Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 322-06-74 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 407-24-18 (бесплатно)

Как часто утверждать номенклатуру дел

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

Чтобы до конца понять роль приказа, следует для начала понять назначение самой номенклатуры.

Номенклатура — это документ, в котором отражается полный перечень дел, включающих в себя различного рода внутренние бумаги организации.

Она не относится к строго обязательным документам, и, как правило, имеет распространение на крупных предприятиях и в государственных учреждениях. Представители малого бизнеса обзаводятся ею значительно реже, что, в общем, вполне понятно и логично.

В больших компаниях, имеющих многочисленный штат сотрудников и множество структурных подразделений, все документы разносятся по определенным папкам, каждая из которых называется «дело». Количество таких папок может доходить до нескольких сотен.

Для того, чтобы организовать их учет, создается специальный документ, в который заносятся:

  • наименования дел;
  • дата начала их ведения;
  • срок хранения;
  • количество томов и т.п. информация.

Как часто утверждать номенклатуру дел

При этом в номенклатуру включаются и те дела, которые ведутся в текущее время и те, которые уже несколько устарели.

Номенклатура является периодическим документом и составляется, как правило, один раз в год – обычно в декабре, на год следующий. Такая регулярность дает возможность администрации компании точно знать, с какими именно документами организация входит в следующий отчетный период.

Иногда, особенно в бюджетных учреждениях, после составления номенклатуры она согласовывается и утверждается специально созданной комиссией. Однако, в коммерческих структурах, это правило не всегда соблюдается – здесь довольно часто руководство предприятия обходиться лишь соответствующим утверждающим приказом, изданным от лица директора.

Приказ не только вводит номенклатуру в действие, но и позволяет обеспечить прописанную в законе обязанность по надлежащему содержанию и хранению актуальных и архивных дел.

Работу необходимо проводить на основании нормативно-методических документов. Составлением номенклатуры дел должна заниматься служба делопроизводства, это может быть общий отдел, секретариат или канцелярия и т.п.

Для начала следует определиться с составом образующихся в организации документов. Необходимо изучить устав компании и ее структуру; положения, касающиеся ее структурных подразделений и прочую документацию, которая регламентирует деятельность организации. Также необходимо будет изучить отчетные и плановые документы компании, а помимо этого будет полезным знакомство с номенклатурой дел за предыдущий период.

Принято считать, что сводную номенклатуру дел предприятия составляют на основании номенклатур структурных подразделений, которые сначала согласовываются с ведомственным архивом. В связи с отсутствием времени и надлежащей квалификации сотрудники отделов практически не имеют возможности для составления такого документа.

Необходимо, чтобы в документе нашли отражение все документируемые участки. Зачастую сотрудники отделов возражают против создания номенклатуры, утверждая, что все необходимые документы и так находятся у них под рукой. Однако в соответствии с правилами необходимо, чтобы заголовки всех заводимых дел были внесены в номенклатуру. Исполненные же документы должны быть сформированы в дела в соответствии с общей системой.

Как уже было сказано, наиболее сложной частью работы при создании номенклатуры является правильная формулировка заголовков дел, их систематизация и проставление сроков хранения, а кроме того необходимо будет сделать ссылки на соответствующие статьи в перечне документов. Мы поговорим об этом подробнее в другой публикации, когда будем рассматривать конкретные примеры составления номенклатуры дел в организации.

Предлагаем ознакомиться:   Адвокат по уголовным делам в ижевске

Сводную номенклатуру дел необходимо оформлять на общем бланке компании, причем основная часть имеет вид таблицы с названиями граф в соответствии с регламентом.

Далее в соответствии с нормативными требованиями следует провести утверждение данного документа. Основные этапы утверждения номенклатуры таковы:

  • должностное лицо, ответственное за архив организации, должно завизировать документ;
  • затем руководитель службы делопроизводства должен подписать его;
  • далее документ необходимо согласовать с экспертной комиссией организации, для чего потребуется составлениепротокола заседания экспертной комиссии,
  • затем номенклатуру следует направить на рассмотрение в экспертно-проверочную комиссию подходящего архивного учреждения, что происходит как минимум раз в пять лет, однако данный этап может быть пропущен, если предприятие не осуществляет передачу документации на государственное хранение;
  • далее руководитель предприятия утверждает номенклатуру дел, что отражается в соответствующем грифе на самом документе или же представляет собой приказ об утверждении номенклатуры дел).

Типичной ошибкой многих является перемена местами двух последних этапов. Следует быть внимательными, чтобы не допускать ее. Дело заключается в том, что государственный архив вправе требовать внесения изменений в номенклатуру дел. Поэтому после утверждения документа уже поздно проводить согласования с кем-либо.

Правила таковы, что номенклатура дел предприятия должна составляться в трех-четырех экземплярах, которые будут храниться таким образом:

  • документ постоянного хранения должно храниться в службе делопроизводства;
  • еще один экземпляр хранится в государственном архиве (если же отсутствует согласование с проверочной экспертной комиссией соответствующего архива, то данный экземпляр не требуется);
  • третий экземпляр документа должен лежать в архиве предприятия;
  • остается еще один рабочий экземпляр, который лучше всего разместить так, чтобы к нему был свободный доступ у всех сотрудников компании, или же держать в электронном виде.

Чем отличается дело от документа?

Почему далее мы будем говорить о делах, а не о документах? Дело – это единица учета. Одно дело может содержать несколько документов. Так, исходящее и входящее  письма – это разные документы, а дело «Переписка с ООО «Северный ветер» включает в себя и входящие, и исходящие, но только относящиеся к переписке с ООО «Северный ветер».

Приказ по основной деятельности – это документ, и дело «Приказы по основной деятельности» состоит только из приказов. Может быть дело «Документы к проекту строительства Объекта №5», в которое будет входить несколько видов разных документов: и письма, и проект, и черновики проекта, и служебные записки, и программы, и договоры, и многое другое.

Для чего нужна номенклатура выяснили, теперь можно приступать к ее созданию.

Кто пишет приказ

Составлением номенклатуры обычно занимается документовед или делопроизводитель, а вот написание приказа, утверждающего ее, входит в компетенцию другого работника: чаще всего это юрисконсульт, кадровый специалист или секретарь организации, т.е. человек облеченный определенного рода полномочиями, имеющий знания и навыки по написанию распорядительных документов.

При этом, вне зависимости от того, кто непосредственно был занят созданием приказа, он должен передать документ на визирование директору предприятия.

Этап третий. Создание номенклатуры дел.

Перед тем, как составлять номенклатуру дел, необходимо четко знать, какие документы создаются в организации и в течение какого времени требуется их хранить.

Как это определить? Провести опрос. Для этого составляем опросный лист, с которым заходим в каждый отдел компании, и с помощью начальника отдела или его заместителя заполняем его. Пример опросного листа приведен ниже. Вы можете воспользоваться им или на его основе разработать собственный. Для тренировки можно начать со своего отдела.

Как часто утверждать номенклатуру дел

Здесь нет ничего сложного. Для начала надо раздобыть список всех департаментов, отделов, управлений, служб, которые имеются в вашей компании. Он есть в отделе кадров. Далее, начиная с самого главного (конечно же, Руководства), начинаем присваивать отделам порядковые номера. Руководство – 1, Бухгалтерия – 2, Управление по работе с персоналом – 3, Управление по связям с общественностью – 4 и так далее.

Предлагаем ознакомиться:   Мужчина после развода или синдром семнадцатого месяца

Здесь не важна последовательность, главное учесть всех. Даже если служба, отдел или управление не указали в опросном листе ни одного документа, в списке они быть должны. Кстати, отсутствие документов в отделе – это очень большая редкость и скорее исключение из правил, так что наверняка они там есть, хотя бы электронные.

Давайте посмотрим, для чего предназначена каждая графа.

Индекс дела – буквенный, цифровой или буквенно-цифровой уникальный индекс, который имеет каждое дело.

Наименование дела – это заголовок дела, вносимого в номенклатуру.

Количество единиц хранения – измеряется в томах, указывает, сколько томов дела накопилось за год; соответственно, эта графа заполняется после окончания календарного года, обычно в конце января.

Срок хранения и № статей по перечню – указывает, в течение какого периода времени (чаще всего лет) будет храниться дело, а также содержит ссылку на нормативный документ, которым этот самый срок установлен.

Название раздела – название структурного подразделения и присвоенный ему номер.

Далее просто заполняем форму. По порядку, по подразделениям вписываем в нее абсолютно все дела, которые будут храниться.

Те подразделения, деятельность которых не предусматривает учет и хранение документации, все равно вписывается в эту форму. Ведь вероятность того, что документы могут появиться, существует. Для таких подразделений оставляют несколько пустых строчек, на всякий случай. Впрочем, несколько пустых строк рекомендуется оставлять для каждого структурного подразделения, потому что в течение года могут появиться новые дела.

Как оформить приказ: основные правила

Единого стандарта по написанию приказа на утверждение номенклатуры дел нет, так что компании могут писать его в произвольной форме или же образцу, разработанному и утвержденному в учетной политике фирмы. Однако, независимо от того, какой именно способ будет выбран, в документ следует внести ряд определенных параметров:

  • номер и дату создания приказа;
  • наименование организации;
  • сведения об утверждаемой номенклатуре: ее номер, год, на который она составлена и прочие сведения (по необходимости);
  • список лиц, ответственных за исполнение приказа.

Надо отметить, что любой приказ должен иметь под собой какое-то основание. В данном случае достаточно написать что-нибудь вроде: «В целях обеспечения норм по содержанию и хранению документов» или дать прямую ссылку на соответствующий закон.

Строгих норм по оформлению приказа на сегодня также не существует: его можно писать в рукописном или печатном виде, на простом чистом листе А4 или даже А5 формата, или на фирменном бланке компании.

При этом следует учесть, что приказ должен иметь оригинал подписи руководителя предприятия или иного работника, уполномоченного на удостоверение подобного рода бумаг.

Проштамповывать приказ печатью можно, но не обязательно, поскольку он относится к внутреннему документообороту организации, к тому же с 2016 года использование печатей и штампов юридическими лицами законодательно отменено.

Предлагаем ознакомиться:   Какое время дается на подачу обжалования апелляции по гражданскому делу

Весь период действия приказ должен храниться в специально отведенном месте, вместе с другими распорядительными документами. После утраты актуальности, его необходимо передать в архив фирмы, где он должен содержаться на протяжении установленного законом времени. Затем его можно утилизировать (также по строго определенному порядку).

Как установить срок хранения дела?

На сегодняшний день в России действуют два перечня документов с указанием сроков их хранения:

  1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 №558).

Можно назвать его основным. В первую очередь сроки хранения ищем в нем.

  1. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 №1182).

Название говорит за себя. Здесь указаны сроки хранения технической документации.

Если же нужной информации нет ни в одном из двух предоставленных источников, организация может назначить срок хранения сама. Но будьте очень внимательны и осторожны: во-первых, данные перечни очень обширны, и пропустить нужный пункт ничего не стоит. Во-вторых, срок хранения документов может также быть в отраслевом законодательстве.

Рекомендуем вам устанавливать сроки хранения документов совместно с начальниками отделов. Все перечни поделены на разделы и пункты по функционалу, так что необязательно просматривать сотни позиций в поисках одного документа. Например, можно отдельно распечатать и принести руководителю фрагмент перечня, посвященный документам по имуществу, по закупкам, по АХО и т.д.

В случае, если вы берете сроки хранения не только из указанных перечней, но и из законодательства, графу «Срок хранения» можно назвать «Срок хранения дела и ссылка на НПА».

Точно так же устанавливаем сроки хранения для всех документов каждого структурного подразделения.

Третью графу пока оставляем нетронутой, она заполняется в конце года по факту.

Каждая номенклатура дел должна иметь в конце Итоговую запись о количестве дел, заведенных в году. Для нее также есть специальная готовая форма, взять ее можно  из Основных правил работы архивов организаций. Заполняется такая форма, также как и количество единиц хранения, после завершения года. Достаточно просто посчитать количество томов каждой категории дел и внести их в запись.

Ну вот, номенклатура дел готова! Теперь последний шаг – идем к генеральному директору, который ее утверждает и вводит в действие.

Но не думайте, что один раз составили номенклатуру и сможете пользоваться ею в течение всего срока работы организации. Ее необходимо перепроверять и переутверждать ежегодно, убирая старые, неактуальные дела и добавляя новые. Как это делать, подробно рассказывается в этой статье.

Image by Stuart Miles / www.freedigitalphotos.net

Метки: архив

Образец приказа

В начале документа указывают:

  • наименование организации, по которой создается приказ;
  • номер приказа по внутреннему документообороту;
  • дата составления;
  • населенный пункт, в котором действует предприятие.

После этого идет основная часть – сначала сюда следует внести основание для приказа, т.е. обозначить цель его создания. Далее за словом «Приказываю» отдельными пунктами фиксируется факт утверждения номенклатуры, даются указания начальникам структурных подразделений и назначается ответственное за исполнение приказа лицо. При необходимости эту часть документа можно расширить за счет добавления каких-то дополнительных распоряжений.

В заключение приказ необходимо заверить подписью директора, а также лица, ответственного за его выполнение.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юрист поможет
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector