Оформление отпусков: практические рекомендации и организация учета в программе «1С:Зарплата и Управление персоналом 8.0»

Начальные настройки

Сначала нужно определиться с настройками параметров учета. Необходимо решить, какой из документов — кадровый приказ на отпуск или расчетный документ начисления отпуска — будет регистрировать в системе факт использования отпуска.

Списание фактических отпусков происходит при проведении кадровых или расчетных документов. Порядок списания определяется для каждой организации в параметрах учета. Компенсация отпуска, вне зависимости от выбранного порядка списания фактических отпусков, всегда регистрируется в остатках отпусков расчетными документами.

Установив в настройках программы параметр учета Остатки отпусков будут уменьшаться при регистрации фактических отпусков, — Кадровыми приказами или Расчетными документами — следует при формировании отчетов следить за тем, чтобы документы указанного типа были проведены.

Код дохода отпуска

Важно решить, какой политикой при расчете НДФЛ с сумм отпускных вы будете руководствоваться. Будет ли отпуск, как в стандартной настройке, считаться оплатой за труд или это будет иным доходом в денежной форме.

Оформление отпусков: практические рекомендации и организация учета в программе "1С:Зарплата и Управление персоналом 8.0"

Это важно для расчета НДФЛ переходящих отпусков. Код дохода отпуска для расчета НДФЛ — 2012. Напомним, что дата получения дохода определяется
статьей 223 НК РФ. Датой получения дохода для доходов в виде оплаты труда считается последний день месяца, за который начислен доход, а для других доходов в денежной форме — день выплаты дохода (или начисления). Т. е.

весь вопрос о том, к какому периоду будет относиться НДФЛ — к месяцу, в котором начислен отпуск или за который. Стандартную настройку можно изменить, добавив свой код, например, 2012н в справочнике Коды дохода для НДФЛ, сохранив Код для отчетности — 2012 (рис. 1). И тогда НДФЛ будет относиться к тому же периоду в котором начислен отпуск.

Рис. 1

В справочнике Код
дохода для исчисления НДФЛ есть возможность указать Порядок учета дохода при исчислении НДФЛ.

Пример

Отпуск в сентябре начислен за октябрь и ноябрь.

Использование порядкаПо месяцу, за который производится
начисление (1)

При указанном порядке учета дохода, НДФЛ будет
зарегистрирован двумя частями, в месяцах за который начислен отпуск — октябрь и
ноябрь, сотответственно. Налоговые вычеты, будут применены и октябрьские и
ноябрьские.

Т.е. не учитывается когда был начислен доход, но важно за
какие месяцы.

Использование порядкаПо месяцу начисления

При такком порядке учета дохода, НДФЛ будет зарегистрирован
единовременно в месяце в котором начислен отпуск — сентябрь. Налоговые вычеты,
будут применены только сентябрьские.

Т.е. учитывается только когда был начислен доход, не важно
за какие месяцы.

На текущий момент для отпуска (код дохода 2012) по
законодательству соответствует порядок По
месяцу начисления.

Как поменять
настройку если ранее использовался порядок По месяцу, за который производится начисление?

Изменив настройку в справочнике Код дохода для исчисления НДФЛ для кода 2012, мы получим, что все
вновь создаваемые документы будут регистрироваться в соответствии с этими
настройками, но занесенные ранее останутся неизмененными.

Для этого потребуется после выполнения настройки
перепровести документы Начисления зарплаты
сотрудникам организаций.

Особое внимание нужно уделить отпускам, переходящим на
январь с декабря. Они в прошлом году не попали в отчет, потому что в
соответствии с порядком (1) они относились к январю. И в текущем году надо либо
не перепроводить связанные с ними документы Начисления
зарплаты сотрудникам организаций, либо после перепроведения сформировать
исправительный отчет за прошлый год.

Продолжительность положенного отпуска по умолчанию составляет 28 дней. Но есть отдельные категории работников, которым установлены другие продолжительности отпусков. Так, например, у педагогических работников на основании Постановления Правительства РФ
от 01.10.

2002 № 724
продолжительность отпуска составляет от 42 до 56 календарных дней, у кандидатов наук — 36 календарных дней (Постановление Правительства РФ
от 12.08.1994 № 949), у некоторых работников здравоохранения — 36 календарных дней (Постановление Правительства РФ
от 03.04.1996 № 391) и др.

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» виды ежегодных отпусков хранятся в одноименном справочнике Виды ежегодных отпусков.

Как отражать отпуска в карточке учета

Для каждого вида ежегодного отпуска, введенного в справочник, необходимо указать, в каких днях считать количество положенных за год дней отпуска: в календарных днях или рабочих днях. Также в справочнике следует указать, будет ли этот ежегодный отпуск предоставлен всем сотрудникам (активировать флажок Предоставлять отпуск всем сотрудникам).

Предлагаем ознакомиться:   Примеры как рассчитывать периоды очередных отпусков

В случае если определенный вид ежегодного отпуска предоставляется не всем сотрудникам, то указать это надо в справочнике Должности организаций на закладке Ежегодные отпуска (рис. 2).

Рис. 2

Начисление для расчета дополнительного отпуска или несколько начислений, если в организации используются разные виды дополнительных отпусков, нужно настроить в плане видов расчета Основные начисления.

На закладке Время обязательно нужно установить флажок Вид времени — Неотработанные полные смены, а также командировки, и выбрать из классификатора использования рабочего времени соответствующий вид. Именно вид времени по классификатору Дополнительный отпуск определяет видимость и доступность этого начисления в приказе на отпуск в графе — Вид дополнительного отпуска.

Для того чтобы при проведении расчетного документа правильно рассчитывались остатки по видам ежегодного отпуска, необходимо указать вид ежегодного отпуска в Основных или Дополнительных начислениях на закладке Использование.

На закладке Налоги в соответствии с выбранной ранее политикой учета НДФЛ с отпускных указываем или стандартный код 2012, или определенный нами ранее 2012н.

Закладка Взносы заполняется, как обычно. Это доходы, целиком облагаемые страховыми взносами.

При заполнении закладки Прочее можно посоветовать взять за образец стандартный вид начисления — Отпуск по календарным дням и заполнить так же.

Правила ведения журнала регистрации отпусков пример журнала

Каждый раз, направляя работника в отпуск, руководитель утверждает приказ, который подлежит обязательной регистрации в журнале. Основанием для создания приказа служит график отпусков, а также личное заявление будущего отпускника.

Обычно это сотрудник кадровой или иной службы, отвечающей за взаимосвязь с персоналом.

Форма Т-60. Заполнение. Часть 3

Форма журнала произвольная, может включать те графы, которые нужны конкретному работодателю для полного отражения необходимых сведений о предоставляемых отпусках сотрудникам.

В этой же статье мы рассмотрим:

  1. образцы журналов регистрации отпусков.
  2. как определяется право на ежегодный отпуск;
  3. ведение журнала регистрации отпусков;
  4. основные шаги кадровика при ведении учета отпусков;

На практике при учете отпусков сотрудников, работник отдела кадров встречается с рядом сложностей.

Кадровый учет отпусков

В разделе VIII «ОТПУСК» личной карточки (на основе формы № Т-2) ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск лучше отражать отдельно от основного. Это поможет избежать путаницы, в том числе в нестандартных ситуациях.

По умолчанию суммы отпускных выплат в программе «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» учитываются по предопределенному коду дохода 2012 и рассматриваются для целей исчисления НДФЛ и формирования налоговой отчетности как доходы в виде оплаты труда.

По общему правилу доходы в виде оплаты труда (с кодами 2000 и 2012) учитываются в программе в том месяце налогового периода, за который они начисляются, т. е. по периоду действия начисления. Прочие доходы (например, пособие по временной нетрудоспособности, материальная помощь), а также начисления, не имеющие периода действия, учитываются в том месяце, в котором производится начисление, т. е. по периоду регистрации.

Таким образом, в общем случае суммы, начисленные за время отпуска работника, отражаются в налоговой отчетности (формах 1-НДФЛ и 2-НДФЛ) в тех месяцах налогового периода, на которые пришелся отпуск, независимо от времени начисления и выплаты этих сумм, что соответствует порядку, утвержденному приказом МНС России от 31.10.

2003 № БГ-3-04/583 (см. рис. 1). При этом суммы исчисленного налога по отпускным выплатам также отражаются в налоговой карточке 1-НДФЛ в тех месяцах, на которые приходится отпуск, в то время как суммы удержанного налога целиком отражаются в месяце выплаты отпускных.

Рис. 1. Отражение сумм отпускных выплат в карточке 1-НДФЛ в общем случае

В программе имеется возможность настроить альтернативный порядок учета отпускных выплат, при котором суммы начислений за время отпуска будут отражаться в налоговой отчетности полностью в месяце их начисления (рис. 2).

Для изменения порядка учета начислений за время отпуска необходимо добавить новый элемент в справочник кодов дохода по НДФЛ, и назначить его видам расчета, с помощью которых производится начисление отпускных выплат (см. рис. 3).

Этот код не будет рассматриваться как доходы в виде оплаты труда, для которых выделены предопределенные элементы с кодами 2000 и 2012, и суммы отпускных, начисленные по этому коду, будут учитываться в том месяце налогового периода, в котором производится их начисление, не зависимо от того, на какой период приходится отпуск.

Рис. 2. Отражение сумм отпускных выплат в карточке 1-НДФЛ при альтернативном порядке учета

Предлагаем ознакомиться:   Судебный запрос в поликлинику об обращения за медицинской помощью

Рис. 3. Настройка вида расчета для начисления основного ежегодного отпуска

После выполнения настроек для перерегистрации доходов за отчетный период потребуется перепровести документы, с помощью которых работникам начислялась оплата за время отпуска (в частности, документы Начисление отпуска работникам организаций) за отчетный налоговый период (год).

Рассмотрим на примере, как изменится при этом порядок учета доходов в виде сумм отпускных выплат.

Пример

Работнице организации ООО «Ромашки» в марте были начислены отпускные за период с 17.03.2008 по 13.04.2008. В программе начисление отпускных зарегистрировано документом Начисление отпуска работникам организаций.

Доходы работницы по коду 2012 были учтены в регистре НДФЛ Сведения о доходах с разбивкой по месяцам налогового периода, на которые приходится отпуск. После изменения порядка отражения отпускных выплат для целей исчисления НДФЛ и перепроведения документа Начисление отпуска работникам организаций доходы работницы в регистре НДФЛ Сведения о доходах будут учтены в месяце начисления отпуска, т. е. в марте (рис. 4).

Рис. 4

Для корректного формирования налоговой карточки по форме 1-НДФЛ следует также изменить разбивку по месяцам сумм исчисленного НДФЛ с доходов работницы: «перенести» часть НДФЛ с апреля на март. Корректировка производится новым документом Начисление зарплаты работникам организаций за декабрь.

На закладке НДФЛ вводится две строки: в первой «сторнируется» сумма НДФЛ, исчисленного за апрель в марте, во второй — начисляется та же сумма за март (рис. 5). Обращаем внимание, итог по колонке Налог в корректирующем документе должен быть равен 0.

Рис. 5. Корректировка исчисленного НДФЛ

После выполнения описанных действий изменяется отражение начисленных отпускных в отчетности по НДФЛ. На рис. 1 изображена налоговая карточка работницы до выполнения настроек в программе, на рис. 2 — после выполнения настроек и перерегистрации документов.

Хотелось бы обратить внимание пользователей, что при использовании альтернативного порядка учета отпускных выплат могут возникать следующие неприятные ситуации.

Во-первых, даже при таком порядке учета доходы в виде сумм отпускных выплат в программе учитываются по месяцу начисления, а не по дате выплаты. В связи с этим, при опоздании с выплатой отпускных (например, когда отпускные за апрель начислены в марте, а фактически выплачиваются в апреле) потребуется перерегистрация документов начисления отпуска.

Во-вторых, при возникновении перерасчетов может образоваться отрицательный доход. Например, работник заболел в отпуске. При начислении пособия по временной нетрудоспособности в следующем расчетном периоде суммы отпускных за время болезни будут автоматически сторнированы и учтены в месяце перерасчета, т. е. образуется отрицательный доход по коду 2012. Такие сведения не принимает ИФНС.

Рассмотрим, какие задачи по учету отпусков работников стоят перед сотрудником отдела кадров.

Кадровику кроме учета сроков работы, дающих право на отпуск или на денежную компенсацию за него, следует согласно
статье 123 ТК РФ
вести график отпусков. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

График отпусков

График отпусков организации можно занести на основании управленческого графика отпусков, если ведется управленческий учет (меню Кадровый учет — Учет невыходов — Ввод графика отпусков организаций), а можно просто заполнить списком сотрудников.

Рис. 3

Из этого документа можно получить отчет по форме Т-7 и удобную диаграмму, позволяющую визуализировать пересечения отпусков (рис. 4).

Рис. 4

В форме Остатки отпусков (меню Кадровый учет — Учет невыходов) можно отредактировать остатки отпусков, получить справку об отпуске, а также можно установить индивидуальную продолжительность отпуска, нажав кнопку Изменить количество дней отпуска в год.

Если в настройках параметров учета указано, что факт использования отпуска будет регистрироваться кадровым документом, то проведение самого приказа на отпуск, а также исправлений к нему при каких-либо изменениях обязательно.

Из документа Отпуска организации можно напечатать приказ о предоставлении отпуска работникам по формам Т-6 и Т-6а.

Кроме очередного ежегодного оплачиваемого отпуска некоторые категории работников имеют также право на дополнительный оплачиваемый отпуск. Дополнительный отпуск может быть предусмотрен
ТК РФ, другими нормативно-правовыми актами, в соответствии с трудовым (коллективным) договором.

Предлагаем ознакомиться:   Налогообложение недвижимости по кадастровой стоимости

Дополнительные отпуска, в том числе работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, предусмотрены
статьями 117,
118,
119,
321 ТК РФ.

Изначально в настройках полей кадрового приказа на отпуск не видно полей для занесения дополнительного отпуска. Чтобы сделать их доступными, в форме документа Отпуска организаций правой кнопкой мыши нужно вызвать меню и выбрать Настройка списка.

Теперь эти поля доступны для просмотра и редактирования. Даты начала и окончания отпуска заносятся с учетом дополнительного отпуска, дополнительный же отпуск указывается «в том числе».

Может ли быть издан приказ только на дополнительный отпуск? Да. И тогда оба поля: Начало отпуска и Начало дополнительного отпуска заполнены одинаково — совпадают отпуск и дополнительный отпуск.

Можно ли внести несколько дополнительных отпусков одному сотруднику одним приказом? Да. Но для каждого дополнительного отпуска — отдельная запись.

Пример

Ежегодный оплачиваемый отпуск сотрудника АО «Таон» Г.А. Илларионовой с 1 по 30 марта 2012 года, в том числе 3 дня дополнительного отпуска за вредность и 2 дня за ненормированный рабочий день.

Если в поле Напомнить приказа на отпуск в организации поставить флаг, то это будет означать, что в отпуске сотрудник будет числится до той поры, пока сотрудник отдела кадров не внесет документ Возврат на работу организаций. В нашем примере дата возврата — 1 апреля 2012 года.

Если реквизит Напомнить приказа на отпуск в организации пуст, то факт возврата на работу происходит автоматически с даты, следующей за датой окончания отпуска.

Установка и снятие флага Освобождать/Занимать ставку важны, когда в Настройке параметров кадрового учета установлен флаг Контролировать по штатному расписанию при кадровых изменениях количество ставок.

При оформлении же приказа на увольнение количество дней отпуска, подлежащих компенсации, так же как и дни за которые следует удержать начисленный ранее отпуск, подставляются автоматически.

Оценочные обязательства по вознаграждениям работникам

Начиная с отчетности за 2011 год в соответствии с
ПБУ 8/2010
«Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы» все организации, за исключением кредитных организаций, государственных (муниципальных) учреждений, обязаны отражать в отчетности оценочные обязательства.

Оценочными обязательствами в бухгалтерском учете при соблюдении условий
пункта 5 ПБУ 8/2010
являются расходы по оплате предстоящих отпусков и вознаграждений по итогам года.

Для того, чтобы в учете отражались оценочные обязательства и формировались проводки, в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» нужно в Настройке параметров учета на закладке Оценочные обязательства установить флажок Формировать оценочные обязательства в бухгалтерском учете.

По желанию организации оценочные обязательства по оплате труда, признаваемые в бухгалтерском учете, могут признаваться и в налоговом учете в соответствии со
статьей 324.1 НК РФ.

С подробным примером учета оценочных обязательств по вознаграждениям работникам в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» можно ознакомиться в информационной системе ИТС ПРОФ в разделе «Кадры и оплата труда» — Справочник «Кадровый учет и расчеты с персоналом в программах „1С»» — «Настройка учета»
http://its.1c.ru/db/staff1c#content:33747:2:ZUP25.

Ежегодный оплачиваемый отпуск — отражение в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8»

Расчет отпускных в программе «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8»

Для начисления отпускных в программе «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» предназначен документ «Начисление отпуска работникам организаций».

Пример 20

Работнику С.М. Антонову предоставлен ежегодный отпуск с 1 августа 2006 года продолжительностью 28 календарных дней. Расчетный период (май, июнь, июль) отработаны полностью. В каждом месяце работнику начислено:- по окладу — 7 000 руб.;- за совмещение профессий — 2 100 руб.;- ежемесячная премия — 3 150 руб.

На поле «Работник» формы документа (рис. 1) выбором из списка «Работники организации» указывается работник.

На закладке «Условия» в группе реквизитов «Ежегодный оплачиваемый отпуск» указывается дата начала и окончания отпуска — 01.08.2006- 28.08.2006, порядок его расчета — По календарным дням и рабочий год, за который предоставляется очередной ежегодный отпуск — 01.08.2005- 31.07.2006.

Выполнение расчета среднего заработка и суммы отпускных производится по команде Рассчитать — Рассчитать, Рассчитать средний заработок или Рассчитать начисления.

Если в информационной базе имеются данные о выплатах в пользу работника за расчетный период, то можно сразу воспользоваться командой Рассчитать —

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юрист поможет
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector