Как восстановить трудовую книжку если она утеряна, что делать если потерял трудовую книжку стоит ли это делать

Хранение трудовой книжки

Трудовая книжка имеет значение для граждан, поскольку отражает не только должность, но и стаж работы. Соответственно, данный документ должен храниться согласно установленным правилам. Помещаются книжки в сейф или специальный шкаф, назначаются ответственные за это лица, ведется книга учета трудовых книжек. Как только лицо поступает на работу, трудовая книжка передается работодателю.

Важно! Возвращается документ только в случае увольнения или выхода на пенсию.

В процессе работы книжку можно получить, причем на временной основе, только по письменному заявлению со стороны сотрудника. Для этого необходимы исключительные основания, например, гражданину необходимо обратиться в ПФ РФ для получения выплат.

Причины утраты

Наиболее распространенными причинами, по которым документ утрачивается, являются:

  1. халатность одной из сторон: работника, работодателя;
  2. кража имущества организации;
  3. непредвиденные обстоятельства, вроде стихийных бедствий, катастроф, аварий и т.д.

Несмотря на то, что в случае потери по своей вине, работодатель должен нести ответственность и сам заняться восстановлением, на практике подобное маловероятно. Чтобы собрать вновь все необходимые сведения, сотрудник должен заняться этим вопросом лично. Организация не имеет права представлять его интересы.

Пример заполнения заявления работодателю на восстановление утерянной трудовой книжки

А теперь рассмотрим возможные варианты того, как восстановить трудовую книжку.

Практика знает такие ситуации, как массовая потеря трудовых книжек сотрудников, что обычно связано с форс-мажорами. Что делать в такой ситуации, при этом знает не каждый кадровик. Однако подобное явление считается исключительным и связано с такими событиями, как пожар, ограбление и так далее.

Как только соответствующий орган подтвердит факт того, что книжки потеряны в результате форс-мажора, можно приступать к восстановлению документов и выдаче дубликатов. В данной ситуации занимается этим вопросом специальная комиссия.

65 статья ТК РФ гласит о том, что во время приеме на работу новоиспеченный соискатель должен предоставить трудовую книжку. Этот документ содержит как биографические данные физического лица, так и информацию о предыдущих работодателях, период трудоустройства и причины увольнения. Довольно часто возникают ситуации, когда новый сотрудник не может предоставить трудовую книжку по причине ее утраты. Если потерял трудовую книжку, что делать?

Прежде всего, трудовая книжка – документ, имеющий юридическую силу. Причины утраты могут быть следующими:

  1. Работник потерял документ.
  2. Работодатель потерял документ.
  3. Документ был украден.
  4. Книжка была утеряна из-за стихийного бедствия, природных катаклизмов и прочих форс-мажорных обстоятельств.

Довольно часто утрата этого документа вызвана причинами, не зависящими от сотрудника и работодателя. К примеру, это может быть кража, пожар, природные катаклизмы, правонарушения со стороны третьего лица. При этом восстановить книжку должна та сторона трудовых отношений, у которой документ находился в момент утраты.

Как восстановить трудовую книжку при утере, что делать, если потерял трудовую

Что делать работнику, если трудовая книжка была утеряна? Для этого потребуется совершить несколько действий, а именно составить заявление, предусматривающее обращение к работодателю с сообщением об утере трудовой книжки. После этого будет получен ответ не позднее пятнадцати дней, и выдан дубликат документа.

Также для получения дубликата нужно подготовить документы, которые подтвердят наличие трудового стажа до момента поступления на нынешнюю работу. Сюда можно отнести трудовые соглашения, приказы, справки, решения судов.

При этом собирать такие сведения работодатель должен сам, путем подачи запросов в соответствующие организации. Далее будут восстанавливаться все записи утерянной трудовой книжки, даже если организация уже не существует (здесь поможет городской архив).

Чтобы восстановить трудовой стаж, гражданин может обратиться непосредственно в Пенсионный фонд РФ.

В ПФ РФ направляется письменное заявление независимо от того, лично лицо посещает орган власти или направляет документ по почте.

Внимание! Ответ должен прийти не позднее, чем через десять дней с момента обращения.

В итоге гражданину будет предоставлена справка, отражающая место работы и общий стаж.

Такой вариант восстановления стажа удобен тем, что ПФ РФ ведет полный учет работающих граждан, фиксируя места трудоустройства, начиная с 2000 года.

Кроме того, предоставляется такая услуга бесплатно.

Однако для некоторых лиц информация может быть предоставлена в неполном виде ввиду отсутствия ряда данных.

Еще один способ получить информацию о стаже работы и местах предыдущего трудоустройства. Речь идет об обращении в Государственный архив. Данный вариант более трудоемкий, но надежнее. Госархив предоставит полную информацию об истории трудоустройства гражданина с отражением общего стажа работы.

Чтобы восстановить юридический факт, а именно осуществление трудовой деятельности, можно обратиться в судебный орган, решение которого стопроцентно подтвердит факт наличия необходимого стажа работы.

Суд самостоятельно будет направлять запросы по предыдущим местам работы гражданина, чтобы установить факт трудовой деятельности такового. Помимо запросов, судебный орган может использовать свидетельские показания, которые также смогут разъяснить ситуацию и установить факт труда конкретного субъекта.

Заметьте! Законодатель предусматривает меры ответственности на случаи утери трудовой книжки:

  • штрафы. Сумма таковых варьируется с учетом статуса работодателя. Если таковым выступает юридическое лицо, то размер взыскания определяется в пределах от тридцати до пятидесяти тысяч рублей. Если же работодатель существует в статусе директора фирмы или же индивидуального предпринимателя, то сумма штрафа ниже, а именно в пределах одной-пяти тысяч рублей. Если нарушение совершается повторно, то размер взыскания увеличивается для организаций — до семидесяти тысяч рублей, а для ИП и директоров — до двадцати тысяч рублей. Также указанные штрафы могут быть применены на случай, если при оформлении дубликата работодатель совершает грубые ошибки;
  • возмещение морального вреда. Размер штрафа на сумму возмещения влиять не будет. Однако применяться такая мера может только по решению судебного органа;
  • выплата заработной платы по факту неработающему, а формально еще не уволенному лицу. Эти случаи предполагают, что книжка потеряна или просто не была выдана в процессе увольнения.

Ошибки работодателей, связанные с хранением и ведением трудовых книжек, на практике встречаются очень часто. Однако некоторые руководители ищут выходы из подобных ситуаций, но не во благо сотрудника, а только с целью избежать мер ответственности.

Бывает ситуации когда работодатель сам теряет трудовую книжку своего сотрудника. Это может случиться по его халатности либо чрезвычайных ситуациях. А иногда бывают и умышленные порчи документов.

В ситуации когда причина потери документа неясна, и лично работодатель не знает ситуации, вследствие которой работник лишился документа. Начальство может создать комиссию для выяснения причин. В нее входят работники предприятия, работодатель, члены профсоюза либо любые другие осведомленные в этом вопросе лица.

Пример заполнения  заявления в ПФР на восстановление трудовой книжки

После проведения расследования, работодатель создает акт заседания, который будет являться основание для выдачи сотруднику дубликата.

Все расходы на создание дубликата трудовой книжки, лежать на ответственном лице, за ее утерю. В той ситуации когда виноват сам работник, работодатель может вычесть из зарплаты сотрудника, необходимую сумму для оформления всех документов. Если заявление о выдаче дубликата не имеет ошибок, дубликат выдается в течение 15 дней.

Если работодатель отказывает своим сотрудникам в восстановлении документации, а утеря произошла по его вине. Необходимо обратиться в правоохранительные органы либо подавать в суд на работодателя. В случае отказа в восстановлении, на работодателя может быть наложен штраф, для должностных лиц в размере от 1 до 5 тысяч рублей, для юридических от 30 до 50 тысяч, по статье 5.27 КоАП РФ.

В ситуации когда восстановлением занимается работодатель, от работника потребуется лишь написать заявление на создание дубликата. Все необходимые для этого документы будут собраны лицом ответственным за потерю.

В трудовой книжке содержится информация о рабочем стаже человека, который влияет на размер пенсии. Любой легальный работодатель обязан отчислять в пенсионный фонд, какой-то процент от заработной платы своих наемных работников. В тех ситуациях когда у работодателя не получается сделать дубликат, можно заняться восстановлением, через пенсионный фонд.

Люди, которые обратились в пенсионный фонт для создания дубликата, должны иметь на руках документы, в которых содержится информация про их работу и стаж.

Также потребуются документы, подтверждающие подлинность этих данных. Допускается восстановление документов через пенсионный фонд, если есть в наличии документы:

  • Договора о трудоустройстве с организациями, в которых работал гражданин. Подаются только в письменном формате.
  • Справки от работодателей, которые подтверждают информацию о приеме на работу сотрудника.
  • Также подтверждающим документом являются зарплатные ведомости.

Для реставрации трудовой книжки можно обращаться в суд. Это самый длительный процесс восстановления, но самый надежный. В такой ситуации судебные работники сами отправляют прошлым работодателям запросы на предоставления всех необходимых документов.

В суде в качестве доказательств вашей трудовой деятельности могут выступать показания свидетелей.

Не нужно поддаваться панике, если вы потеряли документы либо восстановление трудовой книжки затянулось, обращение в суд гарантировано поможет в этой ситуации.

  1. Первым шагом, как уже указывалось выше, определяется виновный в утере.
  2. Далее пишем заявление  о восстановлении трудовой книжки (выдаче дубликата) последнему нанимателю  по причине ее потери. Последний наниматель в срок до  15 дней с момента предъявления такого  заявления должен выдать дубликат трудовой книжки. 

    Важно:  чтобы зафиксировать дату написания и предъявления  заявления нанимателю, подавать его нужно лично и под роспись о принятии, либо посредством заказной корреспонденции с уведомлением о вручении. 

    Если в утере трудовой книжки виновен сам сотрудник, то и восстанавливать недостающую информацию о трудовом стаже он будет сам. Однако работодатель может оказать содействие своему бывшему работнику. В случае вины в утере работодателя это содействие станет его обязанностью. 

    При массовой утере трудовых книжек информация о трудовом стаже работников восстанавливается специально созданной комиссией, которая созывается из числа работодателей, членов профсоюзных организаций, государственных органов и иных заинтересованных лиц. 

  3. Процедура восстановления книжки одинакова для всех организаций и происходит путем направления запросов предыдущим работодателям, которые в ответ на запрос представляют справку о периоде работы, должности, трудовом стаже заявителю. 
Предлагаем ознакомиться:   Как восстановить авто из утилизации

Бывают ситуации, когда предыдущий работодатель ликвидирован, т. е. прекратил свое существование, и никаких органов, отвечающих в этой организации за трудовую деятельность сотрудников, уже нет. 

Безвыходная на первый взгляд ситуация решаема посредством нескольких вариантов:

  • обращение за восстановлением в Пенсионный фонд РФ;
  • обращение за восстановлением в Государственный архив;
  • обращение за восстановлением в суд. 

Для восстановления своего трудового стажа трудящийся может обратиться в территориальное отделение Пенсионного фонда России. Запрос необходимо подать в письменном виде лично или отправить почтой, заказным письмом с уведомлением о вручении. 

В течение 10 дней с момента получения запроса органы ПФР выдают справку о трудовом стаже, периодах и местах работы заявителю. Услуга предоставляется бесплатно. 

Этот способ удобен, если необходимо восстановить данные за последние годы работы, поскольку персонифицированный учет введен недавно, и в органах ПФР могут содержаться неполные данные о работнике. 

Более надежный способ, но и более трудоемкий – это обращение в государственный архив по месту регистрации предыдущих работодателей. 

Пример заполнения искового заявления об установлении факта трудовых отношений (1)

В государственном архиве на запрос (также письменный) выдадут справку с информацией – где, когда и сколько работал заявитель. 

Что делать, если книжку невозможно восстановить через работодателя

Если книжка утрачена по вине организации, ее представители приложат все усилия, чтобы помочь в восстановлении документа. В случае выявления нарушения гос. органом работодателю не избежать штрафа в размере до 50 000 рублей.

Если гражданин потерял трудовую книжку, он может получить дубликат, обратившись к работодателю или в Пенсионный фонд.

В тех ситуациях, при которых работник сам по какой-то причине виноват в утере трудовой книжки, ему нужно написать заявление на восстановление. При заполнении нельзя допускать ошибок в тексте. Безработные, желающие восстановить трудовую книжку, должны обратиться в места предыдущей работы. Граждане, имеющие работу, должны заполнять заявление в отделе кадров.

При написании заявления на восстановления, необходимо учитывать некоторые особенности:

  • Заявление необходимо писать от имени работника на имя руководителя. В иных случая можно писать в компанию на имя кадровых сотрудников.
  • Необходимо указывать наименование компании. Ф. И. О. Начальника и сотрудника который обращается.
  • Необходимо прописать название документа.
  • Указывается по какой причине работник просит получить дубликат.
  • Должна стоять дата и подпись

Желательно оставлять контактные данные, чтобы с работником могли связаться люди, ответственные за восстановление трудовой книжки.

В ситуациях, когда трудовая книжка выдается работникам на руки, он несет непосредственную ответственность за ее сохранность. При этом утрата книжки может быть случайной, так и преднамеренной (к примеру, при увольнении по статье). Если работник потерял трудовую книжку, что делать? В любом случае необходимо ее восстанавливать либо заводить новую.

Большинство трудоустроенных граждан наивно полагают, что при утрате книжки можно купить новую и передать ее в отдел кадров. Однако такие действия могут привести к потере стажа, что может оказать влияние на принятие решения работодателем о приеме нового сотрудника в штат. Вопрос о восстановлении документа важен и для лиц с минимальным стажем.

  1. Работник обращается в организацию, где он был трудоустроен последний раз или состоит в штате на сегодняшний день, и пишет заявление о выдаче дубликата книжки.
  2. В течение 2 недель работодатель рассматривает заявление, а после выдает дубликат. Именно за этот период просьба бывшего сотрудника должна быть удовлетворена.

В новый документ работодатель не обязан заносить данные о прошлых местах работы бывшего сотрудника. В трудовой книжке он указывает общий стаж работы в других фирмах без уточнения их названий и контактных данных на основании ранее предоставленных работником приказов, трудовых соглашений и прочих бумаг.

К заявлению необходимо приложить следующую документацию:

  • приказы о зачислении в штат или об увольнении,
  • старые трудовые соглашения либо их нотариально заверенные ксерокопии,
  • копии ведомостей о начислении зарплаты,
  • выписку со счета системы пенсионного страхования.

Заявление должно быть адресовано непосредственному руководителю отдела кадров. В нем должна быть указана просьба о восстановлении документа, а также причины его утраты.

Если потерял трудовую книжку, что делать, когда фактически организации уже не существует? В этом случае работнику следует обратиться в отделение Пенсионного фонда или в государственный архив. Помимо этого, восстановить документ можно через суд.

Однако сам процесс восстановления информации о стаже у ликвидированного работодателя довольно сложный. Для того чтобы получить справку о стаже, необходимо для начала направить письменный запрос либо лично явиться в отделение государственного архива, где осуществляется хранение документов ранее существовавшего предприятия. Если же архив отказывает в предоставлении информации, работник может подать судебный иск.

  • в отделение пенсионного фонда,
  • в государственных архив,
  • в суд.

В отделении ПФРФ необходимо написать лично заявление на восстановление трудовой книжки. Также можно отправить его заказным письмом по почте с уведомлением. Процедура занимает около 2 недель.

Процесс восстановления книжки через госархив происходит дольше. Для этого нужно направить письменный запрос в местное отделение государственного архива.

Самым долгим способом восстановления трудовой книжки является обращение в суд. В процессе рассмотрения дела бывшим работодателям направляются запросы. Когда предприятие ликвидировано или проверить подлинность информации не удается, используются показания свидетелей.

Что же делать, если утрата документа произошла по независящим от работодателя обстоятельствам, к примеру, во время природного катаклизма. В данной ситуации организация создает специальную комиссию для расследования факта утраты трудовой книжки. В ее состав должны войти непосредственный руководитель предприятия либо его законный представитель, а также работник одного из органов исполнительной власти. После того как расследование причин будет проведено, составляется акт, на основании которого выдается дубликат документа.

А если по причине неуважения или халатности к сотруднику организация потеряла трудовую книжку, что делать? В этом случае работодателю грозит административная ответственность в виде штрафа. При этом ответственными за утрату будут те сотрудники, по вине которых она произошла. Для восстановления трудовой книжки необходимо в письменной форме запросить у организации:

  • приказы о зачислении в штат,
  • копию трудового соглашения,
  • номер лицевого счета, куда направляется заработная плата либо справку 2-НДФЛ.

Помимо этого, нужно направить запрос в пенсионный фонд для получения выписки по произведенным отчислениям.

Если же организация виновна в утрате этого документа, но при этом отказывается его восстанавливать, работник может обратиться в трудовую инспекцию или прокуратуру. Но если эти действия не имели результата, необходимо подать исковое заявление в суд.

Пример заполнения искового заявления об установлении факта трудовых отношений (2)

Как уже было сказано выше, работодатель при преднамеренной утрате книжки несет административную ответственность. Размер штрафных санкций составляет от 1000 до 5000 рублей для ИП и от 30000 до 50000 для юрлиц. Также деятельность организации может быть приостановлена на срок до 3 месяцев. Административный штраф может быть наложен только при судебном разбирательстве.

Ситуации с потерей документов возникают довольно часто. Если вы потеряли трудовую книжку на работе, что делать? Однозначно ее необходимо восстанавливать. Бремя ответственности за восстановление книжки ложится на ту сторону трудовых отношений, по вине которой произошла ее утрата.

Что делать в данном случае, как восстановить записи и нужно ли делать это?

Несмотря на существующие слухи о том, что в ближайшее время будут отменены трудовые книжки, они по сей день имеют юридическую силу и являются полноценным документом.

Вина работника

Если на момент утери трудовая книжка находилась на руках у работника, то ответственность полностью ложится на его плечи.

Потерять документ можно по многим причинам, как случайно, так и намеренно — например, если с прошлого места службы был уволен по статье.

Многие полагают, что потеряв трудовую книжку, достаточно купить новый бланк и оформить у работодателя.

Поэтому вопрос о том, нужно ли восстанавливать трудовую книжку, актуален для работников, имеющих даже минимальный стаж.

Вина работодателя

Утеря трудовой книжки может произойти по вине работодателя.

По необходимости, работнику выдается копия документа или оригинал под роспись.

Иные причины

Утрата трудовой книжки возможна по иным причинам  — кража, воздействие посторонних факторов, независящих от работодателя и работника (к ним относятся стихийные бедствия, пожар, противоправные действия третьих лиц и т.д.)

В этом случае ответственность за восстановление ложится на сторону, у кого находился документ.

При утере трудовой книжки определяется виновник, в первую очередь.

Чтобы вернуть утраченные данные, потребуется выполнить несколько действий.

Обратите внимание, что работник не имеет права самостоятельно вносить сведения в трудовую книжку.

Предлагаем ознакомиться:   Как получить пенсионное страховое свидетельство иностранному гражданину. Снилс для иностранных граждан

Многих интересует, можно ли восстановить сведения не только о трудоустройстве, но и выданных наградах?

Работнику следует знать: работодатель обязан внести в дубликат трудовой книжки записи о поощрениях и наградах работника.

Заявление

Для получения дубликата работник должен написать заявление на имя руководителя отдела кадров бывшего нанимателя.

Например: «Сообщаю, что моя трудовая книжка была утеряна по независящим от меня обстоятельствам в период после увольнения и до трудоустройства. Прошу выдать мне дубликат трудовой книжки».

Вина работника

1. Самая простая и комфортная ситуация возникает, когда работник всю жизнь проработал в одном месте.

Составлением заявления на получение дубликата трудовой книжки занимается работник. Документ пишется на имя работодателя или непосредственно организации. Заявление должно включать не только просьбу выдать дубликат, но и основание для проведения такой процедуры.

Заявление составляется на имя работодателя. Шапка документа предполагает внесение сведений и о самом работнике, и о руководителе такового. Важно понимать, что обозначается только руководство, поскольку начальником выступает работодатель. Писать заявление на имя сотрудника отдела кадров нельзя.

Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам. Узнайте подробности здесь.

В заявлении обязательно должна быть контактная информация, причина, по которой книжка была утеряна, подпись и точно сформулированная просьба о выдаче дубликата. Некоторые организации предлагают готовые банки для направления такого заявления. Следует избежать ошибок и зачеркиваний, нередко недочеты оформления приводят к отказу в принятии документа.

Допускается писать заявление ручкой либо формировать на компьютере. Однако подпись заявителя должна быть проставлена ручкой при любом варианте и только непосредственно владельцем трудовой книжки, а не третьим лицом.

При оформлении дубликата работник кадровой службы будет использовать информацию, которая должна иметь подтверждение в виде документов.

Список всех необходимых для этого документов установлен в постановлениях:

  • Правительства РФ №225 16.4.2003
  • Минтруда РФ №69 10.10.2003

Заполнять дубликат необходимо в соответствии с теми правилами, как и оригинальный документ.

Не всегда работник имеет заверенные копии или выписки по приказам, в которые входят различного рода награды, и повышения. По этой причине было установленно, какие из записей в дубликате должны быть обязательно. В записи входит общий стаж работы и информация о поощрениях.

Общий или непрерывный стаж указывается за все время работы сотрудника, в точности до количества дней. В качестве подтверждения о приобретении этого стажа, необходимо собрать подтверждающие документы с прошлых мест работ. Собранные материалы в качестве доказательства стажа передаются лицу, которое отвечает за восстановление.

В материалах подтверждающие стаж работы должно указываться: дата поступления на работу, наименование организации и занимаемая должность. Указывается информация о переводах. Должна стоять дата и причина, по которой работник увольнялся.

Суд в пределах своей компетентности сам направит предыдущим нанимателям запросы, ответы на которые, как показывает практика, приходят быстрее, чем при обращении организации или физического лица. 

Также для доказывания могут быть использованы свидетельские показания. 

Таким образом, предаваться панике в случае утери трудовой книжки не нужно. Данные из нее можно восстановить и получить дубликат, который будет полностью заменять основной документ.  

Говорить о том, что ведение такого рода документа должно быть законным, значит обозначить, что вся информация, зафиксированная здесь, должна носить исключительно достоверный характер. Желательно при этом не допускать грубых нарушений, из-за которых бланк может прийти в негодность.

Все это фиксируется, минуя всякого рода сокращения. Эти записи делаются на основании паспорта или другого документа, подтверждающего личность.

Увольнение записывается в трудовой непременно со ссылкой на соответствующую статью ТК России. Здесь же необходим приказ от руководителя.

Еще один важный момент – нельзя зачеркивать ошибки в книжке работника (за исключением первой страницы, где полностью можно зачеркнуть слово и написать новое). Другую информацию необходимо только дополнять или признавать недействительной (если этого требует инструкция).

Часто случается, что книжка работника испорчена. Это происходит по различным причинам. В основном документ пачкается, обжигается или рвется. Если такое произошло, то сотрудник может сделать дубликат своей трудовой с соответствующими записями.

В данный документ переносится информация, которую можно прочитать без проблем (не поврежденная внешними факторами). Надписи, которые невозможно прочесть, необходимо подтвердить указанными документами.

Рабочая книжка (испорченная) при этом будет являться документом, указывающим на подтверждение законности сделанного дубликата.

Испорченную книжку необходимо заменить в обязательном порядке, так как впоследствии Пенсионный фонд или другие организации, где нужно предъявлять трудовую, не примут документ ненадлежащего вида.

Обе книги обеспечивают конкретные данные о трудовых и вкладышах при нахождении их в организации. Полный отчет по документации происходит в бухгалтерии предприятия, которая напрямую связана с данными аспектами дела в силу обязанностей.

Нарушив закон и отдав книжку на руки сотруднику, руководитель все равно будет оплачивать расходы по ее утере, даже если это произошло по вине владельца (в данном случае). Только увольнение является основанием возврата книжки. Но если работодатель не сделал этого, то через суд можно востребовать с компании компенсацию за ежедневную задержку.

Главной особенностью восстановления является то, что сбор всей документации ложится именно на того, кто виновен в потере.

По факту книжка рабочего должна быть восстановлена в обязательном порядке. При этом существуют определенного рода трудности, решение которых необходимо рассмотреть поэтапно:

  1. Обращение в прежние организации (где работал человек) с целью получения документа о стаже.
  2. Если произошла ликвидация компании, где работал человек, то ему нужно найти архив, в котором было зарегистрировано предприятие. Данную документацию о работе и стаже может выдать именно это госучреждение.
  3. Обращение в Пенсионный фонд.
  4. Обращение в судебные инстанции.

Трудовая, которая совсем недавно была заведена, содержит в себе информацию о небольшом стаже. Именно поэтому проще оформить новый бланк.

Восстановление книжки подразумевает выдачу ее дубликата. В нем должна быть зафиксирована вся информация, которая находилась в оригинале. Недействительные надписи, которые были признаны таковыми, не вносятся в дубликат в силу своей незаконности. Возможность упрощения данного рода процедуры – это предъявление копии трудовой (оформленной по закону).

По закону любой руководитель, имея все необходимое для определенных процедур, должен отчислять установленный законодательством процент в указанное госучреждение. После того, как сотрудник доработал до пенсионного возраста, ему оформляют данное пособие, исходя из этих накоплений.

Справки от руководителей или органов, которые могут подтвердить информацию, предъявляются в пенсионное учреждение. Они тоже должны иметь установленную законом форму с подписью и печатью ответственных лиц.

Если гражданин восстанавливает свою книжку, то записывать всю информацию нужно без сокращений в законном порядке, опираясь на правила и инструкции. Можно использовать шариковые ручки, имеющие черные, фиолетовые или синие чернила (стойкие к свету и влаге). Цель их применения – качественная защита написанного от какого-либо повреждения.

Какие сведения отражаются в дубликате

Дубликат трудовой книжки предполагает отражение следующих важных для работника сведений:

  • стаж работника до того момента, как был заключен последний и действующий трудовой договор;
  • текущая должность, информация о награждениях.

В трудовой книжке содержится информация обо всех местах работы лица. Этот документ нужен при поиске рабочего места, оформлении пенсии. Трудовая книжка может быть испорчена, украдена, утеряна. Чтобы выяснить, трудно ли восстановить трудовую книжку, и что делать, если она утрачена, обратимся к нормам российского законодательства.

Невозможно восстановить трудовую книжку в изначальном варианте — собрать заново все записи, проставить подписи с печатями. Но заново зафиксировать опыт работы можно в дубликате документа.

Как сделать дубликат

По правилам можно создать копию книжки, если оригинала по каким-то причинам нет в наличии. Для восстановления информации определяют, по чьей вине произошла утеря. Ответственность может лежать на работнике или работодателе.

Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна, знают не все работники

Если запись в книжке не старше 3 месяцев, то можно её не восстанавливать, а сразу сделать новую.

  1. Определить, где находилась трудовая до её утраты. Если лицо официально трудоустроено, документ должен храниться у работодателя, следовательно, он несёт ответственность за сохранность документа. Если трудоустройства нет, значит, книжка была на руках у владельца, и он сам должен восстанавливать свой документ.
  2. Написать заявление о выдаче дубликата книжки. Оформляется заявление на имя последнего (текущего) нанимателя.
  3. Отправить запросы предыдущим работодателям с целью получить справку с подробностями о предыдущей трудовой деятельности.

Чтобы обезопасить себя, работник может хранить дома копию своей трудовой, где каждая запись подтверждена подписью начальника отдела кадров. При появлении новых отметок ксерокопию нужно обновлять.

Первая запись в дубликате отображает общую длительность трудового стажа сотрудника без указания подробностей: периодов работы, занимаемых должностей, работодателей

Чтобы восстановить записи о своём опыте, нужно предоставить документальные доказательства его наличия. При этом в дубликате книжки сделают запись о длительности непрерывной деятельности — места работы, должности и периоды не восстанавливают. А также указывают документы, на основании которых подсчитан стаж.

Если работодатель несёт ответственность за утерю или порчу трудовой, то все действия по её восстановлению выполняет он либо представитель организации. Причиной может служить халатность кадровика, форс-мажорные обстоятельства (например, пожар в офисе) и прочее.

Для подтверждения этих сведений нужна заверенная копия утраченного документа. Если такового нет, то работнику следует самостоятельно обратиться в те организации, где ранее трудился.

Исправить положение поможет наличие выписок из личного дела, копии приказов о перемещениях, трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним. Если предприятие закрылось, сведения о сотрудниках могут быть в городском архиве.

Предлагаем ознакомиться:   Как пожаловаться в трудовую инспекцию на работодателя

Если прежний наниматель намеренно удерживает документ, изъять книжку можно через суд. Согласно ст. 234 ТК РФ через суд можно взыскать с недобросовестного работодателя средний заработок за каждый день незаконного удержания трудовой книжки. Кроме того, работодатель возместит моральный ущерб сотруднику и расходы в связи с восстановлением дубликата.

Если книжки утеряны массово по причине чрезвычайной ситуации, то для их восстановления созывают специальную комиссию из работников профсоюза, представителей фирм и госорганов, а также других заинтересованных лиц.

В заявлении должны присутствовать все перечисленные ниже реквизиты.

  1. «Шапка» документа: наименование работодателя и свои данные.
  2. Название документа: заявление об оформлении дубликата трудовой книжки в связи с её утратой.
  3. Текст: причины фактической утраты, выдержка из закона о правилах восстановления книжек, просьба выдать дубликат, сведения о стаже и документальные доказательства.
  4. Перечень приложений.
  5. Дата и подпись.

Это стандартный бланк, куда можно вписать подходящие реквизиты, причины утери документа, имеющиеся документальные основания о трудовом стаже и прочие сведения

Если фирма ликвидирована, то восстановить записи о своём опыте работы можно с помощью государства. Поможет в этом Пенсионный Фонд, государственный архив или суд.

Следует обратиться в местное отделение и заполнить соответствующий бланк. Заявление нужно подать лично с подписью о вручении или отправить с уведомлением. Пенсионный Фонд выдаст справку в течение 10 дней. В ней будут указаны подробные сведения об опыте работы. Орган ведёт единый учёт сведений о каждом работнике сравнительно недавно, несколько последних лет.

Если угораздило потерять трудовую, в которой были записаны периоды деятельности ранее 2000 года, следует в письменной форме обратиться в архив по месту регистрации фирмы.

Судебные органы

Обратиться необходимо с целью установления факта и периодов трудовой деятельности. Суд направит запросы в организации. Для подтверждения обоснованности иска можно привлекать свидетелей. Ответ на судебный запрос работодатели дают в минимальные сроки. Этот способ длительный (если работник трудился в нескольких организациях), но надёжный.

Восстановление трудовой книжки через суд

Возможно ли

По трудовому законодательству утерянную книжку, где отражается вся трудовая деятельность работника, можно продублировать у нового работодателя.

Это очень удобный способ вернуть утерянный документ, тем более, что законодательство России обязывает всех работодателей до первого марта ежегодно вносить в ПФР сведения о заключенных и расторгнутых трудовых договорах, где все эти данные регистрируются и хранятся.

Каждый страхователь (то есть – работодатель, уплачивающий за наемных работников обязательные страховые взносы в соцфонды) имеет право в любое время обратиться за подобными сведениями.

Срок выполнения заказа Пенсионным фондом, когда на его адрес работодателем направляется письменный запрос по тому или иному работнику, равен 10 дням.

Что делать, если работодатель не отдает трудовую книжку, описывается в этой статье.

Случается так, что сама книжка утеряна, но ее ксерокопия имеется на руках у сотрудника. Такие копии могут быть никем не заверенными, а могут быть заверенными через нотариуса.

Причем, роли не играет государственный нотариус или частный будет проделывать такую процедуру. В любом случае это говорит о том, что работодателю по нотариально заверенной копии будет легче создавать дубликат.

Ориентиром для определения тех или иных документов, служащих основанием в подтверждении трудового стажа, является ныне действующее Положение №190 от 04.10.1991г.

Этот законодательный акт отражает весь список тех документов, которые могут служить подтверждением трудового стажа работника. В этом списке никакие ксерокопии не значатся.

Если нет ксерокопии

При отсутствии какой-либо копии из страниц трудовой книжки, необходимо обращаться к работодателю по последнему или текущему рабочему месту, а ему, в  свою очередь – в Пенсионный фонд.

Это может означать, что какой-то из работодателей, где работал сотрудник, вовремя не предоставлял отчеты в Пенсионный фонд, или не выплачивал страховые взносы за работника.

Если работник работает на предприятии, в учреждении или какой-либо организации, срок его соглашения не истек, а трудовая книжка потерялась, тогда он обязан в срочном порядке уведомить о потере документа своего работодателя.

Но если работник уже не работает, а книжка утеряна, тогда ему нужно обращаться по последнему месту работы с заявлением о восстановлении документа.

Десять дней, с момента подачи запроса работодателем, отводиться ПФР на то, чтобы сделать соответствующую справку обо всем стаже работника.

Кроме этого, всегда может недоставать какой-нибудь бумажки, документа, которые необходимы для изготовления справки и проверки трудового стажа.

Все документы от прежних работодателей обязательно должны правильно заверяться, согласно нормативному требованию, прописанному в пунктах 31 и 32 Правил о заполнении трудовых книжек (утв. Постановлением № 225 от 16.04.03 г.).

Такие меры желательны на тот случай, если какой-то работодатель по каким-то причинам не предоставлял сведения по работнику в ПФР.

Можно представить простой алгоритм действий работодателя на случай, когда к нему обращается работник за восстановлением своей трудовой книжки:

  1. Работник пишет заявление с просьбой сделать дубликат его утерянной трудовой книги:
    • на случай нетрудоустроенного периода работник обращается на предприятие последнего своего рабочего места;
    • если книжка потеряна работником, когда он на время брал ее со своего предприятия, где на данный момент работает, тогда немедленно следует об этом сообщить своему работодателю;
    • если книжку потерял работодатель (потеряли сотрудники бухгалтерии, кадрового отдела или иные уполномоченные должностные лица), тогда работник просто пишет заявление.
  2. Работник собирается все возможные документы, какие только сможет, а работодатель в этом ему содействует.
  3. Работодатель подает запрос в ПФР на получение типовой справки – СЗВ-К.
  4. Пока проходят 10 дней изготовления справки из Пенсионного фонда, работодатель уже может начать изучать документы по трудовому стажу из прежних рабочих мест. Документы, которые ему принес работник.
  5. По истечении 10 дней работодатель получает полные сведения о трудовом стаже из ПФР.
  6. У работодателя есть 5 дней на окончательное оформление дубликата трудовой книжки.

По большому счету, некоторые полагают, что сбор документов из прежних работ подчиненного – это лишнее и не нужное занятие. На самом деле обязательной рекомендации ли требования закона нет, который бы вынуждал работника собирать такие бумаги.

Поэтому это просто рекомендуется специалистами ведения кадрового делопроизводства. Потому что наличие всех подтверждающих трудовой стаж документов, плюс – справка из ПФР, дают полные основания для работодателя создавать документ со всеми записями из других рабочих мест работника.

Тем более что бывает так, что некоторые предприятия, фирмы, компании могут быть уже ликвидированы на момент восстановления документа работника. Достаточно будет, после всех внесенных записей последним или текущим работодателем, поставить его печать.

Правда, понадобиться обойти пару-тройку прежних своих работодателей. Хорошо, если будет один, тогда не понадобиться, вообще обращаться в ПФР за справкой.

С сайта: http://vkadry.com/kak-vosstanovit-trudovuju-knizhku-cherez-pensionnyj-fond.html

В связи с этим многие работники, попавшие в подобную ситуацию, задаются вопросом, как восстановить трудовую книжку при ее утере. Можно ли сделать это  с помощью Пенсионного фонда? Об этом вы узнаете в данной статье. Более того, мы разберемся, что из себя представляет процедура оформления новой книжки и можно ли как-то ее упростить.

Ответ на вопрос, как восстановить бланк, зависит от того, кто виноват в ее утрате. К примеру, если работодатель испортил вашу трудовую, то ее восстановлением должен занять именно он.

При утере трудовой самим работником, он же и несет ответственность за получение нового документа. Для начала определимся, какими способами вы сможете вернуть свою трудовую.

Подготовка искового заявления– крайняя мера, прибегать к которой стоит лишь только после возникновения конфликта с работодателем или сотрудником одной из вышеперечисленных организаций. Так, если кто-то из них отказывается восстанавливать вашу книжку, вы вправе подать на этого человека в суд.

Утрата трудовой книжки может случиться с каждым работником.

При возникновении подобной ситуации нужно сразу предпринять все возможные меры по восстановлению данного документа. Так, если у вас по какой-либо причине не получается запросить нужные сведения от всех прежних работодателей, в этом случае целесообразно обратиться в Пенсионный фонд.

За обращение в Пенсионный фонд России не предусматривается оплата государственной пошлины. Это значит, что данная процедура является абсолютно бесплатной.

В том случае если за предоставление данной услуги с вас требуют деньги, вы можете привлечь сотрудника организации к административной ответственности. У вас есть возможность пожаловаться начальнику клиентской службы фонды или сразу  же подготовить претензию управляющему регионального отделения ПФР. Кроме того, вы вправе подать на нерадивого работника в суд.

Если имеется копия

Если потерял трудовую книжку, что делать при наличии ее копии? Во-первых, следует помнить, что юридическую силу имеют только заверенные копии. Поэтому восстановить книжку можно, когда имеется заверенная копия. Существенно упрощается процедура получения новой трудовой книжки, когда у работника имеется копия старого документа, заверенная организацией.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector