Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 110-93-26 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 317-74-92 (бесплатно)
Регионы:
8 (800) 550-95-86 (бесплатно)

Когда на производстве подают табель оплату

Для чего нужен табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени составляется в одном экземпляре и ведется отдельно по каждому подразделению. Данные о работнике (Ф.И.О., должность) указываются на основании приказа о приеме на работу, увольнении и других документов по учету кадров.

Справка. Сколько хранить табели учета рабочего времени

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsru

Налоговый кодекс требует, чтобы первичные документы, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов (включая документы, подтверждающие получение доходов и осуществление расходов), хранились четыре года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Кроме того, как документы по кадрам и оплате труда табели учета рабочего времени должны храниться не менее пяти лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда – не менее 75 лет (Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558). Таким образом, в общем случае табели следует хранить не менее пяти лет.

В табель не включаются лица, работающие в организации по гражданско-правовым договорам. Ведь нормы трудового права, в том числе касающиеся рабочего времени, на них не распространяются (ч. 8 ст. 11 ТК РФ). Табель можно вести одним из двух способов, который организация выбирает самостоятельно:

  • сплошным способом, то есть регистрировать явки и неявки на работу;
  • способом учета отклонений, то есть регистрировать только отклонения (неявка на работу, опоздание, сверхурочные часы и т.д.).

По окончании месяца табель подписывается ответственным лицом и руководителем структурного подразделения (работником кадровой службы) и передается в бухгалтерию для начисления зарплаты и других выплат.

Если в организации зарплата за первую половину месяца (аванс) начисляется за фактически отработанное время, табель может составляться отдельно за первую и вторую половину месяца.

Согласно Трудовому кодексу рабочее время сотрудников делится на категории в зависимости от продолжительности и режима.

Сверхурочная работа. Таковой признается работа, выполняемая сотрудником по инициативе работодателя за пределами установленной для него продолжительности рабочего времени (смены), а при суммированном учете рабочего времени – сверх нормального числа рабочих часов за учетный период (ч. 1 ст. 99 ТК РФ).

Для учета сверхурочного времени в табеле на одного сотрудника отводят две позиции. В первой отражают время, отработанное в пределах нормы, с соответствующей кодировкой. А во второй – сверхурочные часы.

В верхней строке второй позиции проставляется код С или 04, а в нижней указывается продолжительность рабочего времени. На основании этих данных первые два часа работы нужно оплатить не менее чем в полуторном размере, а последующие часы – не менее чем в двойном (ст. 152 ТК РФ).

Примечание. Для учета времени, отработанного сверхурочно, в табеле на одного сотрудника отводят две позиции. В первой отражают время, отработанное в пределах нормы, а во второй – сверхурочное.

Работа в предпраздничные и праздничные или выходные дни. Согласно ст. 95 ТК РФ продолжительность рабочего дня или смены непосредственно перед нерабочим праздничным днем уменьшается на один час. Если в организации из-за особенностей производства невозможно уменьшить продолжительность работы (смены), то дополнительно отработанные часы считаются сверхурочными.

Примечание. Если в организации из-за особенностей производства невозможно уменьшить продолжительность рабочего дня или смены в предпраздничные дни, то дополнительно отработанные часы считаются сверхурочными.

Когда на производстве подают табель оплату

Работа в праздничный или выходной день оплачивается не менее чем в двойном размере и отражается кодом РВ или 03. В нижней строке указывается фактически отработанное время. По желанию сотрудника ему может быть предоставлен другой день отдыха.

В этом случае рабочий выходной или праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит (ст. 153 ТК РФ). День, когда сотрудник взял отгул, обозначается в табеле кодом НВ или 28. При этом строка об отработанном времени остается незаполненной.

Сменная работа, включая ночную смену. Работа в две, три или четыре смены вводится, если длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы (ст. 103 ТК РФ). В этом случае сотрудники выходят на работу в соответствии с графиком сменности.

Если рабочая смена полностью приходится на дневное время, в табеле указывается код Я или 01. При работе в ночное время (с 22.00 до 6.00) в табеле ставится код Н (02). Если смена затрагивает дневное и ночное время, рабочее время такого сотрудника целесообразно учитывать отдельно по двум позициям с указанием соответствующих кодов Я (01) и Н (02). Помимо кодов, в табеле отражается время, фактически отработанное днем и ночью.

Предлагаем ознакомиться:   Стороны договора найма специализированного жилого помещения

Ненормированный рабочий день. Для некоторых сотрудников работодатель имеет право устанавливать ненормированный рабочий день. Это особый режим работы, в соответствии с которым отдельные сотрудники могут по распоряжению работодателя эпизодически привлекаться к выполнению трудовых функций за пределами установленной для них продолжительности рабочего дня.

Отличительная черта данного режима работы в том, что часы, отработанные сотрудником сверх установленных для данной должности при обычном режиме работы, не считаются сверхурочными и дополнительно не оплачиваются.

Примечание. Отличительная черта ненормированного рабочего дня в том, что часы, отработанные сотрудником сверх установленных, не считаются сверхурочными.

Компенсация сотруднику за работу в режиме ненормированного рабочего дня предоставляется в виде дополнительного оплачиваемого отпуска. Его продолжительность определяется коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка, но не может составлять менее трех календарных дней (ст. 119 ТК РФ).

Как отразить в табеле рабочее время сотрудника с ненормированным рабочим днем? В Указаниях этот вопрос не разъясняется. Учитывая, что в табеле должно отражаться реальное отработанное время, он, по мнению автора, должен заполняться следующим образом.

В верхней строке необходимо поставить код Я или 01, в нижней строке – фактически отработанные часы. При этом, чтобы избежать ошибок при начислении зарплаты, в графе табеля “Фамилия, инициалы, должность”, заполненной по данному работнику, можно сделать отметку “ненорм. р. д.”.

При предоставлении работнику с ненормированным рабочим днем дополнительного отпуска в табеле указывается код ОД или 10.

Работа совместителя. Сотрудник может выполнять дополнительную работу как по месту основной работы (внутренний совместитель), так и у других работодателей (внешний совместитель).

Если работник является внутренним совместителем, то в табеле сведения по нему должны отражаться два раза. При этом и в первом, и во втором случае табельный номер будет одинаковый, а должности будут отличаться.

Напомним, согласно ст. 284 ТК РФ в течение дня совместитель может работать не более четырех часов. При этом в дни, когда по основному месту работы сотрудник свободен от исполнения трудовых обязанностей, он вправе работать по совместительству полный рабочий день или смену.

В то же время в течение одного месяца (другого учетного периода) продолжительность рабочего времени при работе по совместительству не должна превышать половины месячной нормы рабочего времени (нормы рабочего времени за другой учетный период), установленной для соответствующей категории работников.

Если внутреннего совместителя направили по основной должности в командировку, то на этот период данному работнику нужно оформить отпуск без сохранения зарплаты. В этом случае по основной должности в табеле проставляется код ДО или 16.

Примечание. Сотрудник, принятый на работу в организацию, включается в табель в месяце приема на работу. Работник, уволенный из организации, исключается из табеля в месяце, следующем за месяцем увольнения.

Неполное рабочее время. Под ним понимается частичная занятость сотрудника в течение рабочего дня или недели. Например, сотрудник может работать шесть часов в день вместо положенных по норме восьми либо трудиться три дня в неделю вместо положенных пяти дней.

Инициатива о неполном рабочем времени может исходить как от сотрудника, так и от компании. В первом случае (ст. 93 ТК РФ) в табеле указывается в ячейках верхней строки код Я или 01, а в ячейках нижней строки – отработанное время (в часах и минутах).

При работе в условиях неполного рабочего времени труд оплачивается пропорционально отработанному времени или в зависимости от выполненного объема работ (ч. 2 ст. 93 ТК РФ).

Командировка. При направлении работника в командировку в табеле отражаются только дни (включая выходные и нерабочие праздничные), приходящиеся на время командировки. Они обозначаются буквенным кодом К либо цифровым 06.

За дни командировки, которые являются рабочими в соответствии с графиком, сотруднику выплачивается средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Если сотрудник, находясь в командировке, по распоряжению компании работал в выходной или праздничный день, то в табеле он должен быть отмечен кодом РВ или 03.

Этот день оплачивается работнику в повышенном размере в соответствии со ст. 153 ТК РФ. Это следует из п. 5 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, которое утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

Предлагаем ознакомиться:   Как разобраться в плане счетов бухгалтерского учета

Вариант второй: «закрыть» табель последним рабочим днем текущего месяца

По общему правилу, выходные и праздничные дни отмечаются в формах № Т-12 и № Т-13 кодом В (26) без проставления соответствующих часов. Однако если в эти дни сотрудник привлекается к работе, то надо отразить работу в выходной или праздничный день.

Для этого предусмотрен специальный код РВ (03). При этом в нижней ячейке нужно проставить количество часов работы в выходной день. А за день отгула, если таковой будет предоставлен работнику в качестве компенсации за труд в выходной день, в табеле следует указать НВ (28).

Номер
по
по-
рядку
Фамилия,      
инициалы,
должность
(специаль-
ность, про-
фессия)
Та-    
бельный
номер
 Отметки о явках и неявках на работу по числам 
месяца
Отработано
за
 половину 
месяца
(I, II)
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
    дни   
   часы   
1    
Воронин А.С., 
завхоз
11     
 в
 в
 я
 я
 я
 я
 я
 в
 в
 я
 я
 я
 я
 я
 в
 в
10        
 8
 8
 8
 8
 8
 8
 8
 8
 8
 8
80        
2    
Воронин А.С., 
электрик
12     
 в
 в
 я
 в
 в
 я
 в
 в
 в
 я
 в
 в
 я
 в
 в
 в
4         
 2
 2
 2
 2
8         
3    
Гришин А.В.,  
водитель,
ненорм. р. д.
13     
 в
 в
 я
 я
 я
 я
 я
 в
 в
 я
 я
 я
 я
 я
 в
 в
10        
 8
10
 8
 8
 8
 8
 8
 8
 8
 8
82        
4    
Демина Л.А.,  
секретарь-
референт
14     
 б
 б
 б
 б
 б
от
от
от
от
от
от
от
от
от
 в
 в
0         
0         
5    
Иванов А.А.,  
менеджер по
продажам
15     
 в
 в
 я
 я
 я
 к
 к
 к
 к
 к
 к
 к
 я
 я
 в
 в
5         
 8
 8
 8
 8
 8
40        
6    
Никитин И.С., 
механик
16     
 в
 в
 я
 я
 я
 я
 я
 в
 в
 я
 я
 я
 я
 я
 в
 в
10        
 8
 8
 8
 8
 8
 8
 8
 8
 8
 8
80        
7    
Никитин И.С., 
механик
17     
 в
 в
 в
 в
 с
 в
 в
1         
 3
3         
8    
Смирнова Н.М.,
помощник
бухгалтера
18     
 б
 б
 б
 б
 б
 б
 я
 в
 в
 я
 я
 я
 я
 я
 в
 в
6         
 7
 7
 7
 7
 7
7 
42        

Рисунок

О.Н.Нестеркина

Эксперт журнала

https://www.youtube.com/watch?v=upload

“Российский налоговый курьер”

Сразу скажем: этот вариант не подходит работодателям, которые находится на основной системе налогообложения (ОСНО). Причина в том, что они признают расходы в том периоде, к которому эти расходы относятся независимо от времени фактической выплаты денег (п. 1 ст. 272 НК РФ).

Что касается зарплаты, то ее включают в расходы в последний день месяца, за который она начислена. Таким образом, зарплата за январь должна быть начислена 31 января, зарплата за февраль — 28 (или 29) февраля и т.д.

При этом основанием для начисления зарплаты (и, как следствие, для отражения расходов) служит табель учета рабочего времени. И если зарплата за январь начислена и отражена в налоговых регистрах 31 января, а табель «закрыт» февралем, у инспекторов, скорее всего, возникнут сомнения относительно обоснованности подобных затрат.

Рассчитывать зарплату, вести учет, готовить и сдавать отчетность по ОСНО

То же относится и к приказу о премировании по итогам месяца. Если приказ о январской премии датирован февралем, то работодателю на ОСНО придется учесть эту премию в затратах февраля. В противном случае проверяющие, очевидно, зафиксируют нарушение.

Когда на производстве подают табель оплату

Иначе обстоят дела для работодателей на «упрощенке». При списании затрат они придерживаются кассового метода, закрепленного в пункте 2 статьи 346.16 НК РФ. В частности, зарплату они учитывают в расходах не на последнее число месяца, а в тот день, когда деньги фактически выданы сотрудникам. Поэтому для «упрощенщиков» приемлемо подписать табель учета рабочего времени в следующем месяце.

Бесплатно заполнить и сдать новую декларацию по УСН через интернет

На этом варианте можно остановиться только в случае, когда ни один сотрудник не работает в праздники и выходные. Тогда у кадровиков и бухгалтеров есть уверенность, что сведения, занесенные в табель, не будут скорректированы.

Если же в штате есть работники со сменным графиком, чьи смены приходятся на выходные или праздничные дни, то подписать табель до окончания месяца не удастся. Иначе кадровой службе придется оформлять корректировочный табель, а это потребует дополнительного времени, усилий, и может привести к возникновению путаницы.

Многие специалисты (включая автора этой статьи) полагают, что даже если последнее число месяца выпадает на субботу, воскресенье или праздник, табель можно «закрыть» этой датой. Но у данного подхода есть и противники.

Их основной аргумент звучит так: поскольку на табеле стоит дата, совпадающая с нерабочим днем, значит, кадровик трудился в нерабочий день. Отсюда следует, что за этот день ему необходимо начислить зарплату, причем в повышенном размере.

Точно такая же логика применима к ситуации, когда предприятие работает круглосуточно, а рабочий день кадровика заканчивается, например, в 18.00. Получается, что в последний календарный день месяца он задержался, чтобы «закрыть» табель, и работодатель обязан оплатить переработку.

На наш взгляд, указанные доводы несколько надуманны. Действительно, никто и никогда не требовал от работодателей оплачивать работу в новогоднюю ночь сотрудникам, которые проводили инвентаризацию по состоянию на 31 декабря.

Предлагаем ознакомиться:   Продлеваем отпуск в связи с больничным

Кроме того, не следует забывать о правиле, закрепленном в части 3 статьи 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Правило гласит, что первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно, то непосредственно после его окончания.

Как отмечать отпуск

Если работник направляется в отпуск, то соответствующие дни в табеле учета рабочего времени отмечаются специальными кодами. При этом нижняя ячейка — количество часов — не заполняется.

Для отражения в формах № Т-12 и № Т-13 отпусков используются следующие обозначения: ОТ (09) — для основного ежегодного оплачиваемого отпуска, ОД (10) — для дополнительного оплачиваемого отпуска, предоставляемого некоторым сотрудникам (например, работникам с ненормированным днем; ст. 116 ТК РФ). Учебному отпуску соответствует код У (11), а отпуску «за свой счет» — код ДО (16).

Чтобы обозначить отпуск по беременности и родам применяется код Р (14). Этот же код используется в случае удлиненного отпуска, предоставленного из-за осложненных родов (ст. 255 ТК РФ). Для отражения отпуска по уходу за ребенком до трех лет используется код ОЖ (15).

Бесплатно рассчитать зарплату, отпускные и пособия в веб‑сервисе

Табель нужен не только кадровой службе, но и бухгалтерии

Несмотря на то что табель учета рабочего времени является кадровым документом, он необходим бухгалтерии по следующим причинам.

Табель является первичным документом. Каждая хозяйственная операция должна оформляться первичным учетным документом (ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ “О бухгалтерском учете”). А табель подтверждает исполнение работником обязательств в соответствии с трудовым договором.

Так, ФАС Северо-Западного округа (Постановление от 18.11.2005 N А56-14249/2005) рассматривал ситуацию, когда в ходе выездной проверки налоговики выявили, что у компании отсутствуют табели учета рабочего времени за несколько месяцев проверяемого года.

Когда на производстве подают табель оплату

В результате налогоплательщик был привлечен к налоговой ответственности за грубое нарушение правил учета доходов и расходов (ст. 120 НК РФ). Организация отказалась уплачивать штраф в добровольном порядке, тогда налоговики обратились в суд и выиграли дело.

Напомним, в соответствии со ст. 120 НК РФ отсутствие в том числе первичных документов является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и (или) объектов налогообложения, что может повлечь штраф в размере от 10 000 до 30 000 руб.

Примечание. В форму табеля организация может вносить дополнительные сведения. При этом реквизиты, имеющиеся в форме, изменять и дополнять нельзя.

Табель подтверждает расходы на оплату труда. При проверках налога на прибыль инспекторы нередко сверяют данные табеля с информацией в расчетной или расчетно-платежной ведомости (формы N N Т-51 и Т-49, утв.

Постановлением N 1). При их несовпадении проверяющие могут посчитать, что зарплата начислена работникам за неотработанное время. Следовательно, расходы на оплату труда не соответствуют требованиям ст.

https://www.youtube.com/watch?v=ytdevru

Примечание. При налоговых проверках инспекторы нередко сверяют данные табеля с информацией, содержащейся в расчетно-платежной ведомости. При их несовпадении проверяющие могут посчитать, что расходы на оплату труда документально не подтверждены.

В то же время есть решение суда, когда с помощью табеля организация смогла обосновать расходы на оплату труда, понесенные из-за повышенной сменности (Постановление ФАС Московского округа от 14.01.2011 N КА-А40/17115-10).

Когда на производстве подают табель оплату

Примечание. На основании табеля начисляется заработная плата. Поэтому он необходим для признания расходов на оплату труда в налоговом учете.

Табель поможет подтвердить правильность расчета страховых взносов и пособий. К примеру, ФАС Северо-Западного округа (Постановление от 11.04.2011 по делу N А26-2551/2010) поддержал ФСС РФ, который после камеральной проверки отказал организации в выделении средств на возмещение расходов на выплату пособия по беременности и родам.

Дело в том, что сотрудница, которой причиталось пособие, была принята в организацию на должность заместителя генерального директора за месяц до наступления страхового случая. Кроме того, ее оклад в несколько раз превышал оклады остальных сотрудников, а также сведения о ее зарплате, продолжительности рабочего дня и количестве отработанных часов, отраженные в табеле, трудовом договоре и расчетно-платежной ведомости, не совпадали.

Аналогичное решение в похожей ситуации приняли ФАС Уральского (Постановления от 03.05.2011 N Ф09-1456/11-С2 и от 09.03.2011 N Ф09-322/11-С2) и Восточно-Сибирского (Постановление от 16.02.2010 по делу N А78-3556/2009) округов.

Табель нужен для составления статистической отчетности. На основании данных табеля формируются некоторые формы отчетности, например N П-4, которая подается в территориальные органы статистики.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyrightru

Табель потребует при проверке трудовая инспекция. Исходя из сведений, отраженных в табеле, представители трудовой инспекции при проверке могут оценить, не нарушены ли права работников, например, в части соблюдения норм о сверхурочных часах или работе в ночное время.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юрист поможет
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector