Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 322-06-74 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 407-24-18 (бесплатно)

Как оформлять ежемесячные индивидуальные доплаты сотруднику

Как оформить совмещение сотрудником профессий (должностей)

Выбор варианта находится в зависимости от нрава дополнительной работы и от того, с какой регулярностью работник обязан ее делать. Если работнику придется заниматься новейшей для него работой в течение определенного времени, тогда лучше оформить внутреннее совместительство либо совмещение профессий (должностей).

Кооперировать одноименные должности (профессии) работник не может. Совмещение значит дополнительную работу по другой профессии либо должности. Этим совмещение профессий (должностей) отличается от временного выполнения обязательств отсутствующего работника.

Основания для выплаты персональной надбавки подчиненным

Важно

Дело в том, что обычно достаточно написать в положении, что решение о такой выплате принимается с учетом экономической ситуации на предприятии или при каком-то условии. И тогда есть полное право не выплачивать такие персональные доплаты в случае каких-то трудностей с финансированием или нежелания нести такие расходы.

Инфо

Служебная записка от непосредственного начальника работника, которому предполагается установление персональной надбавки, пишется на имя руководителя организации. Обязательными ее реквизитами являются исходящий номер, дата составления и подпись отправителя.

Например, она может выглядеть так: Директору ООО «Верхний этаж» Розанову Р. А. от начальника технической службы Полякова К. Н. Служебная записка Прошу вас установить персональную надбавку главному инженеру Васильчикову А.

Но так как это все же часть оплаты труда, ее необходимо документально обосновать. Для этого нужно регламентировать персональную надбавку в коллективном договоре или в Положении об оплате труда и обязательно сослаться на этот документ в тексте трудового соглашения (ст. 57 ТК РФ). ВАЖНО!

Если работодатель не внесет положения о надбавке в локальные документы, выплачивая ее без оформления, ему не угрожает законодательная ответственность. Единственное, что может служить минусом для нанимателя в такой ситуации, — это то, что необоснованные выплаты не получится отнести на расходы, снижающие налоговую базу.

Ходатайство и приказ о персональной надбавке Как еще можно оформить выплату персональной надбавки, если не проводить ее отдельным документом? Это может быть нужно, когда характер выплат не систематический, а разовый или рассчитан на определенный период.

Важнейшими составляющими заработной платы сотрудника, помимо базового оклада (тарифной ставки), являются надбавки и доплаты. Порядок, сроки, размеры выплат зачастую становятся предметом трудовых споров между работником и работодателем.

Что говорит закон? Трудовой Кодекс РФ не содержит четких определений доплат и надбавок, но, тем не менее, упоминает их и в контексте определяемых трудовым договором условий оплаты труда (ст. 57 ТК РФ), и как составные части заработной платы (компенсационные и стимулирующие) в ст. 129 ТК РФ.

Подзаконные акты также не прояснили этот вопрос. Анализируя сложившуюся практику и действующее законодательство, возможно применение следующих определений.

  • за ученую степень в профильной области;
  • за труд в условиях служебной тайны и др.
  • Время действия положений о надбавке – можно установить эти выплаты как на постоянной основе, так и временно:
  • на месяц;
  • на квартал;
  • на год;
  • бессрочно.
  • Размер надбавки может определяться по-разному:
  • в локальных документах закреплена фиксированная сумма;
  • сумма надбавки исчисляется определенным образом, например, как процент от оклада или средней зарплаты;
  • определение размера по коэффициенту трудового участия: ежемесячная сумма, выделяемая на надбавки, будет по-разному распределяться внутри группы работников.

Обоснование персональной надбавки к должностному окладу

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Несмотря на то что сумма на персональные надбавки никак законодательно не лимитируется, не следует устанавливать их в размере, превышающем месячный оклад.По правилам, установленным ч.2 чт.

135 ТК РФ, системы оплаты труда, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Соответственно, работодатель вправе сводить систему стимулирующих надбавок. Как правило, такая система устанавливается коллективным договором или локальным актом организации. Вместе с тем, в силуст.135 ТК РФ, надбавки могут быть введены и приказом руководителя.

В приказе следует указать, что надбавка является стимулирующей выплатой. Кроме того надо будет указать условия выплаты надбавки, например, о том что «надбавка выплачивается сотрудникам, в период работы по проекту Охотск за каждый день работы в размере ».

Но есть и такие, которые организация вправе вводить без помощи других и определять их размер на свое усмотрение.

1.3 ДОПЛАТЫ И Прибавки ПРИ СУММИРОВАННОМ УЧЕТЕ Трудового времени

Дорогие читатели!

Мы описываем типовые способы решения юридических вопросов, но каждый случай уникален и требует индивидуальной юридической помощи.

Для оперативного решения вашей проблемы мы рекомендуем обратиться к квалифицированным юристам нашего сайта.

В ст. 129 ТК РФ сказано, что в систему зарплаты входят в том числе различного рода надбавки и доплаты, которые по своей сути являются выплатами компенсационного характера или стимулирующими. При этом ТК не уточняет, что такое персональные надбавки, однако из положений кодекса можно сделать вывод о том, что это денежные средства, которые выплачиваются сверх установленного базового оклада и начисляются вместе с зарплатой.

Надбавка может носить как персональный характер (то есть назначаться конкретному работнику и, соответственно, неприменима к другим служащим), так и коллективный (например, за работу в определенных условиях).

Как оформлять ежемесячные индивидуальные доплаты сотруднику

Персональная надбавка может быть назначена по различным основаниям: за стаж работы, профессиональное мастерство, работу с определенными документами, которые составляют коммерческую тайну, и т. д. Выбор основания, по которой будет осуществляться доплата, — прерогатива руководства организации.

Что касается размера надбавки, то он также устанавливается по усмотрению руководителя предприятия:

  • либо в процентном соотношении от оклада;
  • либо в виде фиксированной суммы, которая выплачивается ежемесячно (ежеквартально, раз в полгода и т. д.).
Предлагаем ознакомиться:   Срок обжалования кассационного постановления арбитражного суда

Законодатель в ст. 129 ТК РФ дает возможность работодателю установить в организации систему надбавок и доплат с учетом специфики работы граждан. Информация о них должна быть закреплена в локальном акте (например, положении об оплате труда), хотя возможно и их закрепление в коллективном договоре.

С другой стороны, локальные акты и коллективные договоры в большей степени определяют не персональные, а коллективные доплаты, поскольку в общих для всего персонала документах невозможно отразить персонифицированный подход к каждому конкретному служащему.

На практике в локальной документации фирмы могут быть закреплены персональные надбавки для определенных должностей. Правда, если при этом несколько служащих работают на одной и той же должности (например, в фирме есть 2 бухгалтера), надбавку нельзя назвать персональной, поэтому ее в таком случае целесообразно закрепить в трудовом договоре с конкретным служащим (если он только принимается на службу) либо допсоглашении к нему (если он уже трудится на предприятии). Это правило напрямую вытекает из положений ч. 1 ст. 57 ТК РФ.

Чаще всего персональная надбавка закрепляется путем прописывания в трудовом договоре определенного условия, которое может выглядеть следующим образом: «При выполнении плана служащему выплачивается единовременная стимулирующая выплата в размере 5000 руб.».

Еще один вариант: «Сотруднику ежемесячно выплачивается премия в размере 40% от оклада за сложность и особую важность работы». В этом случае надбавка будет, во-первых, привязана к размеру оклада, во-вторых, выплачиваться в обязательном порядке.

ВАЖНО! Обращаем внимание, что официально оформленная надбавка включается в систему зарплаты, на нее идут отчисления в государственные фонды и, соответственно, она участвует в формировании пенсии служащего.

Как оформлять ежемесячные индивидуальные доплаты сотруднику

Если же работодатель предлагает надбавку «в конверте», то это будет так называемая серая часть зарплаты, которая нигде не фиксируется. Это незаконно. Кроме того, руководитель в этом случае может в любой момент отменить выплату, причем свои права работник никак защитить не сможет, так как документальных доказательств назначения надбавки у него не будет.

Приказ о выплате надбавки поручается подготовить уполномоченному лицу (как правило, это сотрудник отдела кадров либо бухгалтерии). Документ составляется на фирменном банке организации и имеет следующую структуру:

  1. Реквизиты приказа (дата и порядковый номер).
  2. Преамбула. Здесь указывается обоснование назначения надбавки. Это может выглядеть следующим образом: «Учитывая высокую квалификацию старшего инженера Варенина Р. А., на основании ст. 129 ТК РФ и пункта 8 трудового договора от 12.02.2016 № 189 приказываю…».
  3. Далее идет пункт о том, что устанавливается персональная надбавка к должностному окладу (с указанием суммы выплаты).
  4. Поручение ответственному служащему организации работ по выплате надбавки.
  5. Пункт о том, что специалист отдела кадров должен ознакомить работника с приказом под подпись.
  6. Определение ответственного за исполнение положений приказа лица.
  7. Завершает документ проставление подписи руководителя предприятия и гербовой печати.

С приказом служащего ознакомляют под подпись.

Персональные надбавки могут носить и стихийный характер, т. е. фактически являться единовременными премиями. В этом случае они назначаются по воле руководства либо на основании служебной записки от непосредственного руководителя трудящегося.

Служебная записка от непосредственного начальника работника, которому предполагается установление персональной надбавки, пишется на имя руководителя организации. Обязательными ее реквизитами являются исходящий номер, дата составления и подпись отправителя.

Порядок организации выплаты персональной надбавки

2. Также в дополнительных соглашениях организация вправе предугадать выплату надбавок, порядок, сумму и сроки их выплаты.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Внимание

При этом ТК не уточняет, что такое персональные надбавки, однако из положений кодекса можно сделать вывод о том, что это денежные средства, которые выплачиваются сверх установленного базового оклада и начисляются вместе с зарплатой. Надбавка может носить как персональный характер (то есть назначаться конкретному работнику и, соответственно, неприменима к другим служащим), так и коллективный (например, за работу в определенных условиях).

Персональная надбавка может быть назначена по различным основаниям: за стаж работы, профессиональное мастерство, работу с определенными документами, которые составляют коммерческую тайну, и т. д. Выбор основания, по которой будет осуществляться доплата, — прерогатива руководства организации.

Как оформить доплату за выполнение работы работника ушедшего в отпуск

Оптимальный вариант – оформлять подобного рода документы на официальных бланках организации. На них в верхней части изначально печатаются необходимые для юридической грамотности оформления реквизиты компании. После реквизитов в приказе обязательно должны присутствовать:

  • Номер приказа.
  • Дата.
  • Город.
  • Ссылка на 129 статью Трудового кодекса.
  • Ссылка на конкретный пункт коллективного трудового договора, Положения об оплате труда либо другого локального нормативного акта компании, в котором сказано о надбавках. Это – констатирующая часть приказа.

После слова «приказываю» располагается список распоряжений, разделенный на отдельные пункты. В них содержится:

  • Должность и ФИО работника, который получает надбавку. При необходимости здесь же указывается структурное подразделение организации, в которой служит работник.
  • Сумма надбавки. Она указывается в рублях, а не в процентах от оклада. Это происходит потому, что с юридической точки зрения надбавка является частью общих выплат.
  • С какой периодичностью выплачивается указанная сумма. Она может быть как единовременной, так и начисляемой ежемесячно. Возможны варианты с выплатой квартальной надбавки при выполнении определенных показателей. Как бы то ни было, в трудовом договоре эта информация должна дублироваться. Противоречия в данных неприемлемы.
  • С какого числа приказ будет исполняться, с какого числа фактически начинает начисляться надбавка к заработной плате.
  • Распоряжение относительно обязанностей бухгалтера рассчитать положенные работнику выплаты с поправкой на первый пункт приказа.
  • На кого возлагается ответственность за ознакомление работника с приказом.
  • За кем остается контроль за выполнением всех пунктов документа.
  • Основание. Здесь указываются дата и номер коллективного трудового договора, положения об оплате труда либо другого локального нормативного акта, в котором сказано о размерах надбавки в конкретных ситуациях.

В самом низу листа (в конце документа) должны располагаться подписи руководителя, представителя бухгалтерии (если она упоминалась в приказе), а также самого работника.

Регистрируется приказ о надбавке к заработной плате в журнале приказов по личному составу и хранится 75 лет.

Предлагаем ознакомиться:   Как уволить сотрудника не прошедшего испытательный срок

Ему необходимо проставить свою подпись, дату ознакомления.

О том, как оформить такую выплату и составить приказ о доплате, — читайте в ст..

Таким образом, данная выплата получает экономическое обоснование. А то, что она является к тому же элементом вознаграждения за работу, подтверждается письмом Минфина Рф от 29 февраля 2012 года № 03-03-06/4/13, в каком рекомендуется единовременную выплату к отпуску учесть в расходах на оплату труда.

— начислены страховые взносы;

2. Составьте соглашение с сотрудником, которому следует назначить выплату. Представим, на время отпуска ведущего бухгалтера его обязанности возлагаются на основного бухгалтера. Это следует считать повышением объема работ.

Если его трудовую функцию будет исполнять зам директора или основный инженер, то это будет именоваться совмещением. Пропишите в дополнительном соглашении к договору с сотрудником список обязательств, которые на него возлагаются, заранее ознакомив его с аннотацией.

Укажите срок, на тот, что следует прирастить объем работ или оформить совмещение. Заверьте документ подписью начальника конторы или другого уполномоченного лица, печатью организации, подписью сотрудника.

2. Особое внимание обратите на тот факт, что сотрудник будет кооперировать должности в одно и то же рабочее время, следственно заурядно под совмещение м воспринимается выполнение единовременно с основными обязательствами, обозначенными в трудовом контракте, дополнительных обязательств по свободной должности.

Доплата может быть введена либо в жесткой сумме, либо в процентах. В законе ничего не говорится о четкой сумме (малой/наибольшей) вознаграждения. Для снятия доплаты необходимо снять с работника обязанности по выполнению введенной работы.

Замещение на период отпуска сотрудника может выполняться 4 различными методами. О порядке дизайна и сроках замещения, его оплате, отдельных аспектах и запретах речь пойдет в истинной ст..

Повышение объема работ может закончиться досрочно. Оформление этого находится в зависимости от того, по чьей инициативе вышло прекращение прежнего соглашения.

Виды надбавок к заработной плате

Трудовой кодекс РФ при упоминании доплат и надбавок, как правило, использует эти понятия в паре. Это особенно показательно видно на определении заработной платы, которое предлагает статья 129 ТК РФ.

вознаграждения за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы. Это определенная фиксированная составляющая зарплаты. В том случае, если в организации применяется повременная система оплаты труда, то речь идет об окладе или тарифной ставке. Если же в компании действует сдельная система оплаты труда, фиксированную часть составляют сдельные расценки;

 

компенсационных выплат. Это доплаты и надбавки компенсационного характера. К ним относятся дополнительные выплаты за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и тому подобное;

 

стимулирующие выплаты. Это доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты.

Подробнее о надбавке к заработной плате читайте здесь:

Таким образом, из данного определения следует, что надбавки и доплаты могут носить как компенсационный, так и стимулирующий характер. При этом виды доплат и надбавок трудовое законодательство не ограничивает.

Важно отметить, что и стимулирующие и компенсационные надбавки являются составленной частью заработной платы. При этом условия оплаты труда, а именно размер тарифной ставки или оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты в обязательном порядке должны быть отражены в тексте трудового договора. Это обязательное условие трудового соглашения, установленное частью 2 ст.57 ТК РФ.

В этой связи, если в организации практикуется выплата доплат и надбавок, условие об этом надо включить в трудовой договор с работником. Отметим, что размер доплат и надбавок, а также порядок и условия их выплаты непосредственно в трудовом договоре можно не указывать.

В трудовом договоре надо перечислить те доплаты и надбавки, которые производятся работнику, и сделать ссылку на локальный акт организации – Положение об оплате труда. С Положением об оплате труда всех работников надо ознакомить под подпись.

Вместе с тем все условия выплаты доплат и надбавок модно прописать непосредственно в тексте трудового договора с сотрудником.

Справка. Отсутствие в трудовом договоре условия о выплате доплаты может повлечь неблагоприятные налоговые последствия. В соответствии с п.1 ст.255 ТК РФ в состав расходов на оплату труда включаются выплаты, предусмотренные трудовым и (или) коллективным договором.

Если надбавка устанавливается ежемесячно, то в трудовом договоре надо указать: «Работнику устанавливается надбавка за _________. Выплата производится в размере  и порядке, установленном Положением об оплате труда организации».

В том случае, если выплата  надбавки или доплаты ставится в зависимость от определенных условий, руководителю организации надо будет ежемесячно принимать решение о выплате надбавки. Для этого надо будет издавать приказ, в котором будет указано о выплате определенным работникам доплаты за конкретный период (календарный месяц), а также размер надбавки. Унифицированной формы такого приказа нет, документ составляется вы произвольной форме.

Положение об оплате труда

Обращаем внимание! Работодатель вправе самостоятельно вводить систему поощрительных выплат (ч.2 ст.135 ТК РФ). Поэтому организация вправе вводить собственную систему надбавок и доплат к заработной плате.

При этом критерии для дополнительной выплаты организация также устанавливает самостоятельно.  Поэтому организация вправе самостоятельно предусмотреть, какие именно доплаты и надбавки будут выплачиваться работникам.

Приказ об изменении условий труда: установлении надбавки к заработной плате и дополнительного оплачиваемого отпуска за вредные условия труда

В локальном акте – Положении об оплате труда следует указать  при каких условиях делаются такие выплаты.

На законодательном уровне порядок выплаты данных надбавок не регулируется, поэтому все условия выплаты надбавок организация предусматривает на локальном уровне (в локальном акте, например, в положении об оплате труда или в специальном положении о выплате надбавок).

Необходимость специального документа о знании английского языка для дополнительной выплаты устанавливается локальным актом организации. В локальном акте можно предусмотреть, что надбавка выплачивается по результатам тестирования или при представлении определенного документа.

 

В Положении об

оплате труда

можно указать, что размер и выплата надбавки за стаж работы по специальности определяется на основании данных, указных в трудовой книжке. Копию трудовой книжки к приказу прикалывать не обязательно, поскольку критерии выплаты этой надбавки работодатель устанавливает самостоятельно.

Отметим, что на практике работодатели часто устанавливают работникам персональные надбавки. В этой связи возникает вопрос: за что может быть установлена персональная доплата или надбавка.

Здесь отметим, что на законодательном уровне порядок выплаты персональных надбавок не регулируется, поэтому все условия выплаты надбавок организация предусматривает на локальном уровне, а именно в локальном акте организации – Положении об оплате труда или в трудовом договоре.

В этой связи, считаем, что работодатель вправе установить работнику индивидуальную (персональную) надбавку, без уточнения. Также может быть установлена дополнительная выплата за сложность работы, за интенсивность работы и тому подобное.

Также следует учитывать, что надбавка устанавливается не произвольно, а ввиду объективных причин. Например, работник задействован в определенном проекте, в связи с увеличением объема работ и так далее.

Выше мы говорили о тех доплатах и надбавках, которые выплачиваются на основании локального акта организации. Такие выплаты и их размер работодатель определяет самостоятельно. Между тем, не надо путать такие выплаты с повышенной оплатой труда, которая предусмотрена Трудовым кодексом РФ.

Обращаем внимание! Трудовое законодательство называет ситуации, когда оплата работы сотрудников производится в повышенном размере.

Справка

Так, например, в повышенном размере оплачивается труд работников:

  1. во вредных условиях труда;
  2. при сверхурочной работе;
  3. за работу в ночное время;
  4. за работу в особых климатических условиях.

Эти выплаты организация должна производить в обязательном порядке, в том случае если имеет место факт работы в таких условиях.

Так, например, каждый час работы в ночное время оплачивается в повышенном размере по сравнению с работой в нормальных условиях, но не ниже размеров, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права (ч.1 ст.154 ТК РФ).

Минимальный размер повышения оплаты труда за работу в ночное время (с 22 часов до 6 часов) составляет 20 процентов часовой тарифной ставки (оклада), рассчитанного за час работы) за каждый час работы в ночное время (Постановление Правительства РФ от 22.07.2008 N 554).

Таким образом, если в организации установлен повышенный размер оплаты за работу в ночное время, доплата рассчитывается исходя из размера, установленного локальным актом или коллективным договором. С этим локальным актом все работники должны быть ознакомлены под подпись.

Если в организации не установлен размер доплаты за работу в ночное время, ее размер определяется на основании Постановления Правительства РФ от 22.07.2008 N 554. Специально указывать в трудовом договоре условие об оплате работы в ночное время нет необходимости, поскольку данная доплата производится в соответствии с ТК РФ, в размере, установленном трудовым законодательством или локальным актом (коллективным договором) организации.

за высокие производственные показатели;

за высокое профессиональное мастерство;

за соблюдение правил трудовой дисциплины;

за интенсивность работы.

Перечень таких доплат работодатель определяет самостоятельно и закрепляет условия в локальном акте организации – Положении о премировании. Такие дополнительные выплаты мотивируют работников к достижению существенных производственных и трудовых показателей.

Положение о премировании можно ограничить сроком деяния. При том наниматель исключает его фамилию из еще одного каждомесячного приказа о премировании.

По 2-ой части ст. 57 ТК условия оплаты труда (тарифная ставка либо оклад, прибавки, доплаты и поощрящие выплаты в том числе) непременно нужно включать в контракт. При изменении размера оклада, надбавок, премий, выплат в неотклонимом оформляются дополнительные соглашения к договору, заключенному с сотрудником.

Ст. 72. Изменение определенных сторонами критерий контракта

Да, не считая приказа на установление доплаты, необходимо к тому же доп.соглашение, потому что изменяются условия контракта.

Директору ООО «Верхний этаж»

Розанову Р. А.

от начальника технической службы

Полякова К. Н.

Служебная записка

Прошу вас установить персональную надбавку главному инженеру Васильчикову А. А. в размере 20% должностного оклада за высокую квалификацию и отсутствие брака в работе.

Подпись: (подпись) Поляков К. Н.

Рекомендуется не делать такую надбавку бессрочной, а устанавливать ее на какой-то период (например, на полугодие или квартал). В дальнейшем можно написать повторно ходатайство на продление срока действия такой доплаты.

Не лишним будет также указать источник финансирования этой доплаты. Например, за счёт экономии фонда заработной платы из-за текущего некомплекта.

Положение об оплате труда

Или за счет увеличенной выручки от реализации товара или услуги. После визирования такого документа руководителем его необходимо передать специалисту по организации труда или в расчетный сектор бухгалтерии (бухгалтеру).

Этот документ для них будет являться основанием при подготовке проекта приказа об установлении персональной надбавки сотруднику. Приказ об установлении персональной доплаты составляется в произвольной форме.

  • Темы:

  • Кадровое делопроизводство
  • Приказы
  • Оплата труда
  • Поощрения
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юрист поможет
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector