Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 110-93-26 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 317-74-92 (бесплатно)
Регионы:
8 (800) 550-95-86 (бесплатно)

Образцы объявления на переезд с одного офиса в другой

Переезд офиса: что делать секретарю?

Переезд фирмы в новый офис может изрядно потрепать нервы. Недаром его сравнивают с пожаром. Чтобы этого избежать, секретарю нужно заранее подготовить грамотный и эффективный план, чтобы впоследствии воплотить его в жизнь без ущерба для рабочего процесса.

Надо тщательно продумать от начала до конца и спланировать все действия таким образом, чтобы смена места работы вызвала наименьший стресс, как у персонала, так и у организации в целом. Залог успеха — избегать лишней суеты, планировать каждый этап, уделять внимание мелочам.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpress

Соблюдая данные правила, секретарь сможет не просто организовать процесс, но и извлечь из него определенные выгоды для организации. При смене места всегда можно избавиться от лишних вещей, провести ревизию документации, спланировать будущие закупки, исправить ошибки в организации офиса.

Действовать нужно не только четко, но и быстро. Обычно на подготовку отводится около месяца. Если речь идет о переезде офиса в другой город, может понадобиться гораздо больше времени. Бывают и «экстремальные» ситуации, когда переезжать приходится в течение нескольких недель. В любом случае важно сохранять спокойствие и следовать поэтапному плану.

Первое, что должен сделать ответственный помощник руководителя — оповестить персонал компании о предстоящем переезде офиса. Отметим, что сделать это можно только после того, как руководством будет принято соответствующее официальное решение.

Чтобы донести информацию максимально быстро можно провести организационное собрание или сделать корпоративную рассылку. Если штат фирмы невелик, можно сообщить коллегам о планах руководства в устной форме, пройдясь по всем отделам.

Справка

К наиболее важной информации, которую нужно довести до сведения всех работников, относятся:

  1. новый адрес;
  2. схема проезда на общественном транспорте;
  3. сведения о наличии парковок и схема их расположения;
  4. общий план с указанием местонахождения отделов и помещений общего пользования.

Если для того чтобы переехать планируется привлекать работников, необходимо подготовить для них памятку о подготовке рабочего места и заблаговременно закупить упаковочные материалы.

Переезд или перевод в другую местность?

Перевод работника в другую местность вместе с работодателем — это разновидность перевода на другую постоянную работу. А значит, такой перевод возможен только с письменного согласия работникаст. 72.1 ТК РФ.

Другая местность — это местность за пределами административно-территориальных границ определенного населенного пунктап. 16 Постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 № 2. Местность меняется тогда, когда вы переезжаете в другой город, поселок, село.

Также нужно учитывать, что не всегда изменение места нахождения компании влечет необходимость перевода ее сотрудников в другую местность. Дело в том, что место нахождения организации (то есть место нахождения ее исполнительного органап. 2 ст.

Предлагаем ознакомиться:   Ответственность за неумышленное оставление места ДТП

54 ГК РФ) и место работы ее сотрудников не обязательно совпадают. Например, организация находится в г. Санкт-Петербурге, а ее склад — в г. Гатчине. Тогда изменение места нахождения организации, например ее переезд в г.

Пушкино, не повлечет перевода складских работников вместе с работодателем в другую местность. Ведь они по-прежнему будут трудиться в г. Гатчине. Но в то же время переезд компании из г. Санкт-Петербурга в г.

Если переезжает обособленное подразделение, например филиал, то у его работников также меняется место работыст. 57 ТК РФ. Значит, их перевод нужно оформлять по правилам перевода в другую местность вместе с работодателем.

Перевод на работу в другую местность вместе с работодателем нужно отличать от иных перемещений (переездов) работников, а именно:

  • от перевода работника из одного структурного подразделения компании в другое, расположенное в иной местности, если сама компания не переезжает. Это будет также перевод работника на другую работуст. 72.1 ТК РФ, но не перевод в другую местность вместе с работодателем, поскольку его местонахождение не меняется;
  • от перемещения сотрудников, работающих вахтовым методом в таких сферах, как геологоразведка, строительство, лесозаготовка и т. п. В этом случае работник трудится на объектах, расположенных в разных местностях. Это условие его трудового договора. Поэтому его перемещение с одного объекта на другой не может в принципе рассматриваться как перевод.

Сначала вам нужно письменно проинформировать всех работников, у которых место работы совпадает с местом нахождения организации, о предстоящем переезде компаниист. 57 ТК РФ, ст. 72 ТК РФ. Не сообщить кому-то из работников о переезде работодатель не вправе, даже если ему невыгодно кого-то переводить в другую местность и легче нанять на новом месте (например, уборщицу, водителя и т. п.). Но с такими работниками можно попробовать договориться об увольнении на взаимовыгодных условиях.

Из авторитетных источников

КОВЯЗИНА Нина Заурбековна

КОВЯЗИНА Нина Заурбековна

Заместитель директора Департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России

Работодатель обязан проинформировать о предстоящем переезде всех работников организации. Он не может уволить работников по собственной инициативе только потому, что он переезжает. Он их уведомляет о переезде, а они либо соглашаются на переезд, либо нет. Но если работодателю невыгодно кого-то перевозить, например неквалифицированный персонал, то он может договориться с работниками об их увольнении на выгодных для них условиях.

Например, работодатель может договориться с работниками о выходных пособиях, если они согласятся уволиться по соглашению сторон или по собственному желанию.

Но если работники не соглашаются уволиться по соглашению сторон или по собственному желанию и хотят переехать, а работодателю невыгодно их перевозить, то уволить их по п. 9 ст. 77 ТК РФ он не может. Таких работников придется переводить.

Предлагаем ознакомиться:   Как составить договор суррогатного материнства

Также возможно, что кто-то из работников откажется от перевода, если его не устроит сумма возмещаемых расходов. Например, если ваша компания будет возмещать расходы на переезд работникам по нормам, установленным для бюджетниковПостановление Правительства РФ от 02.04.2003 № 187.

В частности, расходы по обустройству работников бюджетных организаций на новом месте жительства зависят от их окладовподп. «в» п. 1 Постановления Правительства РФ от 02.04.2003 № 187. И для неквалифицированного персонала с небольшой зарплатой такие выплаты составят незначительную сумму, что может сделать для них переезд непривлекательным.

Изменение расположения организации не может не отразиться на работниках. Для кадрового отдела в данном случае важное значение имеет такой фактор, как переезд в пределах одного населенного пункта или перемещение в другую территориальную единицу.

При переезде офиса в другой населенный пункт речь идет о смене адреса юридического лица, при этом перевод сотрудников в другую местность возможно производить только при условии предварительного согласования и получения письменного согласия каждого работника (ст. 72.1 ТК РФ).

При смене населенного пункта расстояние между прежним и будущим расположением организации значения не имеет, важен сам факт переезда в другой населенный пункт. В том случае, когда офис переезжает за пределы города и меняет адрес, изменяется один из важных аспектов трудового договора – место работы (ст. 58 ТК РФ).

Законодательно не установлено в какой срок необходимо уведомить работников о переезде компании, это объясняется тем, что подобные ситуации достаточно сложно спрогнозировать. Однако официальное уведомление работников – четко установленное требование трудового законодательства. Форма уведомления может быть разной:

  • личное уведомление каждому сотруднику под роспись;
  • общий приказ по офису с ознакомлением под расписку каждого работника.

В данном вопросе важна не форма, а донесение до всех сотрудников информации и получение от них личной подписи как подтверждения с фактом ознакомления о переезде компании.

Переезд в другой офис: действуем по плану

Образцы объявления на переезд с одного офиса в другой

Об эффективных методах работы с информацией и инструментах планирования читайте здесь.

Такой план дает представление о планируемом порядке действий. Если помощник руководителя уже имеет опыт подобных мероприятий, он должен знать, как непросто организовать переезд офиса в компании с большим числом подразделений.

В этом случае целесообразно сформировать очередь и составить временной график. Чем больше времени займет обустройство того или иного отдела, тем раньше он должен переехать на новое место. Как правило, в первых рядах оказываются IT-отдел (серверная) и архив организации.

Как организовать переезд офиса: выбираем перевозчика

При переезде офиса очень важно не ошибиться с выбором транспортной компании. От нее будет зависеть не только скорость, но и благополучное завершение данного мероприятия. Как правило, выбор перевозчика доверяют помощнику руководителя, который должен провести анализ предложений и подобрать оптимальный вариант, с точки зрения соотношения цены и качества.

Предлагаем ознакомиться:   Как оформить уход за инвалидом 1 группы

Качество первичной консультации. В ответ на ваш запрос профессиональная транспортная компания должна предложить консультацию и, возможно, выезд в офис менеджера для оценки технических условий и количества перевозимого имущества.

Квалификация и опыт. Необходимо изучить существующий опыт компании в реализации схожих проектов, а также узнать о профессиональных навыках ее сотрудников.

Рекомендации. Внимательно ознакомьтесь с доступными отзывами о перевозчике и проверьте их даты.

Гарантии. Ответственная мувинговая компания всегда работает по договору, обязательным условием которого является ее материальная ответственность.

Ценообразование. Стоимость оказания услуг не должна измениться после подписания договора. Если планируется почасовая оплата, перевозчик должен предоставить тарифы на все виды работ.

Планирование. Профессионалы должны заблаговременно разработать график с учетом всех особенностей проекта и предоставить подробную смету.

Налогообложение выплат работнику в связи с переездом

Но во избежание споров с налоговиками нужно, чтобы все выплаты были прописаны в дополнительных соглашениях с работникамист. 169 ТК РФ.

Чтобы переезд компании экономически оправдал себя, при планировании этого мероприятия заранее подсчитайте затраты компании на возмещение работникам расходов по переезду, а также на выплату выходных пособий тем, кто от него откажется.

Правила офисного переезда: как избежать проблем

Основной принцип всех офисных переездов — непрерывная работа компании и минимизация потерь. Как сделать так, чтобы деятельность компании продолжалась, несмотря ни на что?

Справка

Существуют несколько правил:

  1. Задача секретаря — уведомить партнеров, клиентов и поставщиков о том, что компания переезжает в новый офис. Для этого нужно подготовить электронную рассылку или провести личный обзвон всех наиболее заинтересованных лиц.

  2. Необходимо заблаговременно позаботиться о подключении телефонной линии и интернета. Желательно сохранить старые телефонные номера, чтобы клиенты смогли дозвониться по привычному номеру. Если это невозможно, нужно указать новый номер в рассылке, на сайте организации, а также повесить объявление по старому месту работы о том, что офис переехал по новому адресу. Неплохо также оставить координаты новым арендаторам.

  3. Переезжая на новое место, нужно не забыть про вывески и указатели. Их расположение необходимо согласовать с арендодателем.

  4. По возможности, время мероприятия нужно согласовать с бухгалтерией. Смена места работы во время сдачи отчетности не лучшим образом скажется на работе этого отдела.

Переезд в другой офис может стать для организации настоящим испытанием. Однако если позаботиться обо всем заблаговременно и грамотно все спланировать, можно снизить материальные и временные затраты, а также уровень стресса.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreators

Секретарю в данной ситуации советуем запастись терпением и оптимизмом. На ваши плечи ляжет ответственная работа, выполнив которую, вы получите заслуженное одобрение от коллег и руководства, а также приобретете ценный опыт, полезный для дальнейшей карьеры.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юрист поможет
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector