Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 322-06-74 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 407-24-18 (бесплатно)

Образец приказа об изменении прописки работника

Проект приказа об изменении личных данных в кадровых документах

Таблица

   Предоставляемые работником   
документы-основания
 Кадровые документы, которые необходимо 
оформить
                          При изменении фамилии                          
Личное заявление;               
копия свидетельства о
регистрации брака (или
свидетельство о расторжении
брака);
копия паспорта с новыми данными
Приказ о внесении изменений в учетные   
документы;
изменения на титульном листе трудовой
книжки, а также в книге учета движения
трудовых книжек и вкладышей в них;
изменение данных в личной карточке
работника (форма N Т-2);
внесение изменений в лицевой счет
(форма N Т-54);
новое страховое свидетельство
обязательного пенсионного страхования
                      При изменении места жительства                     
Личное заявление;               
копия паспорта с новой
регистрацией по месту жительства
Приказ о внесении изменений в документы,
содержащие личные данные работника;
изменения в личной карточке работника
(форма N Т-2)
                        При изменении образования                        
Личное заявление;               
копия документа об образовании
Дополнения на титульном листе трудовой  
книжки;
дополнительные сведения в личной
карточке работника (форма N Т-2)
                     При изменении паспортных данных                     
Личное заявление;               
копия паспорта с новыми данными
Приказ о внесении изменений в учетные   
документы работника;
изменение или дополнение сведений в
личной карточке работника (форма N Т-2)

При изменении анкетно-биографических данных работники кадровых служб чаще всего допускают следующие ошибки:

  • Изменения в учетные данные работника вносятся на основании ненадлежащих документов.
  • Не соблюдаются технические требования к внесению изменений.
  • Не указываются основания для внесения изменений (отсутствует ссылка на соответствующий документ).

Прежде всего в кадровую службу организации должен обратиться сам работник, а уже затем специалист отразит изменения в его учетных документах. Общий порядок внесения каких-либо новых сведений о работнике представляет собой последовательность действий, которые мы и рассмотрим.

                                                   Генеральному директору
--------------------------
(наименование организации)
--------------------------
(Ф.И.О.)
от _______________________
ЗАЯВЛЕНИЕ
о внесении изменений в учетные документы
В связи с... и изменением... прошу внести соответствующие изменения в
учетные документы.
Приложения:
В зависимости от изменения личных данных (копия - 1 экз.):
1. Свидетельство о заключении брака серия _________ N ________________,
выданное ______________________________________ "__"____________ 201_ года.
(указать наименование органа ЗАГС)
2. Документ (паспорт) о регистрации с новым адресом.
3. Паспорт с новыми данными.
"__"____________ 201_ года
_______________ ___________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
               Общество с ограниченной ответственностью "XXX"
(ООО "XXX")
ПРИКАЗ
__ __________ 201_ N ____-к
Москва
О внесении изменений в учетные документы
В связи с...
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Изменить в учетных документах... на... с "__" ____________ 201_ г.
2. Работнику кадровой службы (должность, Ф.И.О.):
2.1. Внести соответствующие изменения в учетные документы и трудовую
книжку работника.
3. С приказом ознакомить главного бухгалтера Ф.И.О.
Основание - представленные документы.
Генеральный директор _____________________ И.О. Фамилия
С приказом ознакомлены:
Работник _________________________________ И.О. Фамилия
Сотрудник кадровой службы ________________ И.О. Фамилия
Главный бухгалтер ________________________ И.О. Фамилия

По состоянию на 2018 год действующее федеральное законодательство не может дать четкого определения необходимости внесения изменений в трудовую документацию при изменении персональных сведений конкретного работника.

Однако на основании актуальных регламентирующих нормативных актов можно сделать вывод о том, что, например, в оформлении дополнительных трудовых соглашений необходимость не наблюдается.

Несмотря на то, что паспортные сведения являются обязательными к указанию в рамках различных договоров, в соответствии со статьей 57 Трудового Кодекса РФ они не являются условиями документов, а только лишь сведениями.

Трудовой Кодекс Российской Федерации содержит в себе актуальные положения о том, что при невнесении каких-либо сведений в трудовые соглашения они не могут быть официально признаны недействительными или вовсе расторгнуты.

Образец приказа об изменении прописки работника

В дальнейшем соответствующие договоры должны быть в обязательном порядке дополнены недостающей информацией. При этом сведения вносятся прямо в текст или же может быть составлен дополнительный документ. Оформление обязательно должно быть произведено в письменном формате.

В повседневной жизни сотрудников организаций могут происходить различные события, которые напрямую влияют на актуальность паспортных сведений и действительность внутренней и внешней документации. Например, происходит заключение брака, рождение детей, смена места фактического проживания и прочее.

Зачастую происходит смена:

  • фамилии – актуально после бракосочетания;
  • места жительства – при смене прописки;
  • данных о полученном образовании – при окончании высших или средне специальных учебных заведений;
  • паспортной информации – после достижения возраста 20 или 45 лет.

Изменение биографических сведений может привести к ошибкам, которые в свою очередь допускаются уполномоченными сотрудниками кадрового отдела.

В некоторых ситуациях может возникнуть вполне объективный вопрос о том, что делают кадровые работники если сотрудник поменял паспорт.

Среди них особенно стоит выделить следующие:

  • внесение поправок на основании недействительной документации;
  • несоблюдение установленных технических требований, предъявляемых к заполнению документов;
  • отсутствие пояснений по внесенным поправкам – обычно не указываются ссылки на соответствующие документы.

Наиболее проблемной ситуацией для сотрудников кадровых отделов различных организаций считается смена одним из работников гражданского паспорта. Это может произойти в результате чрезвычайной ситуации, например, при потере или в случае плановой замены после достижения возраста 20 и 45 лет.

Каждый выпускаемый на предприятии приказ должен иметь под собой какое-либо обоснование и основание.

  • Под обоснованием понимается объективная причина создания документа (начинается всегда с «В связи с …»).
  • В качестве основания же дается ссылка на какой-либо закон, подзаконный акт, внутренний документ организации (служебную, докладную записку, объяснительную и т.п.).
Предоставляемые работником документы-основания Кадровые документы, которые необходимо оформить
При изменении фамилии
Личное заявление;
копия свидетельство о регистрации брака (или свидетельство о расторжении брака);
копия паспорта с новыми данными
Приказ о внесении изменений в учетные документы;
изменения на титульном листе трудовой книжки, а также в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
изменение данных в личной карточке работника (форма № Т-2);
внесение изменений в лицевой счет (форма № Т-54);
новое страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования
При изменении места жительства
Личное заявление;
копия паспорта с новой регистрацией по месту жительства
Приказ о внесении изменений в документы, содержащие личные данные работника;
изменения в личной карточке работника (форма № Т-2)
При изменении образования
Личное заявление;
копия документа об образовании
Дополнения на титульном листе трудовой книжки;
дополнительные сведения в личной карточке работника (форма № Т-2)
При изменении паспортных данных
Личное заявление;
копия паспорта с новыми данными
Приказ о внесении изменений в учетные документы работника;
изменение или дополнение сведений в личной карточке работника (форма № Т-2)
Предлагаем ознакомиться:   Выплата зарплаты раньше срока по заявлению работника

Приложение 1

Приложение 2

Приложение 3

Каких приказов и в какой их части могут происходить изменения

Редактированию могут подвергаться практически любые приказы, с вольно или невольно допущенными неточностями и нарушениями. Это могут быть приказы:

  • касаемые условий работы сотрудников;
  • каких-то локальных документов (штатного расписания, графика отпусков и т.п.);
  • смены должностных лиц;
  • отношений между работодателем и подчиненными.

Что касается тех частей приказа, которые могут подвергаться корректировкам, то они также могут быть любыми: редактироваться может основание, основная часть, заключение.

Как вносить изменения: порядок действий

Некоторые работники организаций пренебрегают внесением изменений в действующие приказы, полагая, что и без них вполне можно обойтись. Однако, такая точка зрения неправильна, поскольку приказ – документ, регулирующий правовые отношения в организации в строгом соответствии с законом, а значит, имеющий серьезное юридическое значение.

Приказ обязателен к исполнению, а если какой-либо его пункт звучит неверно или ошибочно, в случае возникновения споров и разногласий доказать правоту работодателя будет непросто, а это значит, что как предприятие в целом, так и его руководство могут быть привлечены к административной ответственности.

Внесение изменений в приказ нужно проводить по определенному алгоритму:

  1. Принимается решение о том, что данные изменения действительно нужны и неизбежны.
  2. Издается специальный приказ, который фиксирует необходимость внесения правок в уже существующий документ и включает в себя список позиций, которые подвергаются коррективам.
  3. Приказ подписывается руководителем предприятия и ответственными сотрудниками, и с указанной в нем даты изменения ступают в силу.

Законодательство РФ никак не ограничивает частоту внесения правок в данный документ.

Поэтому делать их можно хоть каждую неделю.

Но если приказ настолько сильно требует редактирования или его пункты и положения в какой-то момент стали совершенно неактуальны, то значительно проще отменить его и, при необходимости, создать новый.

Исправление трудового договора

-----------------------------T--------------------------------------------¬
¦ Фамилия изменена на фамилию¦ Трудовая книжка ¦
¦ "Мельничук" на основании ¦ ТК-II N 8561320 ¦
¦ свидетельства о заключении ¦ ¦
¦ брака серии II-ИК N 535283 ¦ -Прозорова- Мельничук ¦
¦ от 23 июля 2005 г., ¦ Фамилия ---------------------------------- ¦
¦ выданного Измайловским ЗАГС¦ Мария ¦
¦ г. Москвы ¦ Имя -------------------------------------- ¦
¦ Начальник ¦ Александровна ¦
¦ отдела кадров ¦ Отчество --------------------------------- ¦
¦ Комарова Е.Т. Комарова¦ 17.04.1980 ¦
¦ Печать ¦ Дата рождения ---------------------------- ¦
¦ ¦ (число, месяц, год) ¦
¦ ¦ высшее профессиональное ¦
¦ ¦ Образование ------------------------------ ¦
¦ ¦ юриспруденция ¦
¦ ¦ Профессия, специальность ----------------- ¦
¦ ¦ 04 апреля 05 ¦
¦ ¦ Дата заполнения "--" ------ 20--г. ¦
¦ ¦ Прозорова ¦
¦ ¦ Подпись владельца книжки ----------------- ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ М.П. Подпись лица, ответственного ¦
¦ ¦ за ведение трудовых книжек ¦
¦ ¦ Комарова ¦
¦ ¦ ---------------------------- ¦
¦ ¦ (разборчиво) ¦
L---------------------------- ---------------------------------------------

Конечно, персональные сведения о сотруднике, содержащиеся в трудовом соглашении, должны быть в обязательном порядке изменены на актуальные данные. Однако, важно помнить о том, что действующее федеральное законодательства не определяет четкие правила исполнения соответствующего мероприятия. Обычно используется несколько вариантов внесения поправок.

В первом случае происходит формирование дополнения к основному документу, где прописывается дата изменения договора. В данных рамках происходит перечисление мест текста, в которые нужно внести изменения.

Статья 72 действующего Трудового Кодекса Российской Федерации на данном случае вовсе не устанавливает требования по заключению соглашения в силу того, что фактически условия договора остаются прежними.

Устаревшая фамилия зачеркивается одной чертой таким образом, чтобы ее все же можно было прочитать. Затем на свободном месте указывается обновленная информация.

Стоит отметить, что в рассматриваемой ситуации не требуется проставление организационной печати.

Рекомендуется помимо прочего поправить раздел с реквизитами сторон – в него также требуется внести обновленные данные о паспортной информации конкретного работника. Неисполнение указанных требований приводит к тому, что трудовой договор может потерять свою юридическую силу.

Татьяна Скоробогатова, Москва

Ш.Т. обратилась в суд к муниципальному унитарному предприятию бытового обслуживания населения «Э***» (далее — МУП «Э***») с иском о восстановлении на работе и взыскании среднего заработка за время вынужденного прогула, ссылаясь на то, что она с 21.02.2007 была принята к ответчику на должность парикмахера мужского зала на определенный срок, а именно на время декретного отпуска, но без указания срока действия контракта.

12.11.2008 Приказом N 135 она была уволена на основании п. 2 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса РФ (по окончании срока трудового договора).

Образец приказа об изменении прописки работника

10.11.2008 ей было предоставлено уведомление о ее увольнении. В нарушение ч. 1 ст. 79 ТК РФ данное уведомление предоставлено ей менее чем за три дня до ее предполагаемого увольнения.

Кроме того, при приеме на работу был издан приказ о приеме на работу Е.Т., а приказом от 12.11.2008 N 135 была уволена Ш.Т. Никаких дополнительных соглашений в связи с изменением фамилии между нею и МУП «Э***» не заключалось.

Предлагаем ознакомиться:   При рождении ребенка сколько полагается дней отпуска

Просит признать Приказ от 12.11.2008 N 135 о ее увольнении незаконным, восстановить ее на работе в должности парикмахера мужского зала МУП «Э***» и взыскать заработок за время вынужденного прогула начиная с 12.11.2008 по день принятия судом решения.

В судебном заседании истица Ш.Т. исковые требования поддержала, суду пояснила, что она 22.02.2007 принята к ответчику на работу по трудовому договору под фамилией «Е.» на время декретного отпуска П. В 2008 г. в связи с вступлением в брак она сменила фамилию на «Ш.». Трудовой контракт на новую фамилию с ней заключен не был.

Уволена она была с 12.11.2008 в связи с истечением срока трудового договора, хотя она думала, что продолжит работать по бессрочному трудовому договору. Вакантные места имелись, но в заключении бессрочного трудового договора ей отказали. Считает, что о предстоящем увольнении ее должны были предупредить заблаговременно — за месяц или два месяца до увольнения.

Образец приказа об изменении прописки работника

Представитель истицы З.А. исковые требования поддержал, суду пояснил, что поддерживает изложенное истицей. Трудовой договор с Е.Т. был заключен на неопределенный срок, т.к. дата его окончания указана не была. Согласно ст. 57 ТК РФ в срочном трудовом договоре должны быть указаны срок его действия и обстоятельства, послужившие основанием для его заключения. Истица должна была быть уведомлена о расторжении договора за три дня, чего сделано не было, то есть не соблюден порядок увольнения.

Представитель ответчика Н.Р. — руководитель предприятия исковые требования не признала, суду пояснила, что истица была принята на работу парикмахером мужского зала на время декретного отпуска другого работника — П. Истица была предупреждена о том, что с ней заключается именно срочный трудовой договор.

Срок действия трудового договора, а именно дата его окончания, в данном случае не ставится, т.к. работодатель не знает, когда отсутствующий работник выйдет на работу. В данном случае работник может выйти на работу в любое время. Согласно ст. 79 ТК РФ она не должна была предупреждать истицу об увольнении за три дня.

Смена фамилии работника не требует заключения дополнительного трудового соглашения, т.к. существенные условия трудового договора при этом не меняются. После того как истица принесла свидетельство о заключении брака, на предприятии был издан приказ, были внесены изменения в трудовую книжку и в другие документы, в том числе в тот экземпляр трудового договора, который хранится в организации. Свой экземпляр трудового договора для внесения изменений истица не принесла. Никакие условия работы у истицы после смены фамилии не изменились.

Суд постановил указанное решение.

В кассационной жалобе Ш.Т. просит решение суда отменить и направить дело на новое рассмотрение, т.к. полагает, что суд не дал оценку ее доводам о том, что с нею должен быть заключен срочный трудовой договор согласно ст. 59 ТК РФ, а при его прекращении ей должно быть направлено уведомление не менее чем за три дня, что определено ч. 1 ст. 79 ТК РФ, но ей уведомление направлено не было и таким образом был нарушен порядок увольнения.

Срок действия трудового договора не был определен, значит, он заключен на неопределенный срок, а поэтому уведомление обязательно. Работнику, на место которого была приглашена истица, вначале был предоставлен отпуск по уходу за ребенком до полутора лет, а после, по заявлению последней, — по уходу до 3 лет, и таким образом срок действия трудового договора не был определен.

Согласно Письму Федеральной службы занятости от 28.12.2006 N 2264-6-1 на место сотрудника, находящегося в отпуске по беременности и родам (отпуске по уходу за ребенком), работодатель вправе принять другого работника. В этом случае с работником заключается срочный трудовой договор, в котором в обязательном порядке указываются срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора.

В связи с тем что определить точное время выхода основного работника на работу не всегда представляется возможным, сроком окончания трудового договора будет являться выход основного работника. После выхода основного работника на работу срочный трудовой договор с «временным» работником прекращается в связи с истечением его срока (п. 2. ч. 1. ст. 77).

В возражениях на кассационную жалобу руководитель МУП «Э***» указывает на законность принятого решения суда, т.к. судом обоснованно сделан вывод, что порядок увольнения не был нарушен, поскольку в силу ч. 2 ст. 79 ТК РФ при истечении срока действия трудового договора, заключенного на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, предупреждения работника в письменной форме не менее чем за три календарных дня до увольнения не требуется. Утверждение истицы о том, что с нею был заключен трудовой договор на неопределенный срок, не соответствует обстоятельствам дела.

В кассационной инстанции истица Ш.Т. и ее представитель З.А. доводы, изложенные в кассационной жалобе, поддержали.

Представитель ответчика Н.Р. просила отказать в удовлетворении кассационной жалобы, поскольку увольнение истицы произведено в соответствии с законодательством.

Прокурор прокуратуры Еврейской автономной области В.К. пояснил, что решение суда соответствует требованиям закона и оснований для его отмены не имеется.

Проверив материалы дела, выслушав лиц, участвующих в кассационной инстанции, обсудив доводы кассационной жалобы и возражения на нее, судебная коллегия не находит оснований для отмены решения суда.

В соответствии со ст. 58 ТК РФ трудовые договоры могут заключаться на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен данным Кодексом и иными федеральными законами.

Срочный трудовой договор заключается, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, а именно в случаях, предусмотренных ч. 1 ст. 59 Трудового кодекса РФ. В случаях, предусмотренных ч. 2 ст. 59 Трудового кодекса РФ, срочный трудовой договор может заключаться по соглашению сторон трудового договора без учета характера предстоящей работы и условий ее выполнения.

Согласно ст. 59 ТК РФ срочный трудовой договор заключается на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохраняется место работы.

Как видно из материалов дела, парикмахер мужского зала П.А. была принята на работу в МУП «Э***» на неопределенный срок с 25.06.2003.

Предлагаем ознакомиться:   На что влияет прописка (регистрация)

11.07.2006 П.А. родила ребенка — П.П., что подтверждается свидетельством о рождении I-ТВ N 523169. Приказом от 14.09.2006 N 96 ей был предоставлен отпуск по уходу за ребенком до полутора лет, а Приказом от 11.01.2008 N 3 — отпуск по уходу за ребенком до трех лет.

Согласно ст. 256 ТК РФ на период отпуска по уходу за ребенком за работником сохраняется место работы (должность).

Истица Ш.Т. с 22.02.2007 по 12.11.2008 работала в МУП «Э***» в должности парикмахера мужского зала (заявление о приеме на работу от 21.02.2007, Приказ о приеме на работу от 21.02.2007 N 13, трудовой договор (контракт) от 21.02.2007 N 2.

Приказ о внесении изменений в приказ

Из указанных документов следует, что с истицей был заключен срочный трудовой договор на время декретного отпуска П.А.

Приказом от 12.11.2008 N 135 Ш.Т. с 12.11.2008 была уволена с работы по п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (в связи с истечением срока трудового договора).

В соответствии с п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ одним из оснований прекращения трудового договора является истечение срока трудового договора (ст. 79 ТК РФ).

Согласно ст. 79 ТК РФ срочный трудовой договор прекращается с истечением срока его действия. О прекращении трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден в письменной форме не менее чем за три календарных дня до увольнения, за исключением случаев, когда истекает срок действия срочного трудового договора, заключенного на время исполнения обязанностей отсутствующего работника.

С учетом основания заключения срочного трудового договора с истицей, права временно отсутствующего работника выйти на работу в любое время конкретная дата окончания трудового договора не могла быть определена, что, однако, не делает трудовой договор действующим на неопределенный срок.

Обязанность предоставить временно отсутствующему работнику, за которым сохраняется рабочее место, при его намерении выйти на работу рабочее место немедленно не позволяет работодателю известить временного работника о предстоящем увольнении за три дня, и законом он от такой обязанности в данном случае освобожден.

В связи с этим доводы истицы о нарушении порядка ее увольнения опровергаются представленными работодателем доказательствами и не основаны на законе. С учетом изложенного судебная коллегия считает правильным вывод суда, что увольнение истицы Ш.Т. является законным, и не видит оснований для отмены решения суда по доводам, изложенным в кассационной жалобе.

Кому можно доверить составление такого приказа

Формирование приказа о внесении изменений в приказ может быть возложено на любого сотрудника предприятия, обладающего нужными полномочиями и имеющего представление о том, как писать распорядительные документы. Чаще всего это приближенное к руководству фирмы лицо: юрисконсульт, специалист кадрового отдела, секретарь.

Однако, вне зависимости от того, кто непосредственно составляет документ, он обязательно должен передать готовый приказ на подпись директору организации – без его автографа приказ не обретет статус законного и его легко можно будет оспорить с помощью трудовой инспекции или суда.

Следует сказать, что чем более тщательно и внимательно отнесется работник, задействованный в формировании приказа к своим должностным функциям, тем менее вероятной окажется перспектива для руководства фирмы оказаться под пристальным вниманием контролирующих органов.

Как правильно составить и оформить приказ

Унифицированного, единого бланка приказа о внесении изменений в приказ нет, поэтому составлять его можно в свободной форме или, если на предприятии есть разработанный и утвержденный шаблон документа – по его образцу.

Одновременно с этим, следует иметь в виду, что по своей структуре бланк должен отвечать определенным требованиям делопроизводства, а по содержанию включать некоторые необходимые сведения.К последним относятся:

  • название компании;
  • место, номер, дата составления приказа;
  • обоснование и основание для него.

В тексте следует обязательно сделать ссылку на приказ, в который при помощи данного распоряжения вносятся коррективы, а также полный список изменений (с указанием редакции «до» и «после»).

Затем следует назначить ответственных за его выполнение работников.

Требования к оформлению приказа

Оформление приказа также как и его содержание может быть абсолютно произвольным: документ можно печатать на компьютере или писать от руки на фирменном бланке компании или на обычном листе любого удобного формата.

Помните! Приказ обязательно должен быть удостоверен «живой» подписью директора организации или лица, уполномоченного действовать от его имени. Также под приказом должны поставить свои подписи ответственные за его исполнение сотрудники, и те, кого он касается напрямую (во всех случаях использование факсимильных автографов недопустимо).

Необходимость ставить на документе печать возникает только тогда, когда эта норма закреплена во внутренних нормативно-правовых актах фирмы.

Приказ о внесении изменений в приказ составляется в одном оригинальном экземпляре, но при надобности можно сделать его заверенные копии.

Весь период действия он должен содержаться в специальной папке вместе с прочей распорядительной документацией предприятия, а после утраты актуальности его следует отправить в архив организации, где он должен храниться срок, установленный законодательство РФ или локальными правовыми бумагами организации.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юрист поможет
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector