Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 322-06-74 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 407-24-18 (бесплатно)

Персональные данные работников

Что относится к персональным данным работника

Вопросы, связанные с персональными данными работников, регламентирует Федеральный закон №152 от 27.06.2006. Его цель — защитить права на защищенность частной жизни, сохранение тайн личности и семьи.

Статья 3 этого закона содержит основные определения. В частности, о персональных данных (ПД) сказано, что это информация, которая имеет отношение к физическому лицу. То есть, сведения, по которым человека можно однозначно идентифицировать, а также те, которые относятся к нему косвенно.

Четко очерченного законом списка таких сведений нет. К базовому набору относятся:

  • фамилия, имя, отчество;
  • дата рождения;
  • семейный статус и состав семьи;
  • данные об имуществе;
  • информация об образовании;
  • профессия и трудоустройство;
  • данные о доходах.

Этот список может меняться, в зависимости от того, в какой области применяются данные о человеке. Например, если речь идет о трудоустройстве, персональные данные работника — это информация, необходимая работодателю: общий стаж, прошлые места работы, прохождение военной службы, особые знания и допуски, сведения о здоровье.

Закон требует, чтобы лица, которые получают доступ к ПД, сохраняли их конфиденциальность. То есть не допускали попадания в третьи руки без согласия обладателя этих данных, кроме случаев, отдельно предусмотренных законодательством. Об этом сказано в 7-й статье ФЗ №152.

Информацию о работнике работодатель может получить из:

  • удостоверения личности (например, паспорт, военный билет, загранпаспорт); военного билета;
  • трудовой книжки;
  • номера индивидуальной страховки (СНИЛС);
  • водительских прав;
  • аттестата об образовании;
  • медицинской книжки.

Согласно статье 86 Трудового Кодекса, работодатель обязан обеспечить защиту и неприкосновенность сведений о сотрудниках.

Персональные данные в рамках ТК РФ

Информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника, относится к персональным данным. Получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных кодекс называет обработкой персональных данных работника (ст. 85 ТК РФ).

Все персональные данные работника следует получать у него самого. Если информацию можно получить только у третьей стороны, то сотрудника следует уведомить об этом заранее и от него следует получить письменное согласие.

Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение (п. 3 ст. 86 ТК РФ).

Персональные данные работника содержатся в различных документах (таблица). Задача коммерсанта – обеспечить защиту персональных данных работника от недобросовестного их использования кем-либо или утраты (п. 7 ст. 86 ТК РФ).

Кроме того, нельзя забывать о требованиях Закона № 152-ФЗ, который также регулирует вопросы хранения и обработки персональных данных. Никаких специальных систем и сейфов коммерсант приобретать не обязан.

Трудовой кодекс предоставляет работодателю свободу: «порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований настоящего кодекса и иных федеральных законов» (ст. 87 ТК РФ). Необходимо документально оформить правила хранения и защиты персональных данных.

Таблица 1

Документы, в которых содержатся персональные данные работников

№ п/п

Вид документа

Персональные данные сотрудника

1

Анкета, другой документ, заполняемый кандидатом на должность при собеседовании

Анкетные, биографические данные физлица

2

Копия паспорта или другого документа, удостоверяющего личность

ФИО, дата рождения. Адрес регистрации, семейное положение

3

Трудовая книжка

Информация о трудовом стаже, предыдущих местах работы

4

Копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования

ФИО, личные данные

5

Документы воинского учета

Информация о воинской обязанности

6

Документы об образовании, квалификации, наличии специальных знаний

Сведения о квалификации

7

Личная карточка (форма № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1)

ФИО сотрудника, место его рождения, состав семьи, образование, данные документа, удостоверяющего личность, другие сведения

8

Копии свидетельств о заключении брака, рождении детей

Состав семьи, изменения в семейном положении

9

Справка о доходах с предыдущего места работы

ФИО, данные о доходе и удержанном НДФЛ

10

Трудовой договор

Сведения о должности, зарплате, месте работы, рабочем месте, другие персональные данные

11

Приказы по личному составу

Информация о приеме на работу, переводе, увольнении, назначениях, других событиях, связанных с трудовой деятельностью

Обработка персональных данных

Закон №152 определяет обработку ПД как действие или систему действий, которые предпринимаются в отношении личной информации. Операции могут быть совершены как с применением автоматизированных средств, так и без них.

Предлагаем ознакомиться:   Кто представляет интересы работников если нет профсоюзной организации

В списке основных действий: сбор, систематизация, хранение, обновление или изменение, передача, предоставление доступа, блокировка, обезличивание, уничтожение. Большинство этих действий описаны в статье 3 закона «О персональных данных», а в статье 5 описаны принципы обработки ПД.

При трудоустройстве обработка личных данных происходит на самых разных этапах: при собеседовании и зачислении в штат, при заключении договора, в результате карьерного роста и других видах трудового взаимодействия.

►Пять действий с персональными данными, о которых до сих пор забывают кадровики и попадают на штраф

Статья 87 ТК России предоставляет работодателям самостоятельное право устанавливать порядок использования и хранения личных данных работников, при условии, что соблюдены Трудовой Кодекс и федеральное законодательство. В частности, следует выполнять нормативы статьи 86 Трудового Кодекса. Вот основные:

  • Для обработки персданных нужны основания и цель.
  • Передачу персданных производит сам их обладатель.
  • Нельзя сообщать личные данные сотрудника третьим лицам без его письменного согласия.

Для выполнения этих требований, следует зафиксировать во внутренних актах компании Правила защиты персональной информации сотрудников. Работников следует ознакомить с этими правилами под роспись и получить от каждого согласие на обработку. Чтобы подойти во всеоружии к возможным проверкам, следует подготовить:

  • Положение о политике компании в отношении обработки персональных данных.
  • Подписанные согласия работников на обработку их личной информации.
  • Приказ о назначении лиц, которые в вашей организации ответственны за работу с ПД.

Цели обработки определены в 1-й части статьи 86 ТК. Вкратце, их можно описать так:

  • Обеспечить законодательные требования.
  • Помочь сотрудникам получить образование, трудоустроиться или развить карьеру.
  • Гарантировать им личную безопасность.

В числе принципов обработки:

  • Она возможна, только если цели заранее определены и законны.
  • Объем и суть должны соответствовать обозначенным целям.
  • Обязательно соблюдение точности, достаточности и актуальности, соотносительно с целями.
  • Хранение в форме, позволяющей определить обладателя ПД, допустимо только на тот срок, который определен целями обработки.

Проще говоря, работодатель может обрабатывать ПД сотрудников только в том объеме, который требуется в рамках служебного взаимодействия.

Положение о персональных данных

В первую очередь коммерсант должен составить внутренний документ, где будут урегулированы вопросы хранения и обработки сведений о сотрудниках – положение о персональных данных работников. Разработать внутренний регламент требует и Закон № 152-ФЗ.

Положение утверждается приказом коммерсанта. Затем все работники под роспись должны быть ознакомлены с этим документом. Можно сделать отдельный журнал (лист) со списком сотрудников, где каждый напротив свой фамилии поставит подпись и дату.

Персональные данные работников

Далее следует установить перечень сотрудников, которым будет разрешен доступ к персональным данным. Для этого необходимо составить отдельный приказ, где будет названо лицо, ответственное за сбор, обработку, хранение персональных данных (либо оформить это назначение отдельным приказом), а также лица, имеющие доступ к информации (должности должны быть прописаны в положении о персональных данных) и перечень данных, которыми вправе пользоваться тот или иной специалист.

Многие данные хранятся в электронном виде. Доступ к этой информации должен быть ограничен (пароли доступа, другие средства электронной защиты), но это не все – необходимо составить список лиц, имеющих доступ к базам данных.

Сотрудники, получившие доступ к персональным данным других работников, обязаны не разглашать информацию. Проследить за этим сложно, но обезопасить себя коммерсант сможет, если получит от работника письменное обязательство о неразглашении данных.

Таблица 2

Основные разделы, которые должны содержаться в положении о персональных данных работников

№ п/п

Раздел

Содержание

1

Общие положения

Цель создания документа (защита данных), вопросы, которые регулирует положение (порядок получения, обработки, хранения), ссылки на нормативные документы, на основании которых разработано положение (Конституция, Трудовой кодекс, Закон о защите персональных данных)

2

Понятия и состав персональных данных

Все определения, связанные с персональными данными («персональные данные», «обработка персональных данных» и др.) можно взять из статьи 3 Закона № 152-ФЗ, а также статьи 85 ТК РФ.

Далее перечислить документы, в которых содержатся персональные данные, и перечислить состав персональных данных (анкетные данные, домашний адрес, телефон, сведения о стаже, зарплате и т.п.)

3

Обязанности работодателя

Требования, которые должен соблюдать работодатель, названы в статье 88 ТК РФ, а также статьях 18 – 21 Закона № 152-ФЗ

4

Обязанности работника

Отдельной статьи, регулирующий этот вопрос, нет. Но в числе обязанностей работника можно назвать обязанность передавать работодателю документы, содержащие персональные данные, перечень которых установлен трудовым и налоговым законодательством, а также своевременно сообщать работодателю об изменении персональных данных

5

Права работника

Права работника перечислены в статье 89 ТК РФ

6

Обработка персональных данных

Обработка персональных данных работника – это получение, хранение, комбинирование любое другое использование информации о работнике. Общие требования, которые должны соблюдаться при обработке приводятся в статье 86 ТК РФ, а также в статьях 6 и 9 Закона № 152-ФЗ. Здесь можно указать, что всю информацию работодатель собирает и хранит для трудоустройства и дальнейшего контроля за качеством выполняемой сотрудником работы (или сделать отдельный раздел «Использование персональных данных», где указать цели использования личной информации). Также можно указать сроки хранения документов

7

Передача персональных данных

Порядок передачи персональных данных внутри (это актуально для организаций), сторонним лицам, государственным ведомствам. Здесь перечисляются требования, которые должен соблюдать работодатель при передаче данных. В частности, нельзя сообщать сведения без письменного согласия сотрудника. Исключение – случаи, предусмотренные законодательством (представление сведений о доходах в налоговую, отчет в фонды)

8

Доступ к персональным данным

Оговаривается круг лиц, имеющих доступ к персональным данным (внутренний и внешний). Перечислить сотрудников, имеющих доступ к персональным данным (индивидуальный предприниматель, бухгалтер, сам работник). Достаточно назвать должности, а конкретных лиц утвердить отдельным приказом, указав, к каким именно сведениям тот или иной работник имеет право доступа. Далее следует назвать лиц внешнего доступа, то есть, кому могут быть предоставлены сведения: государственные и негосударственные функциональные структуры (налоговые инспекции, фонды, правоохранительные органы, страховые агентства, подразделения муниципальных органов управления и др.), другие организации (в случае запроса о работающем или уволенном сотруднике, сведения предоставляются с письменного согласия работника; можно еще указать необходимость письменного запроса от организации), родственники и члены семьи (сведения могут быть предоставлены родственникам или членам семьи только с письменного разрешения самого работника)

9

Защита персональных данных

Основные действия работодателя для обеспечения защиты и сохранности сведений: лица, осуществляющие оформление, ведение, хранение информации (только ИП, ИП и бухгалтер, сотрудники отдела кадров); форма хранения (в запирающихся шкафах (сейфах), обеспечивающих защиту от несанкционированного доступа); хранение сведений в электронном виде (персональные компьютеры, защищенные паролем доступа); лица, которые вправе отвечать на письменные запросы о предоставлении информации (только лица, осуществляющие оформление и хранение, либо лица, имеющие доступ в пределах предоставленных полномочий); возможность передачи информации по телефону, факсу, электронной почте (обязательно письменное согласие работника)

10

Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональной информации

Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами (ст. 90 ТК РФ)

Предлагаем ознакомиться:   Образец искового заявления о незаконном увольнении работника

Ответственность работодателя

Согласно Трудовому Кодексу (ст. 87), работодатель может сам устанавливать порядок обработки, хранения и использования личных данных своих сотрудников. Но установить этот порядок, прописать его в локальных актах и соблюдать — обязательно. Отсутствие Положения о персданных может повлечь штраф, согласно статье 13.11 КоАП.

Вот ключевые моменты, на которые надо обращать внимание при хранении и использовании ПД:

  • Информация о сотруднике, а также вся связанная с этим документация, хранятся в личном деле.
  • Если в процессе использования персданных необходимо передать их третьим лицам (обязательно согласие субъекта), следует уведомить тех, что сведения можно использовать только в тех целях, для которых они получены.
  • Внутри организации передавать данные можно только по правилам, установленным локальным актом, с которым работники ознакомлены под роспись.
  • Доступ к такой информации имеют только работники, чьи полномочия утверждены соответствующим приказом.
  • Нельзя требовать от сотрудника сведений о здоровье, кроме тех случаев, когда это необходимо, чтобы выяснить, может ли человек выполнять служебные функции.

Персональные данные работников

Все правила передачи персданных описаны в статье 88 Трудового Кодекса.

Сотрудник вправе получить информацию о том, как используются его личные данные. Например, он может запросить отчет о том, кому и в каком объеме переданы сведения о нем. И работодатель должен такой отчет предоставить. Также следует обеспечить каждому сотруднику свободный доступ к его личному делу.

Личные дела подлежат хранению и после того, как человек уволится. Это прописано в Перечне типовых документов Росархива. Срок хранения дел рядовых сотрудников — 75 лет, а папки руководителей и менеджеров высшего звена сохраняются навсегда.

Как уж было сказано, отсутствие Положения о персональных данных — это нарушение, за которое могут оштрафовать. Но это далеко не единственная ответственность работодателя в этом случае. Трудовое законодательство защищает личность сотрудников, за нарушение принципов работы с персданными предусмотрена ответственность:

  • Дисциплинарная. Самая строгая мера, увольнение, может последовать только за нарушение конфиденциальности. Для других проступков мерой может быть избрано замечание или выговор.
  • Административная. Это могут быть предупреждения или штрафы за отсутствие предусмотренных законодательством документов (Положения, приказов об ответственных лицах).
  • Материальная. Ее несут работники, которые уполномочены обрабатывать ПД. Например, сотрудник, сведения о котором без его согласия стали доступны третьим лицам, может потребовать компенсацию морального ущерба.
  • Уголовная. Предусмотрена статьей 137 УК России и также за разглашение персданных. Мерой наказания может быть избран штраф до 200 000 рублей, исправительные работы до 180 часов или заключение на срок до 4 месяцев.
Предлагаем ознакомиться:   Сокращение сотрудников: статьи, процедура, правила

Согласие работника

Обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных, то есть физлица (подп. 1 п. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ). Но существуют случаи, когда согласие не нужно, в частности, когда обработка осуществляется для выполнения обязанностей, возложенных на оператора (работодателя) законодательством (подп. 2 п. 1 ст.

6 Закона № 152-ФЗ). Коммерсант как работодатель обрабатывает персональные данные сотрудника для выполнения своих обязанностей, как стороны трудового договора, а именно составление отчетности, представление сведений о доходах, удержание и перечисление налога, то есть выполняет требования закона.

Кроме того, если предполагается какое-либо иное использование персональных данных, выходящее за рамки Трудового кодекса, скажем, размещение информации о сотруднике на стенде или интернет-сайте, использование фамилии сотрудника в его электронном адресе, оформление визитных карточек сотруднику, то согласие лучше получить.

Персональные данные работников

Отметим: в согласии работника обязательно должны указываться ФИО и адрес сотрудника и предпринимателя, реквизиты паспорта работника, цель обработки данных (кадровый учет, отчетность); перечень данных, на обработку которых дается согласие;

Нужно ли согласие работника, если коммерсант самостоятельно не составляет отчетность, а привлекает сторонних специалистов? Однозначного ответа на данный вопрос нет, разъяснений ведомств тоже. Отдельные налоговые представители требуют предоставить согласие каждого сотрудника и даже предлагают собственный бланк заявления.

Конечно, документ лишним не будет и обезопасит от возможных претензий контролеров. Поэтому, если работников немного, согласие лучше получить от каждого. В этом случае в заявлении помимо прочего указывается лицо (нанимаемый специалист, фирма), кому будут предоставляться персональные данные.

С другой стороны налоговый агент становится представителем работодателя и, представляя отчетность, действует от его имени, то есть в рамках трудового законодательства. Что касается сохранности сведений, в договоре с привлекаемыми специалистами всегда присутствует пункт о конфиденциальности.

Образец

Согласие работника на обработку персональных данных

ИП Смирнову А. С.

от менеджера

Киселевой Е. Н.

Заявление на обработку персональных данных

Я, Киселева Елена Николаевна

зарегистрированный (ая) по адресу:__г. Москва, ул. Смольная, д. 7, кв. 15

паспорт серия _45 04_ № _123456_, выдан _ОВД «Левобережный» г. Москвы 15.04.2002

даю согласие __Индивидуальному предпринимателю Смирнову Антону Сергеевичу

адрес: ___г. Москва ул. Полярная, д. 25, кв. 75

на автоматизированную, а также без использования средств автоматизации обработку следующих персональных данных: ФИО, паспортные данные, дата рождения, должность, адрес регистрации, ИНН, номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования_______________

в целях соблюдения законодательства, обеспечения личной безопасности, контроля выполняемой работы, обеспечения сохранности имущества.

Перечень действий с персональными данными:

— формирования кадровых документов и выполнения требований Трудового кодекса;

— начисления заработной платы, исчисления и уплаты предусмотренных законодательством налогов, сборов и взносов на обязательное социальное страхование;

— представления установленной законодательством отчетности в отношении физических лиц, в том числе сведений персонифицированного учета в Пенсионный фонд РФ;

— размещения моих фотографий, фамилии, имени, отчества на интернет-сайте.

Данное согласие действительно с __1 декабря 2011 года до даты расторжения трудового договора

Согласие может быть полностью или частично отозвано субъектом персональных данных на основании его заявления

Дата заполнения                  1 декабря 2011 года

Подпись                                Киселева

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юрист поможет
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector