Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 322-06-74 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 407-24-18 (бесплатно)

Организация рабочего времени его планирование и учет

Как наладить планирование рабочего времени, если вы работаете в команде

В
данном разделе представлен индивидуальный
план работы сотрудника на определенный
период с указанием конкретных задач,
которые он должен выполнить за данное
время. Руководствуясь этим планом,
работник может заранее организовать
свою деятельность.

Специалисты по эффективности говорят, что грамотное планирование позволяет повысить продуктивность минимум на 20%. Представьте, это равносильно тому, что рабочий день будет длиться не 8 часов, а 9,6 часа.

В свою очередь высокая продуктивность означает, что можно делать больше дел за единицу времени. А значит достигать бОльших результатов.

В свою очередь высокая результативность всех сотрудников приводит к устранению хаоса в команде.

Следовательно, именно с помощью планирования можно избавиться от суматохи в работе.

Цель планирования — сформировать такой рабочий план, который гарантированно будет выполнен за отведённый период и который принесёт максимум пользы.

Польза может выражаться:

  1. В проценте выполнения проекта
  2. В деньгах
  3. В количестве произведённого продукта
  4. В количестве высвободившегося времени

Правило 1

Планировать не более 80% рабочего времени.

Помните, вы не робот и вам нужно делать небольшие паузы в течение дня. К тому же ваша продуктивность меняется с течением времени: к вечеру, например, она падает.

Правило 2

Сходные по типу дела выполняйте одно за другим.

Если вам нужно отредактировать 5 статей, и сделать 4 звонка, то не перемежайте звонки и редактуру. Сначала выполните все дела одного типа (например звонки), а потом все дела другого типа.

Правило 3

Оставляйте зелёные зоны между делами, жёстко привязанными ко времени.

Зелёная зона — это пустое место в расписании. В случае, если какие-нибудь дела растянутся, то остальные дела не сдвинутся и не будут перенесены на другой день.

Правило 4

Самые сложные дела делайте в первой половине дня.

Известно, что до полудня человек работает с максимальной производительностью и концентрацией. Используйте это время максимально эффективно.

Правило 5

Записываете в течение дня все дела, которыми вы занимались.

Даже если вы составите чёткий план, вероятно в течение дня появятся задачи вне плана. Это могут быть форс-мажорные дела или дела, которые вам захотелось выполнить прямо сейчас. В конце дня определяйте долю незапланированных задач. Если доля растёт — начинайте более жёстко контролировать своё время.

Последнее правило показывает, что планирование и учёт рабочего времени — два взаимосвязанных процесса. Если вести планирование без учёта, вряд ли удастся достигнуть максимума производительности.

Мы разобрались с индивидуальным планированием времени. Что если вы работаете в команде?

В любом коллективе есть руководители и подчинённые. В реальности планирование времени руководителя почти не отличается от планирования времени рядового сотрудника. Разница лишь в том, что руководитель может делегировать некоторые задачи из плана.

Также бывает, что руководитель самостоятельно занимается планированием рабочего времени персонала. Это не является хорошей практикой, потому что в таком случае работники теряют навык правильного распределения своего времени.

На смену аналоговым инструментам планирования (блокнотам, ежедневникам) уже давно пришли специализированные программы.

Такие программы позволяют составлять списки задач на день и неделю, а также создавать почасовое рабочее расписание.

Одна из самых простых и функциональных программ планирования рабочего времени — это ЛидерТаск.

Организация рабочего времени его планирование и учет

ЛидерТаск позволяет легко создавать планы на любые временные промежутки: день, неделя, месяц и даже год. Пользователь может быстро вносить изменения в планы, буквально за пару кликов.

Планирование всегда состоит из нескольких уровней:

  • стратегическое глобальное (планирование на несколько лет, это сверхцель или сверхцели, которые ставит перед собой человек)
  • стратегическое планирование на год или полгода (те общие задачи, которые медленно, но верно будут приближать человека к его основной, главной цели)
  • тактическое планирование на месяц и на неделю,
  • тактическое планирование на день.

К каждому из них предъявляются различные требования, методы time-менеджмента тоже заметно отличаются. Они очень индивидуальны и во многом формируются личностью самостоятельно.

Матрица Эйзенхауэра

Планирование на день тоже, конечно, индивидуально, однако в этом случае в деловой сфере накоплен большой опыт управления временем. Главный принцип каждодневного time-менеджмента основывается на так называемой матрице Эйзенхауэра.

Предлагаем ознакомиться:   С какого времени будет продажа недвижимости по кадастровой стоимости

Самое сложное – распределить все обязанности и заботы в эти 4 группы: понять, какие дела на самом деле важные, а какие неважные. По мнению коучеров, важные дела те, что приближают нас к намеченной цели и связаны с планированием на год.

Первый квадрат в идеале должен быть свободным, потому что если он занят, то это говорит, что важные дела не выполнялись в срок и наступил цейтнот. Неважные и несрочные дела (как правило, это социальные сети, бесцельные телефонные разговоры, компьютерные игры и т.п.

) в идеале тоже можно смело отметать в сторону и концентрироваться на важных и несрочных, занимая в графике рабочего дня им ключевое место. Срочным и неважным делам можно находить оставшееся время или делегировать их исполнение коллегам или подчиненным.

Принцип Парето

Второй важный принцип согласуется с матрицей Эйзенхауэра и был назван в честь социолога Вильфредо Парето. Второе название принципа – принцип 20 /80, Парето еще в XIX в. заметил: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата».

С этим действительно трудно спорить: большая часть усилий не дает желаемых результатов. Однако принять этот факт как данность и применять его не только к результатам, но и к потраченному времени, окажется весьма эффективным.

Главное – найти эти 20% важной информации из письма или деловой беседы, которые принесут эти 80% результата. В течение дня среди круговорота дел вычленить эти 20% своих планов, выполнение которых принесет 80% успеха.

Планируя рабочий день, важно учитывать время высокой работоспособности и обязательно оставлять время для отдыха и возможности расслабиться и отключиться, это позволить избавиться от отрицательных последствий дневного стресса.

Четвертый принциппланирования  может показаться противоречащим всему, что было описано выше, но его соблюдение будет способствовать мягкому, спокойному ощущению течения времени, чувству, что оно подвластно человеку.

План не может довлеть над человеком: вариативность и гибкость планирования – может быть, важнейшая установка time-менеджмента. Этот принцип подразумевает умение вовремя поменять планы, выстроить новые цепочки связей между событиями.

Практически это значит – фиксировать важные и срочные дела как основные, образующие остов дня, оставляя так называемые буферные зоны для возможных изменений, новых обстоятельств, непредвиденных срочных дел.

Организация рабочего времени его планирование и учет

Одним словом, продуктивность и занятость нельзя смешивать, планирование позволит избежать ситуаций нехватки времени и грамотно выстроить приоритеты, от чего продуктивность рабочего дня существенно увеличится.

На самом деле правил может быть столько, сколько каждый человек может выбрать из предложенного ниже списка.

  • Правило уединения. На работе желательно иметь возможность оставаться в одиночестве: для этого закрыть двери, установить неприемные часы, включить автоответчик, попросить секретаря о тишине. Время для подобной работы можно установить утром или ближе к окончанию рабочего дня, когда рабочий настрой офиса снижен.
  • Правило рабочих блоков. Всю работу в офисе можно условно разделить на блоки: телефонные переговоры и деловая переписка, совещания и встречи с коллегами, оформление документации и работа с бумагами. Выполняя работу подобными блоками, мы экономим усилия, не переключаемся с одного вида деятельности на другой.
  • Правило небольших частей  правильных ломтиков. Большое, трудное дело, стратегическую задачу невозможно выполнить однократным приложением усилий, поэтому каждодневно и методично выполняя небольшие части крупного проекта, мы тактически приближаем глобальную цель.
  • Правило делегирования обязанностей. Умение делегировать полномочия – тоже часть time-менеджмента.
  • Правило регламента и  правило дедлайна. Установить четкие временные рамки деловой встречи, совещания или собеседования, а также рамки выполнения работы – значит сознательно и продуктивно нарушить закон Паркинсона, сделать его своим соратником.
  • Правило расстановки приоритетов. Постепенно можно выработать навык при возникновении новых дел и ситуаций мысленно присваивать каждому из них статус из матрицы Эйзенхауэра: срочное — несрочное, важное – неважное. Тогда приоритеты выстроятся автоматически.
  • Правило учета времени суток и биоритмов. Важные и срочные дела планировать лучше утром. Их выполнение будут создавать ситуацию успеха в течение рабочего дня. Планирование лучше осуществлять с вечера: по мнению психологов и коучеров, тогда подсознание за ночь само оптимально выстроит распорядок следующего дня.
  • Правило ведения записей: «Думай на бумаге». Записи необходимы: они организуют сознание, формируют наглядную картинку в голове, помогают контролировать себя в течение дня.
  • Правило итогов. Резюме в конце рабочего дня может создать ощущение успешности, продуктивности, поможет скоординировать свои действия и планы дальнейших дней.
Предлагаем ознакомиться:   Образец уведомления о выплате зп вкс

Раздел 5. Организационно-распорядительные документы


положение об оплате труда и премировании;


положение об охране труда;


положение об аттестации;


положение о подразделении;


должностная инструкция.

Регламентирующие
документы должны давать необходимый и
достаточный минимум информации каждому
сотруднику, использующему паспорт
рабочего места. Они содержат сведения
о перечне, последовательности и нормативах
выполняемых работ, обязанностях, степени
ответственности и правах работника,
производственных связях, об организации
труда и его обязательных приемах.

Документы,
содержащиеся в этом разделе (приказы,
процедуры), максимально детализируют
процесс работы на каждом рабочем месте.
Сотрудники могут своевременно с ними
ознакомиться.

Справка.
Паспорт рабочего места — внутренний
нормативный документ, в котором
указываются соответствующие
санитарно-гигиенические нормы, вредные
факторы производства и правила техники
безопасности.


Структурные подразделения и работники,
часто контактирующие между собой в
трудовой деятельности, должны быть
размещены недалеко друг от друга.


Шкафы, стеллажи и другое оборудование
необходимо располагать так, чтобы
обеспечить к ним доступ.


Предметы, которыми пользуются во время
работы чаще, должны располагаться по
возможности на уровне рабочей зоны.


Площадь отдельных рабочих мест должна
соответствовать санитарным нормам и
специфике профессиональной деятельности.


Рабочие места сотрудников компании,
занятых приемом большого числа
посетителей, следует расположить
поблизости от входа в служебное помещение.

Экономия
времени и сил работника является важным
критерием при организации рабочих мест
в компании.

Оснащение
рабочего места — совокупность расположенных
в его пределах оборудования, инструментов,
технической и технологической
документации, средств охраны труда.
Проверка оснащения позволяет выявить
участки, на которых автоматизация труда
низкая либо работа и вовсе выполняется
вручную.

В
данном разделе уточняется, какие из
представленных в перечне документов
будут использоваться на бумажных
носителях, а какие — в электронном
документообороте компании.

Применение
паспорта рабочего места позволяет
повысить работоспособность и эффективность
труда, сохранить здоровье работников.
Кадровикам этот документ поможет
сэкономить время на адаптацию нового
сотрудника и избежать возможных ошибок,
связанных с его введением в должность.

В чём заключается цель планирования рабочего времени

Управление рабочим временем может решить массу целей и задач, современный ритм жизни заставляет относиться ко времени с большим вниманием, а модные и успешные коучеры разрабатывают массу методик, подчиняющих время деловому ритму жизни.

Но что удивительно: многие из законов подчинения времени были открыты и сформулированы в середине 20 века, некоторые и того раньше – сотню и даже более лет назад, когда бизнес только начинал заявлять о себе и ритм жизни только начал ускоряться.

Закон Паркинсона гласит: «Работа заполняет время, отпущенное на нее». Этот афоризм ироничен, однако его правильность доказывается непосредственной жизнью. Наблюдая за собой, за своими близкими, а затем и за работой органов власти и официальных учреждений английский историк заметил, что как в быту, так и в общественной жизни человек готов тратить время на бесполезные дела.

Ежедневник

Если человек не ограничивает себя временными рамками, он может выполнять работу снова и снова, бесконечно исправляя что-либо, корректируя, ища недостатки, как бы стремясь довести дело да абсолютного совершенства, действуя не на результат, а погружаясь в процесс.

Однако, соблюдение этого закона не догма. Наоборот, задача любого успешного человека – преодолеть инерцию этого правила, подчинить этот закон своим планам и установкам.

Цель time-менеджмента – организация рабочего времени, расстановка приоритетов, контроль за временем и трата его рационально.

33. Техника безопасности как служба, контролирующая условия труда на предприятия.

Техника
безопасности на предприятии – это
совокупность мероприятий организационного
и технического характера, которые
направлены на предотвращение на
производстве несчастных случаев и на
формирование безопасных условий труда.

С
целью обеспечения охраны труда на
всевозможных предприятиях, прикладываются
все усилия для того, чтобы сделать труд
работающих людей безопасным, а как итог,
большие средства выделяются именно для
осуществления этих целей.

На
заводах, под подчинением у главного
инженера завода, функционирует специальная
служба безопасности, которая разрабатывает
различные мероприятия, которые в будущем
обязаны обеспечить каждому рабочему
безопасные условия труда.

Кроме
того, специальная служба безопасности
контролирует уровень безопасности
технике на производстве, ее состояние,
а также следит за тем, чтобы абсолютно
все принимаемые на предприятие рабочие,
обучались безопасным приемам работы.

Предлагаем ознакомиться:   При ликвидации организации как увольнять работников

С
целью абсолютного обеспечения охраны
труда на заводах и на предприятиях
систематически проводятся мероприятия,
которые в последующем обеспечивают
снижение получения травм на рабочем
месте, а также значительно уменьшают
возможность возникновения несчастного
случая.

Организация рабочего времени его планирование и учет

В
основном, эти мероприятия основываются
на следующем:

  • с
    целью предохранения работников
    мероприятия от ранений, улучшать
    конструкции действующего оборудования;

  • улучшение
    действующих конструкций, а также
    установка новых защитных приспособлений
    от машин, станков и нагревательных
    установок, которые устраняют возможности
    случаев травматизма.

Улучшение
рабочих условий:

  • обеспечение
    хорошей вентиляции помещения, хорошей
    освещенности, избавление от пыли в
    местах отработки, избавление от отходов
    производства в свое время, поддержание
    и регулировка температуры в цехах и на
    рабочих местах;

  • во
    время работы оборудования, устранение
    возможности аварий, разрыва кругов
    шлифования, поломки дисковых пил,
    которые быстро вращаются, взрыва
    сосудов, разбрызгивания кислот, выброса
    расплавленных металлов, солей и пламени
    из нагревательных устройств, поражения
    электрическим током, внезапного
    включения электроустановок и тому
    подобное;

  • все
    поступающие на работу обязаны
    организованно ознакомиться со всеми
    правилами поведения на территории
    предприятия, а также со всеми правилами
    техники безопасности, должна проводиться
    постоянная проверка знаний работающими
    всех правил безопасности;

  • работающие
    должны быть обеспечены инструкциями
    по технике безопасности, а также
    плакатами, на которых наглядно
    проиллюстрированы опасные места
    производства, а также несчастные случаи,
    которые были предотвращены.

Но,
тем не менее, вследствие пренебрежительного
отношения к технике безопасности самих
же рабочих, возможны и происходят
несчастные случаи. Постоянно изучая и
безостановочно соблюдая правила техники
безопасности, вы можете уберечь себя и
других от несчастного случая.

Для
любого предприятия существует ряд
правил техники безопасности, которые
стоит соблюдать: если вы получили новую,
ранее незнакомую работу, следует
потребовать у мастера дополнительного
инструктажа в плане техники безопасности;

Находясь
в здании, во дворе, на заводе, на подъездных
путях, необходимо выполнять следующие
требования:

  • нельзя
    ходить по чужим цехам без надобности
    на то;

  • необходимо
    внимательно следить за сигналами,
    которые подают водители движущегося
    транспорта или крановщики электрокранов,
    следует выполнять их; не стоит находиться
    под поднятым грузом, необходимо обходить
    стороной места выгрузки и погрузки
    товара;

  • нельзя
    ходить в местах, которые для этого не
    предназначены, нельзя перебегать дорогу
    впереди движущегося транспорта, также
    не стоит подлезать под стоящий
    железнодорожный состав;

  • нельзя
    в неустановленных для этого местах
    переходить через рольганги и конвейеры,
    а также подлезать под них, нельзя
    выходить за ограждения без разрешения;

  • нельзя
    открывать дверцы электрошкафов, а также
    прикасаться к клеммам, электрооборудованию,
    арматуре общего освещения и электропроводам;

  • если
    администрацией его цеха работнику не
    поручена работа на механизмах, станках
    и машинах, то за исключением аварийных
    случаев, он не имеет права включать их
    или останавливать.

Если
работник испытывает недомогание или
травмирован, то ему следует немедленно
прекратить работу, и предварительно
известив своего мастера, обратиться в
медпункт или образование скорой помощи.

Существуют
также некоторые специальные требования
безопасности. Перед началом работы
необходимо:

  • проверить
    состояние своей рабочей одежды: обхватить
    большой резинкой или застегнуть обшлага
    рукавов, заправить одежду таким образом,
    чтобы концы одежды не развевались,
    убрать кончики платка, косынки и
    галстука, надеть плотный головной убор
    и спрятать под него волосы;

  • обуть
    рабочую обувь, но стоит помнить, что
    запрещается работа в легкой обуви
    (сандалиях, тапочках, босоножках), так
    как можно получить ранение ног горячей
    и острой стружкой металла;

  • необходимо
    тщательно осмотреть рабочее место,
    навести на нем порядок, убрать все, что
    мешает работе, а необходимые приспособления
    и инструменты расположить в безопасном
    и удобном месте, затем удостовериться
    в исправности приспособлений и рабочего
    инструмента; необходимо удостовериться,
    чтобы рабочее место было хорошо освещено,
    но так, чтобы свет не слепил глаза;

  • если
    вам нужна электрическая переносная
    лампа, то проверьте наличие защитной
    сетки, изоляцию резиновой трубки и
    исправность шнура, напряжение подобного
    светильника должно быть не выше 36 Вольт;

  • убедитесь,
    что пол на рабочем месте находится в
    абсолютной исправности, без скользкой
    поверхности, без выбоин, а также, что
    опасные места ограждены; если вы
    работаете с тельферами или с талями,
    необходимо проверить их исправность,
    приподняв груз на небольшую высоту, а
    также убедиться в исправности тормозов,
    цепи и стропа.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юрист поможет
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector