, чтобы получатель ответа был уверен в заинтересованности организации. Когда же организация включает в себя много подразделений, то подписать ответ может и руководитель того отдела, который является компетентным по решению таких вопросов.
  4. Учтите, что на ответе не обязательно ставить печать, это было закреплено в 2016 году, а именно организациям и предприятиям разрешили исключить из деятельности применение штампов и печатей.
  5. Обязательно зарегистрируйте ответ в журнале исходящей документации, так как он относится к официальному документообороту, происходящем между 2-мя сторонами.
  • На официальном бланке письма организации, в которой указано полное и сокращенное наименование организации, а также ИНН/КПП, с адресами и телефонами. Эти данные будут сообщать информацию об отправителе. В правом верхнем углу укажите получателя ответа и все данные указанные в претензионном письме. Для организации наименование, адресные данные и должностное лицо с фамилией и инициалами; для гражданина фамилия и инициалы, адрес, телефон и паспортные данные.
  • Под данными отправителя укажите номер и дату документа, а ниже под ними номер и дата документа, на который вы даете ответ (в случае если ответ адресован организации указываете номер и дату исходящего претензионного письма; гражданина вписываете только дату написания претензии).
  • Ниже укажите заголовок письма, например, «Ответ на претензию о возврате товара».
  • Далее идет основная часть ответа. В ней впишите данные о претензионном письме, когда было получено и суть требований (в случае выдвижения требования, связанного с возмещением денежных средств, сумму прописывать цифрами и прописью). При наличии заключенного соглашения, на которое ссылается потребитель, ссылаетесь на это соглашение с указанием номера и даты заключения.
  • С красной строки разъясните свой ответ, со ссылками на пункты подписанного соглашения и законодательства, прописывая статьи, пункты и подпункты.
  • В самом конце своего ответа с красной строки подведите итог, всему вышесказанному, то есть вынесите решение удовлетворить полностью, частично или отклонить требования заявителя.
  • Под выводом укажите должность, подпись и расшифровку подписи сотрудника уполномоченного на подготовку ответа, чаще всего это юрист или сам руководитель.

Как быть с возмещением ущерба

Не редкость и получение претензии о возмещении ущерба. Подготовка ответа осложняется тем, что ущерб может быть причинен ввиду самых разных обстоятельств. Поэтому конкретные ссылки на статьи закона будут зависеть от ситуации.

Предлагаем ознакомиться:   Увольнение декретницы по соглашению сторон

Например, причинение ущерба возможно в следующих сферах:

  • дорожно-транспортные происшествия;
  • пожарная безопасность;
  • работа с ядовитыми химическими веществами и прочее.

Чтобы подготовить ответ на претензию, понадобится хорошо исследовать ту сферу законодательства, к которой относится сложившаяся ситуация. Как упоминалось выше, при формировании ответа обязательно включать ссылки на статьи закона.

От представителя компании не требуется полностью удовлетворять требования, перечисленные в претензии. В некоторых случаях их удовлетворяют частично, в других направляют отказ. Нельзя забывать, что ответ позднее может использоваться при судебном разбирательстве. Поэтому крайне важно использовать аккуратные формулировки и придерживаться закона.

Итоги

В заключение повторимся, что ответ на претензию не имеет законодательно установленной формы и в значительной степени составляется по обычаям делового оборота. Потому рекомендуется включать в договор условия, по крайней мере в общем виде регулирующие порядок обмена корреспонденцией между сторонами сделки.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юрист поможет
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector