Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 322-06-74 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 407-24-18 (бесплатно)

Как оформить уведомление об отпуске сотрудника

Часто задаваемые вопросы

Несмотря на очевидную лёгкость, составление и использование уведомления о начале отпуска может вызвать ряд вопросов, ответы на которые будут приведены в следующих подзаголовках.

В соответствии со сложившейся практикой, с документом должен быть за 2 недели до начала отпуска ознакомлен лично работник или (в особых случаях) его законный представитель, имеющий нотариально заверенную доверенность. После прочтения сотрудник должен внизу уведомления в соответствующем поле поставить свою подпись, привести её расшифровку и рядом же указать дату заверения бумаги.

  1. Сразу после оформления уведомления о начале отпуска представитель работодателя (сотрудник отдела кадров или другое уполномоченное лицо, а при невозможности личного общения — курьер) доставляет документ сотруднику и просит того ознакомиться с ним под подпись.
  2. Если ни личная доставка, ни использование «своего» курьера не представляются возможными (например, работник находится в длительной командировке в отдалённом регионе), уведомление пересылается по известному адресу заказным письмом с обязательной отметкой о вручении. Разумеется, отправлять его следует с запасом в несколько дней, а лучше за неделю-полторы: учитывая специфику работы Почты России, рассчитывать на доставку за два-три дня будет чрезмерным оптимизмом. Подпись сотрудника о получении документа необходима, чтобы работодатель мог зафиксировать и при необходимости использовать в дальнейшем дату — как доказательство надлежащего исполнения своих обязанностей.
  3. Сотрудник, прочтя документ, не найдя в нём неточностей и не имея претензий к приведённым в нём сведениям (датам ухода в отпуск и выхода из него), подписывает оба экземпляра, после чего возвращает их уполномоченному лицу. На этом ознакомление считается прошедшим успешно.
  4. Если работник, ознакомившись с уведомлением о начале отпуска, выражает несогласие с каким-либо из его положений, он может или вовсе не подписывать документ, или написать внизу листа свои замечания и заверить подписью именно их. При этом в журнале уведомлений в присутствии свидетелей специалистом отдела кадров делается соответствующая пометка, после чего стороны решают вопрос согласно регламенту.
  5. Если трудящийся отказывается подписывать уведомление о начале отпуска, представленное ему не позднее чем за 2 недели, отказываясь назвать причину, в журнале (также при свидетелях) указывается приблизительно следующее: «Отказался подписывать без объяснения причин». После этого дело в соответствии с внутренним распорядком организации передаётся на рассмотрение, по окончании которого выносится соответствующее определение в отношении работника.
  6. Если сотрудник не может подписать документ по объективным причинам: вследствие болезни, утраты трудоспособности или смерти, работодатель действует в соответствии с обстоятельствами. Он может доверить подписание бумаги представителю работника или аннулировать документ.

Хранить неподписанные бланки уведомлений о начале отпуска необязательно: они, как не получившие юридической силы, могут быть уничтожены во время очередного списания или досрочно, если у работодателя есть такая возможность.

Последствия для работодателя, не направившего сотруднику уведомление о начале отпуска, зависят от деталей инцидента:

  1. Если работник по независящим от его воли причинам был ознакомлен с документом позже чем за 14 дней (2 недели) до ухода в отпуск, он, в соответствии с пятым абзацем статьи 124 Трудового кодекса, получает право требовать перенесения отпуска на другое (удобное для него) время. То же право возникает у трудящегося, которому вовремя не начислили отпускные. В этом случае единственное, что грозит работодателю, — неудобства, связанные с необходимостью перенести время отдыха сотрудника и, следовательно, с перестройкой графика отпусков. Заявление о переносе, разумеется, должно быть составлено работником в письменном виде и направлено в адрес работодателя до наступления запланированной даты.
  2. Если же работник по причинам, на которые нельзя повлиять, не получил уведомления об очередном или дополнительном отпуске вовсе, он, как и в первом случае, получает право требовать переноса сроков. Кроме того, в соответствии со статьёй 5.27 (пункты 1 и 2) Кодекса об административных правонарушениях, нерадивому работодателю грозит штраф в размере:
    • для должностного лица за первый зафиксированный случай — 1000–5000 рублей;
    • для индивидуального предпринимателя за первый зафиксированный случай — 1000–5000 рублей;
    • для юридического лица за первый зафиксированный случай — 30000–50000 рублей;
    • для должностного лица за рецидив — 10000–20000 рублей;
    • для индивидуального предпринимателя за рецидив — 10000–20000 рублей;
    • для юридического лица за рецидив — 50000–70000 рублей.

Если работодатель отказывается выполнять законное требование сотрудника и переносить его отпуск, последний может, руководствуясь общей практикой, подать исковое заявление в суд и жалобу в прокуратуру. В соответствии с первым абзацем статьи 392 Трудового кодекса срок давности по трудовым спорам в этой ситуации составляет 3 месяца с момента неисполнения работодателем своих обязанностей.

Обычно уведомление о начале отпуска составляется в двух экземплярах: для работника и работодателя. Каждый из них должен быть подписан обеими сторонами, после чего первый хранится у сотрудника, а второй — в отделе кадров, а затем (по прошествии установленного срока) передаётся в архив.

Однако, если это предусмотрено внутренним распорядком предприятия или указаниями вышестоящих органов, уведомление об очередном или дополнительном отпуске может составляться в неограниченном количестве экземпляров. Все они подписываются работником и представителем работодателя, после чего рассылаются для хранения в соответствующие инстанции. Как обычно, один экземпляр при этом передаётся трудящемуся, а второй направляется в отдел кадров.

Законодатель не запрещает оформлять уведомления об отпусках на нескольких сотрудников сразу. В такой ситуации разумнее оформить основную часть документа в виде сводной таблицы, руководствуясь двумя соображениями:

  1. Каждый из работников должен, как и в случае единичного уведомления, подтвердить ознакомление с бумагой и отсутствие претензий, поставив на ней подпись. Следовательно, необходимо предусмотреть в таблице отдельную (обычно крайнюю справа) графу под названием «Подпись», «Ознакомлен» или аналогичным.
  2. Чем длиннее таблица, тем хуже документ для восприятия и тем сложнее в нём искать нужные сведения. В идеале она не должна выходить за пределы одного листа; в самом крайнем случае — простираться на две-три страницы, но не больше. Лучше подготовить несколько отдельных уведомлений, чем «сваливать» всю информацию в один нечитаемый документ. Эта проблема, разумеется, не касается индивидуальных предпринимателей и мелких предприятий, на которых просто некому в таких объёмах одновременно уходить в отпуск.

Вопреки распространённому мнению, не у всех сотрудников, перечисленных в сводной таблице, отпуск должен начинаться в один день. Специалисту отдела кадров, заполняющему документ, достаточно будет указать напротив каждого имени даты начала и окончания отпуска, а затем знакомить работников с уведомлением, каждого — не позднее чем за 2 недели до начала его дней отдыха.

Как и индивидуальные уведомления, «массовые» не имеют унифицированной формы и составляются каждым работодателем исходя из собственных возможностей и представлений об идеальном документе.

Определенный период времени, когда работник может не посещать рабочее учреждение для выполнения своих производственных обязанностей при сохранении за ним его должности, называют отпуском.

ТК гарантирует каждому трудящемуся право на такой отдых.

Отпуск предоставляется по желанию работника. Если ежегодный отпуск предоставляется по графику, то необходимо заранее уведомить трудящегося о предстоящих выходных днях. Если же он уходит по заявлению, то ставить в известность его не обязательно. Но каждый из перечисленных видов отдыха обязательно согласовывается с руководством предприятия, а оно в свою очередь обязано своевременно уведомлять будущего отпускника.

Уведомление об отпуске по графику: образец заполнения

Как хитро составить уведомление об отпуске

Если по какой-либо причине работник в это время отсутствует на своем месте, то уведомление нужно отправить ему заказным письмом с уведомлением. Однако необходимо помнить, что датой события будет считаться дата вручения письма.

Если же это выполнено не было, то работник имеет право передвинуть период отдыха на другое время. Свое желание он закрепляет путем написания соответствующего заявления и подачи его руководителю. На основании этого должен быть издан приказ о внесении изменений в график отпусков.

Помимо переноса отпуска, за не уведомление работника может наступать и административная ответственность. Если трудинспекция при проведении проверки выявит такое нарушение, она может наложить на фирму и должностных лиц штраф согласно КОАП.

Внимание! В необходимости уведомления есть небольшая лазейка для работников, которые не согласны с определенным для них временем отдыха. В случаях, когда работник письменно не был предупрежден, он на законных основаниях имеет право не идти в отпуск согласно графику, а перенести его на желаемое для себя время.

Формирование уведомления о начале отпуска – часть процедуры письменного документального оформления ухода человека на законный запланированный отдых.

Сотрудники, которые в скором времени пойдут в оплачиваемые отпуска, обязаны получить соответствующие оповещения от своего непосредственного работодателя.

Когда его предоставляют? Какими законами регулируются уведомление об отпуске? Что включает в себя данный документ?

Рассмотрим интересующие вопросы подробней.

Оповещение – письменная форма уведомления сотрудника о предстоящем отпуске. На основании этого документа сотрудник знает, когда и на какой период ему предоставлен оплачиваемый отпуск.

Если же сотрудника не оповестить о предстоящем отпуске, работодателю грозит административная ответственность.

Обязательно или нет?

В ст.123 ТК РФ четко указано обо всей важности оформления данного оповещения.

Предлагаем ознакомиться:   Можно ли и как брать отгулы в счет будущего очередного отпуска? Заявление на предоставление отгула в счет очередного отпуска: образец, пример. Как оплачивается отгул в счет очередного отпуска?

Непосредственный работодатель в обязательном порядке обязан в письменном виде оповестить каждого своего наемного рабочего о периоде начала долгожданного отпуска, в четком соответствии с принятым графиком отпусков.

Законодательная база

Вопрос о необходимости оповещения наемного штата сотрудников о времени предоставления отпуска согласно утвержденному графику отпусков регулируется статьей 123 Трудового Кодекса РФ.

В частности, эта статья четко регулирует о необходимости в оповещении в различных ситуациях, порядке составления оповещения и периоде, когда сотрудник должен быть уведомлен.

Уведомление о начале отпуска – образец этого документа нетрудно составить самостоятельно – содержит информацию о времени начала и окончания отпуска сотрудника, а также информирует его о предстоящем отпуске. Работодатель должен своевременно доводить до сведения сотрудников эту информацию, как того требует ст. 123 ТК РФ.

Как производится извещение о начале отпуска

Уведомление работника об отпуске по графику, образец уведомления

Всегда ли необходимо уведомление о начале ежегодного оплачиваемого отпуска?

Уведомление о предоставлении отпуска работнику, образец которого представлен в письменном виде – оптимальный способ известить сотрудника. Работодатель сможет соблюсти требования законодательства, а при необходимости предоставить подтверждение своевременного оповещения. Нужно не забывать о том, что работник обязан поставить свою роспись. Без нее документ считается недействительным, так как факт ознакомления с ним невозможно доказать.

Образец уведомления об отпуске может включать: 

  • название, а также номер документа;
  • наименование организации;
  • дату издания уведомления;
  • наименование должности сотрудника;
  • фамилию и инициалы работника;
  • дату начала и окончания отдыха;
  • количество календарных дней.

Уведомление работника о начале отпуска нужно тогда, когда предусмотрен установленный график. Несоблюдение правил информирования сотрудников, если опираться на статью 5.27 КоАП РФ, является административным правонарушением, поэтому работодатель может быть привлечен к ответственности.

Если со стороны сотрудников следует встречное заявление о переносе дат отдыха, руководство предприятия может, но не обязано пойти на встречу. В этом случае перезаполнять образец уведомления о начале отпуска не нужно, так как образец заявления о переносе, в котором ставится роспись руководителя и сотрудника, является доказательством информированности.

Правильно организованный процесс информирования сотрудников позволяет избежать нарушения действующих законов, соответственно, не придется уклоняться от ответственности. Все уведомления о начале отпуска должны храниться в отделе кадров. Их могут потребовать инспекторы по труду при выполнении плановых или внеплановых проверок.

Уведомление такого плана – элемент нормативных актов предприятия, которые применяются в повседневном обороте документации. Специалисты отдела по кадрам могут составить такой образец самостоятельно.

  1. По центру в первой строке прописывается наименование документа – «Уведомление».
  2. Далее следует основная часть с приведенными нормами законодательства. Пишется основание, на котором организация сообщает о своем решении (ст. 123 ТК РФ).
  3. Во втором абзаце содержится просьба о письменном подтверждении того факта, что сотрудник получил данное уведомление.
  4. Нижние строки содержат ФИО начальника кадровой службы, а также сотрудника, который уходит в отпуск. Обязательным атрибутом является подпись каждой стороны и дата составления документа.

Назначение уведомления

Основная цель создания и отправки работнику уведомления об отпуске – это своевременная постановка в известность о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска.

Администрация предприятия должна ознакомить о предстоящем отпуске работника не позднее, чем за 2 недели до календарной даты его начала. Это закреплено в законодательстве статьей 123 ТК РФ.

Но существует исключение: эта процедура опускается в случае, если работник написал заявление о его предоставлении. Таким образом, он уже осведомлен о дате своего ухода на отдых.

Если данную процедуру необходимо выполнить, то осуществляется она путем направления письменного извещения персонально работнику в соответствии с общим порядком предупреждений. Можно известить трудящихся из единого структурного подразделения под роспись в рабочей тетради руководителя данного отдела или участка.

Все отпускники должны узнать о дате начала отпуска в соответствии с законодательством. Если это условие не будет выполнено, то такие действия дают основания для его переноса на другой срок.

При отказе трудящегося от ознакомления с письменным извещением об отпуске необходимо составить соответствующий акт.

Как составить уведомление об отпуске сотрудника?

Законодательство не определяет форму уведомления, если оно составляется в виде отдельного документа. Каждая компания может разработать его на фирменном бланке исходя из собственных предпочтений. Уведомление может быть полностью быть набрано на компьютере, либо иметь вид печатного шаблона, в который от руки записываются необходимые сведения — Ф.И.О. работника, продолжительность и даты отпуска и т.д.

В верхней части документа указываются полное название фирмы, ее реквизиты. Чуть ниже записываются дата и номер составления.

После этого в правой части листа проставляются полные Ф.И.О. работника, которому направляется уведомление, и его должность.

Далее, посередине указывается наименование документа – «Уведомление», после чего записывается его порядковый номер. Под ним документ должен быть зарегистрирован в книге учета уведомлений.

Текст уведомления составляется в форме письма, и должен содержать обязательные сведения:

  • Ссылку на ТК о необходимости составления документа;
  • Информация о запланированных датах начала и завершения отпуска;
  • Продолжительность отпуска в днях;
  • Реквизиты графика отпусков, согласно которому утвержден этот период отдыха;
  • Необходимость подписать один из бланков и вернуть сотруднику кадрового отдела.

Уведомление об отпуске подписывает руководитель кадровой службы либо лицо, ответственное за кадровый учет в хозяйствующем субъекте. После чего необходимо оставить пустую графу, в которой работник сможет проставить личную подпись и дату ознакомления.

Уведомление о начале отпуска призвано известить работника о дате начала его отдыха, который положен ему по закону. Он выдается на определенный срок ежегодно и является оплачиваемым.

Подобное уведомление должно быть отправлено получателю за две недели до начала отпуска. Исключение — случаи, когда сотрудник решил пойти в отпуск по заявлению.

Если не уведомить сотрудника о начале отпуска заранее, то он вполне может попросить отложить его. А в случае отказа в ознакомлении с расписанием отпуска — на сотрудника составляют соответствующий акт.

Случаи отказа сотрудника

Заявление на отпуск — это просьба предоставить время отдыха. Если работник использует его согласно графику, то составлять такой документ нет необходимости — приказ на отпуск будет составляться на основании информации из графика отпусков.

Но ситуации, в которых написания заявления необходимо, все же существуют:

  • Работник договорился с администрацией о предоставлении ему отпуска в иное время, чем указано в графике;
  • В графике отпусков проставлен только месяц, а не точная дата начала;
  • В отпуск идет новый работник, который не внесен в график.

В этих случаях подписанное руководителем заявление является подтверждением согласования времени отдыха с администрацией, а также служит основанием для оформления приказа и расчета отпускных выплат.

Внимание!В некоторых предприятиях до сих пор может практиковаться написание заявлений на отпуск, даже если он предоставляется по утвержденному графику. Кадровая служба это может объяснять тем, что все необходимые действия по оформлению отпуска выполняются именно на его основании. Это не запрещено на законодательном уровне, хотя и влечет за собой излишний бумажный документооборот.

Бывает, что работник компании отказывается ставить подпись в уведомлении о начале отпуска. В такой ситуации оставить бумагу без подписи нельзя. Поскольку это прямое нарушение законодательства и за него предусмотрено наказание.

При наличии такой бумаги компания полностью освобождена от ответственности — ведь все данные зафиксированы как в уведомлении, как и в акте об отказе. Любые юридические вопросы можно будет решить с помощью этой бумаги.

Однако составлять акт необходимо в соответствии с правилами. И главным из них является присутствие свидетелей. Нужно позвать нескольких сотрудников фирмы и под их наблюдением оформлять акт отказа. Это требование позволит получить, в случае необходимости, свидетелей правомерности составления данного документа.

Все бумаги вносятся в перечень журнала учета уведомлений.

Уведомление — один из основных документов в оформлении отпуска сотрудникам. Поскольку ежегодный оплачиваемый отпуск положен каждому работнику и такое право охраняется государством, следует ответственно подойти к составлению бумаг для него.

Нарушение законодательства ведет к проблемам с трудовым кодексом. А сбой в расчете оплаты на время отпуска может стать причиной для судовых разбирательств.

В содержании Трудового кодекса (ст. 123) есть четкое обозначение о важности оформления уведомления о начале отпуска. Руководству предприятия вменено в обязанность оповещать в письменной форме каждого наемного труженика о периоде его отпускной кампании в соответствии с утвержденным графиком ежегодных отпусков.

Как правило, такой график на будущий год заранее утверждается на предприятии, примерно в середине декабря уходящего года. Идеальным вариантом будет являться тот, когда все сроки по предоставления периода отдыха заранее согласованы управляющей администрацией с трудящимися. Однако, практика показывает напротив случаи, когда время отправки сотрудника в отпуска пропускается для извещения наемных работников. В таких случаях он вынужден отдыхать уже по утвержденному графику.

Если работник не уведомлен своевременно о дате отпускной компании, то он может потребовать его перенесения на более удобный период.

На крупнейших технологических производствах с непрерывным конвейерным процессом и т.п. предприятиях обязательно заранее готовиться график ежегодных оплачиваемых отпусков. В таких организациях уведомление о начале отпускной компании сотрудников играет очень важную роль. Но если от работника поступило заявление на предоставление отпуска, то необходимость в извещении устраняется.

Порядок ознакомления сотрудника

Закон оставляет на усмотрение работодателя способ, которым он будет извещать сотрудника о предстоящем отдыхе.

Предлагаем ознакомиться:   Как написать жалобу в Министерство образования: жалоба в департамент образования

Чаще всего используются:

  • Специальный журнал извещения об отпуске — отдельная книга, в которую заносится каждый факт уведомления, а работник должен поставить свою подпись и дату сообщения;
  • Отметка в приказе на отпуск — как известно, работник должен ознакомиться с оформленным приказом и поставить на нем свою роспись. Это может расцениваться как уведомление об отпуске. Однако следует помнить, что процедуру нужно выполнить не позднее двух недель до отдыха, а значит приказ также необходимо издать в эти сроки. Фактической датой уведомления в этом случае будет считаться не дата издания приказа, а день, когда сотрудник поставил свою подпись на нем.
  • Создание дополнительных граф в графике отпусков — закон не запрещает дорабатывать стандартные документы. Поэтому можно в график отпусков добавить еще две дополнительные графы, в которых сотрудник будет ставить подтверждающую подпись и дату ознакомления.
  • Письменное уведомление в виде отдельного документа — наиболее часто встречающееся уведомление работника об отпуске по графику отпусков. Документ составляется в двух копиях, одна из которых передается сотруднику, а на второй он ставит подпись и дату как факт ознакомления.

В том случае, когда работник не согласен со временем отпуска и отказывается подписывать уведомление, составляется акт об этом в присутствии минимум двух работников из других подразделений. В дальнейшем этот документ прикрепляется к графику и храниться вместе с ним.

Внимание! Если уведомления об отпуске выдаются в виде отдельных документов, то рекомендуется завести специальный журнал регистрации, в котором отмечать каждый факт составления такого уведомления, а также дату подписания его работников. Унифицированной формы такого журнала нет, хозяйствующий субъект может его разрабатывать исходя из личных предпочтений.

Все уведомления должны храниться на протяжении 5 лет в архиве компании.

Уведомление о заслуженном отдыхе работника всегда подготавливается в письменном виде и на бумажном носителе, с обязательным проставлением его подписи после ознакомления с содержанием бумаги, что подтверждает факт полного согласия с прочитанным.

Ознакомить сотрудника с данной бумагой можно такими способами:

  1. при личной встрече обычным уведомлением;
  2. отправить оповещение об отпуске по почте, если работник по какой-либо причине отсутствует;
  3. посредством приказа руководства на предоставление ежегодного оплачиваемого отдыха;
  4. через специальную графу в графике отпусков, предназначенную для подписей всех согласившихся с расписанием работников;
  5. ознакомление работников со сроками их ежегодных отпусков, посредством проставления подписей в трудовом журнале руководителя;
  6. через ведомость, прилагаемую к графику отпусков.

Оповещать работника о начале его оплачиваемого отдыха от рабочих будней нужно своевременно. Согласно статье 123 ТК РФ, сделать это следует за две недели до первого дня отпуска. Датой извещения работника будет день получения письма с уведомлением или личная роспись в документах предприятия.

СПРАВКА. В больших компаниях периоды отдыха сотрудников расписываются ответственным лицом в конце года на последующие 365 дней.

Образец уведомления о начале отпуска не регулируется законом, так как не установлена унифицированная форма. Именно поэтому некоторые организации устно извещают сотрудника или вовсе забывают это сделать, что приводит к нежелательным последствиям.  Согласно письму Роструда «О сроке оплаты отпуска…» от 30.07.2014 № 1693-5-1, работодатель вправе самостоятельно выбирать способ информирования.

Беря во внимание статью 123 ТК РФ, работника нужно оповестить следующим образом:

  • вручить уведомление об отпуске за 2 недели, образец которого должен включать дату, личные данные;
  • факт уведомления нужно зафиксировать росписью сотрудника.

Если работника оповещают устно, это не значит, что вносить запись в специальный журнал и расписываться в нем не нужно. Журнал следует дополнить графой, где будут ставить свою роспись работники организации.

Уведомление о начале отпуска, вручаемое сотруднику под подпись за 2 недели, должно состоять из следующих блоков:

  1. Наименование учреждения-работодателя: полное официальное и, если на листе есть место, а у составителя — желание, сокращённое. Второе можно исключить; первое, во избежание возможных осложнений, следует приводить всегда полностью и в неизменном виде — точно так, как в учредительных документах.
  2. Основные реквизиты предприятия: ОГРН, ИНН, ОКВЭД 2 и другие. Приводить банковские реквизиты (БИК, корреспондентский счёт и так далее) нецелесообразно, поскольку уведомление о начале отпуска не относится к платёжным или кассовым документам.
  3. Фамилию, имя, отчество и наименование должности сотрудника, отправляющегося в отпуск. Приводить их, разумеется, следует полностью, не проставляя инициалов. Название должности можно заменить номером из штатного расписания, если таковой имеется. Кроме того, можно привести другие данные работника: дату его рождения, контакты и иные. Впрочем, особого смысла в этом нет: извещение о начале отпуска носит чисто уведомительный характер и не преследует цели познакомить стороны друг с другом.
  4. Заголовок. Как и в других документах, его следует визуально отделить от основного текста, используя более высокий, полужирный или курсивный шрифт, а также оставляя перед ним и после него пустые строки. Применять шрифты различных начертаний допустимо, однако, в силу официальности документа, не рекомендуется. Текст заголовка должен быть предельно краток и лёгок для восприятия: «Уведомление», «Уведомление о начале очередного (дополнительного) отпуска» и так далее.
  5. Номер и дата составления документа. Эти данные можно вынести в «шапку», поместив сразу после реквизитов, однако чаще они пишутся на следующей строке после заголовка, составляя с ним единое целое. Такой подход не только более логичен, но и позволяет легче отыскать указанные сведения при беглом просмотре подшитых бумаг. Как и наименование документа, дату и номер следует выделять: полужирным или курсивным шрифтом и так далее. Номер уведомления проставляется порядковый, общий для внутренних документов или отдельный (последнее нелогично, поскольку создаёт путаницу). Дата приводится в стандартном для России порядке: ДД.ММ.ГГГГ (без использования слешей, дефисов и других «неправильных» разделительных символов).
  6. Первый абзац основного текста со ссылкой на норму права (в данном случае — 123 статью Трудового кодекса), обязывающую работодателя к оформлению документа, датами начала и окончания очередного или дополнительного отпуска в ранее описанном формате, а также общей продолжительностью в сутках (календарных днях). Составителю документов важно помнить, что, в соответствии с правилами приличия и принятой деловой этикой, если в тексте уведомления используется личное обращение к работнику, слово «Вы» нужно писать с большой буквы. Отказ от этой нормы, разумеется, не лишит документ юридической силы, однако и не прибавит работодателю уважения в глазах работника.
  7. Второй абзац основного текста, содержащий просьбу к работнику подтвердить получение документа, проставив в соответствующем поле подпись с расшифровкой и дату. Поскольку это самая распространённая практика заверения, никаких ссылок на законодательство приводить не требуется — достаточно объяснить работнику, что именно от него требуется.
  8. Подпись с расшифровкой ответственного лица: начальника или исполняющего обязанности начальника отдела кадров, руководителя подразделения, директора компании и так далее. К примеру, если отпуск сотруднику предоставляет индивидуальный предприниматель, не имеющий в штате специалистов отдела кадров и бухгалтерии, он может подписать уведомление собственноручно — вся ответственность в любом случае ложится на него. Дату после подписи проставить можно, но не обязательно: ключевое значение будет иметь дата, указанная работником, к которому документ относится.
  9. Подпись с расшифровкой сотрудника, а также проставленная им дата получения уведомления. Фамилию, имя и отчество уходящего в отпуск работника, равно как и дату, может прописать в бланке и составитель документа; в таком случае от первого потребуется лишь подписать бумагу, удостоверяя таким образом своё согласие с приведёнными в ней положениями.
  10. При необходимости — уточняющие сведения, имеющие прямое отношение к делу. Например, упоминание о сдвиге времени уведомления по согласованию с работником и так далее. Поскольку они размещаются на одном бланке с основным текстом, дополнительно заверять их нет никакой нужды — однако и такой вариант может использоваться особенно бдительным работодателем.

Уведомление об отпуске, вручаемое сотруднику под подпись за 2 недели до начала, может быть оформлено как от руки, так и на компьютере. В последнем случае его необходимо распечатать, так как для заверения бумага должна содержать «живые» подписи обеих сторон: представителя работодателя и самого работника или его законного представителя.

Унифицированной формы бланка уведомления о начале отпуска законодателем не предусмотрено: каждое предприятие может составить собственный шаблон, внеся в него свои наименование, реквизиты и стандартный текст, или использовать любой образец из множества содержащихся в Интернете — тогда рекомендуется обратить внимание на дату создания файла: чем она ближе к сегодняшней, тем актуальнее шаблон и, следовательно, тем меньше он вызовет вопросов в случае судебных разбирательств или проверок.

В рамках каждого предприятия ведется учетный журнал, который содержит все регистрации уведомлений, выданных сотрудникам фирмы:

  • о подаче объяснений;
  • о реорганизации компании;
  • о переводе;
  • об изменении трудовых условий;
  • об отпуске.

В соответствующие строки полностью заносятся все материалы из оформленного документа о начале отпуска. Если постоянно вносить в журнал какие-то данные, это гарантирует оперативный поиск необходимого набора сведений. Титульная страница этого документа содержит следующие материалы:

  • название организации;
  • наименование самого документа;
  • время начала его ведения.

Правила оформления и общие требования

Законодательством не предусматривается конкретная форма оповещения и четких требований к его структуре и содержанию не установлено. Каждая организация имеет полное юридическое право на разработку своего собственного шаблона данного документа.

Предлагаем ознакомиться:   Что нужно для прописки новорожденного ребенка в квартиру

Обычно структура уведомления состоит из таких частей:

  • информационной, включающей полное наименование предприятия, ФИО работника и нанимателя, должности;
  • основной, оповещающей о сроках отдыха;
  • заключительной.

Существует два варианта документального оформления уведомлений:

  1. Письменное или печатное оповещение составляется бухгалтерией в двух экземплярах, один из которых работник оставляет себе, а другой, подписанный, отдает обратно. Данный документ хранится в архиве компании на протяжении пяти лет.
  2. Под роспись сотрудникам подается специальная тетрадь, журнал или просто обычный документ, содержащий всю информацию о сроках отпусков сотрудников. В такой документации каждый работник, при согласии, просто расписывается напротив своей фамилии.

ВАЖНО. Шаблон уведомления обязательно должен быть утвержден в локальных актах компании.

В рамках законодательства не имеется единой утвержденной формы, в которой составляется данный документ. Поэтому каждая организация вправе заняться самостоятельной разработкой типового шаблона.

Чтобы придать бумаге юридическую значимость, в ее форму следует включить несколько основополагающих материалов:

  • ключевые реквизиты предприятия;
  • исходящий номер и точную дату регистрации этой бумаги;
  • должностные обязательства, фамилия, инициалы отпускника;
  • информативная часть, в которой присутствуют сведения о будущем отпускном периоде;
  • подпись со стороны нанимателя.

Оформление данного отдыха осуществляется на основании соответствующего приказа, который также называется распоряжением, решением или запиской. Их подписание осуществляется от имени нанимателя, но занимается этим должностное лицо.

Чтобы создать качественный приказ, необходимо заблаговременно подготовить его основание. В качестве этого пункта выступает соответствующий график отпусков, уведомление или заявление. Очередность, в которой сотрудникам предоставляются трудовые отпуска, устанавливается согласно общему графику, утвержденному со стороны нанимателя по согласованию с профсоюзом, если таковой имеется.

Сам по себе график выступает в качестве локального нормативного акта, который считается обязательным для всех сторон. Его составление осуществляется на год не позже 5 января или прочего срока, который устанавливается на базе коллективного договора.

Название компании Физическое лицо указывает здесь свои фамилию и инициалы. Для юридических лиц необходимо написать полное название. Если учредительные документы предполагают какие-либо сокращенные варианты — их тоже вписывают. Размещается надпись в левом углу бланка вверху.
Данные работника Эта информация должна занимать верхний угол вверху. Сначала пишут должность, а потом ФИО сотрудника — в родительном падеже.
Текст Это поле содержит информацию о начале и окончании отпуска и о его виде.
Подпись Обе стороны ставят отметки об ознакомлении с бумагой.
Направление документа в дело В низу бумаги — в левом углу об этом ставят отметку.

В качестве текста, который используют в документе как свидетельство ознакомления — “Уведомление получил” и далее указывают свою должность и ФИО.

Ознакомление с документом

Есть несколько вариантов ознакомления сотрудников с предстоящим отпускным периодом:

  • персональное уведомление;
  • приказ на предоставление оплачиваемого отпускного периода;
  • ведомость, которая прилагается к отпускному графику;
  • графа, имеющаяся в самом документе;
  • рабочий журнал директора подразделения.

Основное содержание уведомления должно быть сведено к минимуму информации.

В нем должен быть отражен текст, в котором указывается о предстоящем отпуске, за какой период отработанного времени и срок, который предоставляется трудящемуся для отдыха от рабочих обязанностей.

Примерный бланк составляется работниками кадровой службы. В нем могут меняться только должность, ФИО сотрудника, количество дней отпуска с указанием конкретных дат. Остальной костяк о реквизитах предприятия и руководителе, как правило, не затрагивается.

Удобство трафаретного бланка оценит любой кадровик, т.к. оформление уведомлений по готовому формату позволит значительно сократить время.

Обязательные реквизиты при заполнении извещения

Чаще всего именно отдел кадров организации разрабатывает форму предупреждения работников о предстоящем отпуске и ведет сопутствующую документацию.

Для придания документу юридической силы обязательно следует включить в содержание следующую информацию:

  • наименование организации;
  • полное ФИО работника (в родительном падеже), направляющегося в ежегодный оплачиваемый отпуск, и его должность;
  • номер бумаги и дату составления;
  • информацию о виде отпуска, дате его начала и конца, основании его предоставления, со ссылкой на Трудовой Кодекс РФ;
  • подписи руководителя и работника;
  • пометку о перенаправлении документа в дело для подшивки, которая ставится в нижнем левом углу.

Исправления и опечатки в такой документации не допускаются.

Со стороны нанимателя существует обязательство по уведомлению работника о начале трудового отпуска, не зависимо от того, имеется ли определенная дата его начала или она отсутствует. Срок этого уведомления составляет не позже, чем 15 дней по календарю до предполагаемой даты начала отдыха.

Способ, в котором происходит извещение, выбирается нанимателем в индивидуальном порядке, но специалисты считают, что лучше всего сделать это в письменном виде. Ведь если впоследствии возникнут разногласия между сторонами, работодатель сможет доказать исполнение данного обязательства.

Если в рамках графика имеется конкретная дата по началу отпуска, то требование от работника заявления о предоставлении уведомления – необязательный аспект. Ведь в такой ситуации в заявлении, по сути, будет дублироваться ситуация, которая уже обсуждалась.

Если же в графике имеет место быть исключительно месяц предоставления отпуска, а дата начала неизвестна, необходима своевременная подача работником заявления, в котором указывается дата начала. Целесообразно, чтобы этот специалист составил письменное заявление при предоставлении отпуска в другое время.

Есть несколько вариантов, посредством которых наниматель может уведомить своего рядового сотрудника о том, что отпуск начинается:

  • направление персонального документа, который именуется уведомлением;
  • ознакомление с приказом и прочим распорядительным документом о предоставлении отпуска или записки.

Порядок регистрации

  • название документации;
  • дата ее оформления;
  • номер регистрации;
  • суть содержания бумаги;
  • данные о сотруднике;
  • дата вручения извещения;
  • сведения об ответе работника.

Для регистрации подобного рода извещений об отпускных днях необходимо создать специальный журнал учета уведомлений.

В такую книгу необходимо вносить сведения о предварительном извещении с выдачей документа на руки под роспись сотрудникам организации.

Практика показывает, что постоянное внесение информации в журнал облегчает при необходимости быстрый поиск запрашиваемой информации.

Оформление начинают с заполнения титульного листа журнала, где отражают такие сведения:

  • полное наименование предприятия;
  • наименование книги;
  • даты начала и окончания ведения регистрационного журнала.

Далее переходят к следующей странице, где указывается информация об ответственных лицах за внесение данных в журнал. Поскольку единой унифицированной формы журнала регистрации уведомлений нет, то организация сама разрабатывает удобные графы в журнале. При этом на совете администрации организации принимают решение о включении в регистрационную книгу уведомлений перечень граф для необходимых сведений.

Одинаковыми пунктами для разных учреждений могут быть такие:

  • наименование формы документа;
  • дата начала и окончания создания книги и учета уведомлений;
  • порядковая нумерация при регистрации извещений;
  • краткое содержание уведомления;
  • информация о сотруднике, на чье имя оно отправлено;
  • календарное число вручения документа;
  • если вручается лично, то подпись получателя;
  • краткий смысл ответа трудящегося на предъявленное ему уведомление.

Готовые бланки листов для журнала нумеруются и обязательно сшиваются. После того, как руководитель предприятия поставит свою визу и печать организации на последней странице для скрепления документа, журнал можно использовать по назначению.

Случаи отказа сотрудника

Иногда работники не согласны со сроками предоставленного трудового отпуска и не желают подписывать оповещение. По закону, оставлять бумагу без подписи нельзя, за это существует административное наказание.

Что следует делать нанимателю в подобной ситуации:

  1. Пригласить несколько работников в качестве свидетелей, способных в последствии доказать невиновность работодателя.
  2. Составить акт об отказе сотрудника подписывать уведомление. Его можно будет предоставить в судебные органы, в случае разбирательств по данному делу, и организация будет освобождена от ответственности.
  3. Внести все сведения об уведомлении и акте в журнал по учету документации.
  4. Согласно статьи 136 ТК РФ, выплатить работнику отпускные не позднее 3 дней, предшествующих наступлению первого дня запланированного предприятием отдыха.
  5. Как оформить уведомление об отпуске сотрудникаЕсли сотрудник продолжает ходить на работу во время планового отпуска, составляется акт, подтверждающий это. Также можно применить дисциплинарное наказание, опираясь на статьи 192 и 193 ТК РФ.
  6. Выдать лично такому работнику для ознакомления документальное оповещение, поясняющее ему, что эти рабочие дни оплачены не будут, так как на данный момент, по официальным бумагам, он пребывает в ежегодном запланированном отпуске.
  7. Стребовать с работника письменное объяснение по поводу отказа, согласно статье 193 ТК РФ. При наличии уважительных причин, возможен перенос отдыха на другое время по согласованию сторон.

Если наниматель все сделал по закону, при этом работник отказывается идти отдыхать без каких-либо оснований на это, то первый имеет полное право не оплачивать отработанные по собственному желанию сотрудника дни, выпадающие на период отпуска.

В отношениях между работодателем и сотрудником обязательно должно соблюдаться действующее законодательство РФ. В ином случае наниматель может навлечь на организацию ненужные проверки из вышестоящих инстанций, а работник, в случае нарушения трудового договора и распорядка фирмы, получит дисциплинарное взыскание, вплоть до увольнения.

Хранение уведомления

Что касается вопроса хранения уведомлений об отпусках, то здесь нужно ориентироваться на нормы Перечня типовых управленческих документов. На основании данного законодательного акта приказы и извещения должны сохраняться на протяжении не менее 5 лет. Место хранения: архивное помещение, специально оборудованное для хранения документации.

Если предприятие по каким-то причинам прекращает свою деятельность, то до закрытия ему нужно передать на хранение все уведомления о начале отпуска, срок издания которых не достиг 5 лет, в территориальный архив в установленном порядке.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юрист поможет
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector