Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 322-06-74 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 407-24-18 (бесплатно)

Образец графика работы в Excel 2019

График отпусков на 2019 год — это важно!

График отпусков – это нормативный локальный акт, определяющий порядок выхода работников в ежегодный отпуск. В нем отражаются данные с разбивкой по месяцам о времени предоставления оплачиваемых отпускных периодов сотрудникам всех подразделений организации на предстоящий год.

График отпусков на 2019 год – это законное право работников на получение ежегодного отдыха и помощь для руководителя в решении таких вопросов как:

  1. Заблаговременная выплата отпускных, которая законодательно должна быть осуществлена в полном объеме не менее чем за три дня до начала отпускного периода.
  2. Поиск замены на время отсутствия работника.
  3. Контроль за своевременностью в предоставлении отпускных периодов и недопущение накапливания неиспользованных дней.

При наличии у сотрудника неиспользованных дней за предыдущие рабочие периоды они отражаются в очередном графике. Работник вправе также использовать эти дни в любое время по соглашению с руководством.

Согласно статьям ТК РФ, с утвержденным графиком, в том числе с графиком отпусков 2019, под роспись должен быть ознакомлен каждый сотрудник. Кроме того, не позднее чем за две недели до начала отдыха руководитель обязан уведомить об этом работника.

Чье мнение учитывать при составлении

Многих руководителей приводит в замешательство вопрос об отражении отпускных периодов вновь принятых работников: документ уже утвержден, а сотрудники прибывают в течение всего года. В этом случае возможны два варианта оформления отпускных периодов для данных сотрудников:

  1. Разработка приложения по форме Т-7 к действующему документу.
  2. Оформление выхода работника в отпуск по согласованию с руководством без внесения каких-либо изменений в утвержденный проект.

К основным ошибкам при составлении проекта относятся:

  1. Отсутствие данных о декретницах.
  2. Игнорирование мнения сотрудников.
  3. Отсутствие сведений о совместителях.
  4. Перенос дат отпускных периодов без указания причин.
  5. Ошибки при расчете продолжительности отпускного периода.
  6. Внесение данных о неоплачиваемых, учебных и иных отпусках.

Грамотно спланированные отпускные периоды с учетом мнения всех сотрудников позволят составить документ, при котором при выходе в отпуск работников будут соблюдены принципы взаимозаменяемости, что, в конечном итоге, положительно отразится на деятельности всей организации.

Рассчитать отпускные онлайн

График отпусков (образец в excel предоставлен в статье) (ТК РФ, статья 123) устанавливает очередность отпусков сотрудников в организации. Документ утверждается приказом руководителя на календарный год за две недели до его наступления и является обязательным для исполнения как для работодателя, так и для работника.

Работодатель может принимать во внимание мнение всех сотрудников, но есть категории, чье мнение учитывается обязательно. К ним относятся:

  • женщины с тремя и более детьми в возрасте до 12 лет, а также другие сотрудники (в том числе опекуны), воспитывающие таких детей (ст. 262.2 ТК РФ);
  • сотрудники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
  • родители (в том числе приемные, опекуны или попечители), которые воспитывают ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
  • Герои социалистического труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы, участники Великой Отечественной войны, инвалиды войны, ветераны боевых действий, в том числе получившие инвалидность (ст. 6, 14–19 Закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ);
  • Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 № 4301-1);
  • почетные доноры СССР и России (ч. 1, 2 ст. 23 Закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
  • пострадавшие вследствие Чернобыльской катастрофы и других аварий, связанных с любыми видами ядерных установок (подп. 1 ч. 3 ст. 15 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1).
Предлагаем ознакомиться:   Образцы заявлений судебным приставам по алиментам

Когда нужно составлять график отпусков на 2019 год

Шаблон образца excel графика сменности 2019 разработан на основе табеля учета рабочего времени. Автоматизированная система планирования сокращает количество времени, которое традиционно занимало заполнение бумажных носителей.

Правильное использование и форматирование скачанного графика смен позволит кадровику контролировать процесс. Вести учет рабочего времени по каждому месяцу отдельно становится более удобно. В течение нескольких минут ответственный специалист имеет возможность представить отчет по любому месяцу и году.

Функциональные возможности скачанного образца графика работы в excel позволяют не задумываться, с какого дня недели начнется месяц. Все, что придется сделать – это указать нужный год и учетный месяц. Субботы, воскресенья выделены другим цветом. Это позволяет без труда ориентироваться в днях недели.

Фамилия

Имя

Смены

Часы

Дата

Дата

Дата

Дата

Дата

Дата

Иванов

Иван

5

40

Петров

Александр

10

80

Сидоров

Федор

Обратите внимание! Скачанный в excel график работы сотрудников в шаблонном варианте будет выглядеть так, как указано и установлено в листе «Настройки». Праздничные и выходные дни рационально отметить красным цветом и серым фоном.

При составлении графика необходимо учитывать действующее законодательство. Работа по графику производится в организациях, где нельзя остановить производственный процесс. Круглосуточная трудовая деятельность помогает увеличить выпуск продукции или оказываемых услуг, обеспечивает безопасность гражданам, если работа связана с обслуживанием объектов жизнеобеспечения.

Это зависит от масштабности организации. В небольшой компании всем занимается кадровый работник. В крупных организациях первоначально работой с проектом занимаются начальники подразделений или их заместители, которые уже готовые документы передают в отдел кадров. Кадровый работник сводит воедино полученные сведения.

Такой порядок необходим в целях учета мнения каждого сотрудника. Руководители подразделений дают своим подчиненным время на согласование даты выхода на отдых между собой, чтобы не пострадала производительность труда и была обеспечена взаимозаменяемость.

Кроме того, при наличии в компании профсоюзной организации документ должен составляться с учетом его мнения.

Существует унифицированная форма документа Т-7. Но руководитель может разработать и собственный нормативный акт, который должен быть закреплен в качестве приложения к учетной политике.

Номер графы

Что прописывается

1.

наименование структурного подразделения

2.

должность сотрудника

3.

ФИО работника

4.

табельный номер

5.

количество календарных  отпускных дней

6.

дата предполагаемого освобождения от работы

7.

дата фактического выхода

8.

документ о переносе даты

9.

новая дата выхода на отдых

10.

дополнительные сведения

Графы с 1 по 6 нужно заполнить до утверждения проекта. Остальные графы заполняются от руки в течение года при необходимости. Чтобы оформить график отпусков 2019, нужно действовать следующим образом.

Шаг 1. Заполнить реквизит «Наименование организации».

Название фирмы вписывают полное, строго по учредительным документам.

Шаг 2. Заполнить реквизит «Мнение выборного профсоюзного органа».

Это поле заполняют, только если в фирме имеется первичный профсоюз.

Шаг 3. Заполнить реквизиты «Номер документа», «Дата составления» и «Год».

Шаг 4. Заполнить столбцы таблицы с первого по шестой.

Шаг 5. Подписать документ у руководителя кадрового отдела.

Составить график отпусков

График необходимо утверждать как минимум за две недели до наступления года, на который он составляется. Так, на 2019 год проект должен быть утвержден не позднее 17 декабря 2018 года. Это предпоследняя неделя года, потом, согласно законодательству, будет уже поздно.

Предлагаем ознакомиться:   Нужно ли платить налог с продажи ипотечной квартиры

Храниться документ должен в течение года после окончания его действия. Так, весь 2019 год нужно хранить форму, утвержденную в декабре 2017 года на 2018 год. По истечении срока график подвергается уничтожению, согласно соответствующему акту.

Внесение изменений в проект

Если работник желает изменить дату выхода «на каникулы», то он должен написать соответствующее заявление. В случае согласия руководителя в утвержденный проект вносятся соответствующие изменения. Отдельно учитываются мнения льготных категорий, которые имеют право менять дату независимо от мнения руководителя. От них также потребуется соответствующее заявление.

Внутренние и внешние совместители также в обязательном порядке должны быть отражены в проекте. При этом их отпускной период должен совпадать с днями, предоставленными по основному месту работы. При переносе дней данные должны отражаться в обоих графиках: по основному месту работу и по совместительству.

Категория

Размер штрафа, тысяч рублей

Размер штрафа при повторном нарушении, тысяч рублей

Должностные лица

1-5

10-20

ИП

1-5

10-20

Юридические лица

30-50

50-70

Ответственна за проверку наличия проекта – трудовая инспекция.

В документе обязательно указываются занимаемые должности сотрудников в структурных подразделениях, их табельные номера, длительность отпуска в календарных днях. При этом следует отметить, что количество дней у сотрудников может быть разным, поскольку оно складывается из:

  • основного отпуска, который по ТК РФ составляет, как правило, 28 дней, но у некоторых категорий граждан (инвалиды, госслужащие, педагогические работники) эта цифра обычно больше;
  • дополнительного (например, у сотрудников, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда, работающих на Крайнем Севере и др.);
  • дней отдыха, которые не были использованы работником и перенесены на следующий рабочий год.

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпускного периода

В разработке проекта по планированию отдыха сотрудников нужно учесть множество нюансов: от соблюдения норм трудового законодательства до учета пожеланий сотрудников. Поэтому желательно, если на предприятии будет разработан собственный нормативный акт, регламентирующий данную процедуру.

  1. Ответственного за подготовку документа (обычно это сотрудник кадровой службы).
  2. Срок, который дан работникам для внесения своих пожеланий.
  3. Срок, по истечение которого начальники структурных подразделений должны предоставить согласованные графики.
  4. Срок, к которому сотрудник отдела кадров должен предоставить документ на подпись руководителю.

Категория

Продолжительность, дни

сотрудники, не достигшие восемнадцатилетнего возраста

31

инвалиды

30

работники педагогической сферы

42-56

государственные служащие

30-35

Следует иметь в виду, что праздничные и нерабочие дни в отпускной период не включаются.

На дополнительный оплачиваемый отдых имеют право следующие сотрудники:

  • занятые на вредных производствах;
  • связанные с опасными или особыми условиями труда;
  • имеющие ненормированный рабочий день;
  • работающие в районах Крайнего Севера и приравненным к ним местностях;
  • в иных случаях, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законодательными актами.

Дополнительные дни также может предоставить и сам руководитель, согласуя их с профсоюзом.

Право на первоочередность или изменение даты выхода в отпуск имеют:

  • работники в возрасте до 18 лет;
  • совместители, отпускной период которых обычно совпадает с таковым на основной работе;
  • служащие, чьи супруги являются военнослужащими и отдых которым предоставляется одновременно с супругом;
  • декретницы;
  • сотрудники, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам.

При наличии у работника нескольких видов льгот, продлевающих отпускной период, все они суммируются.

При разделении отпуска на части необходимо соблюдать следующее:

  • одна часть отпускного периода должна быть больше и равной 14 дней;
  • разделение должно быть согласовано с работником.
Предлагаем ознакомиться:   Уважительные причины пропуска срока принятия наследства

Законодательно руководитель не праве заставлять сотрудника делить отпускной период на части, поэтому многие организации поступают следующим образом: разрабатывают локальные акты, в которых прописывают данные условия. Подпись сотрудника означает его согласие.

Разберемся, как правильно заполнить график отпусков на 2019 год. Начинать процесс составления документа необходимо заранее, до наступления установленного двухнедельного срока его утверждения. Порядок подготовки, согласования и утверждения лучше всего закрепить в локальном правовом акте (внутреннем трудовом распорядке или отдельном приказе), где будут отражены:

  • ответственный за составление (чаще всего руководитель отдела кадров);
  • ответственные по структурным подразделениям за предоставление в отдел кадров информации о желаемых периодах отдыха работников;
  • сроки предоставления таких сведений.

Сведения от каждого подразделения могут быть предоставлены в виде докладных записок или таблиц с указанием периодов отдыха каждого работника. После предоставления информации по всем подразделениям ответственный за составление сводит все данные в одну таблицу, собственноручно подписывает заполненную форму и издает приказ за подписью руководителя организации. Образец заполнения графика отпусков на 2019 год можно посмотреть далее в статье.

Какие штрафы ожидают компанию за отсутствие проекта

Следует помнить, что составленный график отпусков (шаблон доступен для скачивания в статье) — это прежде всего план, который может не совпадать с реальным ходом работы в организации. Если запланированные даты в итоге не совпадут с фактическими, необходимо внести изменения в график.

Для этого требуется получить от работника заявление о переносе, на основании которого издается приказ. При внесении изменений нужно указать дату начала перенесенного отдыха, а также можно указать причину переноса.

Вот как это выглядит в документе.

Изменения вносятся в случае:

  • временной нетрудоспособности работника во время отдыха;
  • отзыва из него;
  • если предоставление отдыха работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации.

Отмена графика отпусков после его утверждения уже невозможна, но можно все дополнения (например, по новым сотрудникам) оформить в виде приложений.

Срок хранения графика отпусков

П. 693 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Приказом Минкультуры от 25.08.

2010 № 558, говорит о том, что такой документ хранится один год. Срок этот отсчитывается с 1 января года, на который он утверждается. То есть график на 2019 год необходимо утвердить в 2019, а хранить до 01.01.2020.

Срок хранения различается и об этом подробно изложено в нормах статьи 22.1 Федерального закона № 125 от октября 2004 года.

В частности, в случае работы на вредном или опасном производстве, то срок хранения графика составляет 75 лет. В иных ситуациях используется стандартный период — 5 лет.

Где хранится?

График сменности не находится на хранении в личных делах наемных сотрудников.

Он формируется в качестве распоряжении по компании либо в форме Приказе по структурным подразделениям.Местом хранения считается отдел кадров.

Утверждение графика отпусков на 2019 год

Утверждение графика отпусков на 2019 год – прерогатива руководства предприятия, который подписывает документ после визирования его работником кадровой службы. Несмотря на то, что последний срок его утверждения – две последние недели декабря, разработку проекта следует начинать заранее, так как до окончательного варианта, переданного на утверждение, может пройти много времени и внесено множество изменений. Оптимально начинать работу по составлению документа в конце октября – начале ноября.

График отпусков 2019: пример

По составлению графика отпусков пример можно предоставить следующий

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юрист поможет
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector