Как разработать положение о защите персональных данных

Утверждениеположения о защите персональных данных работников

Как правило, обязанность по разработке Положения и поддержанию его в актуальном состоянии возлагается на сотрудников кадровой службы. Утверждается Положение приказом руководителя предприятия, составленном в произвольной форме. Этим же приказом утверждается перечень должностных лиц, допускаемых к работе с персональными данными сотрудников. После утверждения документа он хранится в отделе кадров.

Структура Положения о защите персональных данных

Положение разрабатывается с учетом норм, изложенных в гл. 14 ТК РФ «Защита персональных данных работника». Оно может состоять из следующих разделов:

  1. Общие положения;
  2. Понятие и состав персональных данных;
  3. Обязанности работодателя;
  4. Порядок получения персональных данных работников;
  5. Обработка, учет, хранение и передача персональных данных;
  6. Доступ к персональным данным;
  7. Формирование и ведение личных дел сотрудников;
  8. Порядок обеспечения защиты персональных данных;
  9. Права и обязанности работника в области защиты его персональных данных.
  10. Ответственность работника и работодателя.

Общие положения. В этом разделе указывается цель разработки данного локального нормативного акта, порядок его утверждения и ввода в действие, срок действия, для каких категорий сотрудников он является обязательным для исполнения. Здесь же необходимо дать перечь нормативных актов, на основании которых разработан документ.

Кроме этого, в разделе можно дать перечень используемых терминов и определений, раскрыть их смысловое содержание. В том числе это относится к термину «личное дело работника», при описании которого необходимо привести список тех документов, которые в это дело входят.

Понятие и состав персональных данных. При определении этого понятия необходимо оговорить, что личная информация собирается и обрабатывается работодателем в связи с трудовыми отношениями и необходимостью идентификации личности работника. В этом же разделе нужно привести список тех сведений, которые являются персональными данными, в их число входят не только те данные, которые известны из представленных при поступлении на работу документов, но и, например, такие:

  • адрес электронного личного почтового ящика;
  • номер дебетовой «зарплатной» пластиковой карты;
  • содержание трудового договора и дополнительных соглашений к нему;
  • состав сведений о имеющемся в собственности недвижимом имуществе;
  • результаты медицинских освидетельствований.
Предлагаем ознакомиться:   Защита прав потребителей нижнее белье

В разделе нужно будет дать перечень тех документов, формируемых в процессе трудовых отношений, которые также могут содержать персональные данные работника и подпадают под это определение. К таким документам, например, можно отнести:

  • трудовую книжку;
  • трудовой договор;
  • приказы по личному составу;
  • личное дело;
  • сертификаты и свидетельства, подтверждающие повышение квалификации, обучение и переобучение;
  • копии отчетов по персонифицированному учету, направляемые во внебюджетные фонды и органы статистики.

Обязанности работодателя. В разделе следует оговорить, что в процессе сбора, обработки, учета, хранения и передачи персональной информации о работниках руководитель должен строго соблюдать нормы ТК РФ и законодательства о персональных данных, ограничиваясь исключительно целями содействия работнику при трудоустройстве, в обучении и профессиональном росте.

Порядок получения персональных данных работников должен предусматривать как сбор информации из документальных источников, представленных самим работником так и получение персональных сведений с их письменного согласия. Так, например, только с письменного согласия работника и только в случаях, обусловленных трудовыми отношениями, работодатель может запросить информацию по вопросам семейных, бытовых, личных отношений.

Обратите внимание: Сведения о политических и религиозных убеждениях сотрудника работодатель не имеет права ни запрашивать, ни получать и обрабатывать.

В случаях, когда информацию личного характера можно получить только у третьей стороны, работника необходимо не только оповестить об этом заранее, но и получить у него письменное согласие. При уведомлении работодатель обязан информировать сотрудника, с какой целью собираются сведения, их характере и тех последствиях, которые повлечет отказ сотрудника о предоставлении данных сведений.

Обработка, учет, хранение и передача персональных данных. В данном разделе указываются цели с которыми собираются и обрабатываются личные данные сотрудников. Устанавливается единый режим действий с любой информацией, как на бумажных, так и на электронных носителях. В разделе необходимо оговорить те меры, которые принимает работодатель по ограничению доступа, обеспечению сохранности и целостности вверенных ему персональных данных, в том числе, личных дел и личных карточек работников.

Доступ к персональным данным. В этом разделе необходимо привести перечень должностей, для которых устанавливается неограниченный доступ к персональным данным работников, а также тех должностей, которые имеют ограниченное право доступа. К первым, как правило, относится:

  • директор предприятия и руководитель структурного подразделения, в котором трудится работник;
  • сотрудник, непосредственный владелец персональных данных;
  • руководитель и работник кадровой службы, ответственный за ведение личных дел и личных карточек сотрудников.
Предлагаем ознакомиться:   Положение о договорной работе на предприятии образец

В числе лиц, имеющих ограниченный доступ, можно перечислить:

  • сотрудников службы кадров и службы по персоналу;
  • сотрудников бухгалтерии, которым необходимы личные данные сотрудников для выполнения некоторых функций.

Кроме этого, в разделе можно дать список лиц, которым, при соблюдении требований закона, могут быть переданы личные данные сотрудников. К таковым можно отнести:

  • внебюджетные фонды и органы статистики;
  • налоговые органы;
  • правоохранительные органы;
  • органы социального страхования;
  • органы воинского учета;
  • органы исполнительной власти.

Отдельно следует оговорить основания, процедуру и порядок передачи третьим лицам сведений персонального учета.

Формирование и ведение личных дел. В данном разделе нужно установить порядок формирования личного дела работника и состав документов, которые в него входят Кроме того, необходимо дать ссылку на локальный регламент, устанавливающий порядок ведения и хранения личных дел. Если такого локального акта на предприятии нет, регламентировать порядок ведения и хранения личных дел можно данным разделом Положения о защите персональных данных.

Порядок обеспечения защиты персональных данных. Здесь приводятся меры, предпринимаемые работодателем для обеспечения внутренней и внешней защиты личной информации сотрудников. Разделом устанавливается обязанность всех лиц, имеющих допуск к таким данным, оформить обязательство о их неразглашении.Права и обязанности работника в области защиты его персональных данных. При написании этой части Положения следует руководствоваться ст. 89 ТК РФ, раскрывающей права работника в рассматриваемой области.

Ответственность работника и работодателя. Разделом необходимо предусмотреть те виды ответственности, которые предусмотрены за нарушение правил учета, ведения и хранения персональных данных работников. В данном случае для нарушителей предусматривается дисциплинарная, административная, гражданско-правовая и уголовная ответственность.

При этом в отношении работника должна быть установлена ответственность за предоставление недостоверных сведений, подложных документов. При установлении ответственности работодателяследует сослаться на положения ст. 90 ТК РФ, ст. 13.14 КоАП РФ и ст. 137 УК РФ.

Предлагаем ознакомиться:   Завещание на детей маму и мужа образец

Приложениями к Положению могут быть формы согласий на обработку персональных данных, письменных обязательств о неразглашении информации и др.

При подготовке проекта информацию берут из закона. Проблема состоит в том, что в ст. 18.1 Закона о персональных данных перечень мер, с помощью которых обеспечивается защита и сохранность, не является исчерпывающим. Учитывая, что технический прогресс не стоит на месте и все больше используются электронные архивы, электронный обмен данными, в законе мы можем не найти формулировок, подходящих к конкретной компании. Тогда придется описывать процессы и технические средства, которые используются, самостоятельно.

Ответственность за отсутствие локального акта о защите персональных данных

Правонарушение в сфере защиты персональных данных является серьезным с точки зрения законодателя. В ст. 90 ТК РФ указаны виды ответственности – виновные привлекаются к дисциплинарной, материальной, гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности.

Судебной практики о наказании виновных должностных лиц организаций достаточно много. Широко применяется ст. 13.11. КоАП РФ, напрямую касающаяся нарушения порядка работы с персональными данными. Штрафы на текущий момент такие: для юридического лица от пяти до десяти тысяч рублей.

Вот уже с 1 июля ситуация изменяется и работодатель может быть подвергнут штрафу за эти виды правонарушений в размере аж до 75 тысяч рублей. Расширится и перечень оснований для привлечения к ответственности. Об этом смотрите Федеральный закон от 07.02.2017 № 13-ФЗ.

Таким образом, в свете изменения ситуации с ответственностью, следует серьезно проработать вопросы сбора, использования, передачи и защиты персональных данных работников. Даже если у работодателя имеется локальный нормативный акт, касающийся информации о сотрудниках, стоит внимательно просмотреть его на предмет актуальности, юридической силы, полезности для работодателя.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector